Users Guide

Observer l'option de menu Fichier pour déterminer le niveau de
sécurité des documents Oce
Pour déterminer si votre administrateur a activé les règles Data Guardian, ouvrez un document Oce et sélectionnez Fichier. Si Opération
Enregistrer sous protégée s'ache dans le volet de gauche, vos documents Oce bénécient d'une protection supplémentaire.
Pour déterminer le niveau de sécurité, observez quelles options sont activées ou désactivées :
• Mode de protection individuelle : vous permet de déterminer quels documents Oce protéger.
– Les options Enregistrer sous et Opération Enregistrer sous protégée sont activées : si vous décidez de protéger un document
Oce, sélectionnez Opération Enregistrer sous protégée.
– Les options Imprimer et Exporter sont activées ou désactivées selon la règle.
– L’option Partager est activée.
– Dossier Documents > Documents sécurisés : avec le mode de protection individuelle (mais sans le mode de protection forcée), un
dossier Documents sécurisés s'ajoute à la racine du dossier Documents. Les documents Oce de ce dossier sont cryptés. Si vous
retirez un document Oce protégé de ce répertoire, celui-ci reste crypté. Si vous renommez le dossier, le contenu du dossier
renommé est crypté. Si vous supprimez le dossier, celui-ci se recrée.
• Mode de protection forcée : votre entreprise requiert un niveau élevé de sécurité.
– L'option Enregistrer sous est désactivée et l'option Opération Enregistrer sous protégée est activée : vous devez enregistrer tous les
documents Oce en mode protégé.
– Les options Imprimer et Exporter sont activées ou désactivées en fonction de la règle.
– L’option Partager est désactivée.
REMARQUE
:
Lorsque le mode Protection forcée est activé, la règle active également des heures spéciques pour balayer votre
ordinateur an de localiser tous les chiers Oce non protégés et les faire passer en mode Protégé. Vous devez être
connecté et relié au réseau pour que Data Guardian puisse balayer et localiser des chiers Oce non protégés.
– Dossier Documents > Non protégé : si cette option est activée par la stratégie en mode de protection forcée (et non en mode de
protection individuelle), un dossier Non protégé est ajouté à la racine du dossier Documents. Les documents Oce de ce dossier
sont déchirés. Si vous supprimez le dossier, celui-ci se recrée.
• Si vous sélectionnez Opération Enregistrer sous protégée, la seule option dans le champ Type d'opération Enregistrer sous est Oce
protégé.
• Fichier > Informations dière, par exemple :
– Pour le mode de protection individuelle comme pour le mode de protection forcée : l'option Ajouter une restriction calendaire
s'ache si l'administrateur a activé cette règle. Voir Optimiser la sécurité en ajoutant des restrictions calendaires.
– Pour le mode de protection individuelle comme pour le mode de protection forcée : les informations liées à la propriété de ce
document Oce, notamment l'auteur et la date, sont masquées pour une sécurité accrue.
– État de lecture seule : voir ci-dessous pour plus d'informations.
REMARQUE
:
L'option Protéger le document dans Fichier > Informations est associée au mode protégé de Microsoft Oce et non pas
de Data Guardian.
Si vous ouvrez un document Oce et que celui-ci indique le mode lecture seule, vériez les éléments suivants :
• Si l'option Opération Enregistrer sous protégée ne s'ache pas dans le volet de gauche, la lecture seule n'est pas liée aux règles de Data
Guardian.
• Si votre administrateur a déni des règles en mode de protection forcée avec un niveau de sécurité plus élevé, les documents Oce
non protégés s'ouvrent en mode lecture seule.
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Guide d’utilisation de Data Guardian v2.5
Utilisation de Data Guardian sous Windows