Aastra BusinessKommunikationslösung Office 1560/1560IP Bedienungsanleitung Unterstützte Plattformen: Aastra 400 Aastra IntelliGate Diese Bedienungsanleitung beschreibt die Funktionen, die Konfiguration sowie die Verwendung des Softphone Office 1560/1560IP. eud-0609_de / 2.1 – R1.0 – © 06.
Inhalt Willkommen bei Aastra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Sicherheit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Office 1560/1560IP einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Mit Office 1560/1560IP arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Willkommen bei Aastra Vielen Dank, dass Sie sich für ein Produkt einer Aastra Kommunikationslösung entschieden haben. Unser Produkt steht für höchste Qualitätsansprüche, gepaart mit hochwertigem Design. Die vorliegende Bedienungsanleitung wird Sie bei der Anwendung des Office 1560/1560IP begleiten.
Sicherheit Sicherheitshinweise Die Nichtbeachtung dieser Hinweise kann Gefahren verursachen und gegen bestehende Gesetze verstossen. Benutzerinformationen DocFinder für die Kommunikationsplattform www.aastra.com/docfinder Aastra 400 und Aastra IntelliGate: © Die in den Benutzerinformationen dargestellten Informationen, Grafiken und Layouts unterliegen dem Urheberrecht und dürfen nicht ohne die schriftliche Genehmigung der Aastra Telecom Schweiz AG vervielfältigt, vorgeführt oder verarbeitet werden.
Sicherheit Funktion und Verwendungszweck Dieses Produkt ist Teil der Aastra 400 oder Aastra IntelliGate Kommunikationslösung. Die Software lässt sich nur starten, wenn ein entsprechend konfigurierter Kommunikationsserver erkannt wird. Das PC-Telefon ist geeignet für den Einsatz als Vermittlungstelefon an einem Einzelsystem oder in einer vernetzten Umgebung mit mehreren Systemen.
Sicherheit Alle Anruflisten und Kontakte sind auf all Ihren Telefonen verfügbar und werden automatisch abgeglichen. Eine Durchsage wird an all Ihren Telefonen signalisiert, welche Durchsage unterstützen. Schutz vor Mithören und Aufzeichnen Die Aastra 400 und Aastra IntelliGate Kommunikationslösungen beinhalten Funktionen, die das Mithören oder Aufzeichnen von Gesprächen ermöglicht, ohne dass die Gesprächspartner dies bemerken.
Sicherheit Markennamen Aastra® ist ein eingetragener Markenname der Aastra Technologies Limited. Bluetooth® ist ein eingetragener Markenname von Bluetooth SIG, Inc. Alle anderen Markennamen, Produktnamen und Logos sind Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Die in diesem Dokument erwähnten Software- und Hardware-Bezeichnungen sind eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Dokumentinformation • • • • • Dokumentnummer: eud-0609 Dokumentversion: 2.
Office 1560/1560IP einsetzen Office 1560/1560IP, der professionelle Vermittlungsplatz Für die Arbeit an der Vermittlung bietet der Einsatz eines Office 1560/1560IP viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Vermittlungstelefonen: Vermitteln der Anrufe mit der Maus, grafische Verfügbarkeitsanzeige der internen Teilnehmer, interaktive Warteschlange für die anstehenden Anrufe, schnelle und komfortable Namenwahl, einfache Handhabung der Anruflisten, unlimitierte Anzahl Kontakte, Synchronisation mit einem Microsoft
Mit Office 1560/1560IP arbeiten Office 1560/1560IP starten Standardmässig wird Ihr Office 1560/1560IP so installiert, dass es beim Starten des PCs automatisch geöffnet wird. Mit dem Programmsymbol auf Ihrem Desktop können Sie das Office 1560/1560IP auch manuell starten. Jedesmal beim Start von Office 1560/1560IP prüft das System, ob die neueste Software-Version des Programms vorhanden ist. Wenn nicht, können Sie das Programm automatisch aktualisieren lassen.
Office 1560/1560IP bedienen Zentrale Benutzerkonsole Office 1560/1560IP 1 2 3 File Telephony Settings Modules Help 4 5 6 7 8 9 10 1 Menüleiste 2 Symbolleiste 3 Eingabezeile 4 Foxtasten 5 Module 6 Besetztanzeige 7 Statusanzeige Verbindungsstatus 8 Statusanzeige Telefoniefunktionen 9 Interne Warteschlange 10 Externe Warteschlange 10 eud-0609/2.1 – R1.0 – 06.
Office 1560/1560IP bedienen Von der zentralen Benutzerkonsole des Office 1560/1560IP aus tätigen Sie Ihre Anrufe und bedienen die Besetztanzeigen, die Telefonbücher oder das Logbuch. Häufige Funktionen bedienen Sie mit der Maus über die Symbolleiste (siehe Kapitel "Funktionen der Symbolleiste", Seite 17). In der Eingabezeile geben Sie die Rufnummer ein.
Office 1560/1560IP bedienen Ascotel Feature Wizard (AFW) Mit diesem integrierten Werkzeug bedienen Sie komfortabel die unzähligen Aastra Leistungsmerkmale, die Sie je nach Bedarf auf eine der Besetztanzeigefelder ablegen können. Hintergrundmodus Wenn Sie in einer anderen Applikation arbeiten, tritt Ihr Office 1560/1560IP auf Ihren Wunsch automatisch in den Hintergrund. Bei einem Anruf öffnet sich ein Dialogfenster mit Informationen zur anrufenden Person.
In der Gruppe arbeiten In Ihrer Organisation gibt es noch weitere Personen, die sich mit Hilfe eines Office 1560/1560IP um die Anliegen der Kunden kümmern? Sie wissen dabei oft nicht, ob ein Anruf eher in Ihr Arbeitsgebiet fällt oder in das Ihres Kollegen? Mit dem Einsatz von Vermittlungsgruppen werden die Anrufe aufgrund der ankommenden Rufnummer einer bestimmten Gruppe zugeordnet. Die Anrufe werden dann der Reihe nach den Mitgliedern seiner Vermittlungsgruppe angeboten.
Module des Office 1560/1560IP In der Modulansicht auf der rechten Bildschirmseite stehen Ihnen Module in Form von Registerkarten zur Verfügung. Ein einfacher Klick auf die Registerkarte öffnet das gewünschte Modul. Es stehen folgende Module zur Verfügung: Besetztanzeige und dynamische Besetztanzeige, Telefonbücher und Logbuch. Besetztanzeige Besetztanzeige Die Besetztanzeige platziert die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer in einer Matrix. Mit Doppelklick auf ein Teilnehmerfeld wird der Teilnehmer gerufen.
Telefonbücher Im privaten Telefonbuchverzeichnis können Sie mehrere private Telefonbücher mit Ihren persönlichen Kontakten anlegen. Nach der Erstinstallation ist das Verzeichnis leer. Aussserdem stehen Ihnen 2 weitere, vordefinierte Telefonbücher zur Verfügung: Im Telefonbuch Öffentlich finden Sie alle Kontakte, die im System als Kurzwahlen angelegt wurden und für alle Teilnehmer zur Verfügung stehen, während Sie im Telefonbuch PBX-Teilnehmer die Kontakte der internen Teilnehmer finden.
Logbuch Im Logbuch werden alle ankommenden und abgehenden Anrufe als Ereignisse eingetragen. Sie können aus einem Eintrag nebst anderen nützlichen Informationen herauslesen, welcher Art das Ereignis war, wann es erfolgte, wer daran beteiligt war und wie lange es gedauert hat. Ausserdem können Sie zu jedem Eintrag eine Kurznotiz erfassen (sowohl während als auch nach einem Gespräch). Um aus dem Logbuch schnell die gewünschten Einträge zu finden, können Sie bestimmen, welche Einträge gezeigt werden sollen.
Kurzreferenz Funktionen Funktionen der Eingabezeile Wahlwiederholungstaste: Abrufen der 20 zuletzt gewählten Nummern Notizregister-Taste: Zwischenspeicher von Nummern während eines Anrufs in Ruhestellung.
Kurzreferenz Funktionen der Symbolleiste Stummschalten des Mikrofons (ein/aus) Akustische Signalisierung ein- und ausschalten 18 eud-0609/2.1 – R1.0 – 06.
Kurzreferenz Symbole Verbindungsstatus Vermittlungsanruf/Persönlicher Anruf Grün: Verbindung hergestellt Anruf intern, ankommend Blau: Teilnehmer wird angerufen Anruf extern, ankommend Rot: Teilnehmer ist besetzt Anruf intern, abgehend Gelb: Wiederanruf Grün: Im Gespräch Blau: Teilnehmer wird angerufen Amber: Teilnehmer ruft jemand an Gelb: Teilnehmer ist besetzt Anruf extern, abgehend Anruf geparkt Teilnehmerstatus Verbindung intern / extern Teilnehmer ist frei Teilnehmer hat umgele
Kurzreferenz Tastenkombinationen Sie können Ihre Tastenkombinationen in die entsprechenden Eingabefelder eintragen. Rechts daneben stehen die voreingestellten Werte. Tragen Sie die Tastenkombinationen entweder online im Adobe Acrobat Reader oder handschriftlich auf einen Ausdruck ein.
Kurzreferenz Benutzerdefinierte Tastenkombinationen eud-0609/2.1 – R1.0 – 06.
Index A K Alternativziel ...................................................................... 9 Ascotel Feature Wizard (AFW) ...................................12 Kurzreferenz ....................................................................17 B Logbuch ............................................................................16 L Bedienen ...........................................................................10 Bedienung mit Tastatur ...............................................
Konformitätserklärung Die Aastra Telecom Schweiz AG erklärt hiermit, dass • die Aastra 400 und Aastra IntelliGate® Produkte mit den grundlegenden Anforderungen und den weiteren relevanten Festlegungen der Richtlinie 1999/5/EG übereinstimmen. • sämtliche unsere Produkte RoHS- und WEEEkonform produziert werden (2002/95/EG und 2002/96/EG). Die produktspezifischen Konformitätserklärungen finden Sie auf dem Aastra 400 oder Aastra IntelliGate® DocFinder: www.aastra.com/docfinder.
