User guide

Avaya Meeting Exchange Web Portal 5.1 User Guide November 2008 3
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Purpose. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Intended Audience. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Important Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Related Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Contacting Avaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Chapter 1: Introduction to the Avaya Web Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
User Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Browsers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Web Server Operating Systems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Client Operation Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
New Features in this release . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Chapter 2: Logging in to the Avaya Web Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Logging in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Logging in to the Web Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Troubleshooting Log-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
My password has expired . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
My account is disabled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Chapter 3: Reserving Conferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Reserving Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
A Short Note on Passcodes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Entering Passcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Auto-Generate Passcodes Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Passcode Clashing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Creating Reservations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Configuring Advanced Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Making Changes to Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Microsoft Outlook Integration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Creating Appointments in the Microsoft Outlook Calendar. . . . . . . . . . . 26
Creating an Appointment in the Conferees’ Calendar . . . . . . . . . . . . . 27
Inviting Conferees to the Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Inviting Conferees using Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Inviting Conferees using Browser E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Inviting Conferees from the Web Portal address book . . . . . . . . . . . . . 28
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