User guide

Contents
4 Avaya Meeting Exchange Web Portal 5.1 User Guide November 2008
Attaching Files to Conference Invitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Deleting Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Notifying Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Setting up Repeating Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Managing Live Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Chapter 4: Viewing and Modifying Conference Details . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Viewing Scheduled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Searching for Conferences by Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Searching for Conferences by Reference Number . . . . . . . . . . . . . . . 37
Searching for Conferences by Keyword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Making Changes to Scheduled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Editing a single conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Editing a series of conferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Deleting Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Deleting a single conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Deleting a series of conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Modifying the Schedule Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Chapter 5: Playing Conference Recordings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Accessing Recorded Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Playing Recorded Conferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Chapter 6: Editing your Personal Profile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Editing your Personal Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Editing your Participant List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Adding New Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Deleting Existing Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Modifying the Details of Participants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Chapter 7: Adding a New User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Introduction to Self Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Accessing Self Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Accessing Self Administration Directly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Accessing Self Administration from the Web Portal . . . . . . . . . . . . . . 52
Adding a New User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Chapter 8: Generating Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Web Portal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Generating Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55