First Guide utilisateur Alcatel 4400 REFLEXES Le poste First REFLEXES dont vous disposez aujourdhui vous donne accès, dune manière simple et ergonomique, à tous les services et fonctionnalités offerts par votre système Alcatel 4400.
Symboles utilisés dans la documentation Laction appuyez sur est symbolisée par Les touches pré-programmées sont symbolisées par Tous les codes de fonction implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes joint à cette documentation.
DESCRIPTION DU POSTE 3
Touches programmables _ + Votre poste dispose de 8 touches pré-programmées. Certaines de ces touches peuvent être reprogrammées par votre installateur à votre demande. Led verte indiquant la présence de messages.
I N D E X A Appel extérieur.......................................................................................... Appel interne ............................................................................................ Appel d'un second correspondant en cours de communication ......................... Appel dun numéro extérieur privé ............................................................ Appel du poste associé (secrétaire, collègue...) ..............................................
G Garde (mettre votre correspondant en attente) ............................................... 12 Groupement de postes ............................................................................................... 17 sortir temporairement de votre groupement de postes ................................... 18 I Interception (d'un appel sur un autre poste) ................................................... 13 M Malveillants (signaler les appels) ..........................................................
O Opératrice appeler l'opératrice ................................................................................. 10 P Parcage (mettre un correspondant externe en attente) ..................................... 14 Passer d'un correspondant à l'autre (va et vient) ............................................ 13 Programmer votre code personnel ................................................................
Répertoire appeler par votre répertoire personnel ....................................................... 13 programmer votre répertoire ..................................................................... 22 Reprise d'appel (reprendre un appel oublié) .................................................. 13 S Signaler les appels malveillants.................................................................... 25 Sonnerie régler la sonnerie (mélodie et volume) ................................................
VOS APPELS 9 A P P E L S
Appeler à lextérieur de lentreprise Décrochez votre combiné. Composez par exemple le 0 suivi du numéro de votre correspondant. Nota : 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Appeler à lintérieur de lentreprise Décrochez votre combiné. Composez directement le numéro de votre correspondant ou utilisez votre répertoire personnel (Programmation du répertoire p.22). Appeler les opératrices Décrochez votre combiné. Composez par exemple le 9 sur votre clavier.
A chaque numéro de poste peut être associé le numéro dun autre poste (voir § Modifier le numéro associé). Pour lappeler rapidement, composez le code de la fonction Appel rapide de lassocié. Recevoir un autre appel en cours de communication Vous êtes en communication, une seconde personne cherche à vous joindre. Vous percevez un bip. Vous souhaitez lui répondre. Composez le code de la fonction Consultation dun appel en attente. Vous souhaitez retrouver votre premier correspondant.
Transférer un appel Vous êtes en communication. Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste. Composez directement le numéro de ce poste. Votre correspondant est automatiquement mis en attente. Raccrochez. Vous pouvez transférer votre appel immédiatement ou attendre la réponse de votre correspondant avant de transférer.
Vous êtes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour passer dun correspondant à lautre, Intercepter un appel sur un autre poste Composez le code de la fonction Interception dappel individuel puis composez le numéro du poste qui sonne. Vous faites partie dun groupement dinterception Vous pouvez, à partir de votre poste, intercepter lappel de nimporte lequel des postes du groupement. Composez le code de la fonction Interception dappel de groupe.
Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) Vous êtes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour converser à trois, composez le code de la fonction Conférence à trois. Pour annuler la conférence utilisez la même procédure. Vous retrouvez votre premier correspondant. La seconde communication est terminée.
Vous appelez un poste interne ; une tonalité vous indique que toutes les lignes de votre correspondant sont occupées. Vous pouvez être rappelé automatiquement, dès que votre correspondant aura raccroché. Composez le code de la fonction Demande de rappel et raccrochez. Pour annuler la demande de rappel, composez le numéro du correspondant. Raccrochez. Se mettre en attente sur un poste interne occupé Vous appelez un correspondant interne ; un bip vous indique que votre correspondant est occupé.
Entrer dans une conférence programmée A une heure convenue, vous pouvez participer à une conférence téléphonique qui peut réunir jusquà 29 participants internes et externes (selon la configuration). Préalablement, un code secret daccès a été défini par les participants. Le nombre de chiffres composant le code est déterminé par le gestionnaire de votre installation. Composez le code de la fonction Conférence programmée, suivi du code secret daccès.
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes abrégés. Composez directement le numéro abrégé. Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste nest pas protégé, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours. Composez le code de la fonction Entrée en tiers ; un bip indique votre intrusion. Si lun des 3 correspondants raccroche, les 2 autres restent en communication.
Sortir temporairement de votre groupement de postes Composez le code de la fonction Sortie de groupement de postes. Remarque : vous continuez à recevoir les appels qui vous sont destinés. Pour réintégrer votre groupement, composez le code de la fonction Entrée dans le groupement des postes.
Vous pouvez accéder aux services Numéris. Composez le code de la fonction Appel numéris puis le numéro de votre correspondant. Validez votre numérotation par #. Envoyer une sous-adresse Il peut être nécessaire dajouter au numéro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son téléphone...) Composez le code de la fonction Appel numéris et le numéro du correspondant.
Vous pouvez également signaler directement votre appel sur son récepteur en composant le code de la fonction Recherche de personne suivi du numéro du récepteur de votre correspondant. Votre correspondant peut répondre à partir de nimporte quel poste de lentreprise.
TRE FORT 21 C O N F O R T VO CON
Programmer votre code personnel Le code par défaut de votre poste est 0000. Pour choisir ou modifier votre code personnel, composez le code de la fonction associée. Après avoir composé votre code, composez le nouveau code. Programmer votre répertoire personnel Votre répertoire se compose des douze touches du clavier numérique. Pour le programmer : composez le code de la fonction Programmation du répertoire individuel. Sélectionnez une touche puis composez le numéro (interne ou externe) à enregistrer.
Composez le numéro du poste sur lequel sera fait le rappel. Si cest le vôtre, ne composez rien. A lheure programmée, votre poste sonne. Décrochez puis raccrochez pour valider la réponse. Régler le volume de votre combiné en cours de communication + et _ pour régler le volume du combiné. Régler votre sonnerie Vous pouvez choisir la mélodie de votre poste (16 possibilités) et son niveau sonore (poste au repos). + pour le choix de la mélodie régler le niveau sonore.
Modifier le numéro associé Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. Pour le modifier : Composez le code de la fonction Modification du numéro associé puis suivant les indications, composez votre code personnel suivi du numéro associé. Pour supprimer ce numéro, procédez de la même manière en composant le numéro de votre propre poste à la place du numéro associé.
Signaler les appels malveillants Lorsque vous répondez à un appel, et quil sagit dun appel malveillant, vous pouvez le signaler en composant le code de la fonction Appel malveillant. Si cet appel est dorigine interne, il est signalé au système par un message particulier. Imputer directement vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications extérieures sur des numéros de comptes associés à vos clients. Décrochez votre combiné.
3. Composez le code spécifique (PIN code). 4. Composez votre code personnel. 5. Composez le numéro de votre correspondant Nota : Un appel privé ne peut pas être transféré vers un autre poste.
A B S E N C E EN VOTRE ABSENCE 27
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui dun domicile, dun portable, dun téléphone de voiture, ou bien celui dun poste interne (opératrice, numéro associé, etc.). ou composez le code de la fonction Renvoi immédiat inconditionnel Composez le numéro du poste destinataire. Un numéro externe doit être précédé du code de prise directe (0). Nota : vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.
Renvoyer vos appels vers un autre numéro lorsque vous êtes absent (renvoi temporisé sur non-réponse) Composez le code de la fonction Renvoi temporisé sur non-réponse. Puis suivant les indications données, composez le numéro du destinataire du renvoi. Le renvoi se fera sur non réponse de votre poste après un temps donné. Nota : suivant votre installation, vous pouvez renvoyer vos appels vers un numéro extérieur.
Renvoyer les appels à partir dun poste quelconque de lentreprise Vous souhaitez renvoyer les appels dun poste sur un autre poste et ceci à partir dun poste quelconque de lentreprise, composez le code de la fonction Renvoi immédiat à distance. Puis suivant les indications données, composez le numéro du destinataire du renvoi. suivi du numéro de votre poste.
A partir dun poste quelconque de lentreprise Composez le code de la fonction Annulation du renvoi immédiat à distance, puis composez le numéro du poste renvoyé. Nota : toute programmation dun nouveau renvoi annule le précédent. Consulter les messages vocaux La led verte de votre poste clignote pour indiquer la présence de messages. Décrochez et suivez les instructions du guide parlant. Après une temporisation, vous êtes automatiquement acheminé vers la messagerie vocale.
Vous pouvez effacer lensemble des demandes de rappel enregistrées par le poste en composant le code de la fonction Consultation des personnes à rappeler. Nota : le message de rappel sefface lors du rappel même si le correspondant ne répond pas. Verrouiller votre poste Ce service vous permet dinterdire létablissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste. Composez le code de la fonction Verrouillage/déverrouillage.
Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif* Vous êtes en déplacement dans lentreprise, votre récepteur portatif sonne, vous pouvez y répondre en utilisant nimporte quel poste de lentreprise. Composez le code de la fonction Réponse à la recherche de personne. Composer le numéro de votre poste pour entrer en communication avec la personne qui cherche à vous joindre.
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GLOSSAIRE CODE PERSONNEL : En général, ce code agit comme un mot de passe contrôlant laccès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par lusager (code par défaut : 0000). CONFERENCE : Ce service permet à un usager, en communication de double-appel, détablir une communication à trois participants. CONFERENCE PROGRAMMEE : A une heure convenue, vous pouvez participer à une conférence téléphonique qui peut réunir jusquà 29 participants internes et externes.
GROUPE DINTERCEPTION : Ce service permet de répondre à un appel destiné à un autre poste. Linterception dappel se fait à lintérieur dun groupe dinterception. LED : Light Emitting Diode. Diode électroluminescente. NUMERIS : Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services).
REPERTOIRE PERSONNEL : Ce répertoire contient les numéros de téléphone personnels de lusager dun poste. REPONSE A UN APPEL DE NUIT : Ce service permet de répondre à un appel signalé par la sonnerie générale. SONNERIE GENERALE : En labsence dopératrice, les appels internes et externes qui lui sont destinés sont reliés à un dispositif de signalisation externe, qui permet à tout poste autorisé de desservir ces appels.
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Précautions demploi : Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec leau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. Nutilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent dendommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.