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Das große Unternehmer 1x1 Personalverwaltung
■ Ist der Arbeitsvertrag abgeschlossen? Spätestens zum
Arbeitsbeginn sollte dieser vom Arbeitnehmer und
Arbeitgeber unterschrieben sein.
■ Sind die wichtigen Unterlagen für die Lohn- oder
Gehaltsabrechnung (Steuerkarte, Sozialversicherungs-
ausweis, gegebenenfalls weitere nötige Bescheini-
gungen bei Mehrfachbeschäftigung, evtl. Aufent-
halts- und Arbeitserlaubnis, Kontonummer für
Gehaltszahlungen) vorhanden?
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WISO-Tipp
Einen unterschriebenen Arbeitsvertrag erst aushändi-
gen, wenn alle Unterlagen vorliegen.
■ Ist eine Gesundheitsprüfung erfolgt (bei bestimmten
Tätigkeiten erforderlich)?
■ Ist die Personalakte schon angelegt?
Personalakte
Sämtliche über einen Mitarbeiter im Betrieb geführten
schriftlichen Unterlagen werden in einer Personalakte ge-
sammelt. Das sind in der Regel:
■ die Bewerbungsunterlagen
■ der Arbeitsvertrag
■ gegebenenfalls ärztliche Gutachten, soweit für die
Stelle notwendig und vom Arbeitgeber angefordert
■ Protokollinformationen, wenn im Zusammenhang mit
der Bewerbung oder Mitarbeitergesprächen ein Proto-
koll geführt wurde
■ Unterlagen zu Abmahnungen, Disziplinarverfahren o. ä.
■ Steuerkarte, Sozialversicherungsausweis und ähnliche
Unterlagen.
Manche dieser Unterlagen sind evtl. an einem anderen Ort
abgelegt (z. B. Lohnbuchhaltung) oder liegen in digitaler
Form vor (im Computer, auf CD-ROM etc.). Sie gehören
dann trotzdem zur Personalakte.
Der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit die Personal-
akte einsehen zu können (§ 83 BetrVG). Sind die Informa-
tionen nicht von sich aus dem Arbeitnehmer verständlich
(z. B. Kennzahlen und Abkürzungen in einem Datenbank-
system), so müssen sie vom Arbeitgeber erläutert werden.
Der Arbeitnehmer kann schriftliche Erklärungen abgeben
- die dann zur Personalakte hinzugefügt werden müssen