Cisco Unified Communications Manager Assistant Brugervejledning for Cisco Unified Communications Manager 6.0 Hovedkontor for Nord-, Syd- og Centralamerika Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA http://www.cisco.
Indhold Indledning vii Oversigt vii Opbygning viii Sådan bruges Online – Hjælp ix Relateret dokumentation ix Adgang til dokumentation, support og retningslinjer for sikkerhed x Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant 1 Beskrivelse af tilstanden delt linje og proxy-linje 1 Brug af Manager Assistant i tilstanden delt linje 1 Brug af Manager Assistant i tilstanden proxy-linje 2 Sådan identificeres tilstanden på en chefs telefon 3 Sådan identificeres tilstanden på Assistant Console 4 Und
Visning af administrative indstillinger 21 Angivelse af præferencer 21 Sådan betjenes konsollen med musen og tastaturet 22 Sådan bruges samtaleanlægsfunktionen i konsollen 22 Sådan bruges tastaturgenveje 24 Sådan bruger du og din chef Cisco Unified Communications Manager Assistant 25 Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald 27 Sådan foretages et opkald 27 Sådan besvares et opkald 28 Sådan afsluttes et opkald 28 Sådan sætter du et opkald i kø 29 Sådan fjernes et opkald i kø 29 Sådan omstilles
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden delt linje 49 Brug af Cisco Lokalnummer Mobilitet 50 Sådan omdirigerer og omstiller du et opkald 50 Sådan omdirigeres et indgående opkald direkte til et andet nummer 50 Sådan omstilles et opkald til telefonsvareren 51 Sådan bruges funktionen Samtaleanlæg til at tale med en sekretær 51 Sådan slås ringetonen fra på telefonen 52 For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assista
vi OL-13713-01
Indledning I denne indledning beskrives målgruppen for denne udgivelse og konventionerne for dokumentet. Indledningen dækker følgende emner: • Oversigt, side vii • Opbygning, side viii • Sådan bruges Online – Hjælp, side ix • Relateret dokumentation, side ix • Adgang til dokumentation, support og retningslinjer for sikkerhed, side x Oversigt Cisco Unified Communications Manager Assistant er en funktion, der forbedrer telefonsystemets funktionalitet og effektiviserer samarbejdet mellem chefer og sekretærer.
Afhængigt af konfigurationen og anvendelsen af funktionenkan Cisco Unified Communications Manager Assistant automatisk eller manuelt opsnappe indgående opkald, som oprindeligt er tiltænkt en chef og omdirigere dem til en anden destination, som f.eks. kan være chefens sekretær. Sekretærer kan besvare, omstille, omdirigere og på anden vis håndtere opkald, som Cisco Unified Communications Manager Assistant omdirigerer til dem. En sekretær kan assistere op til 33 chefer.
Indledning Tabel 1 Opbygningen i brugervejledningen til Cisco Unified Communications Manager Assistant (fortsat) Afsnit Beskrivelse "For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje" Beskriver, hvordan du bruger Cisco Unified Communications Manager Assistant-menuen, -programtasterne og -statusvinduet på chefens Cisco Unified IP Phone til håndtering af opkald og overvågning af sekretærens opkaldsaktivitet i tilstanden proxy-linje.
Adgang til dokumentation, support og retningslinjer for sikkerhed Oplysninger om adgang til dokumentation, support og feedback på dokumentation, retningslinjer for sikkerhed og anbefalede aliaser og generelle Cisco-dokumenter finder du i det månedlige What’s New in Cisco Product Documentation (Nyheder i Ciscos produktdokumentation), og du kan også finde en liste over al ny og opdateret teknisk dokumentation fra Cisco på: http://www.cisco.com/en/US/docs/general/whatsnew/whatsnew.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Cisco Unified IP Phones bruges i netværk med op til 3500 chefer og 3500 sekretærer. Chefer og sekretærer i et stort netværk kan opleve en voldsom mængde af såvel udefrakommende som interne opkald i netværket. For at hjælpe chefer og sekretærer med at håndtere disse opkald mere effektivt tilbyder Cisco Unified Communications Manager Assistant opkaldsplacering og andre funktioner.
Hvis du som sekretær bruger Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden delt linje, behøver du ikke være logget på for at kunne modtage opkald. Opkald til chefen ringer automatisk på din telefon. Du skal være logget på Assistant Console, hvis du ønsker at bruge applikationen til håndtering af opkald, eller hvis du ønsker at bruge programtasten på din telefon til at overføre et opkald til chefens telefonsvarersystem.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Sådan identificeres tilstanden på en chefs telefon Hvis du vil se, hvilken Cisco Unified Communications Manager Assistant-tilstand der er valgt på en chefs telefon, skal du nulstille LCD-displayet på telefonen ved at løfte røret og lægge det på igen.
Relaterede emner • Brug af Manager Assistant i tilstanden delt linje, side 1 • Brug af Manager Assistant i tilstanden proxy-linje, side 2 • Sådan identificeres tilstanden på Assistant Console, side 4 Sådan identificeres tilstanden på Assistant Console Sådan identificeres Cisco Unified Communications Manager Assistant-tilstanden på Assistant Console: Trin 1 Log på programmet Assistant Console. Se Sådan logger du på Assistant Console, side 8.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Understøttelse af andre sprog Cisco Unified Communications Manager Assistant understøtter en række forskellige sprog, herunder arabisk og hebræisk. Bemærk! Hvis der bruges arabisk eller hebræisk, vises skærmene i Cisco Unified Communications Manager Assistant, så de afspejler retningen højre-mod-venstre for disse sprog. Kontakt systemadministratoren for at få flere oplysninger om brug af forskellige sprog på telefonen.
6 OL-13713-01
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Assistant Console gør det lettere for sekretærer at håndtere opkald for chefer på en mere effektiv måde. Cisco Unified Communications Manager Assistant opererer i to forskellige tilstande – tilstanden delt linje og tilstanden proxy-linje. Din adgang til de funktioner, der er beskrevet nedenfor, afhænger af, hvilken tilstand systemadministratoren har valgt til konfigurationen af Cisco Unified Communications Manager Assistant.
Relaterede emner • Beskrivelse af tilstanden delt linje og proxy-linje, side 1 • Introduktion til Assistant Console, side 8 • Sådan bruges samtaleanlægsfunktionen i konsollen, side 22 • Sådan bruges tastaturgenveje, side 24 • Sådan bruger du og din chef Cisco Unified Communications Manager Assistant, side 25 Bemærk! Cisco Unified Communications Manager Assistant gør det muligt at håndtere opkald til dig selv og til op til 33 chefer.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Tip! • Panelet Mine Chefer på konsollen viser, hvilke chefer der forventer din hjælp. To grønne pile ved siden af chefens navn angiver, at chefen er logget på og derfor forventer hjælp. Hvis en chefs navn er nedtonet, forventer vedkommende ikke hjælp.
Hvis du vil åbne konsollen uden at assistere chefer, skal du logge på som normalt og derefter klikke på opkaldskontrolknappen Skift til offline. Dette er den første ikonknap i rækken af ikoner øverst og i siden af konsolvinduet. Du kan også udføre handlingen ved at vælge Fil > Skift til offline i menulinjen. Når du skifter til offline på denne måde, overflytter Cisco Unified Communications Manager Assistant cheferne, som du assisterer, til en anden sekretær.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Brug af menulinjen Menulinjen er placeret øverst i vinduet Assistant Console. Menupunkterne er kontekstafhængige. Du kan bruge menulinjen således: • Fil – Skift til online/offline, log på/af og afslut konsollen. • Ret – Opret og rediger hurtigkald, tilpas tastaturgenveje, skift destination for omdirigering, angiv indstillinger og få adgang til chef-indstillinger.
Tabel 2 12 Knapper til opkaldskontrol Knap til opkaldskontrol Funktionen Skift til online Fungerer sammen med knappen Skift til offline, så du kan aktivere og deaktivere din forbindelse til applikationen Assistant Console. Med knappen Skift til online kan du genoprette din onlineforbindelse til Assistant Console, så du kan håndtere opkald på vegne af chefen.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Tabel 2 Knapper til opkaldskontrol (fortsat) Knap til opkaldskontrol Funktionen Genoptag Fungerer med knappen Hold, så du kan skifte mellem venteposition og aktivering af opkaldet. Med knappen Genoptag fjerner du opkaldet fra venteposition og aktiverer det igen. Omstil Omstiller et forbundet opkald direkte til destinationsnummer, som du har angivet i popup-vinduet.
Tabel 2 Knapper til opkaldskontrol (fortsat) Knap til opkaldskontrol Funktionen Omdiriger Omdirigerer straks et ringende, forbundet eller ventende opkald til den chef, som opkaldet er tiltænkt, eller til et andet destinationsnummer. Hvis du vil angive destinationen for omdirigering, skal du vælge Ret > Omdiriger på menulinjen. Omstil til voicemail Omdirigerer et ringende eller forbundet opkald til chefens telefonsvarersystem. Opkaldskontrolknapperne er kontekstafhængige.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Hver telefonlinje vises under en af følgende overskrifter: • Mine linjer – Viser alle aktive opkald, som du har placeret eller modtaget ved hjælp af din egen telefonlinje. • Chefens linjer – Viser alle aktive opkald, som du håndterer eller kan håndtere på vegne af chefen. • Samtaleanlæg – Viser status for dine samtaleanlægslinjer, hvis det er muligt.
Brug af panelet Mine Chefer Du kan bruge panelet Mine Chefer i Assistant Console til at overvåge opkaldsaktivitet og funktionsstatus for hver af dine chefer. Du kan også aktivere og deaktivere cheffunktioner fra dette panel. Bemærk! Funktionerne Varselstone, Ring ikke, Omdiriger alle, Sekretær Overvågning, Filtrer opkald og Filtertilstand er kun tilgængelige i tilstanden proxy-linje. Tabel 3 beskriver de oplysninger, der er vist under hver kolonneoverskrift i panelet Mine Chefer.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Tabel 3 Oplysninger, der er vist i panelet Mine Chefer i Assistant Console (fortsat) Kolonneoverskriften "Mine Chefer" Det betyder SekretærOvervåg (Kun tilstanden proxy-linje) Hvis dette afkrydsningsfelt er markeret, er funktionen SekretærOvervåg aktiveret. Denne funktion gør det muligt for chefen at se opkalderens id og varigheden af de opkald, du har håndteret på hans eller hendes vegne.
Tip! Du kan overvåge – men ikke håndtere – opkald, der vises i panelet Mine Chefer på konsollen. Der er tale om opkald, som du allerede har omdirigeret til chefen, eller opkald, som chefen har foretaget eller modtaget direkte.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Tip! Eksempelgruppen for Hurtigkald og eksemplet på en hurtigkaldspost er deaktiverede. De er vist for at demonstrere, hvordan hurtigkaldsoplysninger vises på konsollen. Du kan slette eksemplerne efter ønske.
Brug af statuslinjen Statuslinjen er placeret nederst i Assistant Console-vinduet og viser følgende systemoplysninger: • Tilsluttet/Ikke tilsluttet – Indikerer status for din forbindelse til Cisco Unified Communications Manager Assistant-serveren. • Online/Offline – Angiver, hvorvidt du er til rådighed for cheferne. • Opkaldskontrol er åben/Opkaldskontrollen er nede – Angiver, hvorvidt opkaldshåndteringsfunktionerne er tilgængelige.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Visning af administrative indstillinger Du kan få vist de administrative indstillinger i dialogboksen Log på, eller du kan vælge Ret > Indstillinger i menulinjen. Bemærk! Du behøver ikke ændre de administrative indstillinger, medmindre du bliver bedt om det af systemadministratoren.
Sådan betjenes konsollen med musen og tastaturet Assistant Console omfatter flere fremgangsmåder til udførelse af de forskellige handlinger ved hjælp af mus og tastatur. Du kan: • klikke, højreklikke og dobbeltklikke på konsolelementer • trække og slippe konsolelementer • bruge tastaturgenveje Du kan f.eks. vælge mellem følgende indstillinger for at besvare et opkald: • Klik på opkaldskontrolknappen Besvar. • Dobbeltklik på opkaldet i panelet Mine opkald.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Cisco Unified IP Phones 7941G, 7941G-GE, 7961G, 7961G-GE, 7970G og 7971G-GE Hvis du vil udføre et opkald over samtaleanlægget, skal du dobbeltklikke på den pågældende chefs navn i panelet Mine opkald. Du kan også klikke på det tilsvarende samtaleanlægsikon i panelet Mine Chefer. Hvis du påbegynder et opkald via samtaleanlæg uden at angive en chef, vælges den chef, der befinder sig øverst på din chefliste, som destination for opkaldet.
Sådan bruges tastaturgenveje Du kan bruge tastaturgenveje i stedet for musen til at betjene de fleste værktøjer og funktioner i Assistant Console. Tastaturgenvejene kan gøre det lettere at håndtere opkald. Du kan bruge standardgenveje eller tilpasse genveje til dine behov. Cisco Unified Communications Manager Assistant husker den brugerdefinerede genvej, næste gang du logger på. Visning af genveje Klik på et element i menulinjen for at få vist kommandoer og genveje.
Introduktion til Cisco Unified Communications Manager Assistant Console Sådan bruger du og din chef Cisco Unified Communications Manager Assistant Du bruger funktioner i Cisco Unified Communications Manager Assistant fra din telefon og Assistant Console til håndtering af opkald for chefen. Når du besvarer et opkald for chefen, kan du f.eks. kontakte chefen ved at dobbeltklikke på samtaleanlægslinjen på Assistant Console.
26 OL-13713-01
Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald Du kan bruge musen og tastaturet til at placere, besvare, omstille, afslutte og på anden vis håndtere opkald fra Assistant Console. Bemærk! Kontroller, at det opkald, du vil håndtere, er valgt (fremhævet) på konsollen. Opkaldskontrolknapper og menupunkter vises nedtonede (deaktiverede), hvis de ikke er relevante for det valgte opkald.
Hvis popup-vinduet Angiv nummer vises, skal du angive det telefonnummer, du vil ringe til. Klik derefter på OK. Angiv nummeret nøjagtigt, som du ville, hvis du skulle foretage opkaldet fra Cisco Unified IP Phone. Opkald fra Assistant Console anvender den første linje på sekretærens telefon.
Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald Relaterede emner • Introduktion til Assistant Console, side 8 • Sådan bruges tastaturgenveje, side 24 • Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald, side 27 Sådan sætter du et opkald i kø Hvis du vil sætte et bestemt opkald i kø, kan du vælge mellem følgende muligheder: • Klik på opkaldskontrolknappen Hold. • Dobbeltklik på det opkald, der har forbindelse. • Højreklik på opkaldet, og vælg Hold i genvejsmenuen.
Sådan omstilles et opkald Du kan omstille opkald på tre måder: • Overførsel – Omdirigerer straks opkaldet, uden at du kan tale med samtalens modtager, før du overfører opkaldet til vedkommende. • Meld samtale – Omdirigerer først opkaldet, efter at du har fået mulighed for at tale med den, du omstiller opkaldet til. • Overfør – Forbinder straks to opkald (aktive opkald og opkald på hold). Bemærk! Du skal besvare et opkald, før du kan omstille det.
Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald Bemærk! Du kan ikke fuldføre en samtalemelding, mens telefonen ringer eller ved at bruge træk-og-slip-metoden. Du skal tale med modtageren for at fuldføre samtalemeldingen. Overfør Hvis du vil udføre en direkte overførsel for et par opkald, skal du markere de to opkald og vælge en af følgende muligheder: • Klik på opkaldskontrolknappen Overfør. • Højreklik på opkaldet, og vælg Overfør i genvejsmenuen. • Vælg Opkald > Overfør i menulinjen.
Relaterede emner • Introduktion til Assistant Console, side 8 • Sådan bruges tastaturgenveje, side 24 • Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald, side 27 Sådan omdirigeres et opkald til et andet nummer Brug Omdiriger for at omstille et bestemt opkald til et foruddefineret destinationsnummer. Du kan omdirigere et opkald, der ringer, er forbundet eller på hold. I tilstanden proxy-linje er den oprindelige standarddestination den chef, som opkaldet oprindeligt var tiltænkt.
Sådan bruges Assistant Console til håndtering af opkald Sådan konfigureres Destination for Omdiriger Du kan angive destinationen for omdirigeringen til at være chefen, som opkaldet oprindeligt var tiltænkt, eller et andet telefonnummer. Hvis du vil se eller ændre destinationen, skal du vælge Ret > Omdiriger i menulinjen. Popup-vinduet Destination for Omdiriger vises. I tilstanden delt linje, skal du angive et telefonnummer eller et lokalnummer i tekstboksen.
Tip! • Du kan også udføre denne handling fra Cisco Unified IP Phone. Besvar opkaldet, og tryk derefter på programtasten Til VM på Cisco Unified IP Phone for at omstille chefens opkald til hans eller hendes telefonsvarersystem. • Dette gælder ikke opkald, du har foretaget eller modtaget via en af dine egne telefonlinjer. Det gælder kun opkald på chefens proxy-linje.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen Du kan få adgang til nogle af funktionerne i Cisco Unified Communications Manager Assistant direkte via din Cisco Unified IP Phone. Med undtagelse af Særlig ringetone er disse funktioner også tilgængelige i programmet Assistant Console.
Dette afsnit indeholder følgende emner: • Proxy-linje over for Delt linje-tilstand, side 36 – Beskriver de to tilstande, som Cisco Unified Communications Manager Assistant opererer i. • Sådan logger du på Manager Assistant på sekretærens telefon, side 37 – Beskriver logonproceduren på telefonen. • Kontrol af status på chefer, side 38 – Beskriver status for hver chef, som en sekretær er tilknyttet.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen Identifikation af tilstanden Før du starter, skal du finde ud af, hvilken tilstand systemadministratoren har valgt. Se skærmen Chef-indstillinger: • Hvis tilstanden Delt linje er valgt, er det kun indstillingen Ring ikke, der vises på skærmen. • Hvis der er valgt Proxy-tilstand, kan du se flere indstillinger på skærmen.
Figur 5 Bemærk! Skærmen Chef-status Hvis den primære IPMA-tjeneste går ned, opdateres skærmen på sekretærens telefon ikke, så dette vises. Derimod modtager sekretæren meddelelsen "Værten blev ikke fundet Undtagelse", når han eller hun forsøger at bruge en programtast. I så fald skal sekretæren manuelt vælge Sekundær IPMA-telefontjeneste i menuen IP-tjenester og logge på igen. Kontrol af status på chefer Figur 5 viser et eksempel på skærmen Chef-status.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen De viste oplysninger på skærmen Chef-status Der vises følgende oplysninger for hver af de chefer, sekretæren er tilknyttet: • Linje med statusangivelse for chefens sekretær – angiver, om sekretæren er online eller offline. • Antal chefer på listen – gør det let at se, hvor mange chefer der er på listen.
Tabel 4 Ikoner for opkaldsstatus (fortsat) Ikon for chefens opkaldsstatus Funktionen Røret af Dette ikon vises på skærmen Chef-status ud for chefens navn, når røret er taget af chefens telefon. Ring Dette ikon vises på skærmen Chef-status ud for navnet på den chef, hvis telefon ringer. Ukendt Dette ikon vises på skærmen Chef-status ud for navnet på den chef, hvis status ikke kan registreres af Cisco Unified Communications Manager Assistant. Der kan f.eks.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen Tabel 5 Programtaster på sekretærens telefon (fortsat) Programtast Funktionen Omdiriger Omdirigerer straks et ringende, forbundet eller ventende opkald til den pågældende chef (standardindstillingen) eller et andet defineret nummer. Hvis du angive et nummer i telefonbogen som destination for et omdirigeret opkald, skal du trykke på SekrIndst, trykke på Indstil Destination for omdiriger og derefter indtaste nummeret.
Sådan besvares et opkald med Manager Assistant på telefonen Du kan besvare et opkald til en chef, som vises på siden Chef-status, på tre måder: • Tryk på programtasten Besvar på siden Chef-status. • Tryk på linjetasten for det opkald, der ringer, eller på højttalertasten. • Afslut Cisco Unified Communications Manager Assistant-skærmen, og tryk på tasten Besvar på opkaldsskærmen, som er den skærm, der vises, når du afslutter Cisco Unified Communications Manager Assistant-skærmen.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen Figur 6 Skærmen Chef-indstillinger Tabel 6 Felter i Chef-indstillinger Programtast Funktionen Filter Skifter mellem Til og Fra. Du kan ændre indstillingen i dette felt ved at fremhæve feltet og trykke på Vælg. Hvis feltet er indstillet til Til, anvendes de filterregler, der er konfigureret i feltet Filtertilstand.
Tabel 6 Felter i Chef-indstillinger (fortsat) Programtast Funktionen Filtertilstand Skifter mellem Ekskludering og Inkludering. Du kan ændre indstillingen i dette felt ved at fremhæve feltet og trykke på Vælg. • Ekskludering – opkald fra de telefonnumre, der er angivet på filterlisten, sendes til sekretæren. Alle øvrige opkald sendes til chefen. • Inkludering – opkald fra de telefonnumre, der er angivet på filterlisten, sendes til chefen. Alle øvrige opkald sendes til sekretæren.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen Konfiguration af Sekretær-indstillinger Figur 7 viser skærmen Sekretær-indstillinger, som vises, når du trykker på programtasten AsstSett på skærmen Chef-status (se Figur 5). På skærmen Sekretær-indstillinger kan du bl.a. konfigurere destinationer for omdirigering og sortering til skærmen Chef-status. Tabel 7 beskriver indstilling af felterne på denne skærm.
Tabel 7 Felter til Sekretær-indstillinger Felt Funktionen CallPLaneOverWrite Skifter mellem Aktiver og Deaktiver. Du kan ændre (Aktiver/Deaktiver) indstillingen i dette felt ved at fremhæve feltet og trykke på Vælg. Hvis du aktiverer denne indstilling, sendes der opdateringer i realtid, når du er midt i et opkald. Det kan være en god ide at kontrollere, om en chefs status er optaget eller ledig, inden et opkald omdirigeres til ham eller hende.
Sekretærer – Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant på telefonen Tabel 8 Programtaster til Sekretær-indstillinger Felt Funktionen Vælg Hvis du trykker på denne tast, ændres indstillingen i de to felter på denne skærm, der enten kan være aktiveret eller deaktiveret – CallPLaneOverWrite og SmartSorting. Hvis du fremhæver feltet Indstil Destination for omdiriger og trykker på Vælg, vises skærmen, hvor du kan konfigurere det nummer, som opkald skal omdirigeres til.
Sådan tilpasses funktionen Særlig ringetone Funktionen Særlig ringetone gør det muligt at knytte en speciel ringetone til hver telefonlinje. Du kan knytte en særlig ringetone til chefens proxy-linje for hurtigt at kunne skelne mellem dine indgående opkald og chefens indgående opkald. Brug følgende fremgangsmåde for at tilpasse funktionen Særlig ringetone direkte fra telefonen. Fremgangsmåde Trin 1 Tryk på knappen Indstillinger på Cisco Unified IP Phone.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden delt linje Cisco Unified Communications Manager Assistant forbedrer telefonens funktionalitet, så du og din sekretær kan håndtere opkald mere effektivt. Systemadministratoren har indstillet din Cisco Unified Communications Manager Assistant-konfiguration til at operere i tilstanden delt linje eller tilstanden proxy-linje. I tilstanden delt linje tildeles sekretæren og du det samme telefonnummer.
Brug af Cisco Lokalnummer Mobilitet Fremgangsmåde Hvis du vil anvende Cisco Unified Communications Manager Assistant med Cisco Lokalnummer Mobilitet, skal du følge nedenstående trin: Trin 1 Log på Cisco Lokalnummer Mobilitet. Trin 2 Vælg Assistant-tjenesten i menuen Tjenester. Du kan finde flere oplysninger om funktionen Cisco Lokalnummer Mobilitet i Cisco Unified IP Phone 7960G & 7940G Telefonvejledning.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden delt linje Relaterede emner • Brug af Cisco Lokalnummer Mobilitet, side 50 • Sådan omdirigerer og omstiller du et opkald, side 50 • Sådan bruges funktionen Samtaleanlæg til at tale med en sekretær, side 51 • Sådan konfigureres en omstillingsdestination for en chef, side 73 Sådan omstilles et opkald til telefonsvareren For chefer Tryk på programtasten Til VM til at sende et opkald direkte fra din telefon til
Når du påbegynder dit samtaleanlægsopkald, svarer sekretærens højttalersystem automatisk. I kan derefter tale sammen ved hjælp af telefonens højttalersystem, hovedsæt eller håndsæt. Sekretæren skal trykke på knappen Samtaleanlæg på telefonen for at tale med dig. Hvis du vil afslutte samtaleanlægsopkaldet, skal du lægge røret på (eller trykke på knappen for højttaler eller hovedsæt).
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden delt linje Funktionen Ring ikke vises med en klokke i statusvinduet for Cisco Unified Communications Manager Assistant på LCD-displayet på din Cisco Unified IP Phone. En overstreget klokke angiver, at funktionen er aktiveret, og at ringetonen er slået fra. Din telefon ringer ikke, men det gør sekretærens telefon. En klokke indikerer, at funktionen er deaktiveret, og at ringetonen er slået til.
54 OL-13713-01
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Cisco Unified Communications Manager Assistant forbedrer telefonens funktionalitet, så du og din sekretær kan håndtere opkald mere effektivt. Systemadministratoren har indstillet din Cisco Unified Communications Manager Assistant-konfiguration til at operere i tilstanden delt linje eller tilstanden proxy-linje. I tilstanden delt linje tildeles sekretæren og du det samme telefonnummer.
Introduktion – for chefer Disse emner kan hjælpe dig med at komme i gang med Cisco Unified Communications Manager Assistant: • Brug af Cisco Lokalnummer Mobilitet, side 56 • Beskrivelse af sekretærvalg, side 56 • Brug af statusvinduet, side 58 • Brug af menuen Chef-status på telefonen, side 62 Brug af Cisco Lokalnummer Mobilitet Fremgangsmåde Sådan bruges Cisco Unified Communications Manager Assistant med Cisco Lokalnummer Mobilitet: Trin 1 Log på Cisco Lokalnummer Mobilitet.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Tildeling af standardsekretær Når det er muligt, tildeler Cisco Unified Communications Manager Assistant dig din standardsekretær som din aktive sekretær. Hvis standardsekretæren er utilgængelig (offline eller logget af), tildeler Cisco Unified Communications Manager Assistant dig en anden sekretær, indtil standardsekretæren logger på eller skifter til online igen.
Brug af statusvinduet For chefer Menuen Chef-status vises på LCD-displayet på Cisco Unified IP Phone. Menuen Chef-status er inddelt i to områder: • Området SekretærOvervåg – Den øverste del af statusvinduet viser opkalderens id og den forløbne tid for et opkald, der håndteres på dine vegne af en sekretær. Se Tabel 9 for at få flere oplysninger.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Tabel 10 Ikoner for Sekretær og Funktioner i menuen Chef-status i Cisco Unified IP Phones 7940G og 7960G Funktion Beskrivelse Sekretæren er tilgængelig Sekretærikonet ligner en person og er placeret i venstre side af statusvinduet. Ikonet indikerer, at en aktiv sekretær er klar til at håndtere dine opkald.
Tabel 10 Ikoner for Sekretær og Funktioner i menuen Chef-status i Cisco Unified IP Phones 7940G og 7960G (fortsat) Funktion Beskrivelse Omdiriger alle er aktiveret En bøjet pil angiver, at funktionen er aktiveret (opkaldene dirigeres uden om din telefon); Omdiriger alle er deaktiveret En lige pil angiver, at funktionen er deaktiveret (opkaldene bliver sendt til din telefon). Hvis du vil aktivere eller deaktivere funktionen Omdiriger alle, skal du trykke på programtasten OmdirAl.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Tabel 11 Ikoner for Sekretær og Funktioner i menuen Chef-status i Cisco Unified IP Phones 7941G, 7941G-GE, 7961G, 7961G-GE, 7970G og 7971G-GE (fortsat) Funktion Beskrivelse Opkaldsfilteret er aktiveret Et vindue med en grøn pil gennem og en bøjet rød pil indikerer, at filtrering er aktiv.
Tip! • Statusvinduet vises ikke, når du bruger telefonen til at placere eller modtage opkald. • Tryk på programtasten StilVåg for at aktivere eller deaktivere sekretærovervågning.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Konfiguration af varselstone for indgående opkald Indgående opkald vises på chefens skærm, men ringer kun på sekretærens telefon. Fremgangsmåde Hvis du vil føje en hørbar alarm til indgående opkald på chefens telefon, skal du følge nedenstående trin: Trin 1 Tryk på Tjenester-tasten. Trin 2 Vælg, og indstil Varselstone. Trin 3 Sæt Varselstone til Tilsluttet. Lydsignalet høres en gang pr.
Sådan bryder du ind i et opkald, der ringer på sekretærens telefon For chefer Tryk på programtasten TagKald på Cisco Unified IP Phone for at bryde ind i et opkald, der ringer på sekretærens telefon og for at omdirigere opkaldt til din egen telefon. Hvis du vil bryde ind i et opkald, skal du trykke på programtasten TagKald, før sekretæren besvarer opkaldet. Du kan ikke bryde ind i opkald, som allerede er forbundne.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Sådan omdirigeres alle opkald til et andet nummer For chefer Tryk på programtasten OmdirAl for at slå funktionen Omdiriger alle (OmdirAl) til eller fra. Når denne funktion er aktiveret, omdirigerer OmdirAl de indgående opkald til en anden telefon. Funktionen Omdiriger fungerer anderledes, idet den anvendes fra opkald til opkald.
Sådan omstilles et opkald til telefonsvareren For chefer Tryk på programtasten Til VM til at sende et opkald direkte fra din telefon til telefonsvareren. Du kan omstille et ventende opkald til telefonsvareren.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Bemærk! Tabel 13 Når du konfigurerer viderestilling af alle opkald på din telefon, stilles alle indgående opkald videre til det viderestillingsnummer, du har angivet. Dine opkald bliver ikke filtreret til din sekretær, og de omdirigeres ikke til omstillingsdestinationen.
Tabel 13 Indstillinger for opkaldsfiltrering (fortsat) Indstilling Formål Her er indstillingen Filter aktiveret/ deaktiveret Slå filtreringen til Som standard er eller fra i menuen filteret aktiveret. Chef-status på telefonens LCD-display. Tryk på knappen Tjenester, og vælg først Assistant-tjenesten og derefter Filter. Med indstillingen Slå filter til/Slå filter fra kan du skifte mellem aktivering eller deaktivering af opkaldsfiltreringen.
For chefer – Sådan bruges telefonen med Cisco Unified Communications Manager Assistant i tilstanden proxy-linje Cisco Unified IP Phones 7941G, 7941G-GE, 7961G, 7961G-GE, 7970G og 7971G-GE Hvis du vil foretage et samtaleanlægsopkald på Cisco Unified IP Phone, skal du trykke på hurtigkaldsknappen Samtaleanlæg, som er tilknyttet sekretæren. Når du påbegynder dit samtaleanlægsopkald, svarer sekretærens højttalersystem automatisk.
Relaterede emner • Introduktion – for chefer, side 56 • Sådan opsnappes, omdirigeres og omstilles opkald, side 63 • Sådan bruger du opkaldsfiltrering, side 66 • Sådan slås ringetonen fra på telefonen, side 70 Sådan slås ringetonen fra på telefonen For chefer Hvis du vil slå ringetonen på telefonen fra, skal du trykke på programtasten RingIkke for at aktivere eller deaktivere funktionen Ring ikke. Bemærk! Kontakt systemadministratoren, hvis funktionen Ring ikke ikke er tilgængelig på din telefon.
Sådan konfigureres cheffunktioner Både chefer og sekretærer kan redigere chefindstillinger via vinduet Chef-konfiguration. Chefer kan åbne vinduet fra et websted, mens sekretærer kan åbne det via Assistant Console. Systemadministratoren har indstillet din Cisco Unified Communications Manager Assistant-konfiguration til at operere i tilstanden delt linje eller tilstanden proxy-linje.
Fremgangsmåde Trin 1 Åbn browseren Microsoft Internet Explorer (Microsoft IE) på en computer, der kører Microsoft Windows 2000 eller nyere. Browserversionen skal være 5.5 eller nyere. Trin 2 Åbn den URL-adresse, som systemadministratoren har oplyst. URL-adressen skal se sådan ud: http:///ma/desktop/maLogin.jsp Et popup-vindue åbnes, hvor du bliver spurgt, om du vil installere programmet Cisco Unified Communications Manager Assistant.
Sådan konfigureres cheffunktioner Sådan tildeles en standardsekretær til en chef Du kan definere en af de konfigurerede sekretærer for en chef som standardsekretær. Så snart det er muligt, tilknytter Cisco Unified Communications Manager Assistant standardsekretæren som chefens aktive sekretær. Hvis standardsekretæren ikke er logget på, tilknytter Cisco Unified Communications Manager Assistant en anden sekretær (hvis der er en tilgængelig), som kan fungere som den aktive sekretær.
Fremgangsmåde Trin 1 Klik i vinduet Chef-konfiguration under fanen Omdiriger for at åbne vinduet Konfiguration for Omdiriger. Trin 2 (Kun tilstanden proxy-linje) Vælg Telefonnummer eller Sekretær. Trin 3 Hvis du har valgt Telefonnummer, skal du angive et gyldigt telefonnummer. Angiv nummeret nøjagtigt på samme måde, som du ville ringe til det fra kontortelefonen. Trin 4 Gem ændringerne.
Sådan konfigureres cheffunktioner Filterlister kan indeholde følgende jokertegn: • x – Brug x til at erstatte et enkelt ciffer et vilkårligt sted i filteret. Eksempelvis kan "123x5" repræsentere et femcifret telefonnummer, hvor det fjerde ciffer er 0 - 9. Du kan bruge både stort og lille x. • * – Brug * til at erstatte flere cifre i begyndelsen eller slutningen af filteret. Eksempelvis kan "5*" repræsentere telefonnumre af enhver længde, som begynder med 5.
Tip! • Hvis du har aktiveret både opkaldsfiltrering og Omdiriger alle (OmdirAl), anvender Cisco Unified Communications Manager Assistant først opkaldsfiltrering på et indgående opkald. Ved opkaldsfiltrering sendes opkaldet til dig eller sekretæren (afhængigt af filterindstillingerne). Derefter anvender Cisco Unified Communications Manager Assistant OmdirAl på de opkald, som filtreringsfunktionen har dirigeret hen til dig. Funktionen OmdirAl omdirigerer disse opkald til destinationen for OmdirAl.
Indeks A C afslutte et opkald 28 Chefens linjer Assistant Console betjene med mus og tastatur 22 bruge samtaleanlæg i 22 i panelet Mine Chefer 16 i panelet Mine opkald 14 chefer håndtere opkald fra 27 funktionsstatus for 16 identificere dele af 10 konfigurere funktioner for 71 logge af 9 lytning 16 logge på 8 online-status for 16 menu for 11 opkaldskontrol, knapper til 11 Chef-konfiguration, vindue bruge 71 starte 8 chefs proxy-linjer 14 tastaturgenveje til 24 tilpasse layout 20 Cisco Uni
D G delt linje Genoptag, knap 29 bruge en cheftelefon 49 bruge Manager Assistant i tilstanden delt linje 1 statusvindue på en cheftelefon 3 Destination for Omdiriger, konfigurere chefer 73 genvejstaster 24 H hurtigkald 18 håndtere opkald sekretærer 32 fra Assistant Console 27 dokumentation med knapper til opkaldskontrol 12, 39 opbygge viii på chefens telefon 50, 63 til Cisco Unified IP Phone ix E på sekretærens telefon 35 I ej vente 29 Ekskluderingsfilter ikoner på telefon filtrering (chef
K OmdirAl, programtast bruge 65 Knappen Hold 29 chefs destination for 73 konferenceopkald, placere 31 Omdiriger alle L Omdiriger, programtast med opkaldsfiltrering 76 chefer 50, 64 lister over ekskluderingsfiltre oprette 74 chefs destination for 73 omdirigere et opkald lister over inkluderingsfiltre chefer 50, 64 oprette 74 logge af, sekretærer 9 sekretærer 32 logge på, sekretærer 8 Omgående Omdiriger (sekretærer), knap bruge 32 Læg røret, knap 28 Omgående Omdiriger, knap konfigurere 32 læ
statuslinje R bruge 20 Ring ikke, funktion 52, 70 statusvindue ringe til et nummer 27 RingIkke, programtast 52, 70 chefer 58 særlig ringetone 48 sætte et opkald i kø fjerne et opkald i kø 29 S sætte et opkald i kø 29 samtaleanlæg bruge i Assistant Console 22 bruge på telefonen (chefer) 51, 68 sekretærer T TagKald, programtast - chefer 64 identificere (chefer) 56 tastatur, betjene konsol med 22 standard 73 taster telefonlinjer for 14 tilpasse telefonens ringetone for 48 vælge (chefer) 56 Sekretæ
Hovedkontor for Nord-, Syd- og Centralamerika Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA www.cisco.com Tlf: +1 408 526-4000 +1 800 553-NETS (6387) Fax: +1 408 527-0883 Hovedkontor for Asien/Stillehavsområdet Cisco Systems, Inc. 168 Robinson Road #28-01 Capital Tower Singapore 068912 www.cisco.com Tlf: +65 6317 7777 Fax: +65 6317 7799 Hovedkontor for Europa Cisco Systems International BV Haarlerbergpark Haarlerbergweg 13-19 1101 CH Amsterdam Holland www-europe.cisco.
