Handleiding Davilex Account Pro Versie 1.
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden.
Handleiding Davilex Account Pro Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 2 3 4 Inleiding .................................................................................................................................7 1.1 Opzet van de handleiding ..............................................................................................7 1.2 Help-functie...................................................................................................................7 De werkruimte verkennen ...........
Handleiding Davilex Account Pro 5 6 7 8 9 Inhoudsopgave BTW-aangifte.......................................................................................................................37 5.1 Inleiding ......................................................................................................................37 5.2 BTW-aangifteperioden ................................................................................................37 5.
Handleiding Davilex Account Pro Inhoudsopgave 10 Davilex Analyse...................................................................................................................69 10.1 Inleiding ......................................................................................................................69 10.2 Davilex Analyse starten ...............................................................................................69 10.3 Rapporten genereren met Davilex Analyse ....................
Handleiding Davilex Account Pro Inhoudsopgave 16 Selectie van gegevens maken ............................................................................................93 16.1 Inleiding ......................................................................................................................93 16.2 Handmatige selectie ....................................................................................................93 16.3 Selectie op criteria.................................................
Handleiding Davilex Account Pro 1 Inleiding Inleiding In de ‘Snel aan de slag’- handleiding heeft u alles kunnen lezen over het installeren van Davilex Account Pro en het aanmaken en inrichten van een nieuwe administratie. In deze handleiding gaan we in op de mogelijkheden van dit boekhoudpakket. 1.1 Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u eerst kennis met de werkruimte van Davilex Account Pro, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma.
Handleiding Davilex Account Pro Inleiding Rapporten Inzicht in de administratie is voor een goede en succesvolle bedrijfsvoering van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Account Pro op kunt stellen, verschaffen u dat inzicht. Aan het eind van ieder hoofdstuk worden daarom rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht. In hoofdstuk 11 wordt uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen en vormgeven van de rapporten.
Handleiding Davilex Account Pro 2 De werkruimte verkennen 2.1 Inleiding De werkruimte verkennen In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Account Pro. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw boekhouding. Ook de werkbalk Snelle toegang, de Davilex-knop en het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod. 2.
Handleiding Davilex Account Pro De werkruimte verkennen Tip: in de Help vindt u een uitgebreid overzicht van sneltoetsen in Davilex Account Pro. Activeer de Help door rechts in uw scherm op het Help-icoon te klikken en te kiezen voor Help-onderwerpen. Klik op het tabblad Zoeken, vul de zoekterm Sneltoetsen in en klik op Onderwerpen. Een lijst met sneltoetsen wordt nu getoond. 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag.
Handleiding Davilex Account Pro 2.5 De werkruimte verkennen Werkbalk Snelle toegang Naast de Davilex-knop vindt u de werkbalk Snelle toegang. Door te klikken op de iconen op deze werkbalk krijgt u gemakkelijk en snel toegang tot veelgebruikte functies als het maken van een reservekopie, het openen van een administratie en het inzien van de programma-instellingen. 1 Werkbalk Snelle toegang 2 Davilex-knop 2.
Handleiding Davilex Account Pro 2.7 De werkruimte verkennen Lijsten De gegevens die u invoert in Davilex Account Pro worden overzichtelijk weergegeven in lijsten. Zo is er bijvoorbeeld de lijst Verkoopboekstukken waarin u alle verkoopboekstukken terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Met behulp van de knoppen in de werkbalk bovenaan de lijst kunt u gegevens toevoegen, wijzigen, dupliceren of verwijderen.
Handleiding Davilex Account Pro 2.8 De werkruimte verkennen Formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Account Pro gebruikgemaakt van overzichtelijke formulieren. Een verkoopboekstuk voert u bijvoorbeeld in aan de hand van het formulier Verkoopboekstuk toevoegen. Een formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie.
Handleiding Davilex Account Pro 3 Boeken met Davilex Account Pro 3.1 Inleiding Boeken met Davilex Account Pro In een administratie legt u financiële mutaties systematisch vast. Zo moet u bijvoorbeeld inkomende en uitgaande facturen registreren, bankafschriften en kasmutaties vastleggen en, indien u BTWplichtig bent, een BTW-administratie bijhouden. In Davilex Account Pro kunt u deze financiële mutaties eenvoudig vastleggen door het toevoegen van boekstukken.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro In de lijst BTW-tarieven, die u opent door op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP te klikken op BTW-tarieven, kunt u nieuwe BTW-tarieven invoeren, gegevens van bestaande BTWtarieven wijzigen en bestaande BTW-tarieven uit de lijst verwijderen. Van ieder BTW-tarief dat u aanmaakt, maakt het programma automatisch een ‘inclusief-‘ en een ‘exclusief-variant’. Dit onderscheid vindt u terug in de zoekcode.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro Percentage ‘0%’ Heeft u het percentage ‘0’ ingevuld, dan kunt u kiezen uit onderstaande BTW-tariefgroepen: Geen Nul Overig Verkoop EU Verkoop niet EU Inkoop EU Inkoop niet EU Verlegd door mij Diensten EU Percentage ongelijk aan 0% Heeft u in het veld Percentage een waarde ongelijk aan ‘0%’ ingevoerd, dan kunt u kiezen uit de volgende BTW-tariefgroepen: Laag Hoog Overig Inkoop EU Inkoop niet EU Verlegd naar
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro Het betreffende dagboek opent u door op het tabblad Boekhouding in de groep Boeken te klikken op het dagboek waarin u het boekstuk wilt boeken. De lijst met reeds ingevoerde boekstukken wordt nu geopend. 3.4 Boekstuk invoeren Heeft u het juiste dagboek geopend, dan kunt u een boekstuk invoeren door in de werkbalk op de knop Toevoegen te klikken. Het formulier Boekstuk toevoegen wordt geopend.
Handleiding Davilex Account Pro 3.4.1 Boeken met Davilex Account Pro Boekstuk invoeren - tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen van het formulier Boekstuk toevoegen geeft u de algemene gegevens van het te boeken document op. Welke gegevens dit zijn, is afhankelijk van het type dagboek dat u gekozen heeft. Bij het toevoegen van een verkoopboekstuk in het dagboek Verkopen vindt u naast velden als volgnummer, omschrijving en boekstukdatum bijvoorbeeld ook de velden debiteur en factuurnummer.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro Bedrag en type De bedragen van verschillende boekstukregels vertegenwoordigen samen het totaalbedrag van het boekstuk. Bij het toevoegen van een boekstukregel wordt in het veld Bedrag standaard het resterende bedrag van het boekstuk getoond. Bestaat het boekstuk uit één boekstukregel of voert u de laatste boekstukregel van het boekstuk in, dan kunt u dit bedrag onveranderd laten staan.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro In Davilex Account Pro kunt u afschrijvingen vastleggen in afschrijvingsdocumenten. In een afschrijvingsdocument definieert u onder meer de aanschafwaarde, de restwaarde en het aantal termijnen waarover het bedrijfsmiddel afgeschreven moet worden. Het programma berekent vervolgens de afschrijvingsbedragen en -data en maakt automatisch boekstukken aan.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro In dit formulier specificeert u onder meer de resultatenrekening waarop de afschrijvingskosten geboekt moeten worden en de balansrekening waarop u de afschrijving tot uitdrukking wilt brengen. Daarnaast voert u gegevens in als de begindatum, aanschaf- en restwaarde, het aantal termijnen waarover het totaalbedrag afgeschreven moet worden en de frequentie waarmee afgeschreven moet worden.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro Tip: Om kosten te kunnen spreiden, moet de grootboekrekening waarop het bedrag geboekt wordt van het type 'Resultaten' zijn. Klik op de knop Kostenspreiding om het formulier Spreidingsdocument toevoegen te openen. Voer de omschrijving en begindatum in en geef aan over hoeveel termijnen en met welke frequentie het totaalbedrag gespreid moet worden.
Handleiding Davilex Account Pro 3.7 Boeken met Davilex Account Pro Kostenplaatsen Door gebruik te maken van kostenplaatsen krijgt u goed inzicht in de kostenverdeling in uw organisatie. Dat inzicht is belangrijk voor het beheersen van de bedrijfskosten. In Davilex Account Pro kunt u eenvoudig kostenplaatsen definiëren en toewijzen, zodat u kosten op kunt splitsen naar bijvoorbeeld een afdeling of project.
Handleiding Davilex Account Pro 3.8 Boeken met Davilex Account Pro Budgetten Ook het gebruik van budgetten kan u helpen bij het beheersen van bedrijfskosten en het inschatten van bedrijfsopbrengsten. Want door budgetten vast te stellen, kunt u verschillen tussen geraamde en reële kosten en opbrengsten snel signaleren. In Davilex Account Pro heeft u de mogelijkheid om per grootboekrekening een budget toe te voegen.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro Rapport Afschrijvingen Het rapport Afschrijvingen geeft u inzicht in onder meer de aanschafwaarde, de boekwaarde (het verschil tussen de aanschafwaarde en de reeds gedane afschrijving) en de restwaarde van de bedrijfsmiddelen die afgeschreven worden. Rapport Balans Met het rapport Balans krijgt u inzicht in het totaal van bezittingen en schulden van de onderneming op een bepaald tijdstip.
Handleiding Davilex Account Pro Boeken met Davilex Account Pro Rapport Grootboek In het rapport Grootboek worden (op het meest gedetailleerde niveau) alle boekstukregels per grootboekrekening weergegeven. De bedragen die u op de beginbalans heeft ingevoerd, worden ook als boekingen beschouwd. Rapport Journaal Het journaal is een chronologisch overzicht van boekstukken die u heeft ingevoerd.
Handleiding Davilex Account Pro 4 Telebankieren 4.1 Inleiding Telebankieren Met het onderdeel Telebank kunt u gemakkelijk en snel elektronische bankafschriften importeren. Deze bankafschriften worden vervolgens automatisch verwerkt in uw administratie. Het handmatig boeken van bankafschriften behoort hiermee tot het verleden. Daarnaast kunt u met het onderdeel Telebank eenvoudig betaal- en incasso-opdrachten exporteren.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren Zijn de transacties geëxporteerd vanuit de telebank- of internetbankieromgeving van uw bank, dan kunt u deze transacties importeren in Davilex Account Pro. Klik hiervoor op het tabblad Telebank in de groep Import afschriften op Import en kies vervolgens uw bank. De lijst Import wordt geopend. Klik in de werkbalk op de knop Importeren. Het venster Openen wordt getoond.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren In dit formulier kunt u de gegevens controleren en eventueel ontbrekende gegevens aanvullen. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven op welke grootboekrekening het bedrag geboekt moet worden of welke openstaande post afgeboekt moet worden. Zijn de gegevens gecontroleerd, waar nodig aangevuld en correct bevonden, dan klikt u op Toevoegen om de documentregel op te nemen in het telebankdocument.
Handleiding Davilex Account Pro 4.5 Telebankieren Herkenningstekst Tijdens de import kunnen transacties herkend en automatische afgehandeld worden aan de hand van herkenningstekst. Voordeel hiervan is dat wanneer een transactie van het type 'Standaard' of 'Acceptgiro/incasso totaal’ is, het onderdeel Telebank zelf de bijbehorende post probeert te vinden waarop de transactie geboekt moet worden. Zo kunt u de omschrijving ‘Huur’ bijvoorbeeld koppelen aan de grootboekrekening 'Huur kantoorpand'.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren Voer in het veld Herkenningstekst de (deel)omschrijving in die Telebank moet herkennen in het veld Mededeling of Opmerking van geïmporteerde transacties. Voldoet de transactie aan deze term, dan wordt deze automatisch geboekt op de opgegeven grootboekrekening.
Handleiding Davilex Account Pro 4.7 Telebankieren Betaalopdrachten aanmaken en exporteren Naast het importeren van bankafschriften biedt het onderdeel Telebank u ook de mogelijkheid om betaalopdrachten te exporteren. Deze betaalopdrachten kunt u op twee manieren aanmaken: via het formulier Inkoopboekstuk toevoegen/wijzigen of via de lijst Betaalopdrachten. 4.7.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren In dit formulier geeft u onder meer aan op welke datum de opdracht uitgevoerd moet worden en van welke bank- of girorekening het bedrag afgeschreven moet worden. Onder Openstaande posten selecteert u de openstaande post(en) die u toe wilt voegen aan de betaalopdracht. Klik op Opslaan en sluiten om de betaalopdracht op te slaan. 4.7.3 Betaalopdracht exporteren Om betaalopdrachten te exporteren, opent u de lijst Betaalopdrachten.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren Tip: in het formulier Bank-/girorekening toevoegen/wijzigen kunt u in het veld Exportbestand de standaardlocatie voor het exportbestand opgeven. Deze locatie wordt dan automatisch ingevuld in het veld Bestandsnaam van het formulier Betaalopdrachten exporteren. Het formulier Bank-/girorekening toevoegen/wijzigen opent u door op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Bank-/girorekeningen te klikken. 4.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren In dit formulier selecteert u onder meer de bank- of girorekening waarop het incassobedrag moeten worden bijgeschreven en geeft u aan op welke datum de opdracht uitgevoerd moet worden. Onder Openstaande posten selecteert u de openstaande post(en) die u toe wilt voegen aan de incasso-opdracht. Klik op Opslaan en sluiten om de incasso-opdracht op te slaan. 4.8.
Handleiding Davilex Account Pro Telebankieren In het veld Bestandsnaam specificeert u de locatie waar het exportbestand opgeslagen moet worden. Heeft u met meerdere banken een incasso-contract, dan kunt u bij Bank/girorekening eventueel een andere bank selecteren. Klik op Exporteren om het exportbestand te genereren. Het exportbestand kunt u vervolgens importeren in de telebank- of internetbankieromgeving van uw bank.
Handleiding Davilex Account Pro 5 BTW-aangifte 5.1 Inleiding BTW-aangifte Met behulp van Davilex Account Pro kunt u gemakkelijk, snel en correct uw BTW-aangifte afsluiten. Het programma attendeert u erop wanneer een BTW-aangifteperiode is verstreken en aangifte gedaan moet worden. Met één druk op de knop kunt u vervolgens de wizard BTW-aangifte afsluiten starten.
Handleiding Davilex Account Pro 5.3 BTW-aangifte De administratie inrichten voor elektronisch berichtenverkeer Davilex Account Pro biedt u de mogelijkheid om uw BTW-aangifte rechtstreeks vanuit het pakket digitaal naar de Belastingdienst te versturen. Om van deze functie gebruik te kunnen maken, heeft het programma enkele gegevens nodig.
Handleiding Davilex Account Pro 5.3.2 BTW-aangifte Aangifte beveiligen met pin Wilt u de aangifte beveiligen met pin, dan markeert u deze optie. Vervolgens kunt u met behulp van een wizard een postbus en pincode aanvragen bij de Belastingdienst. Tip: In de Help vindt u een uitgebreide toelichting op de velden in de wizard Inrichten Elektronisch berichtenverkeer. Is de wizard geopend, druk dan op F1 voor context-gevoelige help. 5.3.2.
Handleiding Davilex Account Pro BTW-aangifte Formulier afdrukken en verzenden In de laatste stap van de wizard Postbus aanvragen geeft u een locatie op waar het aanvraagformulier opgeslagen moet worden. Nadat u de wizard voltooid heeft, kunt u het formulier afdrukken en voorzien van uw handtekening opsturen naar de centrale administratie van de Belastingdienst. Het adres vindt u op het aanvraagformulier. 5.3.2.
Handleiding Davilex Account Pro BTW-aangifte 5.3.3.1 Certificaten aanvragen Door in de eerste stap van de wizard Inrichten elektronisch berichtenverkeer op Certificaten aanvragen te klikken, wordt de wizard Aanvragen certificaten gestart. Deze wizard begeleidt u bij het aanvragen van uw certificaten bij een certificaatprovider. In de eerste stap van de wizard vult u de gegevens in die de certificaatprovider nodig heeft om uw aanvraag in behandeling te nemen.
Handleiding Davilex Account Pro BTW-aangifte Tot slot voert u de benodigde gegevens in onder Gegevens afdrukken en klikt u op Voltooien. Maximaal 5 werkdagen na de aanvraag van het certificaat ontvangt u een brief van de certificaatprovider met een persoonlijke ophaalcode. Daarmee kunt u het certificaat downloaden van de internetsite van de certificaatprovider. 5.3.3.
Handleiding Davilex Account Pro BTW-aangifte 5.3.3.3 Postbus aanvragen en gegevens postbus invullen Nadat u de certificaten heeft geïnstalleerd, kunt u een postbus aanvragen en vervolgens de gegevens van de postbus invullen. Uitleg hierover vindt u in § 5.3.2.1. 5.4 BTW-aangifte samenstellen Is een BTW-aangifteperiode verstreken, dan wordt u hierop geattendeerd in het startscherm van Davilex Account Pro. De BTW-aangifte wizard start u door onder het kopje Meldingen te klikken op BTW-aangifte wizard.
Handleiding Davilex Account Pro 5.4.1 BTW-aangifte Stap 1 - Rubrieken handmatig invullen In de eerste stap van de wizard BTW-aangifte afsluiten moet u een aantal rubrieken handmatig invullen. Het betreft hier gegevens die niet als zodanig in de administratie vastgelegd zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opgeven van het privé-gebruik van goederen en diensten en het al dan niet toepassen van de Kleine Ondernemersregeling. Tip: In de Help vindt u uitleg bij de verschillende rubrieken in de aangifte.
Handleiding Davilex Account Pro BTW-aangifte Tip: heeft u in de programma-instellingen opgegeven dat rechtstreeks boeken op BTWgrootboekrekeningen is toegestaan én heeft u rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening geboekt, dan worden deze bedragen niet automatisch meegenomen in de BTW-aangifte. U zult deze bedragen handmatig toe moeten voegen. 5.4.3 Aangifte controleren en afdrukken In de derde stap van de wizard kunt u de bedragen op de BTW-aangifte controleren.
Handleiding Davilex Account Pro 5.4.4 BTW-aangifte Aangifte ondertekenen en verzenden Voordat de aangifte verstuurd kan worden, moet u een aantal gegevens invullen. U dient bijvoorbeeld aan te geven wie de aangifte verzorgd heeft en met wie de Belastingdienst contact op kan nemen wanneer er vragen over de aangifte zijn. 5.4.4.1 Beveiligd met pin Beveiligd u de aangifte met pin, dan vult u in de laatste stap van de wizard tevens uw pincode in.
Handleiding Davilex Account Pro BTW-aangifte Door vervolgens op Aangifte versturen te klikken, kunt u de aangifte ondertekenen en versturen. Tevens heeft u de mogelijkheid om de aangifte vóór verzending te herberekenen. 5.5.2 BTW-aangifte herberekenen en versturen Heeft u de wizard BTW-aangifte afsluiten doorlopen, maar naderhand nog boekingen gemaakt die van invloed zijn op de afgesloten BTW-aangifte periode? Dan kunt u de BTW-aangifte eenvoudig herberekenen.
Handleiding Davilex Account Pro 5.6 BTW-aangifte Retourberichten Belastingdienst ontvangen De Belastingdienst stuurt altijd binnen 48 uur na ontvangst van de aangifte een notificatie. Op deze manier kunt u controleren of de Belastingdienst uw aangifte daadwerkelijk heeft ontvangen. In Davilex Account Pro kunt u deze notificatie ontvangen door in de lijst BTW-aangifteperioden te klikken op Berichten ontvangen.
Handleiding Davilex Account Pro 6 ICP-aangifte 6.1 Inleiding ICP-aangifte Exporteert u goederen of diensten naar andere EU-lidstaten? Dan bent u verplicht om deze geleverde goederen en verrichte diensten op te geven aan de Belastingdienst. Dit doet u middels een Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP-aangifte). In Davilex Account Pro maakt u hiervoor gebruik van de wizard ICP-aangifte afsluiten. Deze wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het samenstellen en elektronisch verzenden van de aangifte.
Handleiding Davilex Account Pro 6.3 ICP-aangifte ICP-aangifte samenstellen Is het tijd om ICP-aangifte te doen, dan start u de wizard ICP-aangifte door in het startscherm onder het kopje meldingen op 'ICP-aangifte' te klikken. U kunt de wizard ook starten door op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP te klikken op ICP-aangifte afsluiten. Let op: Moet u eenmalig een 2 maandelijkse ICP-aangifte indienen omdat in de tweede maand van de kwartaalaangifte de drempel van € 100.
Handleiding Davilex Account Pro ICP-aangifte In de eerste stap van de wizard kunt u (indien nodig) eerdere aangiften corrigeren. Klik op Toevoegen of Wijzigen om het formulier Correctie op eerdere aangifte toevoegen/wijzigen te openen en vul de velden in. Klik op Volgende; de ICP-aangifte wordt berekend. Tip: Met de knop Prestaties in periode roept u een overzicht op van alle intracommunautaire prestaties in uw administratie.
Handleiding Davilex Account Pro 6.4.2 ICP-aangifte ICP-aangifte herberekenen en versturen Heeft u de wizard ICP-aangifte afsluiten doorlopen, maar naderhand nog boekingen gemaakt die van invloed zijn op de afgesloten ICP-aangifte periode? Dan kunt u de ICP-aangifte eenvoudig herberekenen. Selecteer in de lijst ICP-aangifteperioden de periode die u wilt herberekenen. Klik op Wijzigen en vervolgens op Opnieuw berekenen om de ICP-aangifte te herberekenen.
Handleiding Davilex Account Pro Boekhoudperioden blokkeren of afsluiten 7 Boekhoudperioden blokkeren of afsluiten 7.1 Inleiding Bij het aanmaken van de administratie heeft u aangegeven in hoeveel perioden het boekjaar opgedeeld moet worden. Al naar gelang uw keuze is de boekhouding opgedeeld in 1 (=gehele boekjaar), 4 (=kwartaal) of 12 (=maand) perioden. De boekstukken die u invoert worden op basis van de boekstukdatum automatisch ingedeeld in één van de perioden.
Handleiding Davilex Account 7.3 Boekhoudperioden blokkeren of afsluiten Periode blokkeren en deblokkeren Wanneer er tijdelijk geen boekstukken toegevoegd mogen worden aan een bepaalde boekhoudperiode, bijvoorbeeld omdat er een controle plaatsvindt, dan kunt u de betreffende periode blokkeren. Selecteer hiervoor in de lijst Perioden de betreffende boekhoudperiode en klik op Wijzigen. Markeer vervolgens het selectievakje achter de optie Geblokkeerd.
Handleiding Davilex Account Pro 8 Eindejaarsverwerking 8.1 Inleiding Eindejaarsverwerking Door het uitvoeren van de Eindejaarsverwerking krijgt u diepgaand inzicht in de prestaties van uw onderneming in het afgelopen jaar. Daarnaast verschaft de Eindejaarsverwerking u inzicht in de fiscale winst van uw onderneming: de basis van onder meer de aangiften inkomsten- of vennootschapsbelasting. Voor het afsluiten van het boekjaar maakt u in Davilex Account Pro gebruik van de wizard Eindejaarsverwerking.
Handleiding Davilex Account Pro 8.3.1 De Eindejaarsverwerking Reservekopie Voordat u naar de eerste stap van de wizard gaat, wordt een reservekopie van uw administratie gemaakt. Het uitvoeren van de Eindejaarsverwerking is een onomkeerbaar proces. Met de reservekopie die in deze stap van de wizard gemaakt wordt, kunt u altijd terugkeren naar de situatie van voor het uitvoeren van de Eindejaarsverwerking. 8.
Handleiding Davilex Account Pro 8.4.1 De Eindejaarsverwerking Beginbalans genereren Nadat u op Volgende heeft geklikt, wordt de tweede stap van de wizard getoond. In deze stap selecteert u de grootboekrekening waarop het saldo van de resultatenrekening geboekt moet worden. Tevens selecteert u hier de grootboekrekening waarop het saldo van alle BTWgrootboekrekeningen geboekt moet worden. Wanneer u nu op Volgende klikt, wordt de voorlopige beginbalans aangemaakt.
Handleiding Davilex Account Pro 8.5 De Eindejaarsverwerking Boeken in de correctieperiode Na het uitvoeren van de eerste fase van de Eindejaarsverwerking kunt u correcties op het ‘oude’ boekjaar boeken in de correctieperiode. De correctieperiode is de periode die begint en eindigt op de einddatum van het boekjaar. Loopt uw boekjaar van 1 januari tot en met 31 december, dan is de correctieperiode ’31 december’. 8.5.
Handleiding Davilex Account Pro De Eindejaarsverwerking Let op: Na het uitvoeren van de tweede fase van de Eindejaarsverwerking kunt u géén boekingen meer invoeren in het oude boekjaar. Ga daarom pas door naar de volgende stap van de wizard als u zeker weet dat de gegevens correct zijn en geen aanpassing meer nodig is! Heeft u een rapport gecontroleerd, dan markeert u het selectievakje voor het betreffende rapport. Nadat alle rapporten zijn gecontroleerd, klikt u op Volgende.
Handleiding Davilex Account Pro 8.7 De Eindejaarsverwerking Rapporten Om inzicht te krijgen in de winst- of verliespositie van uw onderneming kunt u de rapporten Balans en Resultatenrekening raadplegen. Bij de Eindejaarsverwerking zijn onder meer ook de rapporten Debiteuren- en Crediteurenadministratie en Grootboek van belang. Rapport Balans Het rapport Balans geeft u inzicht krijgt in het totaal van bezittingen en schulden van de onderneming op een bepaald tijdstip.
Handleiding Davilex Account Pro Financiële monitor 9 Financiële monitor 9.1 Inleiding Met de Financiële monitor heeft u een krachtige tool in handen. Het geeft u diepgaand inzicht in de stand van zaken van uw onderneming en verschaft u belangrijke informatie die onmisbaar is voor bijvoorbeeld beslissingscalculaties. Belangrijke kengetallen als current ratio, quick ratio, omloopfrequentie en solvabiliteit kunt u direct aflezen van de financiële monitor.
Handleiding Davilex Account Pro 9.2.2 Financiële monitor Kosten vreemd vermogen specificeren In de tweede stap van de wizard Instellen Financiële monitor geeft u aan welke grootboekrekeningen de kosten van het vreemd vermogen aangeven, zoals bijvoorbeeld de rentekosten. Dit doet u door een vinkje te zetten voor de betreffende grootboekrekeningen. An de hand van de instellingen die u in deze stap opgeeft, kan de Financiële monitor de rentabiliteit van het vreemd vermogen berekenen.
Handleiding Davilex Account Pro Financiële monitor Tip: De instellingen die u in de wizard heeft opgegeven, kunt u naderhand eenvoudig inzien en aanpassen. Klik hiervoor onderaan de Financiële monitor op Instellingen die u heeft opgegeven. 9.3 Onderdelen Financiële monitor Is de Financiële monitor ingesteld voor de geopende administratie, dan toont de Financiële monitor uiteenlopende informatie die tezamen diepgaand inzicht geven in de financiële positie van de onderneming.
Handleiding Davilex Account Pro 9.3.1 Financiële monitor Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is een overzicht van de binnenkomende en uitgaande geldstromen van de onderneming in de loop van een boekjaar, ook wel staat van herkomst en besteding van middelen genoemd. Het verschil met een winst- en verliesrekening is dat in een kasstroomoverzicht de daadwerkelijke geldstromen worden getoond.
Handleiding Davilex Account Pro 9.3.2 Financiële monitor Banksaldi De grafiek van de banksaldi toont het verloop van het totale banksaldo van het afgelopen jaar (of van het banksaldo in een eerder boekjaar). In het huidige boekjaar wordt ter referentie de kredietlimiet als lijn in de grafiek getoond. Onderaan wordt het resterend krediet vermeld. 9.3.3 Liquiditeit De liquiditeit van een onderneming geeft een indicatie of het bedrijf op korte termijn aan de (betalings)verplichtingen kan voldoen.
Handleiding Davilex Account Pro Financiële monitor De omlooptijd van de debiteuren geeft aan hoeveel tijd een onderneming gemiddeld moet wachten op het geld dat als krediet aan afnemers is verstrekt. Hoe langer deze kredietduur, des te meer kosten en risico’s aan dit krediet zijn verbonden en des te lager is de liquiditeit. De omlooptijd van de crediteuren geeft aan hoeveel tijd een onderneming gemiddeld gebruikmaakt van het krediet van leveranciers.
Handleiding Davilex Account Pro Financiële monitor De kosten van het vreemd vermogen worden aangeduid met de rentabiliteit van het vreemd vermogen (RVV). De rentabiliteit van het totaal vermogen (RTV) geeft aan in welke mate de onderneming het totale vermogen rendabel heeft weten te maken.
Handleiding Davilex Account Pro Financiële monitor Een extra investering van € 25.000 gefinancierd met vreemd vermogen levert € 5.000 op (20% van € 25.000) terwijl het € 2.500 kost (10% van € 25.000). Dit voegt dus € 5.000 - € 2.500 = € 2.500 toe aan het bedrijfsresultaat. De rentabiliteit wordt dan: REV = € 12.500 X 100% = 25% € 50.000 RVV = € 17.500 X 100% = 10% € 175.000 RVV = € 12.500 + € 17.500 X 100% = 13,3% € 225.
Handleiding Davilex Account Pro 10 Davilex Analyse Davilex Analyse 10.1 Inleiding Davilex Analyse is een krachtige analysetool waarmee u meer dan vijftig boekhoudkundige controles en bedrijfsanalyses uit kunt voeren. Zo krijgt u optimaal inzicht in de administratie en kunt u eventuele fouten snel opsporen. Voordeel van deze tool is dat u niet alleen Davilex-administraties kunt analyseren, maak ook XML-Auditfiles Financieel.
Handleiding Davilex Account Pro Davilex Analyse Davilex-administratie Kiest u voor een Davilex-administratie, dan geeft u aan op welke computer de administratie is opgeslagen. Selecteer vervolgens de administratie en klik op Volgende. U gaat direct verder naar de stap Boekjaar kiezen. XML-Audifile Kiest u voor een XML-Auditfile Financieel, geef dan de locatie van het bestand op en klik op Volgende.
Handleiding Davilex Account Pro Davilex Analyse 10.3 Rapporten genereren met Davilex Analyse Alle beschikbare analyses zijn overzichtelijk ingedeeld in rapportgroepen. Standaard zijn de groepen Controles, Boekhouding, Debiteuren- en crediteurenadministratie en Bedrijfsanalyse beschikbaar. Maar u kunt ook zelf rapportgroepen aanmaken en analyses aan deze groepen toevoegen. Meer hierover leest u in de volgende paragraaf.
Handleiding Davilex Account Pro Davilex Analyse 10.4 Rapporten indelen De rapporten zijn standaard ingedeeld in vier rapportgroepen die worden weergegeven op verschillende tabbladen. Deze indeling kunt u wijzigen door op de knop Instellingen te klikken en vervolgens te kiezen voor Rapporten indelen. Het formulier Rapporten indelen wordt geopend. Bovenaan dit formulier kunt u een rapportgroep kiezen. In de keuzelijst zijn de vier standaardrapportgroepen beschikbaar.
Handleiding Davilex Account Pro Davilex Analyse Tip: Een rapport uit de basislijst kan aan meerdere rapportgroepen worden toegevoegd. Dit geeft u de mogelijkheid om een indeling te maken waarin de rapportgroepen elkaar overlappen: u kunt bijvoorbeeld de rapportgroepen Standaard analyse en Uitgebreide analyse maken. De eerste rapportgroep bevat alleen de belangrijkste rapporten en de tweede groep alle rapporten. 10.
Handleiding Davilex Account Pro 11 Rapportages Rapportages 11.1 Inleiding Naast de Financiële monitor en Davilex Analyse kunt u voor inzicht in uw administratie ook gebruikmaken van het onderdeel Rapportage. In voorgaande hoofdstukken werd per behandeld onderwerp een korte toelichting gegeven op de rapporten die u in dit onderdeel op kunt roepen. In dit hoofdstuk leggen we u uit hoe u rapporten en schema’s opstelt en hoe u invloed kunt uitoefenen op de vormgeving. 11.
Handleiding Davilex Account Pro Rapportages openen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen klikken. Klik vervolgens op het tabblad Systeem in de groep Instellingen Systeem op Favoriete rapporten. 11.3 Rapport opstellen Om een rapport op te stellen, klik u in het startscherm van het onderdeel Rapportage op één van uw favoriete of recent geopende rapporten. Het Eigenschappen-formulier van het betreffende rapport wordt geopend.
Handleiding Davilex Account Pro Rapportages Na het instellen van de gewenste eigenschappen klikt u op OK. Het formulier Sjabloon opslaan als verschijnt, waarmee u de sjabloon (onder een andere naam) kunt opslaan. Is de sjabloon opgeslagen, dan keert u terug naar het formulier Sjabloon kiezen en kunt u de zojuist aangemaakte sjabloon selecteren. Klik op OK en vervolgens nogmaals op OK om het rapport op te stellen. 11.3.
Handleiding Davilex Account Pro Rapportages Tabblad Periode Op dit tabblad geeft u aan over welke periode u het rapport op wilt vragen. Dit doet u door eerst het boekjaar te selecteren en vervolgens de begin- en einddatum te specificeren. Tabblad Kolommen Op dit tabblad markeert u de kolommen die in het rapport opgenomen moeten worden. Welke kolommen beschikbaar zijn, verschilt per type rapport.
Handleiding Davilex Account Pro Rapportages 11.4 Rapporten kopiëren naar Microsoft Excel De rapporten die u met Davilex Account Pro opstelt, kunt u eenvoudig kopiëren naar bijvoorbeeld Microsoft Excel. Dit biedt u de mogelijkheid om de gegevens verder te bewerken en eventueel in andere Office-applicaties toe te passen. Om een rapport te kopiëren, opent u het betreffende rapport en klikt u op het tabblad Rapportage in de groep Lijst op Rapport kopiëren.
Handleiding Davilex Account Pro 12 Gegevens uitwisselen met uw accountant Gegevens uitwisselen met uw accountant 12.1 Inleiding Davilex Account Pro biedt u de mogelijkheid om gemakkelijk en snel gegevens uit te wisselen met uw accountant voor bijvoorbeeld de periodieke controle van uw administratie. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u met behulp van een wizard uw administratie kunt beveiligen en digitaal kunt versturen.
Handleiding Davilex Account Pro Gegevens uitwisselen met uw accountant Als laatste kunt u uw voorkeur specificeren voor het aanbrengen van correcties. Werkt uw accountant met Davilex Accountant? Dan zijn er voor het aanbrengen van correcties twee mogelijkheden: De accountant maakt enkel opmerkingen bij boekstukken. Hiervoor staat het tabblad Notities tot zijn of haar beschikking. Voordeel van deze optie is dat u tijdens de controle verder kunt werken in uw administratie.
Handleiding Davilex Account Pro Gegevens uitwisselen met uw accountant Zodra het bestand geïmporteerd is, wordt een overzicht getoond van algemene opmerkingen van uw accountant en opmerkingen die bij een boekstuk zijn geplaatst. Dit overzicht kunt u ook terugvinden in de lijst Memo accountantscontrole. De notities vindt u terug op het tabblad Notitie accountant van de betreffende boekstukken. 12.3.
Handleiding Davilex Account Pro 13 Gegevens importeren en exporteren Gegevens importeren en exporteren In Davilex Account Pro heeft u de mogelijkheid om financiële en relatiegegevens te importeren en te exporteren. Zo kunt u bijvoorbeeld salaris-journaalposten van ADP en RoosRoos importeren, waarbij de salarisboekingen automatisch in uw administratie verwerkt worden en een XML Auditfile Financieel exporteren.
Handleiding Davilex Account Pro Gegevens importeren en exporteren Geef in het formulier Import van salaris-journaalposten de locatie van het importbestand op en selecteer het memoriaaldagboek waarop de salarisverwerking moet worden geboekt. Klikt u op Start, dan worden de salaris-journaalposten geïmporteerd en automatisch verwerkt in uw administratie. Is het importproces afgerond, dan verschijnt het venster Import voltooid. In dit venster worden de resultaten van de import getoond. 13.1.
Handleiding Davilex Account Pro Gegevens importeren en exporteren 13.2 Financiële gegevens exporteren Davilex Account Pro biedt u \de mogelijkheid om een XML Auditfile Financieel met daarin journaalposten en debiteur- en crediteurgegevens aan te maken en te exporteren. Klikt hiervoor op het tabblad Import en export in de groep Import en Export op Exporteren. De lijst met exportsjablonen wordt geopend.
Handleiding Davilex Account Pro Gegevens importeren en exporteren 13.4 Relatiegegevens importeren Naast financiële gegevens kunt u ook relatiegegevens importeren en exporteren. Hiervoor klikt u op het tabblad Import en export in de groep Import en export op Importeren. De lijst met importsjablonen wordt geopend. Selecteer de sjabloon Import van relaties om relatiegegevens te importeren uit een kommagescheiden ASCII-bestand.
Handleiding Davilex Account Pro 14 Administratiegegevens veiligstellen Administratiegegevens veiligstellen 14.1 Inleiding Uw administratie zal een schat aan gegevens gaan bevatten. Om deze waardevolle gegevens veilig te stellen en gegevensverlies te voorkomen, is het verstandig om regelmatig een reservekopie van uw administratie te maken. Davilex Account Pro is daarom standaard uitgerust met een backupfunctie. U kunt altijd handmatige een reservekopie van uw administratie maken.
Handleiding Davilex Account Pro Administratiegegevens veiligstellen 14.3 Handmatig reservekopie maken U kunt op ieder gewenst moment een reservekopie van uw administratie maken. Dit kan bijvoorbeeld verstandig zijn wanneer u veel boekingen heeft ingevoerd en bij het afsluiten van de administratie niet automatisch een reservekopie wordt gemaakt. Om een reservekopie te maken, klikt u op het tabblad Start in de groep Reservekopie op Reservekopie maken.
Handleiding Davilex Account Pro Administratiegegevens veiligstellen Tip: Maak regelmatig een reservekopie op een extern opslagmedium, zoals een externe harde schijf, usb-stick of dvd. Zo blijft uw administratie behouden, óók in geval van bijvoorbeeld computerproblemen, brand of diefstal. 14.4 Automatisch reservekopieën maken Naast de mogelijkheid om handmatig een reservekopie te maken, kunt u het programma ook opdracht geven om automatisch een reservekopie van uw administratie te maken.
Handleiding Davilex Account Pro Administratiegegevens veiligstellen 14.5 Reservekopie terugzetten Om een reservekopie terug te zetten, klikt u op het tabblad Start in de groep Reservekopie op Reservekopie terugzetten. Geef aan welke reservekopie u terug wilt zetten en klik op Start. De reservekopie wordt nu teruggezet. 14.6 Administratie overzetten naar andere computer Met behulp van een reservekopie kunt u uw administratie eenvoudig overzetten naar een andere (bijvoorbeeld nieuwe) computer.
Handleiding Davilex Account Pro 15 Lijsten vormgeven Lijsten vormgeven 15.1 Inleiding Een administratie bevat veel gegevens. Hoe deze gegevens gepresenteerd worden, kunt u deels zelf bepalen. Bijvoorbeeld door in lijsten de sortering te passen, aan te geven welke kolommen in welke volgorde getoond moeten worden. In dit hoofdstuk gaan we hier nader op in. 15.2 Lijsten vormgeven In een lijst staan gegevens gegroepeerd in kolommen.
Handleiding Davilex Account Pro Lijsten vormgeven 15.2.3 De volgorde van de regels in de lijst instellen De regels in een lijst hebben altijd een standaardsortering; vaak staan ze in oplopende volgorde gesorteerd op zoekcode. Deze volgorde kunt u desgewenst aanpassen in de Lijstopties. Klik in de werkbalk op de knop Lijstopties om het formulier Lijstopties te openen. Geef vervolgens onder Sortering de gewenste volgorde van de regels op.
Handleiding Davilex Account Pro Lijsten vormgeven U kunt een kolom vastzetten door met de rechtermuisknop op de kolomkop te klikken en in het contextmenu te kiezen voor de optie Kolom vastzetten. Om het vastzetten van de kolom ongedaan te maken, klikt u nogmaals met de rechtermuisknop op de kolomkop en demarkeert u de optie Kolom vastzetten. Tip: Zet u in een lijst een tweede kolom vast, dan wordt deze achter de kolom geplaatst die u als eerste heeft vastgezet. 15.2.
Handleiding Davilex Account Pro 16 Selectie van gegevens maken Selectie van gegevens maken 16.1 Inleiding Naast de vormgeving kunt u ook de inhoud van de lijsten zelf bepalen. Hiervoor kunt u gebruikmaken van standaardselecties die in het programma zijn opgenomen. Open hiervoor de keuzelijst door achter het veld Selectie (rechtsboven in het venster) een selectie te kiezen. Tevens heeft u de mogelijkheid om zelf selecties te definiëren.
Handleiding Davilex Account Pro Selectie van gegevens maken Geef de selectie een naam, bepaal onder het kopje Selectiecriteria aan welke criteria de selectie moet voldoen en klik op Opslaan en sluiten. U keert terug naar de lijst. Om de selectie toe te passen op de lijst, selecteert u in het veld Selectie (rechts in uw scherm) de selectie die u zojuist heeft aangemaakt uit de keuzelijst.
Handleiding Davilex Account Pro 17 Gegevens zoeken Gegevens zoeken Het inzien van gegevens is eenvoudig in een kleine, overzichtelijke lijst. Wordt de lijst echter groter, dan zal het zoeken naar een bepaalde regel meer tijd kosten. Daarom biedt Davilex Account Pro u verschillende zoekmogelijkheden. 17.1 Zoeken in lijst Om het zoeken te vereenvoudigen, kunt u gebruikmaken van het formulier Zoeken in lijst dat u opent door in de groep Lijst te klikken op Zoeken.
Handleiding Davilex Account Pro Gegevens zoeken De zoekopties kunt u aanpassen in de instellingen, die u opent door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen systeem op Administratiebeheer. Markeer op het tabblad Zoekopties de optie Toon zoekscherm bij lijsten met relaties en eventueel de optie Keuzelijsten met relaties vervangen door zoeklijsten.
Handleiding Davilex Account Pro 18 Basisgegevens onderhouden Basisgegevens onderhouden 18.1 Inleiding In de Snel aan de slag-handleiding heeft u alles kunnen lezen over het inrichten van uw administratie. Het vormgeven van de boekhoudstructuur en het invoeren van de basisgegevens als relaties vormden hierbij een belangrijke rol. Het is belangrijk om deze gegevens actueel te houden. Daarom is het raadzaam om periodiek onderhoud te plegen aan uw administratie.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden Tabblad Bedrijf Heeft u op het tabblad Algemeen aangegeven dat de relatie van het type Bedrijf is, dan is het tabblad Bedrijf het tweede tabblad van het formulier Relatie toevoegen. Op dit tabblad heeft u de mogelijkheid om een relatie te koppelen aan een relatiecategorie. In §14.2.2 vindt u uitleg over het gebruik van relatiecategorieën.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden Tabblad Adressen Een relatie kan naast het hoofdadres dat ingevoerd is op het tabblad Algemeen verschillende adressen hebben. Zo wordt er vaak onderscheid gemaakt tussen het factuuradres en het afleveradres. Deze verschillende adressen kunt u vastleggen op het tabblad Adressen. Om een adres toe te voegen, klikt u onder Adressen op Toevoegen. Het formulier Adres toevoegen wordt geopend.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden Tabblad Financieel Op het tabblad Financieel geeft u aan of de relatie een debiteur, crediteur of beiden is. Afhankelijk van uw keuze wordt het formulier Relatie toevoegen aangevuld met de tabbladen Debiteur en/of Sjablonen. Op het tabblad Financieel kunt u tevens de betalingswijze (acceptgiro, incasso, contant of overige) specificeren, het bankrekeningnummer van de relatie registreren en opgeven in welke valuta u met de betreffende relatie rekent.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden Tabblad Sjablonen Op het tabblad Sjablonen kunt u aangeven welke sjabloon standaard toegepast moet worden wanneer u een verkooporder voor deze relatie afdrukt. Tabblad Extra velden Heeft u extra velden aangemaakt, dan kunt u de aanvullende informatie op dit tabblad vastleggen. In § 14.4.11 leest u meer over het aanmaken van extra velden. 18.2.2 Relatiecategorieën Uw relaties kunt u overzichtelijk indelen in relatiecategorieën.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden 18.3 Tabblad Inrichting Relaties kunt u toevoegen door op het tabblad Boekhouding in de groep Relatielijsten op Alle relaties te klikken. Voor onderhoud aan overige basisgegevens is het tabblad Inrichting het startpunt. Hier kunt u onder meer de boekhoudstructuur en aanvullende relatiegegevens onderhouden.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden 18.3.4 Bank-/girorekeningen en kasrekeningen Klikt u op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Bank-/girorekeningen, dan wordt de lijst Bank-/girorekeningen geopend. Vanuit deze lijst kunt u een nieuwe bank/girorekeningen invoeren, gegevens van bestaande bank-/girorekeningen wijzigen en bestaande bank-/girorekeningen uit de lijst verwijderen.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden 18.3.7 Landen, plaatsen en provincies Landen Voert u een relatie in, dan bent u verplicht om bij de (hoofd)adresgegevens het land te vermelden waar de relatie is gevestigd. Standaard wordt een lijst van veel voorkomende landen meegeleverd. Deze lijst opent u door op het tabblad Inrichting in de groep Plaatsen en landen op Landen te klikken. Door op Toevoegen, Wijzigen of Dupliceren te klikken, kunt u deze lijst naar wens aanpassen.
Handleiding Davilex Account Pro Basisgegevens onderhouden Wisselkoersen Een wisselkoers is de waarde van de ene valuta, uitgedrukt in een andere valuta, in dit geval de euro. Als u in uw administratie met buitenlandse valuta’s werkt, is het noodzakelijk om ook de waarde van deze valuta’s te registreren. Tip: U kunt meerdere wisselkoersen aan een valuta koppelen. Afhankelijk van bijvoorbeeld de factuurdatum wordt automatisch de juiste wisselkoers gebruikt.
Handleiding Davilex Account Pro 19 Programma-instellingen Programma-instellingen 19.1 Inleiding Door de instellingen aan te passen aan uw specifieke situatie, kunt u gemakkelijker, sneller en efficiënter uw administratie voeren. Het is dus raadzaam deze instellingen na te lopen en waar nodig aan te passen.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen Tabblad Beeldscherm Op dit tabblad kunt u door het markeren van het selectievakje aangeven dat in lijsten een valuatasymbool getoond moet worden. Tevens kunt u op het tabblad Beeldscherm het kleurenschema van het lint aanpassen. Tabblad Bestandslocaties Op het tabblad Bestandslocaties kunt u de standaardlocatie opgeven waar automatische reservekopiebestanden opgeslagen moeten worden.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekening Standaard is het niet toegestaan om handmatig boekingen in te voeren op een BTWgrootboekrekening. Wilt u wel rechtstreeks kunnen boeken op een BTW-grootboekrekening, dan markeert u het selectievakje voor de optie Rechtstreeks boeken op een BTW-grootboekrekening is toegestaan.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen 19.4.2 Tabblad Eigen gegevens Op het tabblad Eigen gegevens van de administratie-instellingen vindt u de niet-financiële gegevens van uw organisatie. Deze gegevens heeft u ingevoerd bij het aanmaken van de administratie en kunt u hier controleren, aanvullen of wijzigen.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen 19.5 Snel aan de slag Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag. De taken in deze groep kunt u zelf opgeven in de instellingen. Open de instellingen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Systeem in de groep Instellingen Systeem op Snel aan de slag. Markeer de taken die u toe wilt voegen aan de groep Snel aan de slag en klik op Opslaan en sluiten. U kunt maximaal 15 taken toevoegen.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen 19.6 Favoriete rapporten Op het startscherm van het tabblad Rapportage ziet u een overzicht van uw favoriete rapporten. Door op de snelkoppeling te klikken, kunt u het betreffende rapport snel openen. Welke rapporten getoond worden, geeft u op in de instellingen. Open de instellingen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Systeem in de groep Instellingen Systeem op Favoriete rapporten.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen 19.7 BTW-tarieven Wanneer u een BTW-administratie voert, moet u regelmatig aangeven welk BTW-tarief van toepassing is. Standaard is in het invoerveld al een tarief ingevuld. Is een ander BTW-tarief vaker van toepassing? Dan kunt u dit tarief opgeven in de instellingen. Klik hiervoor in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen Eigenschappen grootboekrekening In de boekhoudinstellingen kunt u tevens het aantal cijfers opgeven waaruit een grootboekrekeningnummer moet bestaan. Vult u hier bijvoorbeeld ‘4’ in en u maakt een grootboekrekening aan met nummer ‘30’ dan past het programma dit grootboekrekeningnummer automatisch aan naar ‘0030’. 19.
Handleiding Davilex Account Pro Programma-instellingen Daarnaast kunt u op dit tabblad aangeven of het programma automatisch een zoekcode moet genereren bij het toevoegen van een relatie. Markeert u deze optie, dan kunt u vervolgens aangeven hoe deze zoekcode vormgegeven moet worden. Tabblad Weergave Met de instellingen op het tabblad Weergave kunt u bepalen hoe de volledige naam van een persoon wordt opgebouwd in een lay-out en in lijsten van het programma.
Handleiding Davilex Account Pro 20 Werken met meerdere gebruikers Werken met meerdere gebruikers 20.1 Inleiding Davilex Account Pro biedt u standaard de mogelijkheid om gelijktijdig met meerdere gebruikers in de administratie te werken. De enige voorwaarde is dat de computers waarop met het programma gewerkt wordt met elkaar verbonden zijn in een netwerk.
Handleiding Davilex Account Pro Werken met meerdere gebruikers Markeer in het formulier Modulebeheer de optie Andere computers mogen gebruikmaken van de licentie en administraties op deze computer. Geef vervolgens aan welke module(s) beschikbaar moeten zijn op de server en klik op Opslaan en sluiten. Het venster Multi-user instructies wordt geopend. Hierin wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe u aanpassingen maakt op uw computer, zodat multi-user gebruik mogelijk wordt.
Handleiding Davilex Account Pro Werken met meerdere gebruikers Tip: In het formulier Modulebeheer kunt u aangeven welke module(s) op de betreffende computer actief moet(en) zijn. Wanneer u in dit formulier een module deselecteert, kan deze module op een andere computer geactiveerd worden. Zo kunt u optimaal gebruikmaken van uw licentie. 20.4 Gebruikers en rechten Werkt u met meerdere gebruikers in de administratie, dan wilt u deze gebruikers waarschijnlijk bepaalde rechten toekennen.
Handleiding Davilex Account 21 Index Licentiebeheer 21.1 Inleiding Maakt u gebruik van de administratieve software van Davilex, dan wordt u eens per jaar gevraagd om uw licentie (kosteloos) te vernieuwen. Tevens is het vernieuwen van de licentie noodzakelijk om een extra aangeschafte module te activeren. In dit hoofdstuk leest u hoe het vernieuwen van de licentie in zijn werk gaat. 21.2 Licentie vernieuwen Jaarlijks wordt u gevraagd om uw licentie voor de administratieve software te verlengen.
