mymail Frankeermachine Handleiding
Betreffende deze handleiding Lees deze handleiding door, voordat u met de frankeermachine mymail gaat werken. Zorg dat deze gebruiksaanwijzing steeds bij de hand is, in de nabijheid van de mymail. Quick Reference Card De Quick Reference Card geeft een overzicht van het bedieningsmenu en het frankeren met de mymail. Installatiehandleiding Lees voor het opstellen en in bedrijf nemen van de mymail de „Installatiehandleiding”.
Het bedieningspaneel Clear-toets: – Invoeren wissen – Terug naar het hogere menu Display (toont hier het hoofdmenu) Portowaarde Gewicht Kostenplaats beschikbare speciale tekens: ?!$1%"#&,.
mymail met weegschaal Weegschaal Bedieningspaneel, daaronder inktcartridge Display Toetsenbord Kaartenlezer met MasterCard* Briefsleuf Batterijvak (aan de onderkant) Modembus Netaansluiting * optioneel
Inhoud 1 Veiligheidsaanwijzingen ________________________________________7 2 Korte beschrijving van de mymail ________________________________8 3 Het abc van de mymail-bediening ________________________________9 3.1 Het hoofdmenu __________________________________________9 3.2 Het info-venster _________________________________________11 3.3 De bedieningswijze ______________________________________11 3.4 Teksten invoeren _______________________________________14 3.
mymail Handleiding 9 Porto bijladen – NetSet™ ______________________________________ 47 10 Basisinstellingen ____________________________________________ 49 10.1 Plaatsnaam wijzigen _____________________________________ 49 10.2 Keuzedrukken bijladen ___________________________________ 50 10.3 Portotabel actualiseren ___________________________________ 51 10.4 Reclame bijladen _______________________________________ 52 10.5 Reclame wissen ________________________________________ 53 10.
Veiligheidsaanwijzingen 1 Veiligheidsaanwijzingen De mymail is een digitale frankeermachine met inkjetprinter voor het frankeren van brievenpost. De mymail voldoet aan de desbetreffende veiligheidsvoorschriften voor inrichtingen van de informatietechniek in kantoren. Neem in het belang van uw veiligheid de volgende aanwijzingen in acht: • Ga voor het opstellen en het eerste gebruik van de mymail te werk volgens de installatiehandleiding. • Werk met de mymail alleen met een wisselspanning van 230 V.
mymail Handleiding 2 Korte beschrijving van de mymail De mymail is de digitale frankeermachine voor kleine hoeveelheden post. Zij frankeert tot 15 brieven per minuut. Frankeren – zo eenvoudig als telefoneren Alle instellingen voor de frankeerafdruk zijn snel gekozen. U legt er de brief in en de mymail begint te printen. U zult al heel snel overweg kunnen met uw frankeermachine.
Het abc van de mymail-bediening 3 Het abc van de mymail-bediening Pijltjestoets naar boven Cleartoets Entertoets Pijltjestoets naar beneden In dit hoofdstuk maakt u kennis met de basisfuncties van de mymail en leert u omgaan met de bedieningsmenu’s. Met de pijltjestoetsen en , de Enter-toets en de Clear-toets beweegt u zich door het menu. Voor een snelle oriëntatie vindt u op pagina 91 en in de Quick Reference Card een overzicht van het bedieningsmenu. 3.
mymail Handleiding Het hoofdmenu Het hoofdmenu is de „bedieningscentrale” van uw mymail. Vanuit het hoofdmenu roept u menu's op voor het instellen van de frankeerafdruk, voor basisinstellingen en voor alle andere functies. Menu’s De pijl op het display duidt aan in welke richting u met de pijltjestoetsen kunt bladeren. Als u met kostenplaatsen werkt, toont het hoofdmenu bovendien onderaan rechts de actuele kostenplaats.
Het abc van de mymail-bediening 3.2 Het info-venster Met de info-toets kunt u in het bedieningsmenu een info-venster openen. Het info-venster dient slechts voor het weergeven van informatie. U kunt hier geen instellingen wijzigen en ook niet frankeren. Mogelijke info-vensters: – Instellingen voor de frankeerafdruk – Toewijzingen van de snelkiesgeheugens – Kostenplaatsen (verbruiksinformatie en standaardinstelling voor reclame/slagzin).
mymail Handleiding Met keert u terug naar het hogere menu. Probeer het even zelf! Met behulp van het voorbeeld op de volgende pagina, kunt u het best met het bedieningsmenu leren omgaan. De mymail „onthoudt”, op welk punt u een menuniveau verlaat. Bij een volgend oproepen van dit menuniveau is dit menupunt automatisch geselecteerd.
Het abc van de mymail-bediening Voorbeeld De „reclamestempel 1” instellen In het hoofdmenu met de pijltjestoetsen „menu” kiezen. Met bevestigen. Met de pijltjestoetsen „reclametekst invoeren” selecteren. Met bevestigen. Met de pijltjestoetsen „reclame 1” selecteren. Met bevestigen. Op het display verschijnt even „reclame geselecteerd”… …dan ziet u opnieuw het menu „reclametekst invoeren”. Met of terugkeren naar het hoofdmenu.
mymail Handleiding 3.4 Teksten invoeren Voor de invoer van tekst, namen van kostenplaatsen of snelkiesbenamingen bevinden zich op de cijfertoetsen letters, lees- en speciale tekens. De toewijzing is op elke toets afgedrukt. Op de toets vindt u veel meer dan de drie afgebeelde speciale tekens: ? ! $ 1 % " # & , . * + - = _ ( )[ ] < > / \ Met de toets kunt u omschakelen tussen schrijven met hoofdletters of met kleine letters.
Het abc van de mymail-bediening Tekstinvoer afbreken… Met de toets alle tekens wissen. Als u nu nogmaals op de toets drukt, verlaat u het invoervenster en breekt u de tekstinvoer af. De oorspronkelijke tekst blijft behouden. Voorbeeld Tekst invoeren U wilt onder „slagzin A” de melding „Vakantie” invoeren. Open hiervoor het invoervenster voor de „slagzin A” („menu” „reclametekst invoeren” „slagzin A”).
mymail Handleiding 3.5 Testafdruk Aan de hand van een testafdruk kunt u de instellingen voor de frankeerafdruk controleren. Met de pijltjestoetsen Met de toets Met de pijltjestoetsen verschijnt. Met de toets / „menu”selecteren. de selectie bevestigen. / bladeren tot „service” bevestigen. Indien vereist: met de pijltjestoetsen bladeren tot „testafdruk”verschijnt. Met de toets / bevestigen. Neem voor de testafdruk een in het midden gevouwen blad A4-formaat.
Het abc van de mymail-bediening 3.6 Toegangscontrole per MasterCard (optioneel) De mymail kan worden beschermd tegen onrechtmatig gebruik. Alleen de bezitter van een MasterCard (optioneel) kan in dit geval de mymail gebruiken. Als de toegang wordt gecontroleerd door de MasterCard, verschijnt op het display de vraag „Master Card invoeren”. Steek de MasterCard in de kaartenlezer aan de rechter zijkant van de mymail. Let erop dat de chip van de kaart naar achteren wijst.
mymail Handleiding 3.7 Stand-by (ruststand) De mymail blijft permanent op het net aangesloten en is daardoor steeds snel bedrijfsklaar. Als u de mymail niet gebruikt, dus geen brieven aanlegt of geen toetsen drukt, schakelt de mymail na enige tijd in de stand-by-modus. Een melding kondigt ongeveer één minuut lang het uitschakelen aan. Stand-by Dan schakelt de mymail om op datumindicatie, de displayverlichting gaat uit en de printkop neemt de sluitstand in.
De frankeerafdruk instellen 4 De frankeerafdruk instellen Reclame/slagzin Keuzedruk Datum Portowaarde Voor de frankeerafdruk heeft de mymail de volgende gegevens nodig: – Portowaarde (zie hoofdstuk 4.1) – Reclamestempel/tekst (zie hoofdstuk 4.2) – Keuzedruk (zie hoofdstuk 4.3) – Datum (zie hoofdstuk 4.4). De actuele instellingen voor de frankeerafdruk kunt u met de toets doen verschijnen. Reclame- en keuzedruk kunt u ook aan de hand van een testafdruk testen.
mymail Handleiding Verzendgegevens selecteren (Bestemming, soort…) Gewenste bestemming selecteren en bevestigen. In het voorbeeld: „EUROPA”. Soort zending selecteren en bevestigen. In het voorbeeld: „BRIEVEN”. Standard of priority selecteren en bevestigen. In het voorbeeld: „PRIORITY”. Het keuzemenu „FORMAAT” verschijnt niet bij alle verzendwijzen van de TPG.
De frankeerafdruk instellen Voor de ingestelde speciale service verschijnt een vinkje . Speciale service geselecteerd Op dezelfde wijze kunt u andere speciale services kiezen. Ontoelaatbare combinaties laat de mymail niet toe. Een speciale service deactiveren: De ingestelde (gemarkeerde) speciale service selecteren en met bevestigen. De pijl voor de speciale service verdwijnt. De speciale service is gedeactiveerd. Als alle gewenste speciale services zijn gekozen: Met de Home-toets het tariefmenu verlaten.
mymail Handleiding Invoer corrigeren Met de toets kunt u in het tariefmenu uw vermeldingen stapsgewijs wissen en zoals bekend opnieuw selecteren. Invoer/tariefmenu afbreken Zo vaak op de toets drukken, tot op het display „BESTEMMING” verschijnt. Dit is het startpunt voor de selectie van de verzendgegevens. Indien u thans nogmaals op de toets drukt, breekt u de selectie af zonder dat gegevens worden opgeslagen. De mymail springt terug naar het hoofdmenu.
De frankeerafdruk instellen Wegen en porto berekenen Opgelet! Neem voor het werken met de weegschaal de volgende aanwijzingen in acht: • De weegschaal is gebouwd voor een maximumgewicht van 2 kg. • Leg zendingen van groot formaat (bijv. brieven in B4-formaat) dusdanig op de weegschaal, dat ze niet op de behuizing van de mymail rusten. Zo voorkomt u dat het weegresultaat wordt vervalst.
mymail Handleiding 4.1.2 Uitzondering: zendingen van meer dan 2 kg U kunt met de mymail ook de portowaarde bepalen voor zendingen die meer wegen dan het toegelaten maximumgewicht van 2 kg (bijv. verzekerd vervoer). De mymail biedt de mogelijkheid om voor dergelijke zendingen het gewicht voor de portoberekening in te voeren met de cijfertoetsen. Gewicht met de hand invoeren In het hoofdmenu „tarief” selecteren en bevestigen. De mymail opent het menu voor de selectie van de verzendgegevens.
De frankeerafdruk instellen 4.1.3 Uitzondering: zonder weegschaal werken Indien u ooit zonder weegschaal moet werken, vraagt de mymail u telkens bij het verlaten van het tariefmenu het gewicht in te voeren. In het hoofdmenu „tarief” selecteren en bevestigen. De mymail opent het menu voor de selectie van de verzendgegevens. De gewenste verzendgegevens instellen (bijv. „ROODPOST/BRIEVEN”). Het tariefmenu verlaten.
mymail Handleiding 4.1.4 Uitzondering: Portowaarde met de hand invoeren Er kunnen uitzonderingsgevallen optreden, waarvoor de mymail de vereiste verzendgegevens niet aanbiedt en daarom geen portowaarde kan berekenen. Voor dergelijke gevallen heeft u de mogelijkheid, de portowaarde met de cijfertoetsen in te voeren. In het hoofdmenu „tarief” selecteren en bevestigen. De mymail opent het menu voor de selectie van de verzendgegevens. „OVERIG” kiezen en bevestigen.
De frankeerafdruk instellen 4.2 Reclamestempel/tekst instellen U kunt bij het frankeren een reclamestempel of een tekstbericht afdrukken op de zending. De mymail kan tot 3 reclamestempels en 2 tekstberichten (slagzin) opslaan. „menu” selecteren en bevestigen. „reclametekst invoeren” selecteren en bevestigen. Een reclamestempel of een slagzin selecteren en bevestigen. Als u „slagzin” selecteert, verschijnt op het display het opgeslagen tekstbericht.
mymail Handleiding 4.3 Keuzedruk instellen Een keuzedruk stelt u alleen in voor speciale verzendingswijzen en speciale service (bijv. Aantekenen). Opgelet! Wanneer u de verzendinstelling wijzigt, wist de mymail de ingestelde keuzedruk. Op die manier voorkomt de mymail frankeringen met een verkeerde keuzedruk. Selecteer daarom altijd eerst de verzendgegevens voor de portoberekening en stel dan een passende keuzedruk in. „menu” selecteren en bevestigen. „keuzedruk” selecteren en bevestigen.
De frankeerafdruk instellen 4.4 Datum in de frankeerafdruk De datum voor de frankeerafdruk wordt door de ingebouwde klok automatisch ingesteld op de actuele datum. U kunt de frankeerdatum met de hand tot 30 dagen vooruitzetten. Antidateringen laat de mymail niet toe! „menu” selecteren en bevestigen. „datum verder zetten” selecteren en bevestigen. U ziet de actuele datum. De datum wijzigen met behulp van de pijltjestoetsen en met bevestigen.
mymail Handleiding 5 Frankeren In dit hoofdstuk leest u, hoe u uw zendingen met de mymail frankeert. Uitvoerige informatie over het instellen van de frankeerafdruk (portowaarde, reclamestempel…) leest u in hoofdstuk 4. Wanneer u de kostenplaatsfunctie van de mymail wilt gebruiken voor de separate afrekening van de portokosten, lees dan hoofdstuk 7 op pagina 39. U kunt brieven frankeren tot een dikte van 6 mm.
Frankeren Wacht tot een biep aankondigt dat gewicht en portowaarde zijn berekend. De aangeduide portowaarde is voor het frankeren ingesteld. Brief van de weegschaal nemen en aanleggen – te bedrukken zijde naar boven – bovenkant vooraan. Brief tegen de rechterkant van de briefsleuf aanleggen en er tot de aanslag inschuiven. Zodra de sensor (in de rechterhoek achteraan van de briefsleuf) de brief herkent, klemt de mymail de brief vast en bedrukt (frankeert) hem na korte tijd.
mymail Handleiding 5.2 Frankeren beëindigen – afmelden Als u het frankeren heeft voltooid, schakelt u de mymail in de stand-by-modus. De mymail blijft op het net aangesloten en is daardoor met een toetsdruk steeds snel bedrijfsklaar. Opgelet! Indien u de mymail van het net wilt nemen: Zorg ervoor dat zich de mymail in de ruststand bevindt (het onverlichte display toont de datum). Alleen dan werken de beveiligingsfuncties die speciaal voor de bescherming van de printkop zijn ingebouwd.
Snelkiesgeheugen 6 Snelkiesgeheugen De mymail beschikt over 10 snelkiesgeheugens. Hiermee kunt u vaak gebruikte frankeerafdrukken (verzendgegevens en gewicht voor de portoberekening + keuzedruk) opslaan en eenvoudig per toetsdruk weer oproepen. Typische verzendwijzen van de TPG zijn reeds af fabriek als geheugen in uw mymail opgeslagen. U kunt de geheugens wissen of met een nieuwe functie overschrijven en een eigen naam geven aan het snelkiesgeheugen. 6.
mymail Handleiding Indien u de beschikbare snelkiesgeheugens wilt bekijken: Weegschaal ontlasten (indicatie = 0 g). In het hoofdmenu „geheugen” selecteren en bevestigen. De mymail biedt alle toegewezen snelkiesgeheugens ter keuze aan. Met de pijltjestoetsen bladert u door de lijst van beschikbare snelkiesgeheugens. Met de info-toets kunt u voor elk geheugen de opgeslagen instelling doen weergeven. Gewenste snelkiesgeheugen selecteren (in het voorbeeld „geheugen 8”) en bevestigen.
Snelkiesgeheugen 6.2 Opgeslagen gegevens tonen U kunt de opgeslagen gegevens voor elk snelkiesgeheugen in een info-venster doen verschijnen: – bij het oproepen van de gegevens voor het frankeren (hoofdmenu – bij het inrichten van de snelkiesgeheugens (hoofdmenu „menu” ratie” „geheugens”). „geheugen”) „configu- Het gewenste geheugen selecteren (bijv. „geheugen 8”). Op de info-toets drukken. De mymail toont de opgeslagen instellingen.
mymail Handleiding 6.3 Instellingen opslaan De gewenste verzendgegevens voor de portoberekening en keuzedruk instellen (zie hoofdstukken 4.1 en 4.3). De verzendinstelling „OVERIG” en de met de hand ingestelde portowaarde kunt u niet als geheugen opslaan. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „geheugens” selecteren en bevestigen. Een willekeurig snelkiesgeheugen selecteren (bijv. „geheugen 5”) en bevestigen. „bewaren” kiezen en bevestigen.
Snelkiesgeheugen 6.4 Snelkiesgeheugen veranderen van naam Af fabriek dragen de 10 snelkiesgeheugens de namen „geheugen 0” tot „geheugen 9”. U kunt de snelkiesgeheugens ook eigen namen geven. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „geheugens” selecteren en bevestigen. Het snelkiesgeheugen selecteren dat u een nieuwe naam wilt geven (bijv. „geheugen 8”), en bevestigen. „verander naam” kiezen en bevestigen.
mymail Handleiding 6.5 Snelkiesgeheugen wissen Niet meer vereiste snelkiesgeheugens kunt u met een nieuwe toewijzing overschrijven of wissen. Bij het wissen wordt ook de naam gewist die u aan het geheugen heeft toegewezen. Het snelkiesgeheugen draagt weer de naam die af fabriek was ingesteld (bijv. „geheugen 5”). In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „geheugens” selecteren en bevestigen. Het geheugen selecteren dat u wilt wissen (bijv.
Kostenplaatsfunctie 7 Kostenplaatsfunctie De kostenplaatsfunctie van de mymail stelt u in de gelegenheid frankeringen volgens separate kostenplaats te registreren en te analyseren, dus volgens de verzendende personen of afdelingen van een onderneming. U kunt maximaal drie kostenplaatsen inrichten en elke kostenplaats een reclametekst toewijzen. De kostenplaatsfunctie omvat eveneens het herbenoemen en wissen van kostenplaatsen.
mymail Handleiding 7.2 Kostenplaats wisselen In het hoofdmenu „afmelden” selecteren en bevestigen. De mymail schakelt in stand-by. De mymail met een willekeurige toets uit de stand-by-modus activeren. Kostenplaats waarop u thans wilt frankeren selecteren en bevestigen. Op het display verschijnt het hoofdmenu met de indicatie van de gekozen kostenplaats.
Kostenplaatsfunctie 7.3 Kostenplaatsen inrichten U kunt maximaal drie kostenplaatsen inrichten. Als alle drie de geheugenposities bezet zijn, verschijnt het menupunt „kostenplaats aanmaken” niet meer. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „kostenplaatsen” selecteren en bevestigen. „kostenplaats aanmaken” selecteren en bevestigen. De gewenste kostenplaatsnaam (maximum 8 tekens) invoeren en bevestigen. De kostenplaats is ingericht.
mymail Handleiding 7.4 Kostenplaatsen een reclame/slagzin toewijzen U kunt voor elke kostenplaats een voorinstelling voor de reclametekst (reclame/ slagzin) vastleggen. Bij het aanmelden stelt u daarmee tevens deze reclametekst voor het frankeren in. De voorinstelling kunt u steeds aan uw wensen aanpassen. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „kostenplaatsen” selecteren en bevestigen. „kostenplaats instellingen” selecteren en bevestigen.
Kostenplaatsfunctie 7.5 Kostenplaatsen veranderen van naam In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „kostenplaatsen” selecteren en bevestigen. „kostenplaats instellingen” selecteren en bevestigen. Kostenplaats selecteren die u een andere naam wilt geven (bijv. „Centrale”), en bevestigen. Opdracht „verander naam” selecteren en bevestigen. De vroegere kostenplaatsnaam letter per letter wissen. Nieuwe kostenplaatsnaam invoeren (bijv. „Kost 123”) en bevestigen. De kostenplaats heeft de nieuwe naam.
mymail Handleiding 7.6 Kostenplaatsen wissen In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „kostenplaatsen” selecteren en bevestigen. „kostenplaats instellingen” selecteren en bevestigen. Kostenplaats selecteren die u wilt wissen (bijv. „Kost 123”), en bevestigen. „verwijder kostenplaats” selecteren en bevestigen. Indien u de kostenplaats inderdaad wilt wissen: Met bevestigen. Met kunt u afbreken. De kostenplaats en de bijhorende kostenplaatsgegevens zijn gewist.
Registers 8 Registers De mymail slaat belangrijke kengetallen en verbruiksinformatie op in registers. U kunt de registerstanden laten verschijnen en als registeroverzicht afdrukken. Registerstanden weergeven In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „register” selecteren en bevestigen. Restbedrag Nog beschikbare portoreserve in euro (maximum 10.
mymail Handleiding Registeroverzicht afdrukken In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „overzicht” selecteren en bevestigen. „register” selecteren en bevestigen. Een gevouwen blad met de gevouwen kant vooraan in de briefsleuf schuiven. De mymail print het registeroverzicht.
Porto bijladen – NetSet™ 9 Porto bijladen – NetSet™ NetSet™ is het laden van de gewenste portoreserve met modem. Het modem is in de mymail ingebouwd. Om porto bij te laden belt u met de mymail het Teleset Data Center op en roept u het gewenste bedrag af. Het telefoonnummer van het Teleset Data Center is reeds af fabriek in uw mymail opgeslagen. De afrekening geschiedt volgens uw contract met de TPG. Toelaatbare laadbedragen Toelaatbaar zijn laadbedragen in stappen van 1 euro.
mymail Handleiding Porto laden Zorg ervoor dat de mymail voor de duur van het laden op de telefoonlijn is aangesloten. Indien u een telefooninstallatie gebruikt: ervoor zorgen dat de buitenlijnparameters correct zijn ingesteld (zie hoofdstuk 10.9). In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „laden” selecteren en bevestigen. Gewenst laadbedrag invoeren (in euro) en bevestigen. De mymail toont het ingestelde laadbedrag ter controle.
Basisinstellingen 10 Basisinstellingen De volgende hoofdstukken beschrijven instellingen en handelingen die u slechts één keer of heel zelden moet uitvoeren. 10.1 Plaatsnaam wijzigen Indien de plaatsnaam voor uw gefrankeerde zendingen wijzigt, moet u een nieuwe plaatsnaam in uw mymail laden. RUYS levert op bestelling een chipkaart „Plaatsnaam”. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „laden van kaart” selecteren en bevestigen.
mymail Handleiding 10.2 Keuzedrukken bijladen Wanneer u nieuwe afdrukken nodig heeft voor de verzendingswijzen, kunt u deze bij RUYS bestellen. RUYS levert u een chipkaart „Keuzedruk” met de bestelde keuzedrukstempels. Opgelet! Het is niet mogelijk de keuzedrukken afzonderlijk te laden. De mymail laadt steeds alle zes keuzedrukken en overschrijft de eventueel bestaande. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen.
Basisinstellingen 10.3 Portotabel actualiseren Als de posttarieven worden gewijzigd, moet u voor de correcte portoberekening een nieuwe portotabel laden. Bestel deze bij RUYS. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „laden van kaart” selecteren en bevestigen. „portotabel” selecteren en bevestigen. De kaart „portotabel” in de kaartenlezer steken. De chip moet naar achteren wijzen. Insteken van de kaart bevestigen.
mymail Handleiding 10.4 Reclame bijladen De mymail kan maximum drie verschillende reclamestempels opslaan. Wanneer u nieuwe reclamestempels nodig heeft, kunt u deze bij RUYS bestellen. RUYS levert u de reclamestempels op chipkaart. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „laden van kaart” selecteren en bevestigen. „reclame” selecteren en bevestigen. De kaart „reclame” in de kaartenlezer steken. De chip moet naar achteren wijzen.
Basisinstellingen 10.5 Reclame wissen Reclamestempels die u niet meer nodig heeft, kunt u wissen en op die manier plaats maken om nieuwe motieven te laden. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „reclameteksten” selecteren en bevestigen. „verwijder reclame” selecteren en bevestigen. Het reclamestempel die u wilt wissen selecteren en bevestigen. Indien u het reclamestempel inderdaad wilt wissen: Met bevestigen. Met kunt u afbreken.
mymail Handleiding 10.6 Hoge frankering instellen U kunt in de mymail een waarschuwing instellen voor te hoog porto. Het grensbedrag is af fabriek ingesteld op 2,00 euro. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „gebruiksinstellingen” selecteren en bevestigen. „maximum opgeladen” selecteren en bevestigen. Gewenst grensbedrag voor de waarschuwing voor hoge portobedragen invoeren en bevestigen.
Basisinstellingen 10.7 Grensbedrag instellen voor het minimumrestbedrag De functie „Minimumrestbedrag” waarschuwt u als de portoreserve van uw mymail een vooringesteld minimumbedrag passeert. Af fabriek is het minimumbedrag ingesteld op 100,00 euro. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „gebruiksinstellingen” selecteren en bevestigen. „minimum restbedrag” selecteren en bevestigen. Grensbedrag voor het minimumrestbedrag invoeren en bevestigen.
mymail Handleiding 10.8 Standbytijd Wanneer u gedurende een bepaalde tijd geen brieven frankeert of op geen enkele toets drukt, schakelt de mymail in de stand-by-modus. De tijdspanne tot het uitschakelen stelt u in met de functie „Standbytijd”. Af fabriek is de functie „Standbytijd” ingesteld op 5 minuten (300 seconden). In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „gebruiksklaar” selecteren en bevestigen.
Basisinstellingen Nummer voor het kiezen van een buitenlijn „kengetal” selecteren en bevestigen. Nevenaansluiting: Het nummer voor het kiezen van een buitenlijn invoeren. Om een kiespauze in te voegen: driemaal kort na elkaar op de toets drukken. Op het display verschijnt op deze plaats een komma. Voor een lange pauze kunt u ook meerdere komma’s na elkaar invoeren. Hoofdaansluiting: Bij een hoofdaansluiting laat u het invoerveld voor de buitenlijn leeg. Met bevestigen.
mymail Handleiding 10.10 Telefoonnummer van het TELESET Data Center wijzigen Het telefoonnummer van het Teleset Data Center (met inbegrip van het lokaal netnummer) is reeds af fabriek in uw mymail opgeslagen en dient in het normale geval niet te worden gewijzigd. Onder dit nummer belt de mymail bij het porto laden het Teleset Data Center op. U dient het opgeslagen nummer slechts te wijzigen als het Teleset Data Center een nieuw telefoonnummer krijgt.
Basisinstellingen 10.11 Telefoonnummer voor de afstandsdiagnose wijzigen Het telefoonnummer voor de afstandsdiagnose is af fabriek in uw mymail opgeslagen. De mymail roept dit telefoonnummer op voor het zenden van gegevens aan RUYS Customer Support an. Wijzig dit telefoonnummer alleen op verlangen van RUYS. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „diagnose nummer” selecteren en bevestigen. U ziet het ingestelde telefoonnummer. Met het oude nummer wissen.
mymail Handleiding 10.12 Klok instellen De mymail heeft een ingebouwde klok. U kunt de tijdzone instellen, omschakelen tussen zomer- en wintertijd en de tijd vijf minuten voor- of terugzetten. De correctie van de tijd zal maar heel zelden nodig zijn. Zomertijd in-/uitschakelen In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „klok” selecteren en bevestigen. „zomertijd” selecteren en bevestigen. U ziet de actuele tijd.
Basisinstellingen Tijd corrigeren In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „klok” selecteren en bevestigen. „klok instellen” selecteren en bevestigen. Met de pijltjestoetsen de klok voor- of terugzetten. Iedere toetsdruk verplaatst de klok met één minuut. Gewenste tijd bevestigen. Mogelijke correctie: +– 5 minuten. De tijd is ingesteld.
mymail Handleiding Tijdzone instellen In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „configuratie” selecteren en bevestigen. „klok” selecteren en bevestigen. „tijdzone instellen” selecteren en bevestigen. U ziet de tijdzone-instelling en de actuele tijd. Indien vereist: Met de pijltjestoetsen de passende instelling (voor Nederland: „1”) selecteren en bevestigen. De nieuwe tijd is ingesteld.
Basisinstellingen 10.13 Toegangscontrole in- en uitschakelen (optioneel) De mymail kan worden beschermd tegen onbevoegd gebruik. Alleen de bezitter van een MasterCard heeft dan nog toegang tot de functies van de mymail. Om de toegangscontrole te kunnen in- of uitschakelen, moet de MasterCard ingestoken zijn. Indien u met een toegangscontrole wilt werken, dient u steeds een tweede MasterCard bij de hand te hebben. Als u een kaart verliest, heeft u op die manier ook verder ongehinderd toegang tot uw mymail.
mymail Handleiding 10.14 Overzichten afdrukken U kunt een reeks van informatie over de status van de mymail afdrukken.
Basisinstellingen 10.15 Machinegegevens aan RUYS Customer Support zenden (afstandsdiagnose) De mymail ondersteunt de overdracht van belangrijke machinegegevens aan RUYS Customer Support. Stuur de gegevens pas op verlangen van RUYS. Controleer of de mymail op de telefoonlijn is aangesloten. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „overzicht” selecteren en bevestigen. „diagnose op afstand” selecteren en bevestigen. De mymail zorgt automatisch voor de verbinding naar de customer support.
mymail Handleiding 10.16 Weegschaal tarreren U moet de weegschaal slechts dan tarreren, wanneer u – bij ontlaste weegschaal een van „0 g” afwijkende indicatie vaststelt of – een nullast (bijv. voor een weegplateau) wilt instellen. Uitgangstoestand tot stand brengen voor de weegfunctie: weegschaal ontlasten of nullast opleggen. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „weegschaal” selecteren en bevestigen. „nulstelling weegschaal” bevestigen. De weegschaal is getarreerd.
Onderhoud en service 11 Onderhoud en service 11.1 De mymail reinigen Waarschuwing! Zorg ervoor dat geen vloeistoffen of voorwerpen binnenin het apparaat geraken. Trek meteen de netstekker uit het stopcontact als dit toch een keer mocht gebeuren. Laat de mymail controleren door de RUYS Customer Support voordat u het netsnoer weer aansluit. Verontreinigingen aan de behuizing schoonwissen met een licht bevochtigde doek. U kunt hiervoor bovendien een in de handel gebruikelijk reinigingsmiddel nemen. 11.
mymail Handleiding 11.3 Inktcartridge wisselen De mymail herinnert u eraan, dat de inktreserve in de cartridge teneinde gaat. Wij raden u aan steeds een reserve cartridge beschikbaar te hebben. Waarschuwing! Inslikken van de inkt kan schadelijk zijn voor de gezondheid. Zorg dat de ogen niet in contact komen met de inkt. Houd de inktcartridge uit de handen van kinderen. Verdere gebruiksaanwijzingen vindt u bij de inktcartridge zelf.
Onderhoud en service De cartridgevergrendeling omhoogklappen. De inktcartridge met duim en wijsvinger vastgrijpen en naar boven uit het cartridgevak trekken. Nieuwe cartridge voorbereiden Een nieuwe inktcartridge uit de verpakking halen en de veiligheidsstrook verwijderen.
mymail Handleiding Inktcartridge plaatsen Opgelet! Een contactprobleem door een niet correct geplaatste inktcartridge kan tot uitvallen van de machine leiden. De inktcartridge verticaal van boven en door licht zwenken in de cartridgehouder plaatsen. De contacten aan de inktcartridge moeten aan de voorkant zijn! Contacten De cartridgevergrendeling naar beneden klappen, naar beneden drukken en de gele grendel hierbij naar voren schuiven.
Onderhoud en service Inktcartridge afstellen Het afstellen van de inktcartridge is noodzakelijk om een onberispelijke afdruk te krijgen zonder verschuivingen. Om de inktcartridge af te stellen volgt u eenvoudig de aanwijzingen op het display. Voor de testafdrukken kunt u in plaats van een envelop ook wit papier gebruiken: – Vouw een A4-blad in het midden. – Leg het blad met de gevouwen kant vooraan in de briefsleuf. Melding met bevestigen en doorgaan. Met doorgaan. Met doorgaan.
mymail Handleiding Horizontale lijnen Bekijk op de testafdruk de genummerde horizontale lijnen. Bepaal het nummer, waarbij de drie stukken lijn zo nauwkeurig mogelijk naast elkaar liggen. In het voorbeeld is dit de „6”. Het vastgestelde nummer invoeren met de cijfertoetsen. Met bevestigen. Verticale strepen Bekijk op de testafdruk de genummerde verticale strepen. Bepaal het nummer, waarbij de verticale deelstrepen zo nauwkeurig mogelijk boven elkaar staan. In het voorbeeld is dit de „5”.
Onderhoud en service Correct: Controle Bekijk op de tweede testafdruk de cirkels. De inktcartridge is correct geplaatst, als het cirkelpatroon er nagenoeg zo uitziet als afgebeeld op het testafdrukvoorbeeld. 2 gekruiste lijnen De afstellingsprocedure is voltooid. gesloten cirkels Onvolkomen: Als het cirkelpatroon een verschuiving vertoont, dient u de afstelling te herhalen.
mymail Handleiding 11.4 Inktcartridge reinigen Alleen wanneer de kwaliteit van de stempelafdruk onvoldoende is (bijv. bij ontbrekende delen in de afdruk na een langere gebruikspauze), moet u een reinigingsprocedure voor de cartridge starten. Automatisch reinigen starten In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „service” selecteren en bevestigen. „reiniging inktcartridge” selecteren en bevestigen. De cartridge wordt gereinigd.
Onderhoud en service Printkop met de hand reinigen Opgelet! Ondeskundig reinigen kan de printkop beschadigen en onbruikbaar maken. Neem ter bescherming van de printkop tegen schade de hierna volgende aanwijzingen in acht: • Alleen in uitzonderlijke gevallen, als automatische printkopreiniging de gewenste printkwaliteit niet herstelt, mag u de printkop met de hand reinigen. • Gebruik voor het reinigen een zachte, niet-pluizende, met ontzout water bevochtigde doek.
mymail Handleiding 11.5 Inktcartridge afstellen De inktcartridge dient u pas af te stellen als de frankeerafdrukken verschuivingen vertonen. De procedure voor het afstellen van de inktcartridge start automatisch: – bij de installatie onmiddellijk nadat de startroutine is afgelopen – na het wisselen van de cartridge – telkens wanneer u het bedieningspaneel op- en neerklapt. U kunt deze afstellingsprocedure ook oproepen in het menu: In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen.
Onderhoud en service 11.6 Batterij vervangen Opgelet! Gebruik uitsluitend een door RUYS geleverde batterij 90.4701.8004.00. Waarschuwing! Schenk ook aandacht aan de met de batterij geleverde aanwijzingen over het juiste gebruik en de afvoer ervan. De mymail bewaakt de laadtoestand van de batterij. Als het nodig is om de batterij te vervangen, verschijnt een desbetreffende melding op het display. In het hoofdmenu „afmelden” kiezen en bevestigen.
mymail Handleiding Batterijvak De mymail op de achterkant kantelen. U heeft nu toegang tot het batterijvak aan de onderkant van de mymail. De clipsluiting in pijlrichting drukken en het deksel van het batterijvak afnemen. Oude batterij verwijderen. Nieuwe batterij (90.4701.8004.00) in de voorgeschreven positie aanbrengen. Batterijvak sluiten. De mymail weer rechtop plaatsen. De oude batterij zoals voorgeschreven afvoeren.
Onderhoud en service Lichtjes van boven op het weegoppervlak drukken. Daardoor zet u de vier rubbervoeten van de weegstaal stevig op de tappen in de behuizing. Netaansluiting weer tot stand brengen. De mymail voert de gebruikelijke startroutine uit. Details voor de montage van de weegschaal vindt u in de installatiehandleiding. 11.
mymail Handleiding
Foutmeldingen en hulp 12 Foutmeldingen en hulp Opgelet! Neem de inktcartridge uit de mymail, voordat u de mymail transporteert of naar de klantenservice stuurt. Opgelet! Demonteer geen delen van de behuizing. Vertrouw onderhoudsen reparatiewerkzaamheden alleen toe aan vakkundig personeel, dat door RUYS is opgeleid. Anders vervalt het recht op garantie. Voor schade die daaruit ontstaat, bent u zelf verantwoordelijk. Kleine fouten en problemen bij het werken met de mymail kunt u zelf verhelpen.
mymail Handleiding 12.1 Foutmeldingen (alfabetisch) Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing <0g! De weegschaal heeft een nullast die werd verwijderd. Tarreer de weegschaal (zie hoofdstuk 10.16). >2kg! De zending weegt meer dan 2 kg. De weegschaal is overbelast. Plaats niet meer dan 2 kg op de weegschaal. Voor zwaardere zendingen: Gewicht voor de portoberekening met de hand invoeren (zie hoofdstuk 4.1.2). ERR De zending is voor de gekozen verzendgegevens te zwaar.
Foutmeldingen en hulp Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing geen antwoord Het modem krijgt geen kiestoon, of het Teleset Data Center is niet bereikbaar. Controleer de voor uw telefoonaansluiting passende buitenlijnparameters en herhaal de handeling. geen kiestoon Het modem krijgt geen kiestoon. Controleer de aansluiting van de modemkabel op de mymail en op de telefoonlijn. Voor het gebruik op een telefooninstallatie: indien nodig, het wachten op de kiestoon uitschakelen (zie hoofdstuk 10.9).
mymail Handleiding Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing ongeldige kaart Verkeerd kaarttype ingestoken (bijv. in het menu „laden van kaart - portotabel” de kaart „reclame” ingestoken). Kaart controleren en de juiste kaart gebruiken. De kaart bevat geen geldige gegevens. Opmerking: Na het laden van de plaatsnaam zijn de gegevens op de kaart „plaatsnaam” gewist. ongeldige portotabel RUYS Customer Support opbellen. ongeldige tekst in tabel Kaart met keuzedrukstempels onjuist.
Foutmeldingen en hulp Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing restbedrag te klein: verder gaan? Met deze frankering ligt u onder de ingestelde grens voor het minimumrestbedrag. Weldra porto bijladen. SD batterij zwak bel RUYS CS De in de veiligheidsmodule ingegoten batterij (SD-batterij) is bijna leeg. Bel direct RUYS Customer Support op. SD foutieve zelftest Handeling herhalen en fout noteren. SD: bijladen (date credit) Het laatste porto laden is te lang geleden. Porto laden.
mymail Handleiding Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing TDC: mymail buiten gebruik RUYS Customer Support opbellen. TDC: mymail geblokkeerd RUYS Customer Support opbellen. TDC: mymail niet vrijgegeven RUYS Customer Support opbellen. TDC: mymail niet toegangkelijk RUYS Customer Support opbellen. te veel keuzedrukstem- Kaart met keuzedrukstempels onjuist. pels Bij RUYS nieuwe kaart met keuzedrukstempels opvragen. Foutmelding meedelen.
Foutmeldingen en hulp 12.2 Tips om problemen zelf op te lossen Probleem Mogelijke oorzaak en oplossing …in het algemeen Display zonder indicatie Controleer of het netsnoer correct is ingestoken. Displayverlichting aan, display echter leeg Stekker uittrekken, 1 minuut wachten, de stekker dan weer insteken. Vreemd gedrag, vreemde displayweergave In het hoofdmenu „afmelden” kiezen en bevestigen, stekker uittrekken, 1 minuut wachten, de stekker dan weer insteken.
mymail Handleiding Probleem Mogelijke oorzaak en oplossing mymail print niet (vervolg) Sensor herkent het blad niet (bijv. voor testafdruk). Blad in het midden vouwen en met de vouwkant vooraan in de briefsleuf aanleggen. Tekstbericht wordt niet zoals verwacht afgedrukt Regels niet aanvullen met spaties. Nieuwe regel invoegen met de pijltoets naar onderen.
Foutmeldingen en hulp Probleem Mogelijke oorzaak en oplossing Weegschaal is defect Gewicht met de hand instellen (zie hoofdstuk 4.1.3). Zending is zwaarder dan 2 kg Gewicht met de hand instellen (zie hoofdstuk 4.1.2). Gewenste verzendwijze / gewenste service van de TPG ontbreekt in het productkeuzemenu Voor producten die niet voorkomen in de portotabel, stelt u de portowaarde met de hand in (zie hoofdstuk 4.1.4).
mymail Handleiding 12.3 Diagnoselijst weergeven In de diagnoselijst noteert de mymail de telkens laatste 10 fouten en toont de frequentie waarmee ze optreden. In het hoofdmenu „menu” selecteren en bevestigen. „service” selecteren en bevestigen. „diagnose-codes” selecteren en bevestigen. De mymail toont de foutenlijst. Met de pijltjestoetsen kunt u in de lijst bladeren. (Afdrukken als bericht zie pagina 64.) 12.
Bedieningsmenu (overzicht) Appendix Bedieningsmenu (overzicht) 91
mymail Handleiding Technische gegevens Afmetingen* 300 x 183 x 194 mm (breedte x hoogte x diepte) Gewicht 2,5 kg Netaansluiting 230 V / 50 Hz zijdelings, op de achterkant van de behuizing Opgenomen vermogen maximum 20 W Batterij 3,6 V / 2,3 Ah / 2 mA Omgevingstemperatuur -55 tot +85°C Materiaalnr. 90.4701.8004.00 Display LCD, verlicht, 100 x 33 pixels Druktechniek Inktjet Drukbereik max. 123 x 25 mm Drukresolutie 300 dpi Capaciteit ca.
Technische gegevens Geïntegreerde portoberekende weegschaal Weegbereik 3 g tot 2000 g Kleinste weergegeven waarde 1 g (indicatienauwkeurigheid) Weegnauwkeurigheid + 0,5 % van de eindwaarde – Poststukken Formaat briefkaart tot B4-envelop Etiketten (dubbele), minimumafmetingen etiket 140 mm x 85 mm Dikte tot 6 mm Papierkwaliteit inktabsorberend materiaal Bedrijfs- en opslagvoorwaarden frankeermachine mymail en inktcartridge Temperatuur +15°C tot +35°C alleen binnenshuis gebruiken niet blootstellen
mymail Handleiding Declaration of Conformity
Verklarende woordenlijst Verklarende woordenlijst Buitenlijnparameters Een enkele of meerdere „0” en pauzes om toegang te krijgen tot het openbaar telefoonnet (uitgaande lijn). Etiketten (dubbel etiket) Zelfklevende speciale etiketten, die u frankeert en op uw poststuk kunt plakken. Vereist voor grote, zware en dikke zendingen die voor het frankeren niet in de briefgleuf van de mymail passen. Voor de mymail gebruikt u uitsluitend dubbele stroken van Francotyp-Postalia (twee etiketten op één schutblad).
mymail Handleiding NetSet™ Frankeermachine-afrekeningssysteem van TPG. Bij het laden worden tussen de mymail en het Teleset Data Center via modem numerieke gegevens uitgewisseld, die de vrijgave van het gewenste portobedrag bewerkstelligen. Het porto wordt overeenkomstig uw contract met de TPG ingevorderd of dient vooraf te worden betaald. Teleset Data Center (TDC-NL) Gegevenscentrum van Francotyp-Postalia. Hier wordt het geladen porto vrijgegeven en worden de afrekeningen beheerd.
Trefwoordenregister Trefwoordenregister A D Aanwijzingen bij deze gebruiksaanwijzing 2 Afmelden 10, 32 Afrekening, volgens afzenders 39 Afstandsdiagnose Telefoonnummer wijzigen 59 Afstellingsprocedure 76 Datum in de frankeerafdruk 29 indicatie op het display 18 postdateren 29 De tijd corrigeren 61 zomertijd in-/uitschakelen 60 Declaration of Conformity 94 Diagnose-codes 90 Diagnoselijst 90 Diagnosenummer wijzigen 59 Display 3, 4 Dubbel etiket 95 B Batterij toegelaten type 77, 92 vervangen 77 Batterijva
mymail Handleiding G Geheugen 33 instellingen opslaan 36 ontbreekt/gewist 38 oproepen 33 terugzetten op standaard 38 veranderen van naam 37 weergeven 35 wijziging van de tarieven 38 wissen 38 Gewicht 3, 10 meer dan 2 kg 24 met de hand invoeren 24, 25 Gewichtsindicatie 10 H Hoge frankering 54 bewaking uitschakelen 54 grensbedrag vastleggen 54 Home-toets 3 Hoofdmenu 3, 9, 10 oproepen 3, 9, 10 I Informatie weergeven 3, 11 Info-toets 3 Info-venster frankeerafdruk 19 kostenplaatsen 42 sluiten 3, 11 snelki
Trefwoordenregister Modem 95 Modembus 4 mymail overzicht 4 wetenswaardigheden 8 mymailcard Keuzedruk 50 Plaatsnaam 49 Portotabel 51 Reclame 52 N Netaansluiting 4, 92 NetSet™ 8, 96 bewijs afdrukken 48 fouten bij het porto laden 89 porto laden 47 portokostenafrekening 47 regelmatig contact 47 Portotabel actualiseren 51 laden 51 Portowaarde 10 indicatie 3 instellen 19 maximumwaarde vastleggen 54 met de hand invoeren 26 met de mymail bepalen 19 zendingen van meer dan 2 kg 24 Priority 20 Producten van de TPG
mymail Handleiding Slagzin instellen 27 Zie ook Reclamestempel Snelkeuze. Zie Geheugen Snelkiesgeheugen 33 Softwareversie aanduiden 64 Soort, voor de portoberekening selecteren 20 Spaties 14 Speciale service 20 deactiveren 21 geen 20 gemarkeerd 21 kiezen 20 Speciale tekens 3, 14 Standard 20 Stand-by 18, 40 Standbytijd 56 Storing. Zie Fouten T TDC-NL.
Service Service Iedere frankeermachine mymail wordt voordat hij de fabriek verlaat grondig getest. Mocht er ondanks onze omvangrijke kwaliteitscontrole toch een storing optreden bij uw mymail, neem dan contact op met RUYS Customer Support. Fabrikant : Francotyp-Postalia AG & Co Birkenwerder D GmbH Francotyp-Postalia Fabrikant: Birkenwerder Importeur/ leverancier: FP-Ruys Importeur/Leverancier: Grote Ruys Handelsvereniging Beerstraat 34, B.V.
xxx / 2006-09 / helbig berlin 51.0032.0216.00 Rev. 02 AE-Nr.
