2 Betreffende deze handleiding Lees deze handleiding door, voordat u met het frankeersysteem Optimail gaat werken. Zorg dat deze gebruiksaanwijzing steeds in de nabijheid van de Optimail ligt. De handleiding beschrijft het frankeersysteem optimail NetSet™, bestaande uit de brievenweger flexiscale en de frankeermachine optimail. optimail NetSet TM Van de frankeermachine bestaan twee uitvoeringsvarianten – de Optimail en de Optimail Plus.
3 4 Brievenweger Flexiscale – Display en toetsenbord Brievenweger Flexiscale – Overzicht Weegplateau Weergaveveld voor actuele verzendgegevens (afkortingen) Selectieveld met 4 opties Selectietoetsen – Opties selecteren Gewicht Cijfertoetsen – getalwaarden invoeren – sneltoets Display Pijltoetsen – in het selectieveld bladeren Porto Bedieningspaneel Portotabel aanduiden/wisselen Zonder functie Pijl = nog andere opties aanwezig Invoertoets – Invoer bevestigen Weegschaal tarreren Optiemenu opro
Inhoudsopgave 1 Veiligheidsaanwijzingen ________________________________________7 2 Kennismaken met het frankeersysteem Optimail NetSet™ ___________8 3 Opstellen en in gebruik nemen _________________________________11 4 Frankeersysteem Optimail in-/uitschakelen _______________________22 5 Frankeren ___________________________________________________24 5.1 Porto berekenen met de Flexiscale ___________________________24 5.1.1 Verzendgegevens instellen – wegen – porto berekenen __________24 5.1.
6 Optimail NetSet™ Handleiding 9 Porto laden – NetSet™ ________________________________________ 49 9.1 Aanwijzingen voor de Teleset-procedure ______________________ 49 9.2 Laden _________________________________________________ 50 10 Basisinstellingen ____________________________________________ 53 10.1 Klok instellen ____________________________________________ 53 10.2 Geluidssignaal instellen van de Flexiscale _____________________ 54 10.
Veiligheidsaanwijzingen 1 Veiligheidsaanwijzingen De Optimail is een frankeersysteem voor het frankeren van brievenpost. De Optimail voldoet aan de desbetreffende veiligheidsvoorschriften voor het gebruik in kantoren. Neem in het belang van uw veiligheid de volgende aanwijzingen in acht. • Ga voor het opstellen en in gebruik nemen van het frankeersysteem Optimail te werk volgens deze handleiding. • Gebruik alleen de meegeleverde stekkervoedingseenheid, net- en datatransmissiekabels.
8 Optimail NetSet™ Handleiding 2 Kennismaken met het frankeersysteem Optimail NetSet™ Optimail is een frankeersysteem voor kleine hoeveelheden post. Het frankeersysteem Optimail bestaat uit de frankeermachine Optimail of Optimail Plus en de brievenweger Flexiscale. Voor de datatransmissie tussen brievenweger en frankeermachine dienen de beide apparaten permanent met elkaar verbonden te zijn met behulp van een gegevenstransmissiekabel.
Kennismaken met het frankeersysteem Optimail NetSet™ De Flexiscale vraagt (na elkaar) alle voor de portoberekening vereiste verzendgegevens op. Elk drukken op een toets wordt door de Flexiscale bevestigd met een kort geluidssignaal (uitschakelbaar) en op het display ziet u ter controle de actuele instellingen voor de verzending. Selectieveld Selectietoetsen Actuele verzendgegevens In het display verschijnen gewicht en portobedrag, zodra een poststuk op de weegschaal ligt.
10 Optimail NetSet™ Handleiding De instellingen worden eenvoudig en snel geselecteerd per toetsdruk. De Optimail accepteert geen ontoelaatbare invoer. Een pieptoon geeft aan, dat de instelling niet mogelijk is met de ingevoerde waarden. In het display verschijnt opnieuw de vorige instelling. Zuiverste frankeringen Snel wisselen van cassette NetSet™ Uitgebreide functies (alleen Optimail Plus) De thermotransfer-druktechniek zorgt voor een zuivere en niet vlekkende afdruk.
Opstellen en in gebruik nemen 3 Opstellen en in gebruik nemen Het volgende overzicht toont in stappen de handelingen die moeten worden uitgevoerd voor het opstellen en in gebruik nemen van het frankeersysteem.
12 Optimail NetSet™ Handleiding Stap 1: Uitpakken en inhoud van de verpakking controleren Waarschuwing! Als onderdelen beschadigd zijn of ontbreken, mag u de Optimail in geen geval in gebruik nemen. Neem contact op met uw Ruys Customer Support. Bewaar de verpakking. Gebruik deze opnieuw, als u de Optimail ooit wilt transporteren. Brievenweger Flexiscale • De kartonnen verpakkingsdoos aan de bovenzijde openen. • Haal de Flexiscale en het toebehoren uit de verpakking.
Opstellen en in gebruik nemen Frankeermachine Optimail • De kartonnen verpakkingsdoos aan de bovenzijde openen. • Haal de Optimail en het toebehoren uit de verpakking. • Controleer of de levering compleet en onbeschadigd is. Omvang van de levering: 1 2 Frankeermachine Optimail Netsnoer voor de Optimail 3 4 Modemkabel Inktlintcassette 5 6 Sleutels, 2 stuks Handleiding en Quick Reference Card U krijgt van Ruys B.V. een afzonderlijk blad met de PIN (Personal identification number) voor uw Optimail.
14 Optimail NetSet™ Handleiding Stap 2: Flexiscale gebruiksklaar maken Attentie! Vergeet de transportbeveiliging van karton niet vanonder het weegplateau te verwijderen. De Flexiscale verstrekt anders onjuiste gewichten en portobedragen. Zo verwijdert u de transportbeveiliging: • Pak het weegplateau met twee handen vast en trek er gelijkmatig aan. • Trek het weegplateau er naar boven af. • Verwijder de transportbeveiliging van karton en bewaar ze samen met het andere verpakkingsmateriaal.
Opstellen en in gebruik nemen Stap 3: Optimail gebruiksklaar maken • Plaats de frankeermachine op een vast, effen en waterpas oppervlak. • De kap van het inktlintcassettevak openen door licht drukken op de ontgrendelingstoets. De kap zwenkt vanzelf tot de aanslag naar omhoog. Attentie! Zorg ervoor dat het inktlint bij het aanbrengen niet kreukt of inscheurt. Op die manier voorkomt u inktlintscheuren. Transportbeveiliging (indien aanwezig) Let er ook op, dat de randen van het inktlint niet omvouwen.
16 Optimail NetSet™ Handleiding • Inktlintcassette met het inktlint naar onderen gericht op de aanvoerplaat plaatsen. • De inktlintcassette voorzichtig tot de aanslag inschuiven. De inktlintcassette moet eenvoudig in de houders van het cassettevak glijden. Stickers op de aanvoerplaat en in het cassettevak geven extra informatie over het plaatsen van inktlintcassettes. • Kap sluiten. De sluiting vergrendelt voelbaar.
Opstellen en in gebruik nemen Stap 4: Flexiscale en Optimail aansluiten Brievenweger aansluiten Waarschuwing! Gebruik alleen de meegeleverde of door Francotyp-Postalia/Ruys B.V. goedgekeurde datatransmissiekabel. • De stekker van de datatransmissiekabel voor het aansluiten van de frankeermachine in de 9-polige interface van de brievenweger steken. • De stekker van de datatransmissiekabel vastschroeven aan Flexiscale.
18 Optimail NetSet™ Handleiding Frankeermachine Optimail aansluiten Waarschuwing! Gebruik alleen de meegeleverde of door Francotyp-Postalia/Ruys B.V. goedgekeurde net- en modemkabel. Let erop dat de aansluitkabels niet beschadigd zijn. • De apparaatstekker van het netsnoer in de netaansluitbus steken. De netaansluitbus bevindt zich op de achterkant van de Optimail. • De modemkabel met de apparaatstekker in de modemaansluiting van de Optimail steken.
Opstellen en in gebruik nemen In overeenstemming met uw bestelling leveren wij de modemkabel met de aansluiting die voor uw telefooninstallatie geschikt is of met de passende adapter. Overeenkomstig uw bestelling is de Optimail geconfigureerd voor bijv.
20 Optimail NetSet™ Handleiding Stap 5: Inschakelen Attentie! Als u de Flexiscale en de Optimail uit een koude omgeving (d.w.z. lager dan 10 °C) naar een warmere overplaatst: wacht minstens twee uur voordat u de frankeermachine in werking stelt. De Flexiscale en de Optimail passen zich aan de binnenluchttemperatuur aan. Eventuele condens verdwijnt. Brievenweger Flexiscale inschakelen Attentie! De Flexiscale wordt bij het inschakelen automatisch getarreerd. Het weegplateau mag hierbij niet worden belast.
Opstellen en in gebruik nemen Na de zelftest toont de Optimail de actuele datum. Na ca. 3 seconden verandert de indicatie en op het display verschijnt het laatste ingestelde portobedrag en het weegschaalsymbool . Na het inschakelen draagt de Optimail de beschikbare verzendingswijzeafdrukken, de datum en de tijd over naar de Flexiscale.
22 Optimail NetSet™ Handleiding 4 Frankeersysteem Optimail in-/uitschakelen Brievenweger Flexiscale inschakelen Attentie! De Flexiscale wordt bij het inschakelen automatisch getarreerd. Het weegplateau mag hierbij niet worden belast. De Flexiscale verstrekt anders onjuiste gewichten en portobedragen. • Zet de schakelaar aan de achterzijde van de Flexiscale van op I. Terwijl de startroutine afloopt, verschijnt er op het display systeeminformatie (bijv. het versienummer van de software van uw Flexiscale).
Frankeersysteem Optimail in-/uitschakelen Na de zelftest laat de Optimail de actuele datum zien aan. Na ca. 3 seconden verandert de indicatie en op het display verschijnt het laatste ingestelde portobedrag en het weegschaalsymbool . Het weegschaalsymbool wil zeggen dat de frankeermachine gereed is om de portogegevens van de Flexiscale over te nemen. Na het inschakelen draagt de Optimail de beschikbare verzendingswijzeafdrukken, de datum en de tijd over naar de Flexiscale.
24 Optimail NetSet™ Handleiding 5 Frankeren 5.1 Porto berekenen met de Flexiscale 5.1.1 Verzendgegevens instellen – wegen – porto berekenen De verzendgegevens stelt u in het menu van de Flexiscale in, dat wil zeggen dat de Flexiscale u in het selectievenster na elkaar de verzendgegevens ter keuze aanbiedt en u selecteert telkens met de selectietoetsen de gewenste instelling. Zo vraagt de Flexiscale alle voor de portoberekening vereiste gegevens na elkaar op.
Frankeren De Flexiscale neemt de selectie in het weergaveveld op en schakelt verder om de verzendingswijze op te vragen. POSTZEGEL kiest u alleen voor het frankeren met postzegels. Postzegelzendingen mogen niet worden gefrankeerd met een frankeermachine. OVERIG kiest u, als de Flexiscale de vereiste verzendgegevens niet aanbiedt. In dergelijke speciale gevallen kunt u het portobedrag direct invoeren ( hoofdstuk 5.1.4 op pagina 29).
26 Optimail NetSet™ Handleiding De Flexiscale neemt de selectie op in het weergaveveld. In het selectieveld is de ingestelde verzendwijze donker gemarkeerd. U kunt op dezelfde wijze verdere verzendwijzen kiezen. Om één speciale verzendwijze te deactiveren: Druk opnieuw op de bijhorende selectietoets. De waarde invoeren voor een poststuk In sommige gevallen is voor de Flexiscale voor de berekening van het portobedrag de waarde van het poststuk (bijv. Verzekerd vervoer) vereist.
Frankeren De Flexiscale stelt op de Optimail slechts automatisch een passende verzendingswijzeafdruk in, als de automatische transmissie op AAN is geschakeld ( hoofdstuk 10.4 op pagina 56). U kunt de verzendingswijzeafdruk ook met de hand instellen of een automatisch ingestelde verzendingswijzeafdruk wijzigen. Deze instelling voor de frankeerafdruk kunt u uitvoeren op de Flexiscale of direct op de Optimail.
28 Optimail NetSet™ Handleiding 5.1.3 Porto berekenen voor poststukken met een gewicht van meer dan 5 kg U kunt met de Flexiscale ook het portobedrag bepalen voor poststukken met een toelaatbaar maximumgewicht van meer dan 5 kg (bijv. Verzekerd vervoer). Voor dergelijke zendingen biedt de Flexiscale de mogelijkheid, het gewicht voor de portoberekening in te voeren met de cijfertoetsen. • Stel aan de Flexiscale zoals bekend de gewenste verzendgegevens in. In het voorbeeld is dit ROODPOST PAKKETTEN.
Frankeren 5.1.4 Porto met de hand invoeren Er kunnen speciale gevallen optreden waarin de Flexiscale de vereiste verzendgegevens voor de portoberekening niet aanbiedt en daardoor geen porto kan berekenen. In een dergelijk geval kunt u aan de Flexiscale het portobedrag invoeren met de cijfertoetsen. • Druk gedurende ongeveer 2 seconden op de toets . De Flexiscale toont het startmenu voor de portoberekening. • Met de pijltoets verder bladeren. • Druk op de selectietoets voor OVERIG.
30 Optimail NetSet™ Handleiding 5.1.5 Verzendingswijzeafdruk handmatig selecteren/wijzigen Als geen verzendingswijzeafdruk is ingesteld of als u de automatisch ingestelde wilt wijzigen, kunt u gebruik maken van de handmatige instelling op de Flexiscale. Wanneer aan de Flexiscale alle verzendgegevens ingesteld zijn en het display het portobedrag voor het poststuk aanduidt: • Druk op de toets . De Flexiscale doet in het selectievenster alle mogelijke verzendingswijzeafdrukken verschijnen.
Frankeren 5.2 Reclamestempel instellen Afgestemd op uw wensen rust Francotyp-Postalia de Optimail Plus uit met maximaal 9 verschillende reclamestempels, de Optimail met 1 reclamestempel. De beschikbare reclamestempelafdrukken en de hun toegewezen nummers vindt u als gebruiksaanwijzing op de Optimail (uitschuifbaar, vooraan links). • Nummer invoeren van de gewenste reclamestempelafdruk. • Bevestig met de toets .
32 Optimail NetSet™ Handleiding 5.3 Datum in de frankeerafdruk De datum voor de frankeerafdruk wordt door de ingebouwde klok automatisch ingesteld op de actuele datum. U kunt de datum voor de frankeerafdruk voort te zetten. De Optimail laat geen ver vooruit liggende frankeerdatum en geen antidatering toe. Als u de Optimail uitschakelt, wordt de datum teruggezet op de actuele datum. 5.3.1 Datum tonen • Druk op de toets . De weergegeven datum verschijnt bij het frankeren in de frankeerafdruk.
Frankeren 5.3.3 Frankeerafdruk zonder datum afdrukken Met de Optimail kan de datum in de frankeerafdruk ook worden weggelaten. Neem hiervoor de bepalingen van TPG Post B.V. in acht. • Druk op de toets . De Optimail toont de ingestelde datum. • Druk op de toets . De Optimail keert terug naar de portoweergave. Korte pieptonen en het knipperende DATE duiden erop, dat de frankeerafdruk geen datum bevat. Datum weer afdrukken • Druk op de toets ingestelde datum. .
34 Optimail NetSet™ Handleiding 5.4 Kostenplaats wisselen (alleen bij de Optimail Plus) De Optimail kan frankeringen registreren en analyseren volgens afzonderlijke kostenplaatsen. In hoofdstuk 7 vindt u uitvoerige informatie over de kostenplaatsfunctie. Om frankeringen voor een kostenplaats te registreren: • Gewenst kostenplaatsnummer (1-9) invoeren. • Bevestigen met de toets . Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld.
Frankeren 5.5 Brief invoeren en frankeren Pas wanneer de Flexiscale de porto berekent en aan de Optimail heeft overgedragen, is de Optimail vrijgegeven om te frankeren. Met het aangeduide portobedrag kunt u een willekeurig aantal poststukken frankeren. Attentie! Onvolledige frankeerafdruk, gescheurd inktlint en beschadigingen van de printkop kunt u met eenvoudige preventieve maatregelen voorkomen: – U kunt brieven frankeren tot een dikte van 5 mm.
36 Optimail NetSet™ Handleiding Brief invoeren en frankeren • Plaats de brief op de aanvoerplaat: – de te bedrukken zijde wijst naar boven, het adresveld is zichtbaar – de bovenkant moet tegen de briefgeleidingskant liggen. • De brief in de richting van de pijl zover inschuiven tot de Optimail de brief grijpt. Zodra de briefsensor een brief herkent, drukt een wals de brief tegen inktlint en drukkop – de frankering start. De gefrankeerde brief wordt naar rechts uitgeworpen.
Speciale functies 6 Speciale functies 6.1 Snelkiezen gebruiken Vaak gebruikte verzendingsinstellingen kunt u ook onder de cijfertoetsen 1 tot 9 opslaan en door drukken op een toets weer oproepen. Denk eraan dat u een snelkiestoets alleen maar voor de actuele portotabel kunt programmeren. Onder de toets is in de fabriek de standaardinstelling ROODPOST – BRIEVEN programmeerd. De standaardinstelling kunt u niet wijzigen. Zo slaat u verzendgegevens op • Stel de gewenste verzendgegevens in.
38 Optimail NetSet™ Handleiding 6.2 Testafdruk met het porto „0” (nulfrankering) U kunt de actuele afdrukinstellingen testen aan de hand van een testafdruk. Stel voor testafdrukken het porto „0.00” in. • Druk op de toets . De verbinding naar de brievenweger Flexiscale is onderbroken. • Druk op de toets . • Bevestig met de toets . Het display duidt het ingestelde porto „0.00” aan. • Plaats een lege envelop, een etiket of een willekeurig blad zoals u dat gewoonlijk doet.
Speciale functies 6.3 Telfunctie gebruiken van de brievenweger Met de telfunctie kunt u eenvoudig en snel het aantal stuks identieke brieven, postkaarten etc. vaststellen. • Druk op de toets . De Flexiscale opent het optiemenu. • Druk op de selectietoets voor STUKS. Volg nu de aanwijzingen op het display. • Leg 10 stuks uit de totale hoeveelheid poststukken op het weegplateau. • Bevestig met de toets . De Flexiscale berekent het gewicht per stuk en er verschijnt: AANTAL = 10.
40 Optimail NetSet™ Handleiding 6.4 Noodoplossing: frankeermachine gebruiken zonder weegschaal Attentie! Het portobedrag en de verzendingswijze worden automatisch door de weegschaal aan de frankeermachine doorgegeven. Het gebruik van de frankeermachine zonder de weegschaal is in principe niet mogelijk. Bij technische problemen met de weegschaal echter kan gedurende enkele dagen, middels een door Ruys door te geven code, ook zonder weger worden gewerkt. Graag in deze situatie contact opnemen met Ruys.
Speciale functies Als u bij vergissing een te hoog portobedrag heeft ingesteld: • Een nieuwe waarde intypen. • Met de toets bevestigen. Hoe u het grensbedrag kunt wijzigen voor de melding „Hoge portowaarde”, leest u in hoofdstuk 10.6. Verzendingswijzeafdruk instellen Speciale verzendingswijzen voorziet u bij het frankeren van een overeenstemmende afdruk (bijv. aantekenen, verzekerd vervoer).
42 Optimail NetSet™ Handleiding 7 Kostenplaatsfunctie (alleen bij Optimail Plus) Met de kostenplaatsfunctie verschaft de Optimail Plus u een hulpmiddel waarmee u de portokosten kunt registreren en analyseren. Negen kostenplaatsgeheugens staan hiervoor ter beschikking. De kostenplaatsen kunnen bijvoorbeeld de afdelingen van een onderneming zijn of afzonderlijke firma’s van een kantorencomplex. Voor het frankeren stelt u eenvoudig de gewenste kostenplaats in.
Kostenplaatsfunctie Het aantal frankeringen opvragen voor een kostenplaats • Gewenst kostenplaatsnummer (1-9) invoeren. • Bevestig met de toets . Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld. • Druk op de toets . De Optimail toont het aantal waardefrankeringen dat onder deze kostenplaats is uitgevoerd sinds de teller de laatste keer op nul is gezet. Nulfrankeringen zijn niet geregistreerd.
44 Optimail NetSet™ Handleiding 7.2 Kostenplaatsoverzicht afdrukken Het kostenplaatsoverzicht bevat de kostenplaatsgegevens (verbruik en aantal stuks) van alle kostenplaatsen en de registerstanden van uw Optimail. Kostenplaatsoverzicht (voorbeeld) De Optimail moet uitgeschakeld zijn. + • Houd de toets ingedrukt en schakel de Optimail in met de sleutel. AAN • Zodra op het display voor de kostenplaats „M 0” en het printersymbool te zien zijn, kunt u de toets loslaten.
Kostenplaatsfunctie 7.3 Kostenplaatsgegevens wissen Als u gegevens van een kostenplaats wilt wissen, dient u de verbruiksteller en de teller van het aantal stuks ieder afzonderlijk terug op nul te zetten. • Nummer invoeren van de kostenplaats. • Met de toets bevestigen. Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld. Verbruiksteller op nul zetten • De toets ingedrukt houden en kort op de toets drukken. De verbruiksteller voor de ingestelde kostenplaats is gewist.
46 Optimail NetSet™ Handleiding 8 Registerbedragen weergeven en afdrukken De Optimail slaat belangrijke kengetallen en verbruiksinformatie op in registers. U kunt de afzonderlijke registerbedragen op het display doen verschijnen en als overzicht afdrukken samen met de kostenplaatsanalyse.
Registerbedragen weergeven en afdrukken Registerbedragen tonen • Nummer van het register invoeren (1-8). • Bevestig met de toets . Op het display verschijnt het registerbedrag. In het R - veld ziet u het bijhorende registernummer. Met de toets indicatie. keert u terug naar de porto- Registerbedragen met een standaard Optimail afdrukken De Optimail moet uitgeschakeld zijn. + • Houd de toets ingedrukt en schakel de Optimail in met de sleutel.
48 Optimail NetSet™ Handleiding • Plaats een etiket of een willekeurig blad. De Optimail drukt het registeroverzicht af. Hoe de afdruk er uitziet, toont het voorbeeld op pagina 44. Enkele van de daarop vermelde gegevens zijn voor de gebruiker van de Optimail van geen belang. Met de toets functie. keert u terug naar de frankeer- Registerbedragen aan een Optimail Plus afdrukken Bij de Optimail Plus zijn de registerbedragen en kostenplaatsgegevens samengevat in het kostenplaatsoverzicht.
Porto laden – NetSet™ 9 Porto laden – NetSet™ 9.1 Aanwijzingen voor de Teleset-procedure NetSet™ is het laden van de gewenste portoreserve met modem. De Optimail heeft hiervoor een intern modem. Na de invoer van de PIN (personal identification number) en van het gewenste bedrag zorgt de Optimail voor het eigenlijke laden door een korte verbinding met het Teleset Data Center. De geladen portoreserve wordt afgerekend volgens het contract dat u heeft afgesloten met TPG Post B.V.
50 Optimail NetSet™ Handleiding 9.2 Laden Lading starten Attentie! Na 8 pogingen om een verkeerde PIN (Personal identification number) te bevestigen, blokkeert de Optimail. Alleen de Ruys Customer Support medewerker kan uw Optimail opnieuw vrijgeven voor het frankeren en laden. • Controleer of de Optimail op de telefoonlijn is aangesloten. • Schakel de Optimail in en wacht tot op het display het laatste ingestelde portobedrag verschijnt. Weegschaalfunctie uitschakelen • Druk op de toets .
Porto laden – NetSet™ Bedrag behouden Het vooringestelde bedrag laden… • Bevestig het vooringestelde bedrag met de toets . Of Bedrag wijzigen Een ander bedrag laden… • Het gewenste bedrag intypen (in het voorbeeld 500 euro). • Bevestig het nieuwe bedrag met de toets . Ontoelaatbare bedragen/verkeerde invoer accepteert de Optimail niet. Op het display verschijnt dan opnieuw het laatste gebruikte bedrag. Verbindingsopbouw Op het display ziet u afwisselend het woord „Change” en het bedrag.
52 Optimail NetSet™ Handleiding • Controleer de nieuwe restsom (register 1R). Druk hiervoor na elkaar op de toetsen en . Hulp bij Teleset-fouten vindt u in hoofdstuk 12.3 op pagina 70. Lading annuleren Zolang de verbinding naar het Teleset Data Center nog niet tot stand is gekomen, kunt u de procedure annuleren: Een verkeerde invoer in de Teleset-modus (bijv. bij de invoer van het bedrag) wist u met de toets .
Basisinstellingen 10 Basisinstellingen 10.1 Klok instellen De met een batterij gebufferde klok van de frankeermachine Optimail stelt de actuele gegevens beschikbaar betreffende datum en tijd. De instelling van datum en tijd voor het systeem wordt gestuurd door de frankeermachine. Telkens als het frankeersysteem Optimail wordt ingeschakeld, neemt de brievenweger Flexiscale automatisch de datum- en tijdinstelling over van de frankeermachine.
54 Optimail NetSet™ Handleiding 10.2 Geluidssignaal instellen van de Flexiscale De Flexiscale bevestigt elke toetsdruk met een piep. U kunt deze functie uitschakelen. • Druk op de toets . De Flexiscale opent het optiemenu. • Druk op de selectietoets voor CONFIGURATIE. • Druk op de selectietoets voor SIGNAAL. • Schakel met de bijhorende selectietoets het geluidssignaal AAN of UIT. • Bevestig de instelling met de toets . Op het display verschijnt opnieuw het configuratiemenu.
Basisinstellingen 10.3 Frankeermachinetype instellen Voordat u brievenweger Flexiscale en frankeermachine Optimail samen kunt gaan gebruiken, moet u aan de Flexiscale het type van de aangesloten frankeermachine instellen. • Druk op de toets . De Flexiscale opent het optiemenu. • Druk op de selectietoets voor CONFIGURATIE. • Druk op de selectietoets voor SET METER. • Druk op de selectietoets voor Optimail. • Bevestig de instelling met de toets . Op het display verschijnt opnieuw het configuratiemenu.
56 Optimail NetSet™ Handleiding 10.4 Automatische instelling van de verzendingswijzeafdruk in-/uitschakelen De Flexiscale kan aan de hand van de ingestelde verzendgegevens de instelling sturen van een passende verzendingswijzeafdruk aan de Optimail. U kunt deze functie in-/uitschakelen. • Druk aan der Flexiscale op de toets . De Flexiscale opent het optiemenu. • Druk op de selectietoets voor VERZ.WIJZE. • Schakel met de bijbehorende selectietoets de automatische transmissie AAN of UIT.
Basisinstellingen 10.5 Grenswaarde voor de restbedragwaarschuwing instellen (alleen bij de Optimail Plus) De functie „Restbedragwaarschuwing” van de Optimail reageert, als de portoreserve onder de ingestelde grenswaarde ligt. Standaard is de grenswaarde ingesteld op 100,00 euro. • De gewenste grenswaarde in centen intypen (in het voorbeeld 15000 voor een grenswaarde van 150,00 euro). • Druk op de toets het display. . Het bedrag verdwijnt van • Na elkaar op de toetsen en drukken.
58 Optimail NetSet™ Handleiding 10.6 Hoge portowaarde instellen (alleen bij de Optimail Plus) De functie „Hoge portowaarde” (HP) van de Optimail geeft aan dat het portobedrag de ingestelde grenswaarde overschrijdt. Standaard is de „Hoge portowaarde” ingesteld op 2,00 euro. • De gewenste „Hoge portowaarde” in centen intypen (in het voorbeeld: 300 voor een grensbedrag van 3,00 euro). • Druk op de toets het display. . Het bedrag verdwijnt van • Druk op de toets . Het nieuwe grensbedrag is opgeslagen.
Basisinstellingen 10.7 Brievenweger Flexiscale tarreren De Flexiscale wordt bij elke systeemstart automatisch getarreerd. Ook tijdens het gebruik wordt de Flexiscale getarreerd, zodra zij een ondergewicht (gewicht <0 g) vaststelt. Een melding op het display informeert u daarover. U moet de Flexiscale alleen dan zelf tarreren, wanneer u – bij een leeg weegplateau een van „0 g” afwijkende weergave vaststelt – een nullast (bijv. voor een weegplateau) wilt instellen.
60 Optimail NetSet™ Handleiding 10.8 Portotabel kiezen/wisselen (in Nederland niet van toepassing) Het kan zijn dat er in uw Flexiscale meerdere portotabellen opgeslagen zijn. Omstellen naar een andere portotabel • Druk gedurende ongeveer 2 seconden op de toets . De Flexiscale toont het startmenu voor de portoberekening. • Druk op de toets . • Druk op de keuzetoets voor de nieuwe portotabel (in ons voorbeeld NETSET0104). • Bevestig de instelling met de toets .
Onderhoud en service 11 Onderhoud en service Attentie! Het zegel aan de postsluiting mag slechts worden verwijderd door de Ruys Customer Support medewerker om onderhouds- en reparatiewerkzaamheden te kunnen uitvoeren. Onderhouds- en reparatiewerkzaamheden mogen om veiligheidsredenen alleen worden uitgevoerd door een medewerker van Ruys Customer Support. Uw frankeersysteem wordt 1x per jaar door Ruys Technology Services gereinigd en onderhouden. Dit is uw waarborg voor een langdurige, storingsvrije werking.
62 Optimail NetSet™ Handleiding 11.2 Inktlintcassette vervangen De melding „Cassette” in het display geeft aan dat de inktlintcassette dient te worden vervangen. Attentie! Gebruik alleen de originele inktlintcassettes van Francotyp-Postalia/Ruys. • De kap van het inktlintcassettevak openen door licht drukken op de ontgrendelingstoets. De kap zwenkt vanzelf tot de aanslag naar omhoog. • De verbruikte inktlintcassette naar voren toe uittrekken.
Onderhoud en service • Inktlintcassette met het inktlint naar onderen gericht op de aanvoerplaat plaatsen. • De inktlintcassette voorzichtig tot de aanslag inschuiven. De inktlintcassette moet eenvoudig in de houders van het cassettevak glijden. Stickers op de aanvoerplaat en in het cassettevak geven extra informatie over het vervangen van de cassette. • Kap sluiten. De sluiting vergrendelt voelbaar. • Met de toets de melding bevestigen.
64 Optimail NetSet™ Handleiding 11.3 Portomodule vervangen Als de portobepalingen/tarieven van TPG Post B.V. worden gewijzigd, actualiseert u de Flexiscale eenvoudig door omwisselen van de portomodule. U kunt een actuele portomodule bestellen bij Ruys. Zo vervangt u de portomodule Attentie! Schakel het frankeersysteem Optimail uit. Onderbreek de spanningstoevoer voordat u de portomodule vervangt. • Schakel het frankeersysteem Optimail uit.
Onderhoud en service • Houd het weegplateau met de smalle kant naar achter. • Zet het weegplateau met zijn 4 pennen in de 4 openingen van de behuizing. • Druk het weegplateau met lichte en gelijkmatige druk naar beneden op de behuizing. Het weegplateau mag hierbij niet blokkeren. • Sluit de Flexiscale weer aan op het net ( pagina 17). • Schakel het frankeersysteem Optimail in. In de Flexiscale lopen thans een reeks van actualiseringsprocessen af. Meldingen op het display geven de nodige informatie.
66 Optimail NetSet™ Handleiding 12 Foutmeldingen en tips voor zelfhulp Attentie! Demonteer geen delen van de ommanteling. Laat onderhouds- en reparatiewerkzaanheden uitvoeren door daartoe opgeleid personeel. Bij ondeskundige reparatie komt de aanspraak op garantie en toelating bij TPG in gevaar.Hieruit voortkomende schade is voor eigen rekening. Kleine storingen en problemen bij het werken met de Optimail kunt u zelf oplossen.
Foutmeldingen en tips voor zelfhulp Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing „Service” + foutcode met twee cijfers Bij de codes 01 tot 18: Altijd Ruys Customer Support waarschuwen! Foutcode 19 verschijnt kort in beeld: Waardes in het kostenplaatsgeheugen worden foutief opgeslagen. Wis alle kostenplaatsdata of bel Ruys Customer Support ( hoofdstuk 7.3). Foutcode 19 verschijnt en de Optimail blokkeert: Bel Ruys Customer Support! De Optimail uitschakelen, even wachten en weer inschakelen.
68 Optimail NetSet™ Handleiding Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing (voortzetting) Is er géén sprake van een vastgelopen poststuk, dan is de cassette opgebruikt. Toets drukken, de Optimail beëindigt het frankeren en werpt het gefrankeerde poststuk uit. Lintcassette vervangen ( hoofdstuk 11.2). Geen lintcassette geplaatst of de cassette is defect. Lintcassette plaatsen ( Met toets hoofdstuk 11.2). de foutmelding wissen. Klepje van het cassettevak is niet goed gesloten.
Foutmeldingen en tips voor zelfhulp 12.2 Foutmeldingen – brievenweger Flexiscale Foutmelding Mogelijke oorzaak en oplossing FOUT Geen verzending mogelijk met de geselecteerde verzendgegevens: – de geselecteerde service is slechts mogelijk in combinatie met nog een andere service (bijv. voor B.V.ONTVST moet u ook AANTEKENEN selecteren) – combinatie van de verzendvormen postaal niet toegelaten. In het weergaveveld de ingestelde verzendgegevens controleren en corrigeren.
70 Optimail NetSet™ Handleiding 12.3 Foutmeldingen vanuit het Teleset Data Center Als tijdens het laden van het frankeertegoed een storing optreedt, wordt een foutcode getoond. Er zijn twee soorten foutcodes: – voorbijgaande problemen bij opbouw van de verbinding. Foutcode begint met „C”. – fouten die het afbreken van het laden tot gevolg hebben. Foutcode begint met „E”. „C”-codes De verbinding naar het Teleset Data Center (TDC-NL) is tijdelijk verstoord. De handeling wordt automatisch tot 3x herhaald.
Foutmeldingen en tips voor zelfhulp „E”-codes Met „E” beginnende foutcodes signaleren het afbreken van het Teleset – frankeertegoed laden. Handel als volgt: • Foutmelding met toets wissen. • Storingsoorzaak zelf vaststellen en oplossen of Ruys Customer Support bellen. • Het laden van het frankeertegoed opnieuw starten.
72 Optimail NetSet™ Handleiding Foutcode Oorzaak Oplossing Op te lossen door Bediener E 33 Onjuiste PIN Bel Ruys Customer ingevoerd, machine is Support niet aangemeld E 34 Optimail buiten gebruik Bel Ruys Customer Support E 35 Optimail nog niet vrijgegeven Bel Ruys Customer Support E 37 Gewenst bedrag is hoger dan frankeertegoed Bel TPG-NetSet™ Service E 38 Portorekening geblokkeerd Bel TPG-NetSet™ Service E 40 R3=R1+R2 E 41 is niet juist E 42 Bel Ruys Customer Support E 43 Gewenst bedrag on
Foutmeldingen en tips voor zelfhulp 12.4 Tips voor zelfhulp Probleem Mogelijke oorzaak en oplossing …aan de brievenweger Flexiscale Aangeduide waarden voor het Transportbeveiliging is niet verwijderd. gewicht zijn onrealistisch. Weegplateau afnemen en de transportbeveiliging verwijderen ( pagina 14). Flexiscale duidt voor het opgelegde poststuk geen portobedrag aan. Onvolledige verzendgegevens. In het weergaveveld controleren of de ingestelde verzendgegevens volledig zijn.
74 Optimail NetSet™ Handleiding Probleem Mogelijke oorzaak en oplossing (voortzetting) Frankeerafdruk onvolledig/ ongelijkmatig. Voor dikkere brieven: Een lege enveloppe frankeren of etiketten gebruiken. Frankeermachine blokkeert. De Optimail uitschakelen. Even wachten en weer inschakelen. Optimail frankeert niet. Frankeertegoed opgebruikt. Nieuw frankeertegoed laden ( hoofdstuk 9). Weegschaalfunctie is ingeschakeld maar er is nog geen frankeerwaarde overgedragen. Invoer vanuit de weegschaal.
Foutmeldingen en tips voor zelfhulp Probleem Mogelijke oorzaak en oplossing (voortzetting) Optimail neemt de frankeerwaarde vanuit de Flexiscale niet over. Frankeermachine is niet gereed om de gegevens vanuit de brievenweger over te nemen. Controleer of de Optimail voor de overname van gegevens correct is ingesteld (bijv. Wordt het weegschaalsymbool in het display getoond?). Indien nodig: de weegschaalfunctie opnieuw activeren met de toets .
76 Optimail NetSet™ Handleiding
Appendix – Buitenlijnparameters instellen voor het modem Appendix Buitenlijnparameters instellen voor het modem De buitenlijnparameters voor het modem zijn bij levering van de Optimail ingesteld voor uw telefoonaansluiting (volgens uw bestelling). U kunt de ingestelde buitenlijnparameters controleren en bij veranderingen van de telefoonaansluiting opnieuw instellen. De volgende voorbeelden tonen de werkwijze aan de hand van vier typische aansluittypes.
78 Optimail NetSet™ Handleiding Voorbeeld 2: Hoofdaansluiting (directe lijn) met pulskiesmethode Hoofdaansluiting: om toegang te krijgen tot het openbaar telefoonnet (uitgaande lijn) hoeft u geen cijfer (bijv. „0”) of R-toets in te voeren. De pulskiesmethode herkent u aan de „klikgeluiden” bij het kiezen.
Appendix – Buitenlijnparameters instellen voor het modem Voorbeeld 3: Verbinding via de centrale met toonkiesmethode Uitgaande lijn met cijfer „0” en pauze Verbinding via de centrale: om toegang te krijgen tot het openbaar telefoonnet (uitgaande lijn) moet u een cijfer (bijv. „0”) invoeren. De toonkiesmethode herkent u aan de „tonen” bij het kiezen.
80 Optimail NetSet™ Handleiding Voorbeeld 4: Verbinding via de centrale met pulskiesmethode Uitgaande lijn met cijfer „9” en pauze Verbinding via de centrale: om toegang te krijgen tot het openbaar telefoonnet (uitgaande lijn) moet u een cijfer/cijferrij (bijv. „9”) invoeren. De pulskiesmethode herkent u aan de „klikgeluiden” bij het kiezen.
Appendix – Verklarende woordenlijst Verklarende woordenlijst Etiketten Zelfklevende speciale etiketten, die u frankeert en op uw zending kunt plakken. Vereist voor grote, zware en dikke zendingen. Frankeerafdruk Frankeren van de poststukken voor transport door TPG. Bij het frankeren drukt de Optimail het portobedrag, de plaats van verzending met postcode, de datum, het logo van TPG en het inschrijvingsnummer op de envelop. Bovendien kunnen reclamestempel en verzendingswijze mee worden afgedrukt.
82 Optimail NetSet™ Handleiding Verzendingsinstellingen / Afkortingen
Appendix – Verzendingsinstellingen / Afkortingen 83
84 Optimail NetSet™ Handleiding Formulier „Snelkiezen”
Appendix – Technische gegevens Technische gegevens Brievenweger Flexiscale Afmetingen 225 mm x 96 mm x 290 mm (breedte x hoogte x diepte) Gewicht ca.
86 Optimail NetSet™ Handleiding Omgevingsvoorwaarden +10°C tot +40°C Niet blootstellen aan direct zonlicht Aanbevolen voor de beste drukkwaliteit: +15 tot +35°C Geluidsemissie LWA <70 dB (betrokken op de werkplek) Inktlintcassette ca.
Appendix – Verklaring van overeenstemming Declaration of Conformity 87
88 Optimail NetSet™ Handleiding Declaration Of Conformity
Appendix – Index Index A E Aansluiten brievenweger Flexiscale 17 frankeermachine Optimail 18 Aansluiting via centrale 19 Aantal stuks totaal 46 voor alle kostenplaatsen 45 voor een kostenplaats 43 waardefrankeringen 46 Aanvoerplaat 92 Aanwijzingen bij deze gebruiksaanwijzing 2 Afdekking portomodule 4 Afvoer voor recycling 65 Etiketten 81 B Bedieningsaanwijzingen 92 Bedieningswijze 8 Bestemming selecteren 24 Brief invoeren 36 Briefgeleidingskant 92 Brievenweger Flexiscale 8 overzicht 4 Buitenlijnparamet
90 Optimail NetSet™ Handleiding I N In gebruik nemen 11 Inktlintcassette wisselen 62 Inktlintcassettevak 92 Inschakelen brievenweger Flexiscale 20, 22 frankeermachine Optimail 20, 22 Invoer annuleren/wissen Flexiscale 3 Optimail 94 bevestigen (Flexiscale) 3 ontoelaatbare 10 Invoertafel. Zie aanvoerplaat Netaansluiting Flexiscale 17 Optimail 18 NetSet™ 81 Noodoplossing, frankeermachine gebruiken zonder weegschaal 40 Nulfrankering 38 K Keuzedruk.
Appendix – Index R Reclamestempelafdruk 9, 93, 94 beschikbare 31, 92 instellen 31 Register 46, 93 Registerbedragen afdrukken Optimail 47 Optimail Plus 48 Registerbedragen tonen 47 Reinigen 61 Restbedragwaarschuwing actueel grensbedrag 46 grensbedrag wijzigen 57 Restsom 46 Ruststand 22, 23 Ruys Customer Support 95 S Selectietoetsen 3 Selectieveld 3 Service Ruys 95 TPG-NetSet™ 95 Sleutel 92 Slot 92 Snelkiezen 37 Som geladen bedragen 46 verbruik 46 Speciale verzendwijze deactiveren 26 selecteren 25 Standaard
92 Frankeermachine Optimail – Overzicht Display Toetsenbord Briefgeleidingskant Aanvoerplaat Bedieningsaanwijzingen (uittrekbaar, met reclamestempel- en verzendingswijzeafdrukken) Kap/inktlintcassettevak, daarachter inktlintcassette Slot met sleutel Ontgrendelingstoets (voor kap/inktlintcassettevak) Postsluiting met zegel Netaansluiting 25-polige interface voor aansluiting brievenweger Modemaansluiting
Frankeermachine Optimail – Display – Volgende onderhoudsbeurt – Fout: indicatie met foutcode, en/of 93 Frankeermachine Optimail – Toetsenbord Restbedragwaarschuwing: 1) Portoreserve bijna verbruikt Service: geheugenmodule/ gegevensbeveiligingsmaatregel Portoreserve verbruikt, frankeren niet mogelijk Basisinstellingen programmeren Verzendingswijze instellen 4) Cijfertoetsen: waarden invoeren Invoer wissen, annuleren Verzendingswijzeafdruk Aantal frankeringen 1) van de kostenplaats Aantal franker
Ruys Customers Support Elk frankeersysteem Optimail wordt voordat het de fabriek verlaat grondig getest. Mocht er ondanks onze omvangrijke kwaliteitscontrole toch een storing optreden bij uw frankeersysteem, neem dan contact op met onze Ruys Customers Support. Vraag bij ons hoofdkantoor naar de voor u verantwoordelijke Ruys Customers Support. Fabrikant: Francotyp-Postalia AG & Co. KG Birkenwerder Importeur/Leverancier: Ruys Handelsvereniging B.V.
