ANALOG FAX ACCESSORY 500 Send Fax -ohjaimen opas
HP Analog Fax Accessory 500 Send Fax -ohjaimen opas
Tekijänoikeus- ja käyttöoikeustiedot Tavaramerkkitietoja © 2013 Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P. Microsoft®, Windows®, Windows® XP ja Windows Vista® ovat Microsoft Corporationin Yhdysvalloissa rekisteröimiä tavaramerkkejä. Tämän materiaalin kopioiminen, sovittaminen tai kääntäminen on kiellettyä, paitsi tekijänoikeuslain sallimilla tavoilla. Tämän asiakirjan sisältämät tiedot voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta.
Sisällysluettelo 1 Määrittäminen .................................................................................................................. 1 Johdanto ................................................................................................................................. 2 Järjestelmävaatimukset .............................................................................................................. 3 Käyttöjärjestelmät .................................................................
Faksipuheluraportti .................................................................................................. 56 Faksitapahtumaloki .................................................................................................. 56 T.30-raportti ........................................................................................................... 56 3 Määrittäminen ................................................................................................................
1 FIWW Määrittäminen ● Johdanto ● Järjestelmävaatimukset ● MFP Send Fax -ohjaimen asennus ● HP MFP Send Fax -ohjaimen asennuksen poistaminen 1
Johdanto HP LaserJet MFP Send Fax -ohjaimen avulla voit lähettää fakseja tietokoneesta HP:n monitoimilaitteisiin (MFP-laitteisiin). Kun ohjain on asennettu, voit käyttää sitä tulostamalla MFP Send Fax -ohjaimella. Tässä oppaassa selitetään MFP Send Fax -ohjaimen faksitoiminnot. Tässä oppaassa käytettyjä merkintätapoja VIHJE: Vihjeet sisältävät hyödyllisiä vinkkejä tai pikatoimintoja. HUOMAUTUS: suorittamisessa.
Järjestelmävaatimukset Käyttöjärjestelmät MFP Send Fax -ohjain on yhteensopiva seuraavien käyttöjärjestelmien kanssa: ● Windows® XP SP2 ja uudemmat, 32-bittinen HUOMAUTUS: Microsoft lopetti Windows XP -käyttöjärjestelmän yleisen tuen huhtikuussa 2009. HP tarjoaa kuitenkin edelleen parasta mahdollista tukea vanhalle XP-käyttöjärjestelmälle.
MFP Send Fax -ohjaimen asennus Tukeeko MFP-laite MFP Send Fax -ohjainta? Monitoimilaitteiden kiinteiden ohjelmistojen uusimmat versiot tukevat MFP Send Fax -ohjainta. 1. Vieritä esiin aloitusnäytön Hallinta-painike ja paina sitä. 2. Avaa seuraavat valikot: 3. ● Faksiasetukset ● Faksilähetysasetukset ● Faksin lähetysasetukset ● Yleiset faksilähetysasetukset Paina PC-faksaus-vaihtoehtoa.
● www.hp.com/go/ljm4555mfp_firmware ● www.hp.com/go/cljcm4540mfp_firmware ● www.hp.com/go/cljcm3530mfp_firmware ● www.hp.com/go/ljMFPM725_firmware b. Valitse Select operating system (Valitse käyttöjärjestelmä) -kohdasta Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.) (Käyttöjärjestelmien yhteiset lataukset). c.
Monitoimilaitteen sähköpostitoiminnon asetusten tarkastaminen (valinnainen) Jos haluat sähköposti-ilmoituksen faksin lähettämisestä MFP Send Fax -ohjaimella, määritä monitoimilaitteen sähköpostitoiminnon asetukset. HUOMAUTUS: Sähköposti-ilmoitustoiminto on valinnainen toiminto. Määritä sähköpostitoiminnon asetukset monitoimilaitteen käyttöoppaan ohjeiden mukaan. Laskutuskooditoiminnon määrittäminen (valinnainen) HP MFP Send Fax -ohjain tukee laskutuskoodien käyttämistä faksien lähetyksessä.
HUOMAUTUS: Jos käytät MFP-laitteen mukana toimitettua ohjelmisto-CD-levyä, voit asentaa Send Fax -ohjaimen napsauttamalla Install (Asenna) -painiketta tai Advanced Install Options (Asennuksen lisäasetukset) -painiketta CD-selaimessa. Lataa Send Fax -ohjainohjelmisto seuraavasta URL-osoitteesta: www.hp.com/support/ljanalogfaxaccessory500 Ohjaimen asentaminen Windows XP:ssä FIWW 1.
5. Valitse Paikallinen tulostin tai verkkotulostin -sivulla Paikallinen tulostin, joka on kytketty tähän tietokoneeseen. Valitse Seuraava. HUOMAUTUS: Valitse Paikallinen tulostin, joka on kytketty tähän tietokoneeseen, vaikka asennat MFP Send Fax -ohjaimen verkkotulostimeen. Tulostimen nimi on HP MFP Send Fax, kun ohjain asennetaan paikalliseen tulostimeen. Jos valitset Verkkotulostin tai toiseen tietokoneeseen kytketty tulostin -vaihtoehdon, tarvitset tietokoneen IP-osoitteen.
7. FIWW Valitse avattavasta Käytä porttia -valikosta monitoimilaitteen nimi tai IP-osoite. Valitse Seuraava ja siirry vaiheeseen 13.
10 8. Jos tietokonetta ei ole liitetty monitoimilaitteeseen, valitse Valitse tulostinportti -sivulla Luo uusi portti. 9. Valitse avattavasta Portin laji -valikosta Tavallinen TCP/IP-portti. Valitse Seuraava.
10. Valitse Ohjattu tavallisen TCP/IP-tulostinportin lisäystoiminto -valintaikkunasta Seuraava.
11. Kirjoita Lisää portti -sivun Tulostin tai IP-osoite -kenttään monitoimilaitteen nimi tai IP-osoite ja valitse sitten Seuraava. HUOMAUTUS: Tulostin tai IP-osoite -kenttään kirjoittamasi nimi on portin oletusnimi. Voit vaihtaa nimeä kirjoittamalla uuden nimen Portin nimi -kenttään. 12. Valitse Valmis.
13. Valitse Asenna tulostimen ohjelmisto -sivulta Levy. 14. Valitse Asenna levykkeeltä -valintaikkunasta Selaa. 15. Selaa esiin vaiheessa 1 purettu MFP Send Fax -ohjaimen .INF-tiedosto ja valitse se. HUOMAUTUS: .INF-tiedostosta on kaksi versiota: 32-bittinen versio Windows 2000:een, Windows XP:hen ja Windows 7:ään sekä 64-bittinen versio Windows XP Professional x64:ään, Windows Vistaan ja Windows 7:ään.
17. Valitse OK. 18. Valitse Asenna tulostimen ohjelmisto -sivulta Seuraava.
19. Kirjoita tulostimen nimi Anna tulostimelle nimi -sivun Tulostimen nimi -kenttään. Tulostimen oletusnimi on HP MFP Send Fax. 20. Valitse Seuraava.
21. Valitse Tulostimen jakaminen -sivulta Seuraava. HUOMAUTUS: Voit määrittää tulostimen jaetuksi valitsemalla Tulostimen jakaminen -sivulta Jakonimi-kohdan. Tällöin MFP Send Fax -ohjainta voi käyttää osoittamalla tulostamiseen (Point-and-Print). Kaikki ohjaimen toiminnot eivät ole käytettävissä (esimerkiksi faksien esikatselu), kun ohjainta käytetään Point-and-Print-yhteydellä. 22. Tulosta testisivu valitsemalla Tulosta testisivu -sivulta Kyllä. Valitse sitten Seuraava.
HUOMAUTUS: tulosteta. a. FIWW Kun tulostat testisivun valitsemalla Kyllä, tulostin lähettää faksin. Sivua ei Lopeta ohjattu toiminto ja aloita testifaksin lähetys valitsemalla Viimeistellään ohjattua tulostimen asennusta -valintaikkunasta Valmis.
b. Valitse HP MFP Send Fax -valintaikkunasta Fax Job (Faksityö) -välilehti. HUOMAUTUS: Setup (Asetukset) -välilehden tietoja ei tarvita testisivun lähetyksessä. Kun haluat määrittää kaikille fakseille yhteiset lähettäjän oletustiedot ja faksiasetukset, katso Määrittäminen sivulla 57.
FIWW c. Kirjoita Fax To (Faksin vastaanottaja) -kehyksen Fax Number (Faksinumero) -kenttään faksinumero, johon haluat lähettää testisivun. Lisää numero Fax Recipients (Faksin vastaanottajat) -luetteloon valitsemalla To -> (Vastaanottajaksi). d. Napsauta Lähetä-painiketta.
e. Jos valitsit Setup (Asetukset) -välilehdeltä Show Preview Before Sending Fax (Näytä esikatselu ennen faksin lähetystä) -vaihtoehdon, näkyviin tulee esikatseluikkuna. Valitse työkaluriviltä Send Fax (Lähetä faksi). f. Näkyviin tulee sanoma, jossa pyydetään vahvistamaan, tulostuiko testisivu. Tarkista, että testisivu tulostui vastaanottavassa faksilaitteessa, ja valitse sitten OK.
5. Napsauta Valitse paikallinen tulostin tai verkkotulostin -kohdassa Lisää paikallinen tulostin -painiketta. HUOMAUTUS: Asenna MFP Send Fax -ohjain verkkotulostimeen valitsemalla Valitse paikallinen tulostin tai verkkotulostin. Tulostimen nimi on HP MFP Send Fax, kun ohjain asennetaan paikalliseen tulostimeen. Jos valitset Lisää verkko-, Bluetooth- tai langaton tulostin, myös tietokoneen IP-osoite on määritettävä.
7. 22 Valitse avattavasta Käytä porttia -valikosta monitoimilaitteen nimi tai IP-osoite. Valitse Seuraava ja siirry vaiheeseen 12.
FIWW 8. Jos tietokonetta ei ole liitetty monitoimilaitteeseen, valitse Valitse tulostinportti -sivulla Luo uusi portti. 9. Valitse avattavasta Portin laji -valikosta Tavallinen TCP/IP-portti. Valitse Seuraava.
10. Kirjoita monitoimilaitteen nimi tai IP-osoite Kirjoita tulostimen isäntänimi tai IP-osoite -kohdan Isäntänimi tai IP-osoite -tekstiruutuun ja valitse sitten Seuraava. HUOMAUTUS: Portin oletusnimi on Tulostin tai IP-osoite -kenttään kirjoittamasi nimi. Voit vaihtaa nimeä kirjoittamalla uuden nimen Portin nimi -kenttään.
11. Valitse Asenna tulostimen ohjelmisto -sivulta Levy. 12. Valitse Asenna levykkeeltä -valintaikkunasta Selaa. 13. Selaa esiin vaiheessa 1 purettu MFP Send Fax -ohjaimen .INF-tiedosto ja valitse se. HUOMAUTUS: .
15. Valitse OK. 16. Valitse Asenna tulostinohjain ja valitse sitten Seuraava.
17. Tulostimen oletusnimi HP MFP Send Fax näkyy Tulostimen nimi -tekstiruudussa. Voit vaihtaa nimeä kirjoittamalla uuden nimen tekstiruutuun. 18. Valitse Seuraava.
19. Näyttöön tulee ikkuna, jossa on testisivuvaihtoehto. Voit lähettää testifaksin toiseen koneeseen valitsemalla Tulosta testisivu. HUOMAUTUS: Vaikka painikkeessa lukee Tulosta testisivu, sivua ei tulosteta paikallisesti. 20. Valitse Valmis.
HP MFP Send Fax -ohjaimen asennuksen poistaminen MFP Send fax -ohjaimen poistaminen Windows XP:ssä 1. Valitse Käynnistä, Asetukset ja Tulostimet ja faksit. 2. Napsauta Tulostimet ja faksit -ikkunassa hiiren kakkospainikkeella monitoimilaitetta, johon MFP Send Fax -ohjain on asennettu, ja valitse Poista. 3. Valitse Käynnistä, Asetukset ja Tulostimet ja faksit. 4. Napsauta hiiren kakkospainiketta Tulostimet ja faksit -ikkunassa ja valitse Palvelimen ominaisuudet. 5.
30 Luku 1 Määrittäminen FIWW
2 FIWW Faksien lähettäminen ● Faksin lähettäminen yhdelle vastaanottajalle ● Faksin lähettäminen useille vastaanottajille ● Faksin lähettäminen puhelinluettelon kautta ● Faksityön peruuttaminen ● Erikoismerkkien lisääminen faksinumeroon ● Puhelinluettelon muokkaaminen ● Puhelinluettelon merkintöjen vienti CSV-tiedostoon (pilkuilla erotetut arvot) ● Puhelinluettelon merkintöjen tuonti CSV-tiedostosta (pilkuilla erotetut arvot) ● Äänipuhelut ja uudelleenyritykset 31
Faksin lähettäminen yhdelle vastaanottajalle 1. Avaa faksattava asiakirja ohjelmassa, jossa asiakirja on luotu. 2. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Tulosta. 3. Valitse tulostinluettelosta HP MFP Send Fax -tulostinohjain. 4. Napsauta OK tai Tulosta. HUOMAUTUS: Napsauta painiketta, joka lähettää asiakirjan tulostimeen. Sen nimi saattaa vaihdella ohjelman mukaan. 5. Kirjoita vastaanottajan nimi, faksinumero ja yritysnimi HP MFP Send Fax -valintaikkunan Fax To (Faksin vastaanottaja) -kehykseen.
6. Lisää vastaanottajan tiedot MFP Send Fax -puhelinluetteloon valitsemalla Add to Phone Book (Lisää puhelinluetteloon). Tämä on valinnainen vaihe. HUOMAUTUS: Voit poistaa Recipient Name (Vastaanottajan nimi)-, Fax Number (Faksinumero)- ja Company Name (Yritysnimi) -kenttiin määrittämäsi arvot valitsemalla Clear Fields (Tyhjennä kentät). 7. Oletuskansilehden tiedot tulevat näkyviin HP MFP Send Fax -valintaikkunan Include With Fax (Lisää faksiin) -kehykseen.
10. Jos valitsit Asetukset-välilehdestä Näytä esikatselu ennen lähettämistä, faksityön esikatseluikkuna tulee näkyviin. Tarkista, että faksi näyttää oikealta. HUOMAUTUS: Esikatselu ei toimi käytettäessä osoittamalla tulostamista (Point-and-Print). Osoittamalla tulostaminen on Windowsin toiminto, jonka avulla voit muodostaa yhteyden etätulostimeen tai tulostaa sillä tai lähettää siihen faksin ilman asennuslevyjä. Tiedostot ja määritystiedot ladataan automaattisesti tulostuspalvelimesta asiakaskoneeseen. 11.
Faksin lähettäminen useille vastaanottajille 1. Avaa faksattava asiakirja ohjelmassa, jossa asiakirja on luotu. 2. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Tulosta. 3. Valitse tulostinluettelosta HP MFP Send Fax -tulostinohjain. 4. Napsauta OK tai Tulosta. HUOMAUTUS: Napsauta painiketta, joka lähettää asiakirjan tulostimeen. Sen nimi saattaa vaihdella ohjelman mukaan.
5. Kirjoita vastaanottajan nimi, faksinumero ja yritysnimi HP MFP Send Fax -valintaikkunan Fax To (Faksin vastaanottaja) -kehykseen. Avattavassa Recipient Name (Vastaanottajan nimi) -luettelossa on sekä yksittäisten vastaanottajien että ryhmien nimet. Jos tekstiruutu on tyhjä ja käyttäjä valitsee avattavan luettelon, luettelossa näkyy 20 viimeksi käytettyä nimeä aakkosjärjestyksessä. Jos tekstiruudussa oli tekstiä, kun avattava valikko avattiin, kaikki sopivat nimet näkyvät luettelossa.
9. Jos laskutuskooditoiminto on käytössä, kirjoita laskutuskoodi HP MFP Send Fax -valintaikkunan Billing Information (Laskutustiedot) -kehykseen. Voit muuttaa laskutuskoodia yksittäisissä faksitöissä. 10. Lähetä faksi käyttämällä lähettäjän, faksilaadun, ilmoitustietojen ja esikatselun oletusasetuksia valitsemalla Send (Lähetä). HUOMAUTUS: Jos haluat tarkistaa lähettäjän, faksilaadun, ilmoituksen ja esikatselun asetukset, valitse HP MFP Send Fax -valintaikkunan Setup (Asetukset) -välilehti.
11. Jos valitsit Asetukset-välilehdestä Näytä esikatselu ennen lähettämistä, faksityön esikatseluikkuna tulee näkyviin. Tarkista, että faksi näyttää oikealta. HUOMAUTUS: Esikatselu ei toimi käytettäessä osoittamalla tulostamista (Point-and-Print). Osoittamalla tulostaminen on Windowsin toiminto, jonka avulla voit muodostaa yhteyden etätulostimeen tai tulostaa sillä tai lähettää siihen faksin ilman asennuslevyjä. Tiedostot ja määritystiedot ladataan automaattisesti tulostuspalvelimesta asiakaskoneeseen. 12.
Faksin lähettäminen puhelinluettelon kautta 1. Avaa faksattava asiakirja ohjelmassa, jossa asiakirja on luotu. 2. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Tulosta. 3. Valitse tulostinluettelosta HP MFP Send Fax -tulostinohjain. 4. Napsauta OK tai Tulosta. HUOMAUTUS: Napsauta painiketta, joka lähettää asiakirjan tulostimeen. Sen nimi saattaa vaihdella ohjelman mukaan. 5. FIWW Napsauta HP MFP Send Fax -valintaikkunan Fax To (Faksin vastaanottaja) -kehyksessä olevaa kirjakuvaketta.
6. Valitse Add Recipients From Phone Book (Lisää vastaanottajat puhelinluettelosta) -valintaikkunasta kunkin vastaanottajan nimi ja lisää nimet Fax Recipients (Faksin vastaanottajat) -kenttään yksitellen valitsemalla To -> (Vastaanottajaksi). 7. Kun olet lisännyt kaikki vastaanottajat Fax Recipients (Faksin vastaanottajat -ruutuun, napsauta OK. HUOMAUTUS: Faksin vastaanottajia voi olla enintään 100. 8.
9. Jos laskutuskooditoiminto on käytössä, kirjoita laskutuskoodi HP MFP Send Fax -valintaikkunan Billing Information (Laskutustiedot) -kehykseen. Voit muuttaa laskutuskoodia yksittäisissä faksitöissä. 10. Lähetä faksi kaikille vastaanottajille käyttämällä lähettäjän, faksilaadun, ilmoitustietojen ja esikatselun oletusasetuksia valitsemalla Send (Lähetä).
11. Jos valitsit Asetukset-välilehdestä Näytä esikatselu ennen lähettämistä, faksityön esikatseluikkuna tulee näkyviin. Tarkista, että faksi näyttää oikealta. HUOMAUTUS: Esikatselu ei toimi käytettäessä osoittamalla tulostamista (Point-and-Print). Osoittamalla tulostaminen on Windowsin toiminto, jonka avulla voit muodostaa yhteyden etätulostimeen tai tulostaa sillä tai lähettää siihen faksin ilman asennuslevyjä. Tiedostot ja määritystiedot ladataan automaattisesti tulostuspalvelimesta asiakaskoneeseen. 12.
Faksityön peruuttaminen 1. Paina monitoimilaitteen ohjauspaneelissa olevaa punaista Pysätys-painiketta. HUOMAUTUS: 2. FIWW Näyttöön tulee valikko, jossa on lueteltu peruutettavissa olevat aktiiviset työt. Valitse työ, jonka haluat peruuttaa, ja kosketa OK.
Erikoismerkkien lisääminen faksinumeroon Voit syöttää Fax Number (Faksinumero) -tekstikenttään numeroiden 0–9 lisäksi erikoismerkkejä. Taulukko 2-1 Erikoismerkit 44 Erikoismerkki Toiminto - Lisää faksinumeroon yhdysmerkki, jotta numero on helpompi lukea. () Voit parantaa numeron luettavuutta lisäämällä siihen sulkeita.
Puhelinluettelon muokkaaminen Puhelinluetteloon voit tallentaa yhteystietoja, joita haluat käyttää HP MFP Send Fax -valintaikkunan Fax To (Faksin vastaanottaja) -kehyksessä. Voit lisätä puhelinluetteloon nimiä ja poistaa siitä nimiä. Voit tuoda tai viedä MFP Send Fax -puhelinluettelon.
46 2. Valitse Add Recipients from Phone Book (Lisää vastaanottajia puhelinluettelosta) -valintaikkunassa Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa). Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkunassa Add Entry (Lisää kohde). Näyttöön tulee Add Entry to Phone Book (Lisää kohde puhelinluetteloon) -valintaikkuna. Kirjoita vastaanottajan nimi, faksinumero ja yritysnimi ja valitse OK. 3.
6. Jos haluat lisätä muita nimiä, valitse Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkunassa Add Entry (Lisää kohde). 7. Napsauta OK, kun olet lisännyt haluamasi nimet puhelinluetteloon. Ryhmien lisääminen puhelinluetteloon HUOMAUTUS: Voit lisätä nimiä puhelinluetteloon Fax Job (Faksityö) -välilehdeltä napsauttamalla kirjakuvaketta ja Setup (Asetukset) -välilehdeltä napsauttamalla Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -painiketta.
48 Luku 2 Faksien lähettäminen FIWW
2. FIWW Valitse Add Recipients from Phone Book (Lisää vastaanottajat puhelinluettelosta) -valintaikkunassa haluamasi luettelossa oleva nimi ja valitse sitten Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa).
3. Valitse poistettava nimi Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkunasta ja napsauta sitten Delete (Poista). Vahvista poisto CONFIRM (VAHVISTUS) -valintaikkunassa. Jos napsautat Yes (Kyllä) -painiketta, tämä tieto poistetaan lopullisesti puhelinluettelosta.
FIWW Puhelinluettelon muokkaaminen 51
2. 52 Valitse Add Recipients From Phone Book (Lisää vastaanottajat puhelinluettelosta) -valintaikkunasta nimi, jota haluat muokata, ja valitse sitten Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa). Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkuna tulee näkyviin.
3. Valitse nimi Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkunassa ja valitse sitten Edit (Muokkaa). Edit Phone Book Entry (Muokkaa puhelinluettelon merkintää) -valintaikkuna tulee näkyviin. Nykyinen yhteystieto näkyy valintaikkunassa. Muokkaa vastaanottajan nimeä, faksinumeroa ja yritysnimeä tarpeen mukaan ja valitse OK. Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa) -valintaikkuna tulee uudelleen näkyviin.
Puhelinluettelon merkintöjen vienti CSV-tiedostoon (pilkuilla erotetut arvot) Voit viedä yhteystiedot puhelinluettelosta .CSV-tiedostoon. 1. 2. 54 Voit viedä puhelinluettelossa olevat nimet Fax Job (Faksityö)- tai Setup (Asetukset) -välilehden kautta. ● Fax Job (Faksityö) -välilehti: Napsauta kirjakuvaketta ja valitse Add Recipients from Phone Book (Lisää vastaanottajat puhelinluettelosta) -valintaikkunassa Edit Phone Book (Muokkaa puhelinluetteloa).
Puhelinluettelon merkintöjen tuonti CSV-tiedostosta (pilkuilla erotetut arvot) Voit tuoda yhteystiedot puhelinluetteloon asianmukaisesti muotoillusta .CSV-tiedostosta. Kun tietoja tuodaan .CSV-tiedostosta, ohjelma olettaa tiedoston ensimmäisen tietueen olevan otsikkotietue, joten ensimmäisen tietueen sisältöä ei tuoda. Jos .CSV-tiedostomerkintää ei ole muotoiltu oikein, ohjelma hylkää koko tietueen. 1. FIWW Voit tuoda nimiä puhelinluetteloon Fax Job (Faksityö)- tai Setup (Asetukset) -välilehden kautta.
Äänipuhelut ja uudelleenyritykset Äänipuhelut eivät tallennu faksitoimintolokiin eivätkä aiheuta T.30-raporttia. Seuraavissa kohdissa on tietoja faksityön uudelleenyrityksistä. Faksipuheluraportti Kun faksausyritysten määrä on saavuttanut asetetun rajan, faksin lähettämistä koskeva faksipuheluraportti tulostuu. Raportissa näkyy faksityön lokitunnus. Viimeisen yrityksen tulos näkyy faksipuheluraportissa. Faksipuheluraportti ei sisällä äänipuheluita.
3 FIWW Määrittäminen ● Lähettäjän tietojen asetus ● Faksilaadun asetus ● Ilmoitusasetusten asetus ● Kansilehden tietojen asetus ● Esikatseluasetuksen määrittäminen ● Faksiohjaimen tulostinmäärityksen asetus ● Laskutuskooditoiminnon määrittäminen 57
Lähettäjän tietojen asetus Lähettäjän oletustiedot lisätään kaikkiin MFP Send Fax -ohjaimen avulla lähetettyihin fakseihin ja niiden kansilehtiin. Voit muuttaa yksittäisten faksien lähettäjätietoja Setup (Asetukset) -välilehden kentissä. HUOMAUTUS: Voit rajoittaa muutokset vain käsiteltävänä olevaan työhön valitsemalla Apply Defaults to this job (Käytä oletusarvoja tähän työhön) -valintaruudun ennen Default Settings (Oletusasetukset) -valintaikkunan sulkemista. 1.
2. Kirjoita lähettäjän nimen, yritysnimen, faksinumeron ja puhelinnumeron oletusarvot Default Settings (Oletusasetukset) -valintaikkunan Sender Information (Lähettäjätiedot) -kehyksen kenttiin. HUOMAUTUS: Setup (Asetukset) -välilehden lähettäjätietokenttien tiedot päivitetään, kun lähettäjätiedot kirjoitetaan Default Settings (Oletusasetukset) -valintaikkunaan ensimmäisen kerran. Jos muutat lähettäjän oletustietoja myöhemmin, Setup (Asetukset) -välilehden lähettäjätietokentät eivät päivity.
Faksilaadun asetus Faksilaatuasetus määrittää, millä tarkkuudella monitoimilaite lähettää faksin. Käytettävissä ovat seuraavat laatuasetukset: ● Standardi: 200 x 100 pistettä tuumalla (dpi) ● Tarkka: 200 x 200 dpi ● Eritt. tarkka: 300 x 300 dpi Faksilaadun määrittäminen 1. 60 Valitse Setup (Määritys) -välilehdessä Edit Defaults (Muokkaa oletuksia).
2. Valitse Default Settings (Oletusasetukset) -valintaikkunan Fax Quality (Faksilaatu) -kohdassa lähetettävien faksien oletuslaatu. 3. Valitse OK. HUOMAUTUS: Voit määrittää kaikki oletustiedot samalla kertaa valitsemalla myös lähettäjätietojen, vahvistusilmoitusten, kansilehden ja esikatselun asetukset ja valitsemalla lopuksi OK.
Ilmoitusasetusten asetus Ilmoitusasetukset määrittävät, miten ja millä tavalla lähtevistä fakseista ilmoitetaan. 1. Valitse Setup (Määritys) -välilehdessä Edit Defaults (Muokkaa oletuksia). 2. Valitse haluamasi ilmoitusten lähetysvaihtoehto Default Settings (Oletusasetukset) -valintaikkunan Notification (Ilmoitus) -kohdassa: 3. 62 ● None (Ei lainkaan): ilmoitusta ei lähetetä. ● This Job (Tämä työ): ilmoitus lähetetään, kun faksi lähetetään.
HUOMAUTUS: Jotta voit vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia, monitoimilaitteen sähköpostitoiminnon asetusten on oltava määritetty. 4. Valitse OK. HUOMAUTUS: Voit määrittää kaikki oletustiedot samalla kertaa valitsemalla myös lähettäjätietojen, faksilaadun, kansilehden ja esikatselun asetukset ja valitsemalla lopuksi OK.
Kansilehden tietojen asetus Voit standardoida faksin kansilehden ulkoasun määrittämällä oletuskansilehden. Voit lisätä oletuskansilehdelle asetuskenttien avulla huomautustekstejä, aiherivin sekä yrityksen logon tai muun kuvan. Voit muokata yksittäisten faksitöiden kansilehtiasetuksia Fax Job (Faksityö) -välilehdellä. 64 1. Valitse Setup (Määritys) -välilehdessä Edit Defaults (Muokkaa oletuksia). 2.
6. Valitse bittikarttatiedosto, esimerkiksi yrityksen logo. HUOMAUTUS: kolmannekseen. 7. Bittikartta muunnetaan harmaasävyiseksi ja sijoitetaan kansilehden ylimpään Valitse OK. HUOMAUTUS: Voit määrittää kaikki oletustiedot samalla kertaa valitsemalla myös lähettäjätietojen, faksilaadun, vahvistusilmoitusten ja esikatselun asetukset ja valitsemalla lopuksi OK. HUOMAUTUS: Kun samaa kansilehteä käytetään useille vastaanottajille, esikatselussa näkyy vain ensimmäisen vastaanottajan kansilehti.
Esikatseluasetuksen määrittäminen Voit määrittää faksin esikatselun näytettäväksi automaattisesti aina ennen faksityön lähettämistä. 1. Valitse Setup (Määritys) -välilehdessä Edit Defaults (Muokkaa oletuksia). 2. Valitse Default Settings (Oletusasetukset) -valintaikkunan Preview (Esikatselu) -kehyksestä Show Preview Before Sending Fax (Näytä esikatselu ennen faksin lähetystä).
Faksiohjaimen tulostinmäärityksen asetus 1. Valitse Käynnistä, Asetukset ja Tulostimet ja faksit. 2. Napsauta Tulostimet ja faksit -ikkunassa hiiren kakkospainikkeella HP MFP Send Fax -ohjainta ja valitse sitten Tulostusmääritykset. 3. Määritä paperin ja tulostuslaadun oletusasetukset valitsemalla HP MFP Send Fax Document Properties (Tulostusmääritykset) -valintaikkunan Paper/Quality (Paperi/Laatu) -välilehti. Tallenna asetukset ja sulje valintaikkuna valitsemalla OK.
4. Tarkista tulostimen ja tulostustarvikkeiden tila tai käynnistä sulautettu Web-palvelin valitsemalla Services (Palvelut) -välilehti. Services (Palvelut) -välilehti on käytettävissä vain, jos MFP Send Fax -ohjain on kytketty käytössä olevaan TCP/IP-porttiin. HUOMAUTUS: Lisätietoja sulautetusta Web-palvelimesta on käyttämäsi monitoimilaitteen käyttöoppaassa. 5. 68 Tallenna oletusasetusten muutokset ja sulje valintaikkuna valitsemalla OK.
Laskutuskooditoiminnon määrittäminen HP MFP Send Fax -ohjain tukee laskutuskoodien käyttämistä faksien lähetyksessä. 1. Vieritä esiin aloitusnäytön Hallinta-painike ja paina sitä. 2. Avaa seuraavat valikot: 3. ● Faksiasetukset ● Faksilähetysasetukset ● Faksin lähetysasetukset ● Laskutuskoodit Ota laskutuskoodit käyttöön koskettamalla Ota laskutuskoodit käyttöön -vaihtoehtoa.
70 Luku 3 Määrittäminen FIWW
4 FIWW Ongelmien ratkaisu ● Toimintavirheet ● Varoitusviestit ● Virheviestit 71
Toimintavirheet Testisivu ei tulostu Tarkista monitoimilaitteen ohjauspaneelin MFP Send Fax -asetustiedoista, onnistuiko ohjaimen asennus ja onko PC-faksin lähetystoiminto käytössä. 1. Vieritä esiin aloitusnäytön Hallinta-painike ja paina sitä. 2. Avaa seuraavat valikot: ● Faksiasetukset ● Faksilähetysasetukset ● Faksin lähetysasetukset ● Yleiset faksilähetysasetukset 3. Kosketa PC-faksaus-valintaruutua. 4. Kosketa Tallenna-painiketta.
4. Valitse Automatic Configuration (Automaattinen kokoonpano) -valikosta Update Now (Päivitä nyt). 5. Valitse OK. Sähköposti-ilmoitus ei tule perille Sähköposti-ilmoitusta ei lähetetä, jos ilmoituksen vastaanottava faksilaite ei vastaa tai se on varattu tai jos monitoimilaitteeseen määritetty uudelleensoittoyritysten määrä ei ole täyttynyt. Vahvistusilmoitus lähetetään, kun monitoimilaitteen uudelleensoittoyritysten määrä täyttyy.
Viimeistele laiteohjelmiston päivitys: 1. Varmista, että monitoimilaitteen kiinteä ohjelmisto on päivitetty uusimpaan versioon. Jos kiinteää ohjelmistoa ei ole päivitetty, katso Monitoimilaitteen kiinteän ohjelmiston päivitys ja ohjaimen lataus sivulla 4. 2. Katkaise monitoimilaitteen virta ja käynnistä laite uudelleen. 3. Vieritä esiin aloitusnäytön Hallinta-painike ja paina sitä. 4. Avaa seuraavat valikot: 5.
1. Valitse Käynnistä, Asetukset ja Tulostimet ja faksit. 2. Napsauta Tulostimet ja faksit -ikkunan Tulostintehtävät-kehyksessä hiiren kakkospainikkeella monitoimilaitteen nimeä ja valitse Ominaisuudet. 3. Valitse HP MFP Send Fax Properties (Ominaisuudet: HP MFP Send Fax) -valintaikkunan Device Settings (Laiteasetukset) -välilehti. 4. Valitse avattavasta Automatic Configuration (Automaattinen kokoonpano) -valikosta Update Now (Päivitä nyt). 5. Valitse OK.
3. ● Faksiasetukset ● Faksilähetysasetukset ● Faksin lähetysasetukset ● Laskutuskoodit Ota laskutuskoodit käyttöön koskettamalla Ota laskutuskoodit käyttöön -vaihtoehtoa. HUOMAUTUS: Voit poistaa laskutuskoodit käytöstä poistamalla Ota laskutuskoodit käyttöön -toiminnon valinnan koskettamalla Tallenna-painiketta ja ohittamalla seuraavat vaiheet. Jos käyttäjät saavat muokata laskutuskoodeja, kosketa Salli käyttäjien muokata laskutuskoodeja -vaihtoehtoa. 4.
4. Valitse avattavasta Automatic Configuration (Automaattinen kokoonpano) -valikosta Update Now (Päivitä nyt). 5. Valitse OK. Muutetut asetukset eivät tule voimaan Point-and-Print (osoittamalla tulostaminen) -asennuksessa Jos käytät osoittamalla tulostuksen (Point-and-Print) asennusta, ilmoitusten, laskutuskoodien käytön ja pituuden sekä faksitoimintojen asetuksia ei voi päivittää Update Now (Päivitä nyt) -toiminnolla.
Varoitusviestit HP MFP Send Fax -ohjainta käytettäessä voi tulla näkyviin seuraavia varoituksia. Varoitus monitoimilaitteen PC-faksitoiminnon käytöstä poistamisesta PC fax feature may be disabled at the MFP (PC-faksitoiminto on ehkä poistettu käytöstä monitoimilaitteessa) -varoitus tulee näkyviin, kun ohjaimen porttia muutetaan. Kokoonpanomääritysten päivittäminen: 78 1. Valitse MFP Send Fax Warning (MFP Send Fax -varoitus) -ikkunassa OK. 2.
Virheviestit Jos faksissa ilmenee ongelma, joka estää tai keskeyttää faksien lähettämisen tai vastaanottamisen, ohjain antaa virheilmoituksen, jonka avulla ongelman syy voidaan selvittää. Seuraavassa luetellaan ilmoitukset sekä niiden syyt ja ongelmien ratkaisut. Taulukko 4-1 Virheilmoitukset At least one fax number is required (Ainakin yksi faksinumero tarvitaan) Syy Ratkaisu Fax Job (Faksityö) -välilehden Fax Number (Faksinumero) -kenttään ei ole kirjoitettu faksinumeroa.
Taulukko 4-1 Virheilmoitukset (jatkoa) The file cannot be found (Tiedostoa ei löydy) Syy Ratkaisu Lähetetylle faksille Fax Job (Faksityö)- tai Setup (Asetukset) -välilehden Image (Kuva) -kenttään määritetystä hakemistopolusta ei löydy kuvatiedostoa. Määritä kelvollinen kuvatiedostopolku Fax Job (Faksityö)- tai Setup (Asetukset) -välilehden Image (Kuva) -kenttään.
Data is not valid (Tiedot eivät kelpaa) Syy Ratkaisu Tiedostotyyppi tai -muoto on virheellinen. Tiedoston on oltava .CSV-tiedosto. Mapping for minimum required fields not specified (Vaaditulle vähimmäismäärälle kenttiä ei ole määritetty vastineita) Syy Ratkaisu Nimi- ja puhelinnumerokenttien yhdistämisasetuksia (vähimmäisvaatimus) ei ole yhdistetty .CSV-tiedostoon. Tuo tiedosto uudelleen.
82 Luku 4 Ongelmien ratkaisu FIWW
lähettäminen puhelinluettelon kautta 39 lähettäminen useille vastaanottajille 35 lähettäminen yhdelle vastaanottajalle 32 työn esikatselu on piilotettu 74 Fax Job (Faksityö) -välilehti laskutuskoodin tekstiruudun ottaminen käyttöön 75 Hakemisto H HP MFP Send Fax -ohjain varoitusviestit 78 virheet 72 virheviestit 79 huomautukset 2 A asennuksen poistaminen MFP Send Fax -ohjain 29 asennus MFP Send Fax -ohjain 6 asetusten päivitys 76 asetusten päivitys manuaalisesti 76 B bittikarttakuva puuttuminen kansilehd
merkintöjen tuonti CSVtiedostosta 55 merkintöjen vienti CSVtiedostoon 54 yhteystiedon lisääminen Fax Job (Faksityö) -välilehdeltä 45 yhteystiedon lisääminen Setup (Asetukset) -välilehdeltä 45 yhteystiedon muokkaaminen 50 yhteystiedon muokkaaminen Fax Job (Faksityö) -välilehdeltä 50 yhteystiedon muokkaaminen Setup (Asetukset) -välilehdeltä 50 yhteystiedon poistaminen 47 yhteystietojen muokkaaminen Fax Job (Faksityö) -välilehdeltä 45 yhteystietojen tuonti Fax Job (Faksityö) -välilehden kautta 55 yhteystietoje
© 2011 Hewlett-Packard Development Company, L.P. www.hp.
