อุปกรณ์เสริมโทรสารระบบอะนาล็อก 500 ของ คูม ่ อ ื ไดรเวอร์ Send Fax
อุปกรณ์เสริมโทรสารระบบอะนาล็อก 500 ของ HP คู่มือไดรเวอร์ Send Fax
ลิขสิทธิ์และใบอนุญาต ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในเครื่องหมายการค้า © 2013 Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P.
สารบัญ 1 การติดตัง้ ........................................................................................................................... 1 บทนํ า ...................................................................................................................................... 2 ความต้องการของระบบ ............................................................................................................... 3 ระบบปฏิบัตก ิ าร ......................................................................
สายสนทนาและการหมุนซํ้า ........................................................................................................ 55 รายงานการใช้โทรสาร ................................................................................................ 55 บันทึกกิจกรรมโทรสาร ............................................................................................... 55 รายงาน T.30 ........................................................................................................... 55 3 การกําหนดค่า ...
1 THWW การติดตัง้ ● บทนํ า ● ความต้องการของระบบ ● ติดตัง้ ไดรเวอร์ MFP Send Fax ● ยกเลิกการติดตัง้ ไดรเวอร์ HP MFP Send Fax 1
บทนํ า คุณสามารถใช้ไดรเวอร์ HP LaserJet MFP Send Fax เพื่อส่งโทรสารจากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังอุปกรณ์ต่อ พ่วงมัลติฟังก์ชน ั (MFP) ของ HP หนึ่งอุปกรณ์หรือหลายๆ อุปกรณ์ หลังจากที่ตด ิ ตัง้ ไดรเวอร์เสร็จแล้ว คุณ สามารถเรียกใช้ได้โดยการสัง่ พิมพ์ไปที่ไดรเวอร์ MFP Send Fax คู่มือนี้ จะอธิบายฟังก์ชน ั โทรสารที่มีอยู่ในไดรเวอร์ MFP Send Fax คําอธิบายที่ใช้ในคู่มือเล่มนี ้ คําแนะนํ า: เคล็ดลับจะให้ข้อมูลหรือทางลัดที่เป็นประโยชน์ หมายเหตุ: หมายเหตุจะให้ข้อมูลที่สําคัญเพื่ออธิบายถึงหลักการหรือเพื่อดําเนิ นการให้เสร็
ความต้องการของระบบ ระบบปฏิบัติการ ไดรเวอร์ MFP Send Fax สามารถใช้งานร่วมกับระบบปฏิบัตก ิ ารต่อไปนี้: ● Windows® XP SP2 หรือใหม่กว่า เวอร์ชน ั 32 บิต หมายเหตุ: Microsoft หยุดให้การสนับสนุน Windows XP แล้วตัง้ แต่เดือนเมษายน 2009 HP จะให้การ สนับสนุนอย่างเต็มกําลังต่อไปสําหรับระบบปฏิบัตก ิ าร XP ที่ถูกยกเลิกไปแล้ว ● Windows Vista® 32 บิต และ 64 บิต ● Windows® 7 32 บิต และ 64 บิต ● Windows® 8 32 บิต และ 64 บิต ● Windows 2003 Server SP1 หรือใหม่กว่า เวอร์ชน ั 32 และ 64 บิต ● Windows Server 2008 เวอร์
ติดตัง้ ไดรเวอร์ MFP Send Fax ตรวจสอบดูว่า MFP ของคุณรองรับไดรเวอร์ MFP Send Fax หรือไม่ เวอร์ชน ั ล่าสุดของเฟิร์มแวร์ MFP มีส่วนที่สนับสนุนไดรเวอร์ MFP Send Fax 1. จากหน้าจอหลัก เลื่อนไปแตะปุ่ม การดูแลระบบ 2. เปิดเมนูดงั ต่อไปนี้: 3. ● การตัง้ ค่าโทรสาร ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● การตัง้ ค่าส่งโทรสารทัว ่ ไป แตะตัวเลือก PC Fax Send หมายเหตุ: 4.
● www.hp.com/go/cljcm4540mfp_firmware ● www.hp.com/go/cljcm3530mfp_firmware ● www.hp.com/go/ljMFPM725_firmware b. ในบานหน้าต่าง Select operating system (เลือกระบบปฏิบัติการ) ให้คลิก Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.) (ระบบปฏิบัตก ิ ารที่ใช้ร่วมกัน (BIOS, เฟิร์มแวร์, วินิจฉัย ฯลฯ) c. หากวันที่ที่ปรากฏในตารางเฟิร์มแวร์เป็นวันที่ล่าสุดมากกว่ารหัสวันที่ที่ปรากฎในหน้าการกําหนดค่า MFP ให้คลิก Download (ดาวน์โหลด) ที่อยู่ข้างๆ ไฟล์ที่เหมาะสม หมายเหตุ: 3.
ตรวจสอบว่าได้กําหนดค่าคุณสมบัติอีเมลของ MFP แล้ว (ตัวเลือก) กําหนดค่าฟังก์ชน ั อีเมลบน MFP เพื่อให้สามารถรับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีการใช้ไดรเวอร์ MFP Send Fax ส่งโทรสาร หมายเหตุ: คุณสมบัติการแจ้งเตือนทางอีเมลเป็นตัวเลือกเสริมเช่นกัน โปรดดูคําแนะนํ าเกีย ่ วกับการกําหนดค่าฟังก์ชน ั อีเมลได้จากคู่มือผู้ใช้ MFP ที่เหมาะสม: กําหนดค่าคุณสมบัติรหัสบัญชี (ตัวเลือก) HP MFP Send Fax สนับสนุนการใช้รหัสบัญชีเมื่อส่งโทรสาร หมายเหตุ: คุณสมบัตริ หัสบัญชีเป็นตัวเลือกเสริม 1.
หมายเหตุ: หากคุณใช้ CD ซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับ MFP คุณสามารถติดตัง้ ไดรเวอร์ Send Fax ได้โดยคลิก ปุ่ม Install (ติดตัง้ ) หรือปุ่ม Advanced Install Options (ติดตัง้ ขัน ้ สูง) ในเบราเซอร์ของ CD ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ไดรเวอร์สง่ โทรสารจาก URL ต่อไปนี้: www.hp.com/support/ljanalogfaxaccessory500 ติดตัง้ ไดรเวอร์ใน Windows XP THWW 1. ใน Windows Explorer ให้ดบ ั เบิลคลิกที่ไฟล์ปฏิบต ั ิการของไดรเวอร์ MFP Send Fax ที่ดาวน์โหลดมา เพื่อ แตกไฟล์ไดรเวอร์ 2.
5.
7.
10 8. หากคุณยังไม่ได้ต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับ MFP เลือก Create a new port(สร้างพอร์ตใหม่) ใต้ Select a Printer Port (เลือกพอร์ตเครื่องพิมพ์) 9.
10.
่ พอร์ต) ให้พม ิ พ์ช่ อ ื เครื่องพิมพ์ MFP หรือแอดเดรส IP ลงในกล่องข้อความ Printer 11. ใต้ Add Port (เพิม Name or IP Address (ชื่อเครื่องพิมพ์หรือแอดเดรส IP) และคลิก Next (ถัดไป) หมายเหตุ: ชื่อพอร์ตที่เป็นค่าเริ่มต้นคือชื่อที่คุณพิมพ์ในช่อง Printer Name or IP Address (ชื่อ เครื่องพิมพ์หรือแอดเดรส IP) คุณสามารถเปลีย ่ นชื่อนี้ ได้ด้วยการพิมพ์ช่ อ ื ใหม่ลงในกล่องข้อความ Port Name (ชื่อพอร์ต) ้ ) 12.
13. ใต้ Install Printer Software (ติดตัง้ ซอฟต์แวร์เครื่องพิมพ์) คลิก Have Disk (ขอแผ่นดิสก์) 14. ในกล่องโต้ตอบ Install From Disk (ติดตัง้ จากดิสก์) คลิก Browse (เรียกดู) ้ ตอนที่ 1 15. เรียกดูไปที่ไฟล์ .INF ของไดรเวอร์ MFP Send Fax ซึ่งคุณได้แตกไว้ในขัน หมายเหตุ: ไฟล์ .
16. คลิก Open (เปิด) 17. คลิก OK (ตกลง) 18.
ิ พ์ช่ อ ื เครื่องพิมพ์ ชื่อเครื่องพิมพ์ที่เป็นค่า 19. ในช่อง Printer name ภายใต้ Name Your Printer ให้พม เริ่มต้นคือ HP MFP Send Fax 20.
21. ใต้ Printer Sharing (การใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกัน) คลิก Next (ถัดไป) หมายเหตุ: คุณสามารถใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกัน โดยเลือก Share name ในหน้าต่าง Printer Sharing จากนัน ้ ไดรเวอร์ MFP Send Fax ก็จะสามารถใช้ได้สําหรับการเชื่อมต่อ Point and Print คุณสมบัตบ ิ างอย่าง เช่น การแสดงตัวอย่างโทรสาร จะไม่สามารถใช้งานได้ ถ้าหากคุณเข้าใช้ไดรเวอร์โดยใช้การเชื่อมต่อ Point and Print 22.
หมายเหตุ: ใดๆ a.
b.
THWW c. ในกล่องข้อความ Fax Number (หมายเลขโทรสาร) ใต้ Fax To (ส่งโทรสารถึง) ให้พม ิ พ์หมายเลข โทรสารที่จะส่งหน้าทดสอบไป และคลิก To -> (ถึง ->) เพื่อพิมพ์หมายเลขลงในรายการ Fax Recipients (ผู้รบ ั โทรสาร) d.
e. หน้าต่างการแสดงตัวอย่างจะปรากฏขึ้น หากคุณเลือก Show Preview Before Sending Fax (แสดงภาพตัวอย่างก่อนส่งโทรสาร) บนแท็บ Setup (ตัง้ ค่า) บนแถบเครื่องมือ ให้คลิก Send Fax (ส่งโทรสาร) f. จะมีข้อความปรากฏขึ้น โดยถามว่าจะพิมพ์หน้าทดสอบหรือไม่ ตรวจสอบว่า หน้าทดสอบถูกพิมพ์บน เครื่องโทรสารปลายทางแล้ว และคลิก OK (ตกลง) หมายเหตุ: หน้าทดสอบจะถูกส่งไปยังหมายเลขโทรสารที่คุณพิมพ์ในช่อง Fax Number (หมายเลขโทรสาร) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ติดตัง้ ไดรเวอร์ใน Windows Vista 1.
5.
7.
THWW 8. หากคอมพิวเตอร์ของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับ MFP ให้เลือก Create a new port ภายใต้ Choose a printer port 9.
ิ พ์ช่ อ ื เครื่องพิมพ์ MFP หรือที่อยู่ IP ในช่อง 10.
11. ภายใต้ Install the print driver ให้คลิก Have Disk 12. ในกล่องโต้ตอบ Install From Disk (ติดตัง้ จากดิสก์) คลิก Browse (เรียกดู) ้ ตอนที่ 1 13. เรียกดูและเลือกไฟล์ .INF ของไดรเวอร์ MFP Send Fax ซึ่งคุณได้แตกไฟล์ไว้ในขัน หมายเหตุ: ไฟล์ .
14. คลิก Open (เปิด) 15. คลิก OK (ตกลง) 16.
17. ในกล่องข้อความ Printer name ชื่อที่เป็นค่าเริ่มต้น HP MFP Send Fax จะปรากฏขึ้น คุณสามารถ เปลี่ยนชื่อนี้ โดยพิมพ์ช่ อ ื ใหม่ในช่องข้อความ 18.
19. หน้าจอพร้อมตัวเลือกหน้าทดสอบจะปรากฏขึ้น หากต้องการส่งโทรสารทดสอบไปยังเครื่องอื่น ให้คลิก Print a test page (พิมพ์หน้าทดสอบ) หมายเหตุ: แม้ว่าตัวเลือกปุ่มจะมีข้อความ Print a test page (พิมพ์หน้าทดสอบ) แต่หน้าจะไม่ถูก พิมพ์เฉพาะที่ ้ ) 20.
ยกเลิกการติดตัง้ ไดรเวอร์ HP MFP Send Fax ยกเลิกการติดตัง้ ไดรเวอร์ MFP Send Fax ใน Windows XP 1. คลิก Start (เริ่ม) คลิก Settings (การตัง้ ค่า) แล้วคลิก Printers and Faxes (เครื่องพิมพ์และโทรสาร) 2. ในหน้าต่าง Printers and Faxes ให้คลิกขวาที่เครื่องพิมพ์ MFP ซึ่งติดตัง้ MFP Send Fax แล้วคลิก Delete (ลบ) 3. คลิก Start (เริ่ม) คลิก Settings (การตัง้ ค่า) แล้วคลิก Printers and Faxes (เครื่องพิมพ์และโทรสาร) 4. คลิกขวาในหน้าต่าง Printers and Faxes แล้วคลิก Server Properties (คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์) 5.
30 บท 1 การติดตัง้ THWW
2 THWW ส่งโทรสาร ● ส่งแฟกซ์ไปยังผู้รับคนเดียว ● ส่งโทรสารไปยังผู้รับหลายคน ● ส่งโทรสารโดยใช้สมุดโทรศัพท์ ● ยกเลิกงานโทรสาร ● ใส่อักขระพิเศษในหมายเลขโทรสาร ● แก้ไขสมุดโทรศัพท์ ● ส่งออกรายการสมุดโทรศัพท์ไปยังไฟล์ที่จด ั รูปแบบค่าที่คน ั ่ ด้วยจุลภาค (CSV) ● นํ าเข้ารายการสมุดโทรศัพท์จากไฟล์ในรูปแบบ CSV ● สายสนทนาและการหมุนซํ้า 31
ส่งแฟกซ์ไปยังผู้รับคนเดียว 1. เปิดเอกสารที่จะส่งโทรสารในโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เอกสารถูกสร้าง 2. คลิก File (ไฟล์) แล้วคลิก Print (พิมพ์) 3. เลือกไดรเวอร์ HP MFP Send Fax จากรายการเครื่องพิมพ์ 4. คลิก OK (ตกลง) หรือ Print (พิมพ์) หมายเหตุ: 5.
6. คลิก Add to Phone Book (เพิ่มในสมุดโทรศัพท์) เพื่อเพิม ่ ข้อมูลผู้รับลงในสมุดโทรศัพท์ MFP Send Fax ขัน ้ ตอนนี้ จะทําหรือไม่กไ็ ด้ หมายเหตุ: คลิก Clear Fields (ล้างฟิลด์) เพื่อลบค่าทัง้ หมดที่อยู่ในกล่องข้อความ Recipient Name (ชื่อผู้รบ ั ) Fax Number (หมายเลขโทรสาร) และ Company Name (ชื่อบริษท ั ) 7.
10.
ส่งโทรสารไปยังผู้รับหลายคน 1. เปิดเอกสารที่จะส่งโทรสารในโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เอกสารถูกสร้าง 2. คลิก File (ไฟล์) แล้วคลิก Print (พิมพ์) 3. เลือกไดรเวอร์ HP MFP Send Fax จากรายการเครื่องพิมพ์ 4. คลิก OK (ตกลง) หรือ Print (พิมพ์) หมายเหตุ: 5.
6. คลิก Add to Phone Book (เพิ่มในสมุดโทรศัพท์) เพื่อเพิม ่ ข้อมูลผู้รับลงในสมุดโทรศัพท์ MFP Send Fax ขัน ้ ตอนนี้ จะทําหรือไม่กไ็ ด้ หมายเหตุ: คลิก Clear Fields (ล้างฟิลด์) เพื่อลบค่าทัง้ หมดที่อยู่ในกล่องข้อความ Recipient Name (ชื่อผู้รบ ั ) Fax Number (หมายเลขโทรสาร) และ Company Name (ชื่อบริษท ั ) 7. คลิก To -> (ถึง ->) เพื่อเพิม ่ ข้อมูลผู้รับลงในฟิลด์ Fax Recipients (ผู้รบ ั โทรสาร) 8.
11.
ส่งโทรสารโดยใช้สมุดโทรศัพท์ 1. เปิดเอกสารที่จะส่งโทรสารในโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เอกสารถูกสร้าง 2. คลิก File (ไฟล์) แล้วคลิก Print (พิมพ์) 3. เลือกไดรเวอร์ HP MFP Send Fax จากรายการเครื่องพิมพ์ 4. คลิก OK (ตกลง) หรือ Print (พิมพ์) หมายเหตุ: 5.
6. ในกล่องโต้ตอบ Add Recipients From Phone Book (เพิ่มผู้รับจากสมุดโทรศัพท์) เลือกชื่อของผู้รับ โทรสารแต่ละราย และคลิก To -> (ถึง ->) เพื่อจัดการกับฟิลด์ Fax Recipients (ผู้รบ ั โทรสาร) 7. หลังจากที่คุณได้เพิม ่ ผู้รบ ั โทรสารทัง้ หมดลงในฟิลด์ Fax Recipients (ผู้รบ ั โทรสาร) แล้ว คลิก OK (ตกลง) หมายเหตุ: 8.
9. หากคุณสมบัตริ หัสบัญชีถูกเปิดใช้งาน ให้พม ิ พ์รหัสบัญชีภายใต้ Billing Information (ข้อมูลบัญชี) ใน กล่องโต้ตอบ HP MFP Send Fax รหัสบัญชีสามารถเปลีย ่ นแปลงได้สําหรับงานโทรสารแต่ละงาน ่ ต้นสําหรับผู้สง่ คุณภาพโทรสาร ข้อมูลการแจ้งเตือน และการกําหนดลักษณะ 10.
11.
ยกเลิกงานโทรสาร 1. บนแผงควบคุม MFP กดปุ่ม Stop (หยุด) สีแดง หมายเหตุ: 2.
ใส่อักขระพิเศษในหมายเลขโทรสาร ฟิลด์ข้อความ Fax Number (หมายเลขโทรสาร) จะยอมรับอักขระพิเศษ นอกเหนื อจากตัวเลข 0 ถึง 9 ตาราง 2-1 อักขระพิเศษ THWW อักขระพิเศษ ฟังก์ชัน - ใช้เครื่องหมายขีดในหมายเลขโทรสาร เพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้น () ใช้เครื่องหมายวงเล็บในหมายเลขโทรสารเพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้น [] ใช้เครื่องหมายวงเล็บปีกกาเพื่อซ่อนบางส่วนของหมายเลขโทรสาร โดยส่วนที่อยู่ในวงเล็บปีกกาจะไม่ถูกพิมพ์บนใบปะหน้าโทรสาร รายงานการติดต่อ หรือข้อความยืนยันทางอีเมล ตัวอย่างเช่น หมายเลขโทรสารอาจประกอบด้วยรหัสการเข้าใช้บัตร
แก้ไขสมุดโทรศัพท์ สมุดโทรศัพท์สามารถใช้จด ั เก็บข้อมูลผู้ติดต่อที่ปรากฏใต้ Fax To (โทรสารไปยัง) ในกล่องโต้ตอบ HP MFP Send Fax คุณสามารถเพิม ่ และลบชื่อออกจากสมุดโทรศัพท์ได้ตามต้องการ คุณสามารถนํ าเข้าและส่งออกสมุดโทรศัพท์ของ MFP Send Fax เพิ่มชื่อลงในสมุดโทรศัพท์ หมายเหตุ: คุณสามารถเพิม ่ ชื่อไว้ในสมุดโทรศัพท์หรือแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ได้โดยการคลิกที่ไอคอน รูปหนังสือ หรือบนแท็บ Setup (ตัง้ ค่า) ได้ด้วยการคลิกที่ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) 1.
THWW 2. ในกล่องโต้ตอบ Add Recipients from Phone Book (เพิม ่ ผู้รบ ั จากสมุดโทรศัพท์) คลิก Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) วิธีนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) ในกล่องโต้ตอบ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) คลิก Add Entry (เพิ่มรายการ) เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ Add Entry to Phone Book (เพิม ่ รายการในสมุดโทรศัพท์) พิมพ์ช่ อ ื ผู้รับ หมายเลข โทรสาร และชื่อบริษท ั และคลิก OK (ตกลง) 3. คลิก Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) 4.
6. ในกล่องโต้ตอบ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) ให้คลิก Add Entry (เพิ่มรายการ) เพื่อเพิม ่ ชื่ออื่น 7. คลิก OK (ตกลง) เมื่อคุณทําการเพิม ่ ชื่อในสมุดโทรศัพท์เสร็จสมบูรณ์แล้ว เพิ่มกลุ่มลงในสมุดโทรศัพท์ หมายเหตุ: คุณสามารถเพิม ่ กลุ่มไว้ในสมุดโทรศัพท์บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ได้โดยการคลิกที่ไอคอน รูปหนังสือ หรือบนแท็บ Setup (ตัง้ ค่า) ได้ด้วยการคลิกที่ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) หากคุณ เพิ่มกลุ่มจากแท็บ Setup (ตัง้ ค่า) ไปที่ขน ั ้ ตอนที่ 3 ของขัน ้ ตอนนี้ 1.
THWW แก้ไขสมุดโทรศัพท์ 47
2.
3. ในกล่องโต้ตอบ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) ให้เลือกชื่อที่คุณต้องการลบ แล้วคลิก Delete (ลบ) ตรวจสอบสิง่ ที่ลบในกล่องโต้ตอบ CONFIRM (ยืนยัน) การคลิกที่ Yes (ใช่) คือการลบรายการนี้ ออก จากสมุดโทรศัพท์อย่างถาวร แก้ไขชื่อในสมุดโทรศัพท์ หมายเหตุ: คุณสามารถแก้ไขชื่อในสมุดโทรศัพท์บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ได้โดยการคลิกที่ไอคอนรูป หนั งสือ หรือบนแท็บ Setup (ตัง้ ค่า) ได้ด้วยการคลิกที่ Edit Phone Book (แก้ไขสมุดโทรศัพท์) หากคุณ แก้ไขชื่อจากแท็บ Setup (ตัง้ ค่า) ไปที่ขน ั ้ ตอนที่ 3 ของขัน ้ ตอนนี้ 1.
50 บท 2 ส่งโทรสาร THWW
2.
3.
ส่งออกรายการสมุดโทรศัพท์ไปยังไฟล์ท่ีจัดรูปแบบค่าที่ค่น ั ด้วย จุลภาค (CSV) คุณสามารถส่งออกข้อมูลผู้ตด ิ ต่อจากสมุดโทรศัพท์ไปไว้ที่ไฟล์ .CSV 1. 2.
นํ าเข้ารายการสมุดโทรศัพท์จากไฟล์ในรูปแบบ CSV คุณสามารถนํ าเข้าข้อมูลผู้ตด ิ ต่อจากไฟล์ .CSV ที่มีรูปแบบถูกต้องมาที่สมุดโทรศัพท์ได้ เมื่อนํ าเข้าข้อมูลจาก ไฟล์ .CSV ซอฟต์แวร์จะถือว่าเรกคอร์ดแรกสุดในไฟล์คือเรกคอร์ดส่วนหัว และจะไม่นําเข้าข้อมูลจากเรกคอร์ด แรก หากข้อมูลในไฟล์ .CSV มีรป ู แบบไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะไม่นําเข้าข้อมูลใดๆ ของเรกคอร์ดเลย 1.
สายสนทนาและการหมุนซํา้ สายสนทนาจะไม่รวมอยู่ในบันทึกการทํางานของโทรสารและไม่มีการสร้างรายงาน T.
56 บท 2 ส่งโทรสาร THWW
3 THWW การกําหนดค่า ● ตัง้ ค่าข้อมูลผู้ส่ง ● ตัง้ ค่าคุณภาพของโทรสาร ● ตัง้ ค่าการแจ้ง ● ตัง้ ค่าข้อมูลใบปะหน้า ● ตัง้ ค่าการกําหนดลักษณะการแสดงตัวอย่าง ● ตัง้ ค่าการกําหนดลักษณะเครื่องพิมพ์ของไดรเวอร์โทรสาร ● ตัง้ การกําหนดค่ารหัสบัญชี 57
ตัง้ ค่าข้อมูลผู้ส่ง ข้อมูลผู้ส่งที่เป็นค่าเริ่มต้นจะรวมอยู่ในโทรสารทัง้ หมดที่คุณส่งโดยใช้ไดรเวอร์ MFP Send Fax รวมถึงใบปะหน้า คุณสามารถเปลีย ่ นแปลงข้อมูลผู้ส่งสําหรับโทรสารแต่ละชุดโดยใช้ฟิลด์ข้อความบนแท็บ Setup (การตัง้ ค่า) หมายเหตุ: หากต้องการนํ าการเปลี่ยนแปลงมาใช้กบ ั งานปัจจุบน ั เท่านัน ้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย Apply Defaults to this job (ใช้ค่าเรม ิ่ ต้นกับงานนี้) ก่อนออกจากกล่องโต้ตอบ Default Settings (การตัง้ ค่าเริ่ม ต้น) 1.
2.
ตัง้ ค่าคุณภาพของโทรสาร การตัง้ ค่าคุณภาพโทรสารจะกําหนดความละเอียดที่ MFP ใช้ในการส่งโทรสาร ต่อไปนี้ คือการตัง้ ค่าคุณภาพที่ใช้ งานได้: ● มาตรฐาน: 200 x 100 จุดต่อนิ้ ว (dpi) ● ละเอียด: 200 x 200 dpi ● ละเอียดมาก: 300 x 300 dpi ตัง้ คุณภาพของโทรสาร 1.
2. ภายใต้ Fax Quality (คุณภาพของโทรสาร) ในกล่องโต้ตอบ Default Settings (การตัง้ ค่าเริม ่ ต้น) ให้ เลือกคุณภาพเริ่มต้นสําหรับการส่งโทรสาร 3.
ตัง้ ค่าการแจ้ง การตัง้ ค่าการแจ้งเตือนจะกําหนดว่าจะส่งการแจ้งเตือนสถานะของโทรสารที่ส่งออกเมื่อไรและอย่างไร 1. ในแถบ Setup (ตัง้ ค่า) คลิก Edit Defaults (แก้ไขค่าเริ่มต้น) 2. ภายใต้ Notification (การแจ้ง) ในกล่องโต้ตอบ Default Settings (การตัง้ ค่าเริม ่ ต้น) ให้เลือกเวลาที่ จะรับการแจ้ง: 3.
หมายเหตุ: 4.
ตัง้ ค่าข้อมูลใบปะหน้า ปรับรูปแบบของใบปะหน้าโทรสารให้เป็นมาตรฐานโดยใช้ใบปะหน้าที่เป็นค่าเริม ่ ต้น ฟิลด์ต่างๆ ได้แก่ หมายเหตุ, บรรทัดเรื่อง และ ภาพโลโก้บริษท ั และภาพอื่นๆ คุณสามารถปรับเปลี่ยนการตัง้ ค่าใบปะหน้าได้บนแท็บ Fax Job สําหรับงานโทรสารแต่ละงาน 64 1. ในแถบ Setup (ตัง้ ค่า) คลิก Edit Defaults (แก้ไขค่าเริ่มต้น) 2. ภายใต้ Include With Fax (แนบไปกับโทรสาร) ในกล่องโต้ตอบ Default Settings (การตัง้ ค่าเริ่ม ต้น) ให้เลือก Cover Page (Single recipient only) (ใบปะหน้า (เฉพาะผู้รับรายเดียว)) 3.
6. เรียกดูและเลือกไฟล์ภาพบิตแม็ป เช่น โลโก้บริษท ั หมายเหตุ: ภาพบิตแม็ปจะถูกแปลงเป็นโทนสีเทาบนใบปะหน้า โดยจะถูกวางไว้ที่ด้านบน ประมาณหนึ่ง ในสามของหน้า 7.
ตัง้ ค่าการกําหนดลักษณะการแสดงตัวอย่าง คุณสามารถตัง้ การกําหนดลักษณะการแสดงตัวอย่าง เพื่อแสดงตัวอย่างงานโทรสารแต่ละงานโดยอัตโนมัตก ิ ่อนที่ จะส่ง 1. ในแถบ Setup (ตัง้ ค่า) คลิก Edit Defaults (แก้ไขค่าเริ่มต้น) 2.
ตัง้ ค่าการกําหนดลักษณะเครื่องพิมพ์ของไดรเวอร์โทรสาร 1. คลิก Start (เริ่ม) คลิก Settings (การตัง้ ค่า) แล้วคลิก Printers and Faxes (เครื่องพิมพ์และโทรสาร) 2. ในหน้าต่าง Printers and Faxes ให้คลิกขวาที่ HP MFP Send Fax แล้วคลิก Printing Preferences (การกําหนดลักษณะการพิมพ์) 3.
4. คลิก Services (บริการ) เพื่อตรวจสอบสถานะของเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์สิ้นเปลือง หรือเพื่อเริม ่ เว็บ เซิร์ฟเวอร์ในตัว ตัวเลือกบนแท็บ Services (บริการ) จะปรากฏขึ้นเฉพาะในกรณีที่ไดรเวอร์ ได้รบ ั การ เชื่อมต่อกับพอร์ต TCP/IP ที่ถก ู ต้อง หมายเหตุ: 5.
ตัง้ การกําหนดค่ารหัสบัญชี HP MFP Send Fax สนับสนุนการใช้รหัสบัญชีเมื่อส่งโทรสาร 1. จากหน้าจอหลัก เลื่อนไปแตะปุ่ม การดูแลระบบ 2. เปิดเมนูดงั ต่อไปนี้: 3.
70 บท 3 การกําหนดค่า THWW
4 THWW แก้ปัญหา ● ข้อผิดพลาดในการทํางาน ● ข้อความแจ้งเตือน ● ข้อความแสดงข้อผิดพลาด 71
ข้อผิดพลาดในการทํางาน พิมพ์หน้าทดสอบไม่ได้ ดูข้อมูลการกําหนดค่า MFP Send Fax บนแผงควบคุม MFP เพื่อระบุว่าไดรเวอร์ได้รบ ั การติดตัง้ เสร็จสมบูรณ์ หรือไม่ และคุณสมบัติการส่งโทรสารทางพีซถ ี ูกเปิดใช้งานหรือไม่ 1. จากหน้าจอหลัก เลื่อนไปแตะปุ่ม การดูแลระบบ 2. เปิดเมนูดงั ต่อไปนี้: ● การตัง้ ค่าโทรสาร ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● ่ ไป การตัง้ ค่าส่งโทรสารทัว 3. เลือกช่องทําเครื่องหมาย PC Fax Send 4.
4. ในเมนูดร็อปดาวน์ Automatic Configuration (การกําหนดค่าอัตโนมัต)ิ ให้เลือก Update Now (อัพเดตตอนนี้) 5.
1. ตรวจสอบว่าเฟิร์มแวร์ MFP ได้รับการอัพเดตเป็นเวอร์ชน ั ล่าสุด หากเฟิร์มแวร์ยังไม่ได้รบ ั การอัพเดต โปรด ดูที่ อัพเกรดเฟิร์มแวร์ MFP และดาวน์โหลดไดรเวอร์ ในหน้า 4 2. ปิดเครื่อง MFP แล้วเปิดใหม่อก ี ครัง้ 3. จากหน้าจอหลัก เลื่อนไปแตะปุ่ม การดูแลระบบ 4. เปิดเมนูดงั ต่อไปนี้: 5. ● การตัง้ ค่าโทรสาร ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● การตัง้ ค่าส่งโทรสารทัว ่ ไป แตะตัวเลือก PC Fax Send หมายเหตุ: 6.
3. ในกล่องโต้ตอบ HP MFP Send Fax Properties (คุณสมบัติของ HP MFP Send Fax) ให้คลิก Device Settings (การตัง้ ค่าอุปกรณ์) 4. ในเมนูดร็อปดาวน์ Automatic Configuration: (การกําหนดค่าอัตโนมัต)ิ ให้เลือก Update Now (อัพเดตตอนนี้) 5.
3. ● การตัง้ การส่งโทรสาร ● รหัสการเรียกเก็บเงิน แตะคุณสมบัติ เปิดใช้รหัสการเรียกเก็บเงิน เพื่อใช้งานรหัสบัญชี หมายเหตุ: ในการปิดใช้งานรหัสบัญชี ให้ยกเลิกการเลือกคุณสมบัติ เปิดใช้รหัสการเรียกเก็บเงิน แตะปุ่ม บันทึก แล้วข้ามขัน ้ ตอนที่เหลือ ในการอนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขรหัสบัญชี ให้แตะคุณสมบัติ ผู้ใช้สามารถแก้ไขรหัสใบเรียกเก็บ 4. แตะกล่องข้อความ ค่าเริ่มต้นรหัสการเรียกเก็บเงิน เพื่อเปิดแป้นพิมพ์ 5. ป้อนรหัสบัญชี และแตะปุ่ม OK 6. แตะกล่องข้อความ ความยาวตํ่าสุด เพื่อเปิดแป้นพิมพ์ 7.
4. ในเมนูดร็อปดาวน์ Automatic Configuration: (การกําหนดค่าอัตโนมัต)ิ ให้เลือก Update Now (อัพเดตตอนนี้) 5.
ข้อความแจ้งเตือน ข้อความคําเตือนต่อไปนี้อาจปรากฏขึ้นเมื่อคุณใช้ไดรเวอร์ HP MFP Send Fax คุณสมบัติ PC fax อาจถูกปิดการใช้งานที่การเตือน MFP คําเตือน PC fax feature may be disabled at the MFP ปรากฏขึ้น ถ้าหากพอร์ตไดรเวอร์เปลีย ่ นไป อัพเดตการตัง้ ค่า: 78 1. ในกล่องข้อความ MFP Send Fax Warning ให้คลิก OK (ตกลง) 2. ตรวจสอบว่าเฟิร์มแวร์ MFP ได้รับการอัพเดตเป็นเวอร์ชน ั ล่าสุด ดูที่ ตรวจสอบดูว่า MFP ของคุณรองรับ ไดรเวอร์ MFP Send Fax หรือไม่ ในหน้า 4 3.
ข้อความแสดงข้อผิดพลาด หากเกิดปัญหาเกีย ่ วกับโทรสารซึ่งทําให้ไม่สามารถส่งหรือรับโทรสาร หรือการรับ-ส่งหยุดชะงัก ข้อความแสดงข้อ ผิดพลาดจะปรากฏขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คณ ุ สามารถระบุถึงสาเหตุของปัญหา ต่อไปนี้ คือรายการข้อความ รวมถึง สาเหตุและวิธแ ี ก้ไข ตาราง 4-1 ข้อความแสดงข้อผิดพลาด ต้องมีหมายเลขโทรสารอย่างน้อยหนึ่ งหมายเลข สาเหตุ วิธีแก้ไข ไม่ได้พิมพ์หมายเลขโทรสารในช่อง Fax Number (หมายเลข โทรสาร) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) พิมพ์หมายเลขโทรสารในช่อง Fax Number (หมายเลขโทรสาร) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ข้อมูลท
ตาราง 4-1 ข้อความแสดงข้อผิดพลาด (ต่อ) ไม่พบไฟล์ สาเหตุ วิธีแก้ไข โทรสารถูกส่ง โดยระบุพาธไปยังไฟล์รป ู ภาพที่ขาดหายไป ในช่อง Image (ภาพ) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) หรือแท็บ Setup (การตัง้ ค่า) พิมพ์พาธทีถ ่ ูกต้องสําหรับรูปภาพในช่อง Image (ภาพ) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) หรือแท็บ Setup (การตัง้ ค่า) โทรสารถูกส่ง โดยระบุพาธไปยังชนิดไฟล์ที่ไม่ถูกต้อง ในช่อง Image (ภาพ) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) หรือแท็บ Setup (การตัง้ ค่า) พิมพ์พาธทีถ ่ ูกต้องสําหรับรูปภาพบิตแม็ปในช่อง Image (ภาพ) บน แท็บ Fax Job (งานโทร
ข้อมูลไม่ถูกต้อง สาเหตุ วิธีแก้ไข ชนิ ดของไฟล์หรือรูปแบบไฟล์ไม่ถูกต้อง ไฟล์ต้องเป็นไฟล์ .CSV ไม่ได้ระบุการแม็ปสําหรับฟิลด์ขน ั ้ ตํ่าที่ต้องการ สาเหตุ วิธีแก้ไข การแม็ประหว่างชื่อและฟิลด์หมายเลขโทรศัพท์ (อย่างน้อยที่สุด) จะ ไม่มีการแม็ปลงในไฟล์ .
82 บท 4 แก้ปัญหา THWW
ดัชนี ก การกําหนดลักษณะการพิมพ์ กําหนดค่า 67 การกําหนดลักษณะการแสดงตัวอย่าง กําหนดค่า 66 การตัง้ ค่าการแจ้ง กําหนดค่า 62 การติดตัง้ Point-and-Print คุณสมบัติที่รองรับโทรสารได้ 77 อัพเดตการตัง้ ค่าการแจ้งเตือน 77 อัพเดตความยาวรหัสบัญชี 77 อัพเดตรหัสบัญชี 77 การเตือน คุณสมบัติ PC fax ถูกปิดการใช้ งาน 78 การแก้ไขปัญหา 71 การแสดงตัวอย่างงาน ถูกซ่อน 74 กําหนดค่า การกําหนดลักษณะการแสดง ตัวอย่าง 66 การกําหนดลักษณะเครื่องพิมพ์ 67 การตัง้ ค่าการแจ้ง 62 การตัง้ ค่าเริม ่ ต้นของไดรเวอร์ MFP Send Fax 57 ข้อมูลผู้ส่ง 5
กําหนดค่าคุณภาพ 60 ส่งผ่านสมุดโทรศัพท์ 38 ส่งไปยังผู้รับโทรสารหลายคน 35 ใช้อักขระพิเศษในหมายเลข 43 บ บิตแม็ป หายไปจากใบปะหน้า 74 ใบปะหน้า บิตแม็ปหายไป 74 ผ ผู้รบ ั คนเดียว ส่งแฟกซ์ 32 ผู้รบ ั โทรสารหลายคน ส่งโทรสาร 35 แผงควบคุม PC FAX SEND ไม่ปรากฏ 73 ฟ แฟกซ์ ส่งไปยังผู้รบ ั คนเดียว 32 ไฟล์ที่จัดรูปแบบค่าที่คน ั ่ ด้วยจุลภาค (CSV) ส่งออกรายการสมุดโทรศัพท์ไป ยัง 54 ย ยกเลิก งานโทรสาร 42 ยกเลิกการติดตัง้ ไดรเวอร์ MFP Send Fax 29 ร รหัสบัญชี กําหนดค่า 6, 69 ปิดการใช้งาน 74 เปิดการใช้งาน 74 เปิดใช้งานกล่องข้อ
© 2011 Hewlett-Packard Development Company, L.P. www.hp.
