HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 Handleiding voor het stuurprogramma Send Fax
Copyright en licentie Handelsmerken © 2008 Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P. Windows® en Windows® XP zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten. Verveelvoudiging, bewerking en vertaling zonder voorafgaande schriftelijke toestemming zijn verboden, behalve zoals toegestaan door het auteursrecht. De informatie in dit document kan zonder vooraankondiging worden gewijzigd.
Inhoudsopgave 1 Gereedmaken Inzicht krijgen in de systeemeisen ........................................................................................................ 2 Besturingssysteem .............................................................................................................. 2 Displays ............................................................................................................................... 2 Printer ...............................................................
3 Configuratie Afzendergegevens instellen ............................................................................................................... 60 De faxkwaliteit instellen ...................................................................................................................... 62 Waarschuwingsinstellingen opgeven ................................................................................................. 63 Faxvoorbladgegevens instellen ..........................................
1 Gereedmaken U kunt het stuurprogramma HP LaserJet MFP Send Fax gebruiken om faxen vanaf uw computer naar een of meer multifunctionele HP-randapparaten te verzenden. Na de installatie krijgt u toegang tot het stuurprogramma door naar het stuurprogramma MFP Send Fax af te drukken.
Inzicht krijgen in de systeemeisen Besturingssysteem Het stuurprogramma MFP Send Fax wordt door de volgende besturingssystemen ondersteund: ● Windows® 2000 ● Windows® XP ● Windows® XP Professional x64 ● Windows® Server 2003 ● Windows® Server 2003 x64 ● Windows® Vista Displays De module MFP Send Fax ondersteunt displaytypen met een SVGA-resolutie (super video graphics adapter) van 800 bij 600 pixels of meer.
Netwerk Het stuurprogramma MFP Send Fax moet voor een netwerkprinter worden gebruikt. Het stuurprogramma kan niet op een lokale printer, USB en seriële of parallelle verbindingen worden gebruikt.
Het stuurprogramma MFP Send Fax installeren In dit gedeelte vindt u instructies voor de volgende taken: ● Controleren of het stuurprogramma MFP Send Fax door de MFP wordt ondersteund ● De MFP-firmware bijwerken en het stuurprogramma downloaden ● Controleren of de MFP-e-mailfunctie is geconfigureerd (optioneel) ● De factuurcodefunctie configureren (optioneel) ● Het stuurprogramma installeren Controleren of het stuurprogramma MFP Send Fax door de MFP wordt ondersteund De meest recente versies van de
De MFP-firmware bijwerken en het stuurprogramma downloaden Ga als volgt te werk om de MFP-firmware te upgraden en het stuurprogramma MFP Send Fax te downloaden op de HP LaserJet 4345mfp en 9040/9050mfp en de HP Color LaserJet 4730mfp en 9500mfp: 1. Raadpleeg de configuratiegegevens op het MFP-bedieningspaneel om de huidige firmwareversie vast te stellen. a. Druk op Menu op het MFP-bedieningspaneel. b. Raak INFORMATIE aan. c. Raak CONFIGURATIE AFDRUKKEN aan. De configuratiepagina wordt afgedrukt. d.
4. Als de cd die bij de MFP of de faxmodule is geleverd niet beschikbaar is, kunt u het stuurprogramma MFP Send Fax downloaden. a. Klik op Back om terug te keren naar het deelvenster Select operating system (Besturingssysteem selecteren). OPMERKING: Als u niet naar het deelvenster Select operating system (Besturingssysteem selecteren) terugkeert terwijl u op Back klikt, zie dan stap 2 voor instructies over het navigeren naar het deelvenster. b.
OPMERKING: De datumcode van de firmware heeft de volgende notatie: JJJJMMDD XX.XXX.X. De eerste cijferreeks is de datum, waarbij JJJJ het jaar vertegenwoordigt, MM de maand en DD de dag. Een datumcode die met 20060225 begint, staat voor 25 februari 2006. De tweede cijferreeks staat voor het revisienummer van de firmware. 2. 3. Ga naar Software en drivers downloaden voor de MFP. a. Ga naar http://www.hp.com. b. Typ het MFP-modelnummer in het tekstvak Zoek en druk op Enter. c.
5. d. Klik op Save (Opslaan) in het nu geopende dialoogvenster File Download (Bestand downloaden). e. Typ in het tekstvak Bestandsnaam van het venster Opslaan als de locatie op uw computer waar u het stuurprogrammabestand PC Send Fax wilt opslaan. f. Klik op Opslaan. g. Sluit na het downloaden van het bestand zo nodig het dialoogvenster File Download. De gedownloade firmware installeren.
4. Ga verder en raak FACTUURCODE aan. 5. Raak AANGEPAST aan om het factuurcodescherm te openen. 6. Gebruik de pijlknop omhoog en omlaag om het minimumaantal cijfers in de factuurcode te selecteren. 7. Raak OK aan om de factuurcodefunctie in te schakelen of raak UIT aan om de factuurcodefunctie uit te schakelen. OPMERKING: Als de factuurcodefunctie bij de MFP is ingeschakeld, is een factuurcode vereist voor alle faxtaken die direct vanaf de MFP worden verzonden.
5. Selecteer Local printer attached to this computer onder Local or Network Printer. OPMERKING: Selecteer Local printer attached to this computer om het stuurprogramma MFP Send Fax voor een netwerkprinter te installeren. De naam van de printer is HP MFP Send Fax als het stuurprogramma voor een lokale printer wordt geïnstalleerd. Als u de optie A network printer, or a printer attached to another computer selecteert, is het IP-adres van de computer vereist.
7. NLWW Selecteer in de keuzelijst Use the following port: het IP-adres van de MFP. Klik op Next en ga vervolgens naar stap 13.
12 8. Als uw computer niet met de MFP is verbonden, selecteert u Create a new port onder Select a Printer Port. 9. Selecteer Standard TCP/IP Port in de vervolgkeuzelijst Type of port.
10. Klik in het dialoogvenster van de wizard Add Standard TCP/IP Printer Port op Next.
11. Typ in het tekstvak Printer Name or IP Address onder Add Port de naam of het IP-adres van de MFP-printer en klik op Next. OPMERKING: De standaardpoortnaam is de naam die u in het tekstvak Printer Name or IP Address hebt getypt. U kunt de naam wijzigen door een nieuwe naam te typen in het tekstvak Port Name. 12. Klik op Finish.
13. Klik op Have Disk onder Install Printer Software. 14. Klik in het dialoogvenster Install From Disk op Browse. 15. Ga verder en selecteer het INF-bestand van het stuurprogramma MFP Send Fax, dat u in stap 1 hebt uitgepakt. OPMERKING: Er zijn twee versies van het INF-bestand beschikbaar: een 32-bits versie voor Windows 2000, Windows XP en Windows Server 2003 en een 64-bits versie voor Windows XP Professional x64, Windows Server 2003 x64 en Windows Vista.
17. Klik op OK. 18. Klik op Next onder Install Printer Software.
19. Typ een naam voor de printer in het tekstvak Printer name onder Name Your Printer. De standaardprinternaam is HP MFP Send Fax. 20. Klik op Next.
21. Klik op Next onder Printer Sharing. OPMERKING: U kunt de printer delen door Share name in het venster Printer Sharing te selecteren. Het stuurprogramma MFP Send Fax is vervolgens beschikbaar voor een point-andprintverbinding. Sommige functies, zoals faxvoorbeeld, zijn niet beschikbaar als het stuurprogramma via een point-and-printverbinding wordt gebruikt. 22. Selecteer Yes onder Print Test Page om een testpagina af te drukken en klik vervolgens op Next.
OPMERKING: Als u Yes selecteert om een testpagina te af te drukken, wordt er een fax verzonden. Er wordt geen pagina afgedrukt. a. NLWW Klik op Finish in het dialoogvenster Completing the Add Printer Wizard om de wizard te voltooien en door te gaan met het verzenden van een testfax.
b. Klik in het dialoogvenster HP MFP Send Fax op de tab Fax Job. OPMERKING: De Setup-gegevens zijn niet vereist voor het verzenden van een testpagina. Zie Configuratie op pagina 59 voor het configureren van de standaardafzender en de faxinstellingen voor alle faxen.
NLWW c. Typ het faxnummer waarnaar de testpagina moet worden verzonden in het tekstvak Fax Number (Faxnummer) onder Fax To (Faxen aan). Klik op To -> (Aan ->) om het nummer in te voeren in de lijst met Fax Recipients (Geadresseerden fax). d. Klik op Send.
e. Als u Show Preview Before Sending Fax op het tabblad Setup hebt geselecteerd, wordt er nu een voorbeeldvenster weergegeven. Klik op Send Fax op de werkbalk. f. Er wordt gevraagd of de testpagina is afgedrukt. Controleer of de pagina door het ontvangende faxapparaat is afgedrukt en klik vervolgens op OK. OPMERKING: De testpagina wordt aan het faxnummer verzonden dat u in het tekstvak Fax Number op het tabblad Fax Job hebt opgegeven. Het stuurprogramma installeren in Windows Vista 1.
5. Klik onder Choose a local or network printer op de knop Add a local printer. OPMERKING: Selecteer Choose a local or network printer om MFP Send Fax op een netwerkprinter te installeren. De naam van de printer is HP MFP Send Fax als het stuurprogramma voor een lokale printer wordt geïnstalleerd. Als u de optie Add a network, wireless or Bluetooth printer selecteert, hebt u het IP-adres van de computer nodig.
7. 24 Selecteer in de vervolgkeuzelijst Use an existing port de naam of het IP-adres van de MFP. Klik op Next en ga vervolgens naar stap 12.
NLWW 8. Als de computer niet op de MFP is aangesloten, selecteert u Create a new port onder Choose a printer port. 9. Selecteer Standard TCP/IP Port in de vervolgkeuzelijst Type of port. Klik op Next.
10. Typ onder Type a printer hostname or IP address de printernaam of het IP-adres van de MFP in het tekstvak Hostname or IP address en klik op Next. OPMERKING: De standaardpoortnaam is de naam die u in het tekstvak Hostname or IP address hebt getypt. U kunt de naam wijzigen door een nieuwe naam te typen in het tekstvak Port name.
11. Klik op Have Disk onder Install the printer driver. 12. Klik in het dialoogvenster Install From Disk op Browse. 13. Ga verder en selecteer het INF-bestand van het stuurprogramma MFP Send Fax, dat u in stap 1 hebt uitgepakt. OPMERKING: Er zijn twee versies van het INF-bestand beschikbaar: een 32-bits versie voor Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 en Windows Vista en een 64-bits versie voor Windows XP Professional x64, Windows Server 2003 x64 en Windows Vista x64.
15. Klik op OK. 16. Klik op Next onder Install the printer driver.
17. In het tekstvak Printer name wordt de standaardnaam HP MFP Send Fax weergegeven. U kunt de naam wijzigen door een nieuwe naam te typen in het tekstvak. 18. Klik op Next.
19. Er wordt een scherm weergegeven met een optie voor een testpagina. Klik op Print a test page als u een testfax naar een ander apparaat wilt verzenden OPMERKING: Op de knop staat Print a test page, maar er wordt lokaal geen pagina afgedrukt. 20. Klik op Finish.
Het stuurprogramma HP MFP Send Fax verwijderen Ga als volgt te werk om het stuurprogramma MFP Send Fax te verwijderen: Het stuurprogramma MFP Send Fax in Windows XP verwijderen 1. Klik achtereenvolgens op Start, Settings en Printers and Faxes. 2. Klik in het venster Printers and Faxes met de rechtermuisknop op de printer waarvoor MFP Send Fax is geïnstalleerd en klik vervolgens op Delete. 3. Klik achtereenvolgens op Start, Settings en Printers and Faxes. 4.
32 Hoofdstuk 1 Gereedmaken NLWW
2 Faxen Dit hoofdstuk bevat informatie over het verzenden van faxen en het gebruik van de telefoonlijst van MFP Send Fax: NLWW ● Een fax verzenden aan één geadresseerde ● Een fax verzenden aan meerdere geadresseerden ● Een fax verzenden met de telefoonlijst ● Een faxtaak annuleren ● Speciale tekens in het faxnummer invoegen ● De telefoonlijst bewerken ● Namen uit de telefoonlijst exporteren naar een CSV-bestand (comma-separated values) ● Namen uit de telefoonlijst exporteren naar een CSV-
Een fax verzenden aan één geadresseerde Ga als volgt te werk om een fax aan één geadresseerde te verzenden: 1. Open het te faxen document met het programma waarmee het document is gemaakt. 2. Klik op File en vervolgens op Print. 3. Selecteer het stuurprogramma HP MFP Send Fax uit de lijst met printers. 4. Klik op OK of op Print. OPMERKING: Klik op de knop waarmee documenten naar de printer worden verzonden. De naam van deze knop kan per programma verschillen. 5.
6. Klik op Add to Phone Book om de gegevens van de geadresseerde aan de telefoonlijst van MFP Send Fax toe te voegen. Deze stap is optioneel. OPMERKING: Klik op Clear Fields om alle waarden uit de tekstvakken Recipient Name, Fax Number en Company Name te verwijderen. 7. De standaardfaxvoorbladgegevens worden in het dialoogvenster HP MFP Send Fax weergegeven onder Include With Fax. Deze gegevens kunnen voor elke faxtaak afzonderlijk worden opgegeven.
10. Als u de optie Show Preview Before Sending Fax op het tabblad Setup hebt geselecteerd, wordt er een voorbeeld van de faxtaak weergegeven. Controleer of de fax in orde is. OPMERKING: De voorbeeldfunctie is niet beschikbaar bij gebruikmaking van point-and-print. Point-and-print is een functie in Windows waarmee u zonder installatiediskettes verbinding met een externe printer kunt maken voor het afdrukken of faxen van documenten.
Een fax verzenden aan meerdere geadresseerden Ga als volgt te werk om een fax aan meerdere geadresseerden te verzenden: 1. Open het te faxen document met het programma waarmee het document is gemaakt. 2. Klik op File en vervolgens op Print. 3. Selecteer het stuurprogramma HP MFP Send Fax uit de lijst met printers. 4. Klik op OK of op Print. OPMERKING: Klik op de knop waarmee documenten naar de printer worden verzonden. De naam van deze knop kan per programma verschillen.
5. Typ de naam, het faxnummer en het bedrijf van de geadresseerde onder Fax To in het dialoogvenster HP MFP Send Fax. In de vervolgkeuzelijst Recipient Name zowel individuele geadresseerden als groepsnamen. Als het tekstveld leeg is en de vervolgkeuzelijst geselecteerd is, bevat de lijst de 20 laatst gebruikte namen, op alfabetische volgorde. Als de vervolgkeuzelijst tekst bevatte op het moment dat u de vervolgkeuzelijst opende, worden alle overeenkomende elementen weergegeven.
9. Als de factuurcodefunctie is ingeschakeld, kunt u de factuurcode onder Billing Information in het dialoogvenster HP MFP Send Fax opgeven. De factuurcode kan voor elke faxtaak afzonderlijk worden ingesteld. 10. Klik op Send als u de fax met de standaardwaarden voor de afzender, faxkwaliteit, waarschuwingsgegevens en voorbeeldweergave wilt verzenden.
11. Als u de optie Show Preview Before Sending Fax op het tabblad Setup hebt geselecteerd, wordt er een voorbeeld van de faxtaak weergegeven. Controleer of de fax in orde is. OPMERKING: De voorbeeldfunctie is niet beschikbaar bij gebruikmaking van point-and-print. Point-and-print is een functie in Windows waarmee u zonder installatiediskettes verbinding met een externe printer kunt maken voor het afdrukken of faxen van documenten.
Een fax verzenden met de telefoonlijst U verzendt als volgt een fax met de telefoonlijst: 1. Open het te faxen document met het programma waarmee het document is gemaakt. 2. Klik op File en vervolgens op Print. 3. Selecteer het stuurprogramma HP MFP Send Fax uit de lijst met printers. 4. Klik op OK of op Print. OPMERKING: Klik op de knop waarmee documenten naar de printer worden verzonden. De naam van deze knop kan per programma verschillen. 5.
6. Selecteer de namen van alle faxgeadresseerden in het dialoogvenster Add Recipients From Phone Book en klik op To -> om deze aan het veld Fax Recipients toe te voegen. 7. Klik op OK zodra u alle faxgeadresseerden aan het veld Fax Recipients hebt toegevoegd. OPMERKING: U kunt maximaal 100 geadresseerden opgeven. 8. De standaardfaxvoorbladgegevens worden in het dialoogvenster HP MFP Send Fax weergegeven onder Include With Fax . Deze gegevens kunnen voor elke faxtaak afzonderlijk worden opgegeven.
9. Als de factuurcodefunctie is ingeschakeld, kunt u de factuurcode onder Billing Information in het dialoogvenster HP MFP Send Fax opgeven. De factuurcode kan voor elke faxtaak afzonderlijk worden ingesteld. 10. Klik op Send als u de fax met de standaardwaarden voor de afzender, faxkwaliteit, waarschuwingsgegevens en voorbeeldweergave aan alle geadresseerden wilt verzenden.
11. Als u de optie Show Preview Before Sending Fax op het tabblad Setup hebt geselecteerd, wordt er een voorbeeld van de faxtaak weergegeven. Controleer of de fax in orde is. OPMERKING: De voorbeeldfunctie is niet beschikbaar bij gebruikmaking van point-and-print. Point-and-print is een functie in Windows waarmee u zonder installatiediskettes verbinding met een externe printer kunt maken voor het afdrukken of faxen van documenten.
Een faxtaak annuleren U kunt een faxtaak op drie manieren annuleren op de HP LaserJet 4345mfp en 9040/9050mfp en op de HP Color LaserJet 4730mfp en 9500mfp: 1. Klik op Cancel Fax in het faxvoorbeeldvenster. 2. Druk op het faxpictogram op het MFP-bedieningspaneel en druk vervolgens op de rode knop Stop/ Cancel. OPMERKING: Het statusbericht Taak geannuleerd wordt op de MFP weergegeven wanneer de rode knop Stop/Cancel wordt ingedrukt om de fax te annuleren. 3.
Speciale tekens in het faxnummer invoegen In het tekstveld Fax Number kunnen naast de cijfers 0 tot en met 9 ook speciale tekens worden gebruikt. Tabel 2-1 Speciale tekens 46 Speciaal teken Functie - Gebruik een afbreekstreepje om het faxnummer leesbaarder te maken. () Gebruik haakjes om het faxnummer leesbaarder te maken. [] Gebruik vierkante haakjes om een gedeelte van het faxnummer te verbergen, zodat dit niet op het faxvoorblad of op faxbelrapporten en e-mailbevestigingen wordt afgedrukt.
De telefoonlijst bewerken In de telefoonlijst kunt u contactgegevens opslaan, die onder Fax To in het dialoogvenster HP MFP Send Fax wordt weergegeven. U kunt namen aan de telefoonlijst toevoegen of daaruit verwijderen. U kunt de telefoonlijst van MFP Send Fax importeren en exporteren. Namen aan de telefoonlijst toevoegen OPMERKING: U kunt namen toevoegen aan de telefoonlijst via de tab Fax Job door op het boekpictogram te klikken of via de tab Setup door op Edit Phone Book te klikken.
48 2. Open het dialoogvenster Add Recipients from Phone Book en klik op Edit Phone Book. Hiermee wordt het dialoogvenster Edit Phone Book geopend. Open het dialoogvenster Edit Phone Book en klik op Add Entry. Hiermee wordt het dialoogvenster Add Entry to Phone Book geopend. Typ de naam, het faxnummer en het bedrijf van de geadresseerde en klik op OK. 3. Klik op Edit Phone Book. 4. Typ de naam, het faxnummer en het bedrijf van de geadresseerde in de tekstvakken van het dialoogvenster Add to Phone Book.
Groepen aan de telefoonlijst toevoegen OPMERKING: U kunt groepen toevoegen aan de telefoonlijst via de tab Fax Job door op het boekpictogram te klikken of via de tab Setup door op Edit Phone Book te klikken. Ga naar stap 3 van deze procedure als u een groep wilt toevoegen via de tab Setup. Ga als volgt te werk om een groep aan de telefoonlijst toe te voegen: 1. Klik op het boekpictogram op de tab Fax Job onder Fax To in het dialoogvenster HP MFP Send Fax.
Ga als volgt te werk om namen uit de telefoonlijst te verwijderen: 1. 50 Klik op het boekpictogram op de tab Fax Job onder Fax To in het dialoogvenster HP MFP Send Fax. Hiermee wordt het dialoogvenster Add Recipients from Phone Book geopend.
2. NLWW Open het dialoogvenster Add Recipients from Phone Book, markeer een naam in de lijst en klik op Edit Phone Book.
3. Selecteer de te verwijderen naam in het dialoogvenster Edit Phone Book en klik op Delete. Bevestig de verwijderopdracht in het dialoogvenster BEVESTIGEN. Als u op Yes klikt, wordt de geselecteerde naam permanent uit de telefoonlijst verwijderd. Namen in de telefoonlijst bewerken OPMERKING: U kunt namen bewerken in de telefoonlijst via de tab Fax Job door op het boekpictogram te klikken of via de tab Setup door op Edit Phone Book te klikken.
Ga als volgt te werk om namen in de telefoonlijst te bewerken: 1. NLWW Klik op het boekpictogram op de tab Fax Job onder Fax To in het dialoogvenster HP MFP Send Fax.
2. Selecteer de te bewerken naam in het dialoogvenster Add Recipients From Phone Book en klik op Edit Phone Book. Hiermee wordt het dialoogvenster Edit Phone Book geopend. 3. Markeer een bestaande naam in het dialoogvenster Edit Phone Book en klik op Edit. Het dialoogvenster Edit Phone Book Entry wordt geopend en de huidige contactgegevens worden weergegeven. Bewerk de naam, het faxnummer en het bedrijf van de geadresseerde waar nodig en klik op OK.
Namen uit de telefoonlijst exporteren naar een CSVbestand (comma-separated values) U kunt contactgegevens uit de telefoonlijst exporteren naar een .CSV-bestand. 1. 2. NLWW U kunt namen uit de telefoonlijst exporteren via de tab Fax Job of Setup. ● De tabFax Job: Klik in het dialoogvenster Add Recipients from Phone Book op het boekpictogram en op Edit Phone Book. ● De tabSetup: Klik op Edit Phone Book. Open het dialoogvenster Edit Phone Book en klik op Export….
Namen uit de telefoonlijst exporteren naar een CSVbestand (comma-separated values) U kunt contactgegevens in de telefoonlijst importeren uit een correct ingedeeld .CSV-bestand. Wanneer u gegevens importeert uit een CSV-bestand, gaat de software ervan uit dat de eerste record in het bestand een header is, waardoor de inhoud van de eerste record niet wordt geïmporteerd. Als de naam in het CSV-bestand niet goed is ingedeeld, wordt de hele record genegeerd. 1.
Gesprekken en herkiespogingen Gesprekken worden niet opgenomen in het faxactiviteitenlog en genereren geen T.30-rapport. In de volgende paragrafen vindt u informatie over herkiespogingen van een faxtaak. Faxbelrapport Wanneer alle faxpogingen zijn mislukt, wordt er een faxbelrapport afgedrukt voor een faxverzending. Hierop staat het logboek-ID van de faxtaak. Het resultaat van de laatste poging wordt afgedrukt in het faxbelrapport. In een faxbelrapport staan geen gesprekken vermeld.
58 Hoofdstuk 2 Faxen NLWW
3 Configuratie In dit hoofdstuk vindt u informatie over het configureren van de standaardinstellingen voor het stuurprogramma MFP Send Fax met de knop Edit Defaults op het tabblad Setup: ● Afzendergegevens instellen ● De faxkwaliteit instellen ● Waarschuwingsinstellingen opgeven ● Faxvoorbladgegevens instellen ● Voorbeeldvoorkeuren instellen ● Printervoorkeuren voor het faxstuurprogramma instellen ● De factuurcodeconfiguratie instellen OPMERKING: De standaardinstellingen zijn mogelijk tijden
Afzendergegevens instellen De standaardafzendergegevens worden gebruikt voor alle faxen die u verzendt met het stuurprogramma MFP Send Fax, inclusief faxvoorbladen. De afzendergegevens kunnen voor elke fax afzonderlijk worden opgegeven met de tekstvelden op het tabblad Setup. OPMERKING: Als u alleen in de huidige taak wijzigingen wilt aanbrengen, schakelt u het selectievakje Apply Defaults to this job in voordat u het dialoogvenster Default Settings sluit.
2. Typ de standaardwaarden voor de afzendernaam, de bedrijfsnaam, het faxnummer en het telefoonnummer onder Sender Information in het dialoogvenster Default Settings. OPMERKING: De velden met de afzendergegevens van het tabblad Setup worden bijgewerkt wanneer de afzendergegevens voor het eerst in de velden met afzendergegevens van het dialoogvenster Default Settings worden opgegeven.
De faxkwaliteit instellen Met de optie voor de faxkwaliteit bepaalt u de resolutie waarmee de MFP faxen verzendt. Hieronder volgen de beschikbare kwaliteitsinstellingen: ● Standaard: 200 x 100 dpi (dots per inch) ● Fijn: 200 x 200 dpi ● Extra fijn: 300 x 300 dpi Ga als volgt te werk om de faxkwaliteit in te stellen: 1. Klik in het tabblad Setup op Edit Defaults. 2. Selecteer de standaardinstellingen voor het verzenden van faxen onder Fax Quality in het dialoogvenster Default Settings. 3.
Waarschuwingsinstellingen opgeven De waarschuwingsinstellingen bepalen wanneer en op welke manier er een waarschuwing met de status van een uitgaande fax wordt verzonden. Ga als volgt te werk om de waarschuwingsinstellingen te wijzigen: 1. Klik in het tabblad Setup op Edit Defaults. 2. Selecteer uw voorkeur voor het ontvangen van waarschuwingen onder Notification in het dialoogvenster Default Settings: 3. NLWW ● None: er wordt geen waarschuwing verzonden.
OPMERKING: De e-mailfunctie van de MFP moet geconfigureerd zijn, alvorens u waarschuwingen per e-mail kunt ontvangen. 4. Klik op OK. OPMERKING: Selecteer de standaardwaarden voor de afzendergegevens, de faxkwaliteit, het faxvoorblad en de voorbeeldweergave en klik vervolgens op OK om deze allemaal tegelijk in te stellen.
Faxvoorbladgegevens instellen U kunt het uiterlijk van het faxvoorblad standaardiseren met een standaardfaxvoorblad. Er zijn velden voor opmerkingen, een onderwerp en een bedrijfslogo of andere afbeelding. De faxvoorbladinstellingen kunnen op het tabblad Fax Job voor elke faxtaak afzonderlijk worden aangepast. Ga als volgt te werk om de faxvoorbladinstellingen te wijzigen: NLWW 1. Klik in het tabblad Setup op Edit Defaults. 2.
OPMERKING: Het bitmapbestand wordt in grijstinten omgezet en aan de bovenkant van het faxvoorblad ingevoegd. 7. Klik op OK. OPMERKING: Selecteer de standaardwaarden voor de afzendergegevens, de faxkwaliteit, de waarschuwing en de voorbeeldweergave en klik vervolgens op OK om deze allemaal tegelijk in te stellen. OPMERKING: Wanneer u het faxvoorblad voor meerdere geadresseerden gebruikt, wordt in het voorbeeld alleen het voorblad voor de eerste geadresseerde weergegeven.
Voorbeeldvoorkeuren instellen Met de voorbeeldvoorkeuren bepaalt u, of van elke faxtaak vóór het verzenden automatisch een voorbeeld moet worden weergegeven. Ga als volgt te werk om de voorbeeldweergave voor faxtaken in te stellen: 1. Klik in het tabblad Setup op Edit Defaults. 2. Selecteer Show Preview Before Sending Fax onder Preview in het dialoogvenster Default Settings om van elke faxtaak vóór het verzenden automatisch een voorbeeld weer te geven.
Printervoorkeuren voor het faxstuurprogramma instellen Ga als volgt te werk om de basisafdrukinstellingen voor het stuurprogramma MFP Send Fax via Windows in te stellen: 1. Klik achtereenvolgens op Start, Instellingen en Printers en faxapparaten. 2. Klik in het venster Printers en faxapparaten met de rechtermuisknop op HP MFP Send Fax en op Afdrukvoorkeuren. 3.
4. Klik op Services om de status van de printer en de benodigdheden te controleren of de geïntegreerde webserver te starten. De opties op het tabblad Services worden alleen weergegeven als het stuurprogramma MFP Send Fax met een geldige TCP/IP-poort is verbonden. OPMERKING: Raadpleeg de gebruikershandleiding van de MFP voor meer informatie over de geïntegreerde webserver. 5. NLWW Klik op OK om wijzigingen in de standaardinstellingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.
De factuurcodeconfiguratie instellen HP MFP Send Fax ondersteunt het gebruik van factuurcodes bij het verzenden van faxen. Ga als volgt te werk om de factuurcodefunctie van de HP LaserJet 4345mfp en 9040/9050mfp en de HP Color LaserJet 4730mfp en 9500mfp in of uit te schakelen via het bedieningspaneel van de MFP nadat het stuurprogramma MFP Send Fax is geïnstalleerd: 1. Druk op Menu op het MFP-bedieningspaneel. 2. Ga verder en raak FAX aan. 3. Ga verder en raak FAX VERZENDEN aan. 4.
4 Probleemoplossing Met behulp van de informatie in dit hoofdstuk kunt u algemene faxproblemen oplossen: NLWW ● Functionaliteitsproblemen ● Waarschuwingen ● Foutberichten 71
Functionaliteitsproblemen In de volgende gedeelten komen problemen aan bod die mogelijk optreden bij het gebruik van het stuurprogramma HP MFP Send Fax. Er wordt geen testpagina afgedrukt Raadpleeg de configuratiegegevens van MFP Send Fax op het MFP-bedieningspaneel om te controleren of de installatie van het stuurprogramma is voltooid en de functie voor het verzenden van faxen is ingeschakeld.
● Gebruikershandleiding voor de HP LaserJet 9040mfp/9050mfp ● Gebruikershandleiding voor HP Color LaserJet 9500mfp Ga als volgt te werk om de instellingen van de HP MFP Send Fax bij te werken nadat u de e-mailfunctie van de MFP hebt ingeschakeld: 1. Klik achtereenvolgens op Start, Settings en Printers and Faxes. 2. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de MFP onder Printer Tasks in het venster Printers and Faxes en klik vervolgens op Properties. 3.
PC-FAX VERZENDEN of PC-faxverzending wordt niet op het MFPbedieningspaneel weergegeven. PC-FAX VERZENDEN of PC-faxverzending wordt niet op het MFP-bedieningspaneel weergegeven na de installatie van het stuurprogramma MFP Send Fax. Firmware wordt gebundeld in RFU-pakketten (Remote Firmware Update) uitgegeven. Deze pakketten bevatten firmwareupdates voor de MFP en voor verschillende subsystemen van de MFP.
De bitmap wordt niet weergegeven of op het faxvoorblad afgedrukt De bitmap wordt niet weergegeven of op het faxvoorblad afgedrukt wanneer het bitmapbestand te groot is. De faxweergaveprocedure slaat de weergave van de afbeelding op het faxvoorblad over als de prestaties van de computer hierdoor merkbaar dreigen te verminderen. Verklein de bitmap om deze op het faxvoorblad te gebruiken.
4. In de vervolgkeuzelijst Automatic Configuration: selecteert u Update Now. 5. Klik op OK. Het tekstvak voor het opgeven van een factuurcode wordt niet weergegeven Als de factuurcodefunctie bij de MFP is uitgeschakeld terwijl het stuurprogramma MFP Send Fax is geïnstalleerd, wordt het tekstvak Billing Code niet op het tabblad Fax Job weergegeven.
6. Gebruik de pijlknop omhoog en omlaag om het minimumaantal cijfers in de factuurcode te selecteren. 7. Raak OK aan om het gebruik van factuurcodes in te schakelen. Factuurcodes inschakelen en het tekstvak Billing code op het tabblad Fax Job beschikbaar maken op de HP LaserJet M3035MFP, M3027MFP, M4345MFP, M5025MFP, M5035 MFP, en HP Color LaserJet CM4730 MFP en CM6040 MFP. 1. Raak Beheer aan. 2. Ga verder en raak Begininstellingen aan. 3. Ga verder en raak Fax instellen aan. 4.
4. In de vervolgkeuzelijst Automatic Configuration: selecteert u Update Now. 5. Klik op OK. Gewijzigde instellingen worden niet doorgevoerd bij een point-andprintinstallatie Als u van een point-and-printinstallatie gebruikmaakt, kunnen de functies voor waarschuwingen, factuurcodes, factuurcodelengtes en faxfuncties niet worden bijgewerkt met de functie Update Now.
Waarschuwingen De volgende waarschuwingen worden mogelijk weergegeven bij gebruikmaking van het stuurprogramma HP MFP Send Fax. De waarschuwing PC fax feature may be disabled at the MFP De waarschuwing PC fax feature may be disabled at the MFP wordt weergegeven wanneer de stuurprogrammapoort is gewijzigd. Ga als volgt te werk om de configuratie-instellingen te wijzigen: NLWW 1. Klik op OK in het dialoogvenster MFP Send Fax Warning. 2.
Foutberichten Als er een faxprobleem optreedt waardoor faxen niet kunnen worden verzonden of ontvangen of de verzending of ontvangst wordt onderbroken, wordt een foutbericht weergegeven waarmee de oorzaak van het probleem kan worden achterhaald. Hieronder volgt een lijst met berichten en de oorzaak of oplossing. Tabel 4-1 Foutberichten At least one fax number is required Oorzaak Oplossing Er is geen faxnummer opgegeven in het tekstvak Fax Number op het tabblad Fax Job.
Tabel 4-1 Foutberichten (vervolg) The file cannot be found Oorzaak Oplossing Er is een fax verzonden met een pad naar een ontbrekend afbeeldingsbestand dat in het tekstvak Image op het tabblad Fax Job of Setup is opgegeven. Geef een geldig pad naar de afbeelding op in het tekstvak Image op het tabblad Fax Job of Setup. Er is een fax verzonden met een pad naar een ongeldig bestandstype dat in het tekstvak Image op het tabblad Fax Job of Setup is opgegeven.
Tabel 4-1 Foutberichten (vervolg) Data is not valid Oorzaak Oplossing Het bestandstype of de bestandsindeling is onjuist. Het bestand moet de indeling CSV hebben. Mapping for minimum required fields not specified Oorzaak Oplossing De toewijzing tussen de velden voor naam en telefoonnummer (bij minimum) is niet toegewezen aan het CSV-bestand. Importeer het bestand opnieuw. Selecteer in het dialoogvenster Mapping de juiste toewijzing voor de velden die niet juist zijn toegewezen.
