HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 คูมือไดรเวอร Send Fax
ลิขสิทธิแ ์ ละการอนุญาตใหใชสท ิ ธิ์ ผูมส ี วนเกีย่ วของในเครื่องหมายการคา © 2008 Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P.
สารบัญ 1 การตัง้ คา การทําความเขาใจเรื่องขอกําหนดของระบบ .................................................................................................... 2 ระบบปฏิบัติการ ........................................................................................................................ 2 จอแสดงผล .............................................................................................................................. 2 เครื่องพิมพ ...........................................................
การตั้งขอมูลผูสง ..................................................................................................................................... 58 การตั้งคาคุณภาพโทรสาร .......................................................................................................................... 60 การตั้งคาการแจงเตือน ............................................................................................................................. 61 การตั้งขอมูลใบปะหนา ................................
1 การตั้งคา คุณสามารถใชไดรเวอร HP LaserJet MFP Send Fax เพื่อสงโทรสารจากคอมพิวเตอรของคุณไปยังอุปกรณตอพวงมัลติ ฟงกชัน (MFP) ของ HP หนึ่งอุปกรณหรือหลายๆ อุปกรณ หลังจากที่ติดตั้งไดรเวอรเสร็จแลว คุณสามารถเรียกใชไดโดยการ สั่งพิมพไปที่ไดรเวอร MFP Send Fax คูมือนี้อธิบายฟงกชันโทรสารที่รวมอยูในไดรเวอร MFP Send Fax ทั้งยังใหคําแนะนําเกี่ยวกับงานตอไปนี้: THWW ● ติดตั้งไดรเวอรโทรสาร ● สงโทรสาร ● กําหนดการตั้งคาโทรสาร ● แกไขปญหา 1
การทําความเขาใจเรือ ่ งขอกําหนดของระบบ ระบบปฏิบต ั ก ิ าร ไดรเวอร MFP Send Fax driver สามารถใชงานรวมกับระบบปฏิบัติการตอไปนี้: ● Windows® 2000 ● Windows® XP ● Windows® XP Professional x64 ● Windows® Server 2003 ● Windows® Server 2003 x64 ● Windows® Vista จอแสดงผล โมดูล MFP Send Fax สนับสนุนจอแสดงผลแบบที่ใชความละเอียด super video graphics adapter (SVGA) ที่ 800 x 600 พิกเซลหรือสูงกวา เครือ ่ งพิมพ ผลิตภัณฑตอไปนี้สามารถใชงานรวมกับไดรเวอร MFP Send Fax: ● HP LaserJet M3035MFP ● HP L
เครือขาย ตองใชไดรเวอร MFP Send Fax บนเครื่องพิมพที่เชื่อมตอเครือขาย ไมควรใชบนเครื่องพิมพโลคัล การเชื่อมตอผาน USB และการเชือ ่ มตอแบบอนุกรมหรือแบบขนาน THWW การทําความเขาใจเรื่องขอกําหนดของระบบ 3
การติดตั้งไดรเวอร MFP Send Fax เนื้อหาในสวนนี้ประกอบดวยคําแนะนําเกี่ยวกับงานตอไปนี้: ● การระบุวา MFP สนับสนุนไดรเวอร MFP Send Fax หรือไม ● การอัพเกรดเฟรมแวร MFP และการดาวนโหลดไดรเวอร ● การตรวจสอบวา ไดกําหนดคาคุณสมบัตอ ิ ีเมลของ MFP แลว (ตัวเลือกเสริม) ● การกําหนดคาคุณสมบัติรหัสบัญชี (ตัวเลือกเสริม) ● การติดตั้งไดรเวอร การระบุวา MFP สนับสนุนไดรเวอร MFP Send Fax หรือไม เวอรชน ั ลาสุดของเฟรมแวร MFP มีสวนที่สนับสนุนไดรเวอร MFP Send Fax ตรวจสอบวา เฟรมแวร MFP ของคุณสนับสน
การอัพเกรดเฟรมแวร MFP และการดาวนโหลดไดรเวอร ในการอัพเกรดเฟรมแวร MFP และดาวนโหลดไดรเวอร MFP Send Fax บน HP LaserJet 4345mfp และ 9040/9050mfp รวมทั้ง HP Color LaserJet 4730mfp และ 9500mfp ใหใชขั้นตอนตอไปนี้: 1. ดูขอมูลการกําหนดคาบนแผงควบคุม MFP เพื่อตรวจสอบเวอรชันของเฟรมแวรปจจุบัน a. บนแผงควบคุม MFP ใหกด Menu (เมนู) b. กด INFORMATION (ขอมูล) c. กด PRINT CONFIGURATION (พิมพการกําหนดคา) หนาการกําหนดคาจะพิมพออกมา d.
4. หากคุณ ไมสามารถ ใชแผนซีดีที่มาพรอมกับ MFP หรืออุปกรณเสริมโทรสาร ใหดาวนโหลดไดรเวอร MFP Send Fax a. คลิก Back (กลับ) เพื่อกลับไปที่บานหนาตาง Select operating system (เลือกระบบปฏิบัตก ิ าร) หมายเหตุ: หากคุณไมสามารถกลับไปยังบานหนาตาง Select operating system (เลือกระบบปฏิบัติการ) เมื่อคุณคลิก Back (กลับ) ใหดูคําแนะนําเกี่ยวกับการไปที่บานหนาตางนั้นที่ขั้นตอนที่ 2 b.
3. c. ในบานหนาตาง Select a product (เลือกผลิตภัณฑ) ในหนาตาง Search results (ผลลัพธการคนหา) ให เลือกหมายเลขรุน MFP เฉพาะที่ๆ จะใชติดตั้งเฟรมแวร d. ในบานหนาตาง Product Quick Links (ลิงคดวนผลิตภัณฑ) ใหคลิก Software & driver downloads (ดาวนโหลดซอฟตแวรและไดรเวอร) ดาวนโหลดเฟรมแวรรุนลาสุด a. ในบานหนาตาง Select operating system (เลือกระบบปฏิบัตก ิ าร) ใหคลิก Cross operating system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.
การตรวจสอบวา ไดกาํ หนดคาคุณสมบัตอ ิ เี มลของ MFP แลว (ตัวเลือกเสริม) กําหนดคาฟงกชันอีเมลบน MFP เพื่อใหสามารถรับการแจงเตือนทางอีเมลเมื่อมีการใชไดรเวอร MFP Send Fax สงโทร สาร หมายเหตุ: คุณสมบัตก ิ ารแจงเตือนทางอีเมลเปนตัวเลือกเสริมเชนกัน โปรดดูคําแนะนําเกี่ยวกับการกําหนดคาฟงกชน ั อีเมลไดจากคูมือผูใช MFP ที่เหมาะสม: ● คูมือผูใช HP LaserJet 4345mfp Series ● คูมือผูใช HP Color LaserJet 4730mfp ● คูมือผูใช HP LaserJet 9040mfp/9050mfp ● คูมือผูใช Color LaserJet 9500mfp ●
4. เลื่อนและกด Fax Send Settings (การตั้งคาการสงโทรสาร) 5. เลื่อนและกด Billing Codes (รหัสบัญชี) 6. กด Custom (กําหนดเอง) เพื่อเปดหนาจอรหัสบัญชี 7. ใชลูกศรขึ้นและลงเพื่อเลือกจํานวนหลักขัน ้ ต่ําในรหัสบัญชี 8.
5.
7.
12 8. หากคุณยังไมไดตอคอมพิวเตอรเขากับ MFP เลือก Create a new port (สรางพอรตใหม) ใต Select a Printer Port (เลือกพอรตเครื่องพิมพ) 9.
10.
11. ใต Add Port (เพิ่มพอรต) ใหพิมพชอ ื่ เครื่องพิมพ MFP หรือแอดเดรส IP ลงในกลองขอความ Printer Name or IP Address (ชื่อเครื่องพิมพหรือแอดเดรส IP) และคลิก Next (ถัดไป) หมายเหตุ: ชือ ่ พอรตที่เปนคาเริ่มตนคือชือ ่ ที่คุณพิมพในชอง Printer Name or IP Address (ชือ ่ เครื่องพิมพหรือ แอดเดรส IP) คุณสามารถเปลี่ยนชื่อนี้ไดดวยการพิมพชื่อใหมลงในกลองขอความ Port Name (ชื่อพอรต) 12.
13. ใต Install Printer Software (ติดตั้งซอฟตแวรเครื่องพิมพ) คลิก Have Disk (ขอแผนดิสก) 14. ในกลองโตตอบ Install From Disk (ติดตั้งจากดิสก) คลิก Browse (เบราส) 15. เบราสไปที่ไฟล .INF ของไดรเวอร MFP Send Fax ซึ่งคุณไดคลายไวในขัน ้ ตอนที่ 1 หมายเหตุ: ไฟล .
17. คลิก OK (ตกลง) 18.
19. ในชอง Printer name (ชือ ่ เครื่องพิมพ) ภายใต Name Your Printer (ชื่อเครื่องพิมพของคุณ) ใหพิมพชื่อ เครื่องพิมพ ชื่อเครื่องพิมพที่เปนคาเริ่มตนคือ HP MFP Send Fax 20.
21. ใต Printer Sharing (การใชเครื่องพิมพรวมกัน) คลิก Next (ถัดไป) หมายเหตุ: คุณสามารถใชเครื่องพิมพรวมกัน โดยเลือก Share name (ชื่อที่ใชรวมกัน) ในหนาตาง Printer Sharing (การใชเครื่องพิมพรวมกัน) จากนั้นไดรเวอร MFP Send Fax ก็จะสามารถใชไดสําหรับการเชื่อมตอ Point and Print คุณสมบัติบางอยาง เชน การแสดงตัวอยางโทรสาร จะไมสามารถใชงานได ถาหากคุณเขาใช ไดรเวอรโดยใชการเชื่อมตอ Point and Print 22.
หมายเหตุ: a.
b.
THWW c. ในกลองขอความ Fax Number (หมายเลขโทรสาร) ใต Fax To (สงโทรสารถึง) ใหพิมพหมายเลขโทรสารที่จะ สงหนาทดสอบไป และคลิก To -> (ถึง ->) เพื่อพิมพหมายเลขลงในรายการ Fax Recipients (ผูรับโทรสาร) d.
e. หนาตางการแสดงตัวอยางจะปรากฏขึน ้ หากคุณเลือก Show Preview Before Sending Fax (แสดงภาพ ตัวอยางกอนสงโทรสาร) บนแท็บ Setup (ตัง้ คา) บนแถบเครื่องมือ ใหคลิก Send Fax (สงโทรสาร) f. จะมีขอความปรากฏขึ้น โดยถามวาจะพิมพหนาทดสอบหรือไม ตรวจสอบวา หนาทดสอบถูกพิมพบนเครื่องโทร สารปลายทางแลว และคลิก OK (ตกลง) หมายเหตุ: หนาทดสอบจะถูกสงไปยังหมายเลขโทรสารที่คุณพิมพในชอง Fax Number (หมายเลขโทรสาร) บนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) หากตองการติดตัง้ ไดรเวอรใน Windows Vista 1.
5.
7.
THWW 8. หากคุณยังไมไดตอคอมพิวเตอรเขากับ MFP เลือก Create a new port (สรางพอรตใหม) ใต Choose a printer port (เลือกพอรตเครื่องพิมพ) 9.
10.
11. ใต Install the print driver (ติดตั้งไดรเวอรเครื่องพิมพ) ใหคลิก Have Disk (ขอแผนดิสก) 12. ในกลองโตตอบ Install From Disk (ติดตั้งจากดิสก) คลิก Browse (เบราส) 13. เบราสไปที่ไฟล .INF ของไดรเวอร MFP Send Fax ซึ่งคุณไดคลายไวในขัน ้ ตอนที่ 1 ั 32 บิตสําหรับ Windows 2000, Windows XP, Windows หมายเหตุ: ไฟล .
15. คลิก OK (ตกลง) 16.
17. ในกลองขอความ Printer name (ชื่อเครื่องพิมพ) ชือ ่ เริ่มตนของ HP MFP Send Fax จะปรากฏขึ้น คุณสามารถ เปลี่ยนชื่อนี้โดยการพิมพชอ ื่ ใหมลงในกลองขอความ 18.
19. หนาจอพรอมตัวเลือกหนาทดสอบจะปรากฏขึน ้ หากตองการสงโทรสารทดสอบไปยังเครื่องอื่น ใหคลิกPrint a test page (พิมพหนาทดสอบ) หมายเหตุ: แมวาตัวเลือกปุมแสดงดวยคําวา Print a test page (พิมพหนาทดสอบ) แตจะไมมีหนาใดพิมพผาน เครื่องพิมพ 20.
การยกเลิกการติดตัง้ ไดรเวอร HP MFP Send Fax หากตองการยกเลิกการติดตั้งไดรเวอร MFP Send Fax ใหปฏิบัติตามขัน ้ ตอนตอไปนี้: หากตองการถอนการติดตัง้ ไดรเวอร MFP Send Fax ใน Windows XP 1. คลิก Start จากนั้นคลิก Settings แลวคลิก Printers and Faxes (เครื่องพิมพและโทรสาร) 2. ในหนาตาง Printers and Faxes (เครื่องพิมพและโทรสาร) ใหคลิกขวาที่เครื่องพิมพ MFP ซึ่งติดตัง้ MFP Send Fax แลวคลิก Delete (ลบ) 3. คลิก Start จากนั้นคลิก Settings แลวคลิก Printers and Faxes (เครื่องพิมพและโทรสาร) 4.
32 บท 1 การตั้งคา THWW
2 การใชโทรสาร บทนี้จะใหขอมูลเกี่ยวกับการสงโทรสาร และการใชสมุดโทรศัพทของ MFP Send Fax: THWW ● การสงโทรสารใหแกผรู ับรายเดียว ● การสงโทรสารใหแกผรู ับหลายราย ● การสงโทรสารโดยใชสมุดโทรศัพท ● การยกเลิกงานโทรสาร ● การใสอักขระพิเศษในหมายเลขโทรสาร ● การแกไขสมุดโทรศัพท ● การสงออกรายการในสมุดโทรศัพทไปยังไฟลที่จัดรูปแบบดวยคาที่คน ั่ ดวยเครื่องหมายจุลภาค (CSV) ● การนําเขารายการสมุดโทรศัพทจากไฟลที่จัดรูปแบบ CSV ● สายสนทนาและการหมุนซ้ํา 33
การสงโทรสารใหแกผูรบ ั รายเดียว ในการสงโทรสารใหแกผูรับรายเดียว ใหปฏิบัตต ิ ามขั้นตอนตอไปนี้: 1. เปดเอกสารที่จะสงโทรสารในโปรแกรมซอฟตแวรที่เอกสารถูกสราง 2. คลิก File (แฟม) แลวคลิก Print (พิมพ) 3. เลือกไดรเวอร HP MFP Send Fax จากรายการเครื่องพิมพ 4. คลิก OK (ตกลง) หรือ Print (พิมพ) หมายเหตุ: 5.
หมายเหตุ: คลิก Clear Fields (ลางฟลด) เพื่อลบคาทั้งหมดที่อยูในกลองขอความ Recipient Name (ชื่อผูรับ) Fax Number (หมายเลขโทรสาร) และ Company Name (ชื่อบริษัท) 7. ขอมูลใบปะหนาที่เปนคาเริ่มตนจะปรากฏอยูใต Include With Fax (รวมกับโทรสาร) ในกลองโตตอบ HP MFP Send Fax ขอมูลนี้สามารถเปลี่ยนแปลงไดสําหรับงานโทรสารแตละงาน หมายเหตุ: ในการตั้งคาเริ่มตนสําหรับใบปะหนาสําหรับโทรสารทั้งหมด โปรดดูที่ การกําหนดคา ในหนา 57 8.
10. หากคุณเลือก Show Preview Before Sending Fax (แสดงภาพตัวอยางกอนสงโทรสาร) บนแท็บ Setup (ตั้ง คา) ตัวอยางงานโทรสารจะปรากฏขึน ้ ตรวจสอบความถูกตองของโทรสาร หมายเหตุ: ฟงกชันการแสดงตัวอยางไมสามารถใชงานไดถาหากคุณใช Point and Print ทั้งนี้ Point and Print เปนคุณสมบัติของ Windows ซึ่งคุณสามารถใชในการเชื่อมตอ พิมพ หรือสงโทรสารไปยังเครื่องพิมพระยะไกล โดย ไมจําเปนตองใชดิสกสําหรับการติดตั้ง ไฟลและขอมูลการกําหนดคาจะถูกดาวนโหลดจากเซิรฟเวอรการพิมพไปยัง เครื่องไคลเอ็นตโดยอัตโนมัติ 11.
การสงโทรสารใหแกผูรบ ั หลายราย ในการสงโทรสารใหแกผูรับหลายราย ใหปฏิบัตต ิ ามขั้นตอนตอไปนี้: 1. เปดเอกสารที่จะสงโทรสารในโปรแกรมซอฟตแวรทเี่ อกสารถูกสราง 2. คลิก File (แฟม) แลวคลิก Print (พิมพ) 3. เลือกไดรเวอร HP MFP Send Fax จากรายการเครื่องพิมพ 4. คลิก OK (ตกลง) หรือ Print (พิมพ) หมายเหตุ: 5.
หมายเหตุ: คลิก Clear Fields (ลางฟลด) เพื่อลบคาทั้งหมดที่อยูในกลองขอความ Recipient Name (ชื่อผูรับ) Fax Number (หมายเลขโทรสาร) และ Company Name (ชื่อบริษัท) 7. คลิก To -> (ถึง) เพื่อเพิ่มขอมูลผูรับลงในฟลด Fax Recipients (ผูรับโทรสาร) 8. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 5 ถึง 7 สําหรับผูรับโทรสารแตละราย โทรสารจะถูกสงไปยังชื่อทั้งหมดที่ปรากฏในฟลด FaxRecipients (ผูรับโทรสาร) 9.
11. หากคุณเลือก Show Preview Before Sending Fax (แสดงการแสดงตัวอยางกอนสงโทรสาร) บนแท็บ Setup (ตั้งคา) ตัวอยางงานโทรสารจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบความถูกตองของโทรสาร หมายเหตุ: ฟงกชันการแสดงตัวอยางไมสามารถใชงานไดถาหากคุณใช Point and Print Point and Print เปน คุณสมบัติของ Windows ซึ่งคุณสามารถใชในการเชื่อมตอ พิมพ หรือสงโทรสารไปยังเครื่องพิมพระยะไกล โดยไมจํา เปนตองใชดิสกสําหรับการติดตั้ง ไฟลและขอมูลการกําหนดคาจะถูกดาวนโหลดจากเซิรฟเวอรการพิมพไปยังเครื่อง ไคลเอ็นตโดยอัตโนมัติ 12.
การสงโทรสารโดยใชสมุดโทรศัพท ในการสงโทรสารโดยใชสมุดโทรศัพท ใหปฏิบัติตามขัน ้ ตอนตอไปนี้: 1. เปดเอกสารที่จะสงโทรสารในโปรแกรมซอฟตแวรที่เอกสารถูกสราง 2. คลิก File (แฟม) แลวคลิก Print (พิมพ) 3. เลือกไดรเวอร HP MFP Send Fax จากรายการเครื่องพิมพ 4. คลิก OK (ตกลง) หรือ Print (พิมพ) หมายเหตุ: 5.
6. ในกลองโตตอบ Add Recipients From Phone Book (เพิ่มผูรับจากสมุดโทรศัพท) เลือกชื่อของผูรับแตละราย และคลิก To -> (ถึง) เพื่อใสขอมูลในฟลด Fax Recipients (ผูรับโทรสาร) 7. หลังจากที่คุณเพิ่มผูรับโทรสารทั้งหมดในฟลด Fax Recipients (ผูรับโทรสาร) ใหคลิก OK (ตกลง) หมายเหตุ: 8.
9. หากรหัสบัญชีถูกเปดใชงาน ใหพิมพรหัสบัญชีภายใต Billing Information (ขอมูลบัญชี) ในกลองโตตอบ HP MFP Send Fax รหัสบัญชีสามารถเปลี่ยนแปลงไดสําหรับงานโทรสารแตละงาน 10.
11. หากคุณเลือก Show Preview Before Sending Fax (แสดงการแสดงตัวอยางกอนสงโทรสาร) บนแท็บ Setup (ตั้งคา) ตัวอยางงานโทรสารจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบความถูกตองของโทรสาร หมายเหตุ: ฟงกชันการแสดงตัวอยางไมสามารถใชงานไดถาหากคุณใช Point and Print Point and Print เปน คุณสมบัติของ Windows ซึ่งคุณสามารถใชในการเชื่อมตอ พิมพ หรือสงโทรสารไปยังเครื่องพิมพระยะไกล โดยไมจํา เปนตองใชดิสกสําหรับการติดตั้ง ไฟลและขอมูลการกําหนดคาจะถูกดาวนโหลดจากเซิรฟเวอรการพิมพไปยังเครื่อง ไคลเอ็นตโดยอัตโนมัติ 12.
การยกเลิกงานโทรสาร คุณสามารถใชสามวิธต ี อไปนี้เพื่อยกเลิกงานโทรสารบน HP LaserJet 4345mfp และ 9040/9050mfp รวมทั้ง HP Color LaserJet 4730mfp และ 9500mfp: 1. คลิก Cancel Fax (ยกเลิกโทรสาร) ในหนาตางตัวอยางโทรสาร 2. บนแผงควบคุม MFP ใหกดไอคอนรูปโทรสาร แลวกดปุม Stop/Cancel (หยุด/ยกเลิก) สีแดง หมายเหตุ: ขอความสถานะ Cancelling job (กําลังยกเลิกงาน) จะปรากฏบน MFP เมื่อปุมสีแดง Stop/Cancel (หยุด/ยกเลิก) ถูกกดเพื่อยกเลิกโทรสาร 3. บนแผงควบคุม MFP ใหยกเลิกโทรสาร โดยใชเมนูโทรสาร a.
การใสอก ั ขระพิเศษในหมายเลขโทรสาร ฟลดขอความ Fax Number (หมายเลขโทรสาร) จะยอมรับอักขระพิเศษ นอกเหนือจากตัวเลข 0 ถึง 9 ตาราง 2-1 อักขระพิเศษ THWW อักขระพิเศษ ฟงกชน ั - ้ ใชเครื่องหมายขีดในหมายเลขโทรสาร เพือ ่ ใหอานไดงายขึน () ใชเครื่องหมายวงเล็บในหมายเลขโทรสารเพือ ่ ใหอานไดงายขึ้น [] ใชเครื่องหมายวงเล็บปกกาเพือ ่ ซอนบางสวนของหมายเลขโทรสาร โดยสวน ู พิมพบนใบปะหนาโทรสาร รายงานการติดตอ ทีอ ่ ยูในวงเล็บปกกาจะไมถก หรือขอความยืนยันทางอีเมล ตัวอยางเชน หมายเลขโทรสารอาจประกอบ ดวย
การแกไขสมุดโทรศัพท สมุดโทรศัพทสามารถใชจัดเก็บขอมูลผูตด ิ ตอที่ปรากฏใต Fax To (โทรสารไปยัง) ในกลองโตตอบ HP MFP Send Fax คุณสามารถเพิ่มและลบชื่อออกจากสมุดโทรศัพทไดตามตองการ คุณสามารถนําเขาและสงออกสมุดโทรศัพทของ MFP Send Fax การเพิม ่ ชือ ่ ลงในสมุดโทรศัพท หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มชื่อไวในสมุดโทรศัพทหรือแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ไดโดยการคลิกที่ไอคอนรูปหนังสือ หรือบนแท็บ Setup (ตัง้ คา) ไดดวยการคลิกที่ Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) ในการใสขอมูลในสมุดโทรศัพท ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอ
THWW 2. ในกลองโตตอบ Add Recipients from Phone Book (เพิ่มผูรับจากสมุดโทรศัพท) คลิก Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) วิธีนี้จะเปดกลองโตตอบ Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) ในกลองโตตอบ Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) คลิก Add Entry (เพิ่มรายการ) เพื่อเปดกลองโตตอบ Add Entry to Phone Book (เพิ่มรายการในสมุดโทรศัพท) พิมพชอ ื่ ผูรับ หมายเลขโทรสาร และชื่อบริษัท และคลิก OK (ตกลง) 3. คลิก Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) 4.
การเพิม ่ กลุมลงในสมุดโทรศัพท หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มกลุมไวในสมุดโทรศัพทบนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) ไดโดยการคลิกที่ไอคอนรูปหนังสือ หรือบนแท็บ Setup (ตัง้ คา) ไดดวยการคลิกที่ Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) หากคุณเพิ่มกลุมจากแท็บ Setup (ตัง้ คา) ไปที่ขน ั้ ตอนที่ 3 ของขัน ้ ตอนนี้ ในการเพิ่มกลุมในสมุดโทรศัพท ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไปนี้: 1.
ในการลบชื่อออกจากสมุดโทรศัพท ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไปนี้: 1.
2.
3.
ในการแกไขชื่อในสมุดโทรศัพท ใหปฏิบัติตามขัน ้ ตอนตอไปนี้: 1.
2. ในกลองโตตอบ Add Recipients From Phone Book (เพิ่มผูรับจากสมุดโทรศัพท) เลือกชื่อที่คุณตองการแกไข และคลิก Edit Phone Book (แกไขสมุดโทรศัพท) วิธีนี้จะเปดกลองโตตอบ Edit Phone Book (แกไขสมุด โทรศัพท) 3.
การสงออกรายการในสมุดโทรศัพทไปยังไฟลทจี่ ด ั รูปแบบดวยคาทีค ่ ั่นดวย เครือ ่ งหมายจุลภาค (CSV) คุณสามารถสงออกขอมูลผูติดตอจากสมุดโทรศัพทไปไวที่ไฟล .CSV 1. 2.
การนําเขารายการสมุดโทรศัพทจากไฟลที่จด ั รูปแบบ CSV คุณสามารถนําเขาขอมูลผูตด ิ ตอจากไฟล CSV ที่จัดรูปแบบอยางเหมาะสมไปไวที่สมุดโทรศัพท เมื่อนําเขาจากไฟล CSV ซอฟตแวรจะสันนิษฐานวา ขอมูลแรกที่อยูในไฟลคือหัวเรื่อง ดังนั้นเนื้อหาของขอมูลแรกจึงไมถูกนําเขา หากจัดรูปแบบ รายการไฟล CSV ไมเหมาะสม โปรแกรมจะยกเลิกรายการนั้นทั้งรายการ 1.
สายสนทนาและการหมุนซ้าํ สายสนทนาจะไมรวมอยูในบันทึกการทํางานของโทรสารและไมมีการสรางรายงาน T.
3 การกําหนดคา บทนี้ใหขอมูลเกี่ยวกับการกําหนดคาเริ่มตนสําหรับไดรเวอร MFP Send Fax โดยใชปุม Edit Defaults (แกไขการตัง้ คา) บนแท็บ Setup (ตั้งคา): ● การตัง้ ขอมูลผูสง ● การตัง้ คาคุณภาพโทรสาร ● การตัง้ คาการแจงเตือน ● การตัง้ ขอมูลใบปะหนา ● การตัง้ คาการกําหนดลักษณะการแสดงตัวอยาง ● การตัง้ คาเครื่องพิมพสําหรับไดรเวอรโทรสาร ● การตัง้ กําหนดคารหัสบัญชี หมายเหตุ: คุณสามารถตั้งคาเริ่มตนในระหวางที่ติดตั้งไดรเวอร THWW 57
การตัง้ ขอมูลผูสง ขอมูลผูสงที่เปนคาเริ่มตนจะรวมอยูในโทรสารทั้งหมดที่คุณสงโดยใชไดรเวอร MFP Send Fax รวมถึงใบปะหนา คุณ สามารถเปลี่ยนแปลงขอมูลผูสงสําหรับโทรสารแตละชุดโดยใชฟลดขอความบนแท็บ Setup (ตั้งคา) หมายเหตุ: ในการนําการเปลี่ยนแปลงใดๆ มาใชกับงานปจจุบันเทานั้น ใหเลือกกลองกาเครื่องหมาย Apply Defaults to this job (ใชคาเริ่มตนกับงานนี้) กอนออกจากกลองโตตอบ Default Settings (การตัง้ คาเริ่มตน) ในการตั้งคาเริ่มตนสําหรับขอมูลผูสง ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไปนี้: 1.
2.
การตัง้ คาคุณภาพโทรสาร การตั้งคาคุณภาพโทรสารจะกําหนดความละเอียดที่ MFP ใชในการสงโทรสาร คุณสามารถเลือกใชการตั้งคาคุณภาพตอไป นี้: ● มาตรฐาน : 200 x 100 จุดตอนิ้ว (dpi) ● ละเอียด: 200 x 200 dpi ● ละเอียดมาก: 300 x 300 dpi ในการตั้งคุณภาพโทรสาร ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไปนี้: 1. บนแท็บ Setup (ตัง้ คา) ใหคลิก Edit Defaults (แกไขคาเริ่มตน) 2. ใต Fax Quality (คุณภาพโทรสาร) ในกลองโตตอบ Default Settings (การตั้งคาเริ่มตน) ใหเลือกคุณภาพเริ่มตน สําหรับการสงโทรสาร 3.
การตัง้ คาการแจงเตือน การตั้งคาการแจงเตือนจะกําหนดวาจะสงการแจงเตือนสถานะของโทรสารทีส ่ งออกเมื่อไรและอยางไร ในการเปลี่ยนแปลงการตั้งคาการแจงเตือน ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไปนี้: 1. บนแท็บ Setup (ตัง้ คา) คลิก Edit Defaults (แกไขคาเริ่มตน) 2. ภายใต Notification (การแจงเตือน) ในกลองโตตอบ Default Settings (การตั้งคาเริ่มตน) ใหเลือกเวลาที่จะรับ การแจงเตือน 3.
หมายเหตุ: 4.
การตัง้ ขอมูลใบปะหนา ปรับรูปแบบของใบปะหนาโทรสารใหเปนมาตรฐานโดยใชใบปะหนาที่เปนคาเริ่มตน ชองตางๆ มีไวสําหรับบันทึกยอ บรรทัด เรื่อง และโลโกบริษัทหรือภาพอื่น การตัง้ คาใบปะหนาแกไขไดจากแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) สําหรับงานโทรสารแตละ งาน ในการเปลี่ยนแปลงขอมูลใบปะหนา ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไปนี้: 1. บนแท็บ Setup (ตัง้ คา) ใหคลิก Edit Defaults (แกไขคาเริ่มตน) 2.
หมายเหตุ: ในการตั้งขอมูลทั้งหมดที่เปนคาเริ่มตนในเวลาเดียวกัน ใหเลือกขอมูลผูสง คุณภาพโทรสาร การแจงเตือน และการตั้งคาการแสดงตัวอยาง แลวคลิก OK (ตกลง) หมายเหตุ: เมื่อใชใบปะหนากับผูรับหลายๆ คน การแสดงตัวอยางจะแสดงใบปะหนาสําหรับผูรับคนแรกเทานั้น อยางไรก็ดี ใบปะหนาจะถูกสงแยกไปใหกับผูรับแตละคน ชื่อผูรับหนึ่งคนเทานั้นที่จะปรากฏบนใบปะหนาแตละใบ 64 บท 3 การกําหนดคา THWW
การตัง้ คาการกําหนดลักษณะการแสดงตัวอยาง คุณสามารถตั้งการกําหนดลักษณะการแสดงตัวอยาง เพื่อแสดงตัวอยางงานโทรสารแตละงานโดยอัตโนมัติกอนที่จะสง ในการแสดงตัวอยางงานโทรสารแตละงานกอนที่จะสง ใหปฏิบัติตามขัน ้ ตอนตอไปนี้: 1. บนแท็บ Setup (ตัง้ คา) ใหคลิก Edit Defaults (แกไขคาเริ่มตน) 2.
การตัง้ คาเครือ ่ งพิมพสาํ หรับไดรเวอรโทรสาร ในการตัง้ ตัวเลือกการพิมพพื้นฐานผานไดรเวอร MFP Send Fax ผาน Windows ใหใชขน ั้ ตอนตอไปนี้: 1. คลิก Start จากนั้นคลิก Settings แลวคลิก Printers and Faxes 2. บนหนาตาง Printers and Faxes ใหคลิกขวาที่ HP MFP Send Fax และคลิก Printing Preferences 3.
4. คลิก Services (บริการ) เพื่อตรวจสอบสถานะของเครื่องพิมพและอุปกรณสิ้นเปลือง หรือเพื่อเริ่มเว็บเซิรฟเวอรใน ตัว ตัวเลือกของแท็บ Services (บริการ) จะปรากฏขึ้นเฉพาะเมื่อเชื่อมตอไดรเวอร MFP Send Fax เขากับพอรต TCP/IP ที่ถูกตอง หมายเหตุ: 5.
การตัง้ กําหนดคารหัสบัญชี ไดรเวอร HP MFP Send Fax สนับสนุนการใชรหัสบัญชีเมื่อสงโทรสาร ในการเปดหรือปดคุณสมบัตริ หัสบัญชีบน HP LaserJet 4345mfp และ 9040/9050mfp รวมทั้ง HP Color LaserJet 4730mfp และ 9500mfp ผานแผงควบคุม MFP หลังจากที่ตด ิ ตั้งไดรเวอร MFP Send Fax ใหปฏิบัติตามขั้นตอนตอไป นี้: 1. บนแผงควบคุม MFP ใหกด Menu (เมนู) 2. เลื่อนและกด FAX (โทรสาร) 3. เลื่อนและกด FAX SEND (การสงโทรสาร) 4. เลื่อนและกด BILLING CODE (รหัสบัญชี) 5. กด CUSTOM (กําหนดเอง) เพื่อเปดหนาจอรหัสบัญชี 6.
4 การแกปญหา ใชขอมูลในบทนี้เพื่อแกไขปญหาทั่วไปเกี่ยวกับโทรสาร: THWW ● ขอผิดพลาดเกี่ยวกับการทํางาน ● ขอความคําเตือน ● ขอความแสดงขอผิดพลาด 69
ขอผิดพลาดเกีย่ วกับการทํางาน เนื้อหาตอไปนี้จะอธิบายเกี่ยวกับปญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหวางที่ใชไดรเวอร MFP Send Fax ของ HP หนาทดสอบไมพม ิ พออกมา ดูขอมูลการกําหนดคา MFP Send Fax บนแผงควบคุม MFP เพื่อระบุวาไดรเวอรไดรับการติดตั้งเสร็จสมบูรณหรือไม และ คุณสมบัติการสงโทรสารทางพีซีถูกเปดใชงานหรือไม ในการดูขอมูลการกําหนดคาบน HP LaserJet 4345mfp และ 9040/9050mfp และ HP Color LaserJet 4730mfp และ 9500mfp ใหใชขั้นตอนตอไปนี้: 1. บนแผงควบคุม MFP ใหกด Menu (เมนู) 2. เลื่อนและแตะ FAX (โทรสาร) 3.
ในการอัพเดตการตั้งคา HP MFP Send Fax หลังจากที่เปดใชคุณสมบัติอีเมลบนเครื่อง MFP ใหปฏิบัติตามขัน ้ ตอนตอไป นี้: 1. คลิก Start จากนั้นคลิก Settings แลวคลิก Printers and Faxes (เครื่องพิมพและโทรสาร) 2. ภายใต Printer Tasks (งานเครื่องพิมพ) ในหนาตาง Printers and Faxes (เครื่องพิมพและโทรสาร) ใหคลิกขวา ที่ชอ ื่ MFP แลวคลิก Properties (คุณสมบัติ) 3. ในกลองโตตอบ HP MFP Send Fax Properties ใหคลิก Device Settings (การตั้งคาอุปกรณ) 4.
PC FAX SEND (การสงโทรสารทางพีซ)ี หรือ PC Fax Send (การสงโทรสารทางพีซ)ี ไม ปรากฏบนแผงควบคุม MFP PC FAX SEND (การสงโทรสารทางพีซี) หรือ PC Fax Send (การสงโทรสารทางพีซี) ไมปรากฏบนแผงควบคุม MFP หลังจากที่ตด ิ ตั้งไดรเวอร MFP Send Fax เฟรมแวรจะรวมอยูในชุดแพ็กเกจที่เรียกวา remote firmware updates (RFUs) ชุดแพ็กเกจดังกลาวประกอบดวยอัพเดต ของเฟรมแวรสําหรับ MFP และระบบยอยตางๆ ที่อยูใน MFP เมื่อชุด RFU ถูกสงไปยัง MFP เครื่อง MFP ก็จะสงอัพเดต ของเฟรมแวรแตละชุดไปยังระบบยอยอื่นๆ ในบางครั้ง การอั
บิตแมปไมปรากฏหรือพิมพบนใบปะหนา ไฟลบิตแมปจะไมปรากฏบนใบปะหนาหากไฟลบิตแมปมีขนาดใหญเกินไป กระบวนการแสดงภาพบนโทรสารจะขามขัน ้ ตอนการแสดงภาพบนใบปะหนา เพื่อไมใหประสิทธิภาพของคอมพิวเตอรลดลงอยางมาก ลดขนาดของบิตแมปเพื่อให สามารถใสไวบนใบปะหนา การแสดงตัวอยางไมปรากฏขึน ้ ในการดูตัวอยางงานโทรสาร ใหเลือก Show Preview Before Sending Fax (แสดงภาพตัวอยางกอนสงโทรสาร) บนแท็บ Setup (ตั้งคา) ตองใสรหัสบัญชีหลังจากทีป ่ ดการใชงานคุณสมบัตน ิ ี้ คุณจําเปนตองใสรหัสบัญชีในชอง Billing Code (รหัสบัญชี
4. ในเมนูดร็อปดาวน Automatic Configuration: (การกําหนดคาอัตโนมัติ) ใหเลือก Update Now (อัพเดตตอน นี้) 5. คลิก OK (ตกลง) ชองรหัสบัญชีไมปรากฏขึน ้ หากคุณสมบัติรหัสบัญชีถูกปดการใชงานที่ MFP เมื่อไดรเวอร MFP Send Fax ไดรับการติดตั้ง กลองขอความ Billing Code (รหัสบัญชี) จะไมปรากฏบนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) เปดการทํางานของรหัสบัญชีและทําใหกลองขอความรหัสบัญชีใชไดบนแท็บ Fax Job บน HP LaserJet 4345mfp และ 9040/9050mfp รวมทั้ง HP Color LaserJet 4730mfp และ 9500mfp 74 1.
เปดการทํางานของรหัสบัญชีและทําใหกลองขอความ รหัสบัญชี ใชไดบนแท็บ Fax Job (งานโทรสาร) บน HP LaserJet M3035MFP, M3027MFP, M4345MFP, M5025MFP, M5035 MFP และ HP Color LaserJet CM4730 MFP และ CM6040 MFP 1. กด Administration (การจัดการ) 2. เลื่อนและกด Initial Setup (การตั้งคาเริ่มตน) 3. เลื่อนและกด Fax Setup (การตัง้ คาแฟกซ) 4. เลื่อนและกด Fax Send Settings (การตั้งคาการสงโทรสาร) 5. เลื่อนและกด Billing Codes (รหัสบัญชี) 6. กด Custom (กําหนดเอง) เพื่อเปดหนาจอรหัสบัญชี 7.
4. ในเมนูดร็อปดาวน Automatic Configuration: (การกําหนดคาอัตโนมัติ) ใหเลือก Update Now (อัพเดตตอน นี้) 5.
ขอความคําเตือน ขอความคําเตือนตอไปนี้อาจปรากฏขึ้นเมื่อคุณใชไดรเวอร HP MFP Send Fax คําเตือน PC fax feature may be disabled at the MFP (คุณสมบัตโิ ทรสารบนคอมพิวเตอร อาจถูกปดทํางานที่ MFP) คําเตือน PC fax feature may be disabled at the MFP (คุณสมบัติโทรสารบนคอมพิวเตอรอาจถูกปดทํางานที่ MFP) ปรากฏขึน ้ ถาหากพอรตไดรเวอรเปลี่ยนไป ในการอัพเดตการตั้งคา ใหปฏิบัตต ิ ามขั้นตอนตอไปนี้: THWW 1. ในกลองขอความ MFP Send Fax Warning (คําเตือน MFP Send Fax) ใหคลิก OK(ตกลง) 2.
ขอความแสดงขอผิดพลาด หากเกิดปญหาเกี่ยวกับโทรสารซึ่งทําใหไมสามารถสงหรือรับโทรสาร หรือการรับ-สงหยุดชะงัก ขอความแสดงขอผิดพลาดจะ ปรากฏขึน ้ ซึ่งจะชวยใหคุณสามารถระบุถึงสาเหตุของปญหา ตอไปนี้คือรายการขอความ รวมถึงสาเหตุและวิธีแกไข ตาราง 4-1 ขอความแสดงขอผิดพลาด At least one fax number is required สาเหตุ วิธแ ี กไข ไมไดพิมพหมายเลขโทรสารในกลองขอความ Fax Number บนแท็บ Fax Job พิมพหมายเลขโทรสารในกลองขอความ Fax Number บนแท็บ Fax Job Missing required information: Billing Code สาเหตุ วิธแ ี ก
ตาราง 4-1 ขอความแสดงขอผิดพลาด (ตอ) The e-mail address is not in a recognized format.
ตาราง 4-1 ขอความแสดงขอผิดพลาด (ตอ) สงออกผิดพลาด สาเหตุ วิธแ ี กไข ไมสามารถสงออกสมุดโทรศัพทอันเปนผลจากการเขียนไฟลผด ิ พลาดหรือ มีพน ื้ ที่ดส ิ กไมพอ ดูใหแนใจวา ตําแหนงที่จะใชบันทึกสมุดโทรศัพทนั้นไมไดถก ู ปองกันการ เขียนเอาไว และมีพื้นทีว่ างบนดิสกพอ นําเขาผิดพลาด 80 สาเหตุ วิธแ ี กไข ไมสามารถนําเขาสมุดโทรศัพทเนือ ่ งจากไมพบรายการที่ถก ู ตองสําหรับทุก ฟลดหรือมีรายการที่ซ้ํากัน ตองแนใจวา ไฟล CSV ตนทางนัน ้ ไมเสียและไดรับการจัดการอยางถูก ตอง ลบรายการทีซ ่ ้ํากั
