Anleitung für Benutzer
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Inhaltsverzeichnis Urheberrechte ....................................................................................... 1 Zu dieser Anleitung .............................................................................. 3 Abschnitt 1 Einführung zu Cardiris ......................................... 5 Allgemeine Informationen zu Cardiris .............................. 5 Abschnitt 2 Cardiris installieren ...............................................
Inhaltsverzeichnis Karten scannen ................................................................. 34 Karten mit den IRISCard-Scannern scannen ................... 37 Karten mit dem IRISCard Button-Manager scannen....... 38 Bilder von IRIScan und IRIScard Anywhere Scannern laden ................................................................................. 39 Karten mit einem Flachbettscanner scannen ................... 41 Kartenstapel scannen........................................................
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Kategorien zu Kontakten zuweisen ................................. 66 Abschnitt 7 Visitenkarten organisieren.................................. 69 Einen Kartenstatus zuweisen ........................................... 69 Karten durchsuchen.......................................................... 72 Visitenkarten suchen ........................................................ 74 Duplikate suchen und lösen .............................................
Inhaltsverzeichnis vi
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Urheberrechte Cardiris5-dgi-11112-04 Copyright ©1995-2012 I.R.I.S. Alle Rechte vorbehalten. Die Urheberrechte zur Cardiris-Software, dem Online-Hilfesystem und dieser Veröffentlichung liegen bei I.R.I.S. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von I.R.I.S. Änderungen des Inhalts sind zu jeder Zeit ohne Ankündigung vorbehalten und stellen keinerlei bindende Verpflichtungen seitens I.R.I.S dar.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Zu dieser Anleitung In dieser Anleitung werden alle in Cardiris verfügbaren Funktionen behandelt. Funktionen, die nur in einer bestimmten Version verfügbar sind, werden entsprechend gekennzeichnet.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 1 EINFÜHRUNG ZU CARDIRIS ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU CARDIRIS Einführung Cardiris ist eine leistungsfähige Lösung zum Scannen und Organisieren von Visitenkarten. Mit diesem Produktivitätstool können Sie Visitenkarten scannen, erkennen und archivieren und diese in eine Adressendatenbank umwandeln. Cardiris kann Visitenkarten jeglicher Art aus 218 Ländern verarbeiten.
Abschnitt 1 – Einführung zu Cardiris Englischsprachige Visitenkarten aus den oben genannten asiatischen Ländern werden von der Standardversion von Cardiris unterstützt. Falls Sie eine Visitenkarte in einer Sprache finden, die nicht von Cardiris unterstützt wird, haben Sie immer noch die Möglichkeit, das Kartenbild ohne Erkennung zu scannen und in die Datenbank einzugeben. Die Cardiris-Datenbank Die Visitenkarten, die Sie in Cardiris scannen, bilden die CardirisDatenbank.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Sie können Ihre Cardiris-Datenbank auch mit den auf Ihrem PDA, Ihrem Windows Mobile Handheld-Gerät, Ihrem Apple iPod usw. gespeicherten Kontakten synchronisieren. Mit Cardiris Corporate können Sie Kontakte auch an Microsoft Dynamics CRM und Salesforce CRM exportieren. Unterstützte Scanner Cardiris ist in einer Paketversion mit den speziellen Visitenkartenscannern von I.R.I.S. IRISCard Pro und IRISCard Mini und mit den IRIScan-Scannern erhältlich.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 2 CARDIRIS INSTALLIEREN SYSTEMANFORDERUNGEN Im Folgenden sind die Mindestanforderungen an ein System für die Nutzung von Cardiris aufgeführt: Pentium-Prozessor 256 MB RAM 300 MB freier Festplattenspeicher Windows 7, Windows Vista (32 oder 64 Bit) oder Windows XP Internet Explorer 5.
Abschnitt 2 – Cardiris installieren Legen Sie die Cardiris-CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk und befolgen Sie zum Installieren der Software die Bildschirmanweisungen. Wählen Sie die Sprache für die Installation aus und klicken Sie auf OK. Akzeptieren Sie die Bestimmungen der Lizenzvereinbarung. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie zum nächsten Bildschirm wechseln möchten. Klicken Sie auf Ende, um die Installation fertigzustellen. Vom Installationsprogramm wird automatisch das Untermenü I.R.I.S.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Klicken Sie unter dem Symbol Programme auf Programm deinstallieren. Wählen Sie aus der Liste Cardiris aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Deinstallieren. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm. SOFTWARE REGISTRIEREN Vergessen Sie nicht, Ihre Cardiris-Lizenz zu registrieren. So registrieren Sie sich: Verwenden Sie den Registrierungsassistenten im Menü Registrieren. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 3 ERSTE SCHRITTE CARDIRIS AUSFÜHREN So führen Sie Cardiris aus: Starten Sie Cardiris über das Menü Start von Windows oder doppelklicken Sie auf die Desktopverknüpfung. Sie werden zur Registrierung aufgefordert. Klicken Sie auf Jetzt registrieren, um den Registrierungsassistenten aufzurufen, oder klicken Sie auf Später registrieren und anschließend auf Abbrechen, um sich zu einem späteren Zeitpunkt zu registrieren.
Abschnitt 3 – Erste Schritte So ändern Sie die Sprache der Benutzeroberfläche: Zeigen Sie im Menü Einstellungen auf Sprache der Benutzeroberfläche. Wählen Sie in der Liste die gewünschte Sprache aus. Sie werden aufgefordert, die Software neu zu starten. LERNPROGRAMM Am besten machen Sie sich mit Cardiris vertraut, indem Sie das Programm einfach benutzen. Dieses Lernprogramm soll Ihnen bei den ersten Schritten helfen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Die ersten Karten in der Datenbank werden angezeigt. Sie können das Kartenbild und die wichtigsten Datenfelder sehen. Die Karten werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Diese Farben zeigen den Kartenstatus der einzelnen Visitenkarten an: o Neue Karten sind gelb. Die darin enthaltenen Informationen wurden noch nicht überprüft. o Indexierte Karten sind grün. Die einzige Information darin, die überprüft wurde, ist der Firmenname. o Überprüfte Karten sind blau.
Abschnitt 3 – Erste Schritte In der Kartenansicht werden das Kartenbild und alle Datenfelder angezeigt. Mit der Kartenansicht können Sie die Datenbankinformationen überprüfen und bearbeiten und über das Anmerkungsfeld zu Ihren Visitenkarten Anmerkungen hinzufügen. In der Kartenansicht können Sie außerdem die Rückseite der Visitenkarten anzeigen und/oder scannen und ein Bild von Ihrem Kontakt anzeigen und/oder hinzufügen. Mithilfe der Browserschaltflächen können Sie durch die Visitenkarten navigieren.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Weitere Informationen über die Kartenansicht finden Sie im Abschnitt Kartenansicht unter Anzeigemodi. Beispielvisitenkarten verarbeiten Wenn Sie auf eine der neuen (gelben) Karten in der Beispieldatenbank klicken, um sie in der Kartenansicht anzuzeigen, sehen Sie, dass die Datenfelder leer sind. So erkennen Sie die Visitenkarten: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Kartenstil das Land der Visitenkarte aus.
Abschnitt 3 – Erste Schritte Das Bild wird in bearbeitbaren Text umgewandelt und der erkannte Text wird den diversen Feldern zugeordnet. Prüfen Sie die Ergebnisse. Bei Bedarf können Sie die Erkennungsergebnisse manuell bearbeiten. Mit den Funktionen Ausschneiden und einfügen sowie Ziehen und ablegen können Sie die Daten verschieben.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Die Karte kann nun in der Datenbank gespeichert und abgefragt, gedruckt, exportiert werden usw. Zu weiteren Informationen über den Kartenstatus wird auf den Abschnitt Einen Kartenstatus zuweisen verwiesen. Klicken Sie auf die Browserschaltflächen in der Symbolleiste, um weitere Karten in der Kartenansicht anzuzeigen. Neue Karten scannen Wenn Sie neue Visitenkarten scannen möchten, sollten Sie eine neue Datenbank anlegen.
Abschnitt 3 – Erste Schritte Wählen Sie Ihren Scanner in der Liste aus und klicken Sie auf Weiter. Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt. Je nach dem ausgewählten Scanner können Sie das Scannermodell und die Scanner-Quelle festlegen, sowie die Papiergröße, Auflösung und den Bildtyp usw. Wenn Sie einen IRIScan-Scanner auswählen, ist dies nicht möglich. Diese Scanner können konfiguriert werden, nachdem Sie auf die Schaltfläche Scannen geklickt haben.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Die Kontaktinformationen direkt nutzen Sie können die in Cardiris gespeicherten Kontaktinformationen direkt nutzen. Zum Beispiel können Sie diese Kontakte per E-Mail kontaktieren, ihre Website besuchen, sie mit Skype anrufen, eine Wegbeschreibung zu ihrer Adresse einholen usw. Doppelklicken Sie in Cardiris auf eine Karte, die erkannt wurde, um sie in der Kartenansicht anzuzeigen.
Abschnitt 3 – Erste Schritte Stattdessen können Sie auch auf das Fernglas-Symbol klicken, um die erweiterten Suchoptionen aufzurufen. Mit diesen Optionen können Sie eine Suche an einem oder mehreren Datenfeldern durchführen. Beachten Sie, dass Cardiris bei der erweiterten Suche nach Karten sucht, die mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnen. Karten, die die fragliche Zeichenfolge enthalten, werden nicht gesucht.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 4 ANZEIGEMODI ALBUMANSICHT Beim Öffnen von Cardiris wird die zuletzt geöffnete Datenbank in der Albumansicht angezeigt. Die Albumansicht ist der Standardanzeigemodus. Darin werden Ihre Visitenkarten wie in einem Album dargestellt. Die wichtigsten Datenfelder – Firmenname, Vorname, Nachname, Stellenbezeichnung und E-Mail-Adresse – werden aufgeführt.
Abschnitt 4 – Anzeigemodi Sortierreihenfolge Die Kontakte werden alphabetisch sortiert, und zwar zuerst nach dem Firmennamen und dann nach dem Namen. Ist kein name verfügbar, so werden die Kontakte chronologisch nach Scan-Datum sortiert. Navigation Drücken Sie auf die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, um durch die Karten zu navigieren. Stattdessen können Sie auch die Browserschaltflächen in der Hauptsymbolleiste verwenden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Um eine durchgehende Reihe von Karten auszuwählen, klicken Sie auf die erste Karte und wählen Sie dann bei gedrückter Umschalttaste die letzte Karte der Reihe aus. Klicken Sie zum Auswählen aller Karten im Menü Bearbeiten auf Alle auswählen. Stattdessen können Sie auch auf Strg+A drücken.
Abschnitt 4 – Anzeigemodi Datenfelder In der Kartenansicht werden das Kartenbild und alle Datenfelder angezeigt. Für die Bearbeitung der darin enthaltenen Daten stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Siehe im Abschnitt Erkennungsergebnisse bearbeiten. Die Standard-Datenfelder können um benutzerdefinierte Felder und Kategorien ergänzt werden. Siehe jeweils in den Abschnitten Datenbankfelder anpassen und Kategorien zu Kontakten zuweisen. Der Kartenstatus wird unten rechts angezeigt.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Cardiris unterstützt Farb-, Graustufen- und Schwarz-Weiß-Bilder. Registerkarte Rückseite und Registerkarte Bild Mithilfe der Registerkarte Rückseite können Sie die Bilder auf der Rückseite von Visitenkarten zu Ihren Kontakten hinzufügen. Siehe im Abschnitt Rückseite einer Karte scannen. Mit der Registerkarte Bild können Sie ein Foto zu Ihrem Kontakt hinzufügen. Siehe im Abschnitt Bild eines Kontakts scannen.
Abschnitt 4 – Anzeigemodi Tipp: Sie können auch Text in andere Anwendungen außerhalb von Cardiris ziehen. Klicken Sie auf die Schaltflächen An Fenster anpassen und An Breite anpassen, um die ganze Visitenkarte bzw. die gesamte Breite der Visitenkarte anzuzeigen. Mit den Schaltflächen für Drehen können Sie Ihre Visitenkarten bei Bedarf richtig ausrichten. Wenn Sie ausversehen die Vorderseite als Rückseite oder umgekehrt gescannt haben, verwenden Sie Vorder- und Rückseite von Bildern tauschen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Wenn die Rückseite einer Karte hinzugefügt wurde, ändert sich die Form der Miniaturansicht für die Rückseite. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild, um ein Bild von Ihrem Kontakt einzulesen oder zu öffnen und um es zu der Datenbank hinzuzufügen. Wenn ein Bild zu dem Kontakt hinzugefügt wurde, wird es in der Schaltflächenleiste in der Bildminiaturansicht angezeigt. AutoAktionen Sie können die in Cardiris gespeicherten Kontakte unmittelbar verwenden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 5 VISITENKARTEN SCANNEN SCANNER-EINSTELLUNGEN FESTLEGEN Vor dem Scannen von Visitenkarten mit Cardiris müssen Sie Ihren Scanner an den PC anschließen und ordnungsgemäß konfigurieren. So konfigurieren Sie den Scanner: Klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Befehl Scanner. Eine Liste der verfügbaren Visitenkartenscanner wird angezeigt. Wählen Sie Ihren Scanner in der Liste aus und klicken Sie auf Weiter.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Hinweis: Zum erfolgreichen Scannen von Visitenkarten wird eine Auflösung von 400 dpi empfohlen. Cardiris scannt Visitenkarten sowohl im Hochformat als auch im Querformat. Allerdings werden Karten im Querformat schneller gescannt als Karten im Hochformat. o Wenn Sie die Vorder- und Rückseite von Karten scannen möchten, wählen Sie die Option Doppelseitige Karte scannen. Hierdurch wird der Duplex-Scannen-Modus aktiviert.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer o Wählen Sie Ihr Scannermodell aus und geben Sie die Scanner-Quelle an. o Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für Format, Auflösung und Bildtyp aus. Hinweis: Zum erfolgreichen Scannen von Visitenkarten wird eine Auflösung von 400 dpi empfohlen. o Wenn Ihr Scanner mit einem Dokumenteneinzug ausgestattet ist, wählen Sie die Funktion ADF (automatischer Dokumenteneinzug). o Wählen Sie Duplex-Scannen, um das doppelseitige Scannen zu aktivieren.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen KARTEN SCANNEN Mit Cardiris können Sie entweder Visitenkarten scannen oder bereits vorhandene Bilddateien öffnen. Cardiris ist Twain-kompatibel und unterstützt zahlreiche spezielle Visitenkartenscanner, Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte oder multifunktionale Peripheriegeräte (MFP). So öffnen Sie vorhandene Bilddateien: Klicken Sie im Menü Datei auf Visitenartenbilder laden und suchen Sie die Bilddateien, die Sie öffnen möchten.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Scan-Einstellungen Beim Scannen von Visitenkarten kann Cardiris mehrere ScanEinstellungen anwenden. Im Menü Einstellungen sind die folgenden Scan-Einstellungen verfügbar: Hinweis: Die Scan-Einstellungen sind nicht mit den ScannerEinstellungen zu verwechseln. Diverse Scan-Einstellungen werden standardmäßig angewandt: Cardiris kann die Textausrichtung erkennen. Mit dieser Option wird die Textausrichtung auf den Karten erkannt.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Kartenansicht zuschneiden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Zuschneiden in der Symbolleiste und verschieben Sie die Rahmen, bis sie die richtige Größe haben. Klicken Sie anschließend auf den Befehl Zuschneiden. Mit der Option ViewGray stellen Sie sicher, dass in SchwarzWeiß gescannte Visitenkarten optimal lesbar sind. Abgesehen von den Standardeinstellungen kann Cardiris auch: Karten im Bild erkennen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Rückseite nach der Vorderseite erkennen Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie nach der Erkennung der Vorderseite auch die Rückseite von Karten erkennen. Diese Option ist in Kombination mit der Option Karten nach dem Scannen erkennen nützlich, wenn Sie doppelseitige Karten scannen. Auf diese Weise scannen und erkennen Sie die Vorderseite und werden dann aufgefordert, dasselbe für die Rückseite zu tun.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Scanner. Klicken Sie anschließend in dem eingeblendeten Fenster auf Kalibrierung zurücksetzen. Wenn Sie das nächste Mal die Schaltfläche Scannen anklicken, werden Sie aufgefordert, den IRISCard erneut zu kalibrieren. Sie sollten Ihren IRISCard-Scanner regelmäßig neu kalibrieren. Weitere Informationen über den Scanner und die ScannerEinstellungen finden Sie in den Abschnitten Scanner-Einstellungen festlegen und Karten scannen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Linke Schaltfläche Durch Anklicken der linken Schaltfläche auf Ihrem Scanner können Sie Ihre Visitenkartenbilder entweder per E-Mail versenden oder als Bilddateien speichern. Wenn Sie E-Mail wählen und auf die linke Scanner-Schaltfläche anklicken, öffnet Cardiris eine neue E-Mail-Nachricht in Ihrer Standardsoftware für E-mail und fügt das Visitenkartenbild als Anhang ein.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Vorgehensweise Wenn Sie externe Speichermedien (SD-Speicherkarte oder USBSpeichermedium) zum Speichern der gescannten Dokumente verwenden möchten, schließen Sie diese an den Scanner an. Scannen Sie Ihre Visitenkarten mit Ihrem IRIScan Anywhere Scanner oder IRISCard Anywhere Scanner. Weitere Informationen zur ordnungsgemäßen Verwendung dieser Scanner finden Sie in den jeweiligen Kurzanleitungen oder Benutzerhandbüchern zum Scanner.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Bilder zu einem späteren Zeitpunkt laden Um Bilder zu einem späteren Zeitpunkt zu laden, klicken Sie neben der Schaltfläche Scannen auf den Pfeil nach unten. Dann wählen Sie Laden. In der Hauptsymbolleiste wird die Schaltfläche Laden angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Laden und suchen Sie nach den Bildern, die Sie laden möchten.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Visitenkarten auf das Flachbett des Scanners legen, und Cardiris teilt das Bild dann in verschiedene Visitenkarten auf. Überflüssige schwarze oder weiße Ränder werden dabei automatisch entfernt. Vorgehensweise Klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Befehl Karten im Bild erkennen. Falls Sie vergessen haben, diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie im Menü Verarbeiten auf Karte(n) extrahieren. Legen Sie die Karten auf das Flachbett des Scanners.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Scannen. Das Bild wird in Visitenkarten aufgeteilt. KARTENSTAPEL SCANNEN Cardiris kann große Stapel mit Karten verarbeiten und unterstützt Scanner, die mit einem automatischen Dokumenteneinzug ausgestattet sind. Wenn die Option zum automatischen Scannen (ADF) in Cardiris aktiviert wurde, brauchen Sie die Karten nur in den Dokumenteneinzug Ihres Scanners einzulegen und auf die Taste Scannen zu drücken.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Wenn Sie Kartenstapel mit IRISCard Pro oder IRISCard Mini scannen, stehen keine besonderen Optionen zur Auswahl. Klicken Sie einfach einmal auf die Schaltfläche Scannen. Nach dem Einscannen der ersten Karte werden Sie aufgefordert, eine weitere Karte einzulegen. Cardiris verarbeitet die Karten der Reihe nach. Tipp: Die stapelweise gescannten Karten können auch stapelweise erkannt werden. Klicken Sie dazu im Menü Verarbeiten auf Stapelerkennung.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Die Cardiris-Symbolleiste wird angezeigt. Wählen Sie das richtige Land in der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Cardiris, um Ihre Visitenkarten zu scannen. Vergewissern Sie sich, dass der Scanner an den PC angeschlossen und ordnungsgemäß konfiguriert ist. Wenn Sie den IRISCard verwenden, werden Sie aufgefordert, Ihre Karten in den Scanner einzulegen.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Logos usw. Daher können Sie mit Cardiris die Rückseiten von Karten scannen und die Daten in die Datenbank einfügen. So scannen Sie die Rückseite einer Karte: Scannen Sie zuerst die Vorderseite, indem Sie auf die Schaltfläche Scannen klicken. Klicken Sie anschließend im Menü Verarbeiten auf Rückseite der Karte scannen. Sie werden aufgefordert, eine Karte einzulegen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Wenn Sie auch die Rückseite erkennen möchten: Klicken Sie in der Hauptfunktionsleiste auf Erkennen, wenn Sie sich auf der Registerkarte Rückseite befinden. Die Informationen werden von der Rückseite extrahiert und den entsprechenden Datenfeldern hinzugefügt. Beachten Sie, dass die von der Vorderseite extrahierten Daten nicht durch die von den Rückseite ersetzt werden, sondern diese ergänzen.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Scanner. Wählen Sie Ihren Scanner aus und aktivieren Sie die Option Duplex-Scannen im Konfigurationsbildschirm. Klicken Sie dann in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Scannen. BILD EINES KONTAKTS SCANNEN Außer dem Kartenbild können Sie auch ein Foto Ihrer Kontakte zu der Cardiris-Datenbank hinzufügen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Wenn ein Bild zu dem Kontakt hinzugefügt wurde, wird es in der Symbolleiste in der Bildminiaturansicht angezeigt. ANMERKUNGEN ZU KARTEN HINZUFÜGEN Wenn Sie einen Stapel Karten scannen, die Sie bei einem bestimmten Ereignis gesammelt haben, z. B. auf einer Messe, kann es nützlich sein, den Karten persönliche Anmerkungen hinzuzufügen. So können Sie sich daran erinnern, wo Sie Ihre Kontakte kennengelernt haben.
Abschnitt 5 – Visitenkarten scannen Wählen Sie Diesen automatischen Hinweis einfügen und geben Sie den Text ein, den Sie hinzufügen möchten. Der eingegebene Text wird bei jeder gescannten Karte in das Feld Anmerkungen eingefügt. Sie können diese Option deaktivieren, indem Sie auf Kein automatischer Hinweis klicken. Sie können Anmerkungen auch manuell zu Karten hinzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Doppelklicken Sie auf eine Karte, um sie in der Kartenansicht zu öffnen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Alle manuell zu der Datenbank hinzugefügten Karten haben den Kartenstatus Überprüft, weil das Programm davon ausgeht, dass Sie die richtigen Informationen eingeben. So fügen Sie der Karte später das Bild auf der Vorderseite, das Bild auf der Rückseite oder das Foto hinzu: Klicken Sie auf die Registerkarten Vorderseite, Rückseite oder Bild und klicken Sie in eines der grau unterlegten Bilder hinein.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 6 VISITENKARTEN ERKENNEN KARTENSTIL AUSWÄHLEN Cardiris verwendet die Feldanalyse, um Daten auf Visitenkarten zu den richtigen Datenbankfeldern zuzuweisen. Die Feldanalysetechnologie basiert unter anderem auf dem Kartenstil, sprich: Layout, der Visitenkarten. Jedes Land hat einen anderen Stil bei seinen Visitenkarten: Darum ist es äußerst wichtig, dass Sie erst das richtige Land auswählen, bevor Sie mit der Erkennung Ihrer Visitenkarten beginnen.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen Beachten Sie, dass Sie nur einen einzigen Kartenstil gleichzeitig wählen können. Tipp: Organisieren Sie Ihre Visitenkarten beim Scannen nach Ländern. Auf diese Weise können Sie hinterher die Echtzeit-OCR an den Karten durchführen. KARTEN ERKENNEN Nachdem Sie Ihre Karten eingescannt und den richtigen Kartenstil ausgewählt haben, können Sie die Erkennung Ihrer Visitenkarten ausführen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Die Kartendaten werden vom Kartenbild extrahiert und zu den richtigen Datenfeldern zugewiesen. Tipp: Wenn Sie vergessen haben, das entsprechende Land auszuwählen, wählen Sie das Land nachher aus und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Erkennen. Doppelklicken Sie auf die erkannte Karte, um das Ergebnis in der Kartenansicht anzuzeigen. Alle Daten, die Cardiris keinem Datenbankfeld zuweisen konnte, werden im Feld Extra angezeigt.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen Cardiris versucht etwaige fehlende Felder von indexierten Karten zu ergänzen. An überprüften Karten führt Cardiris die Erkennung nicht erneut aus. KARTENSTAPEL ERKENNEN Beim Scannen von Kartenstapeln kann es nützlich sein, die Karten auch stapelweise zu erkennen, anstatt die Erkennung für jede Karte einzeln durchzuführen. Auf diese Weise können Sie die Verarbeitungszeit beträchtlich verkürzen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer o Bei indexierten Karten versucht das System, alle leeren Datenfelder auszufüllen – alle Felder, die bereits Daten enthalten, gelten als vom Benutzer überprüft. o An überprüften Karten wird die Stapelerkennung nicht durchgeführt. Zu weiteren Informationen über Kartenstatus wird auf den Abschnitt Einen Kartenstatus zuweisen verwiesen.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen So erkennen Sie die Rückseite von Karten: Wählen Sie im Menü Einstellungen die Option Rückseite nach der Vorderseite erkennen. Klicken Sie dann in der Hauptfunktionsleiste auf Erkennen. Cardiris erkennt nun zuerst die Vorderseite der Karte und fügt die Daten den Datenbankfeldern hinzu. Dann wird die Rückseite erkannt und die zusätzlichen Informationen hinzugefügt.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ERKENNUNGSERGEBNISSE BEARBEITEN Im Anschluss an die Erkennung können die Erkennungsergebnisse bei Bedarf auf unterschiedliche Weise bearbeitet werden: Sie können auf ein beliebiges Datenbankfeld klicken, um den Text zu ändern. Sie können Daten verschieben, indem Sie sie auswählen und in ein anderes Feld ziehen. Sie können Daten auch durch Ausschneiden und Einfügen verschieben.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen Abgesehen von diesen "regulären" Bearbeitungsmöglichkeiten können Sie mit Cardiris auch die Funktionen Ziehen und Einfügen für OCR und Echtzeit-OCR ("OCR on the fly") verwenden. OCR-Funktion für Ziehen-und-Einfügen Alle Daten, die Cardiris nicht von einer Visitenkarte extrahiert hat, können mit der OCR-Funktion für Ziehen-und-Einfügen zu den Datenbankfeldern hinzugefügt werden: Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Ziehen und ablegen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Lassen Sie die Strg-Taste wieder los. Der Text wird zu dem Feld hinzugefügt. In Cardiris können Sie nicht nur die Erkennungsergebnisse bearbeiten, sondern auch die Datenbankfelder anpassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Datenbankfelder anpassen. KARTENBILDER ANPASSEN Bei der Erkennung konvertiert Cardiris gescannte Farb- und Graustufenkarten in binärkonvertierte Schwarz-Weiß-Bilder um, an denen die Erkennung ausgeführt wird.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen Anpassungsoptionen: Glätten o Wählen Sie Glätten, um das Bild zu glätten. Diese Option gibt Graustufen- und Farbbilder homogener durch Glättung von Intensitätsunterschieden wieder. Das Ergebnis: Ein stärkerer Kontrast zwischen Vordergrund (Text) und Hintergrund (Grafiken). Hinweis: Teilweise ist die Glättung die einzige Möglichkeit, Text von einem farbigen Hintergrund abzuheben. Helligkeit o Verwenden Sie den Schieberegler, um die Helligkeit zu erhöhen oder verringern.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Mit den Einstellungen zur Helligkeit wird die allgemeine Helligkeit des Bildes bestimmt. Verwenden Sie diese Einstellungen, um bei einem unlesbaren Text das Bild heller oder dunkler darzustellen. Kontrast o Verwenden Sie den Schieberegler, um den Kontrast zu erhöhen oder verringern. Die Einstellungen zum Kontrast bestimmen den Kontrast für dunklere und hellere Bereiche in einem Bild.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen Informationen hinzufügen können. Beispielsweise können Sie den Ort hinzufügen, an dem Sie Ihren Kontakt kennengelernt haben, die Zeiten, zu denen er/sie zu erreichen ist usw. Die in den Standardeinstellungen vorgegebenen benutzerdefinierten Felder können um eine unbegrenzte Anzahl an weiteren benutzerdefinierten Feldern ergänzt werden. So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld zu einer Karte hinzu: Öffnen Sie die Karte in der Kartenansicht.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Benutzerdefinierte Felder werden allerdings nicht in der Albumansicht angezeigt. Dort werden nur die "Hauptfelder" der Datenbank angezeigt. Klicken Sie zum Umbenennen oder Löschen von benutzerdefinierten Feldern erneut auf das +-Zeichen und klicken Sie dann auf Umbenennen oder Löschen. Benutzerdefinierte Felder können auch exportiert werden. Sie können diese Felder als CVS-, XML-, HTML- oder Excel-Dateien exportieren und an Microsoft Outlook 2003 und 2007 senden.
Abschnitt 6 – Visitenkarten erkennen KATEGORIEN ZU KONTAKTEN ZUWEISEN Abgesehen von benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihren Kontakten auch eine unbegrenzte Zahl Kategorien zuweisen. Wenn Sie Ihren Kontakten Kategorien zuweisen, können Sie die Kontakte mithilfe der Option Erweiterte Suche später leichter finden. Weitere Informationen zur erweiterten Suche finden Sie im Abschnitt Visitenkarten suchen. So fügen Sie Kategorien zu Kontakten hinzu: Öffnen Sie eine Karten in der Kartenansicht.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Diese Liste mit Standardkategorien lässt sich um eine unbegrenzte Zahl an Kategorien erweitern: Klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Hinzufügen, um neue Kategorien hinzuzufügen. Hinweis: Vermeiden Sie den Gebrauch von Semikolon (;) und Vertikalstrich (|) in Kategorienamen. Diese Zeichen sind verboten. Kategorien können auch exportiert werden. Sie können als CVS-, XML-, HTML- und Excel-Dateien exportiert und an Microsoft Outlook 2003 und 2007 gesendet werden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 7 VISITENKARTEN ORGANISIEREN EINEN KARTENSTATUS ZUWEISEN Beim Öffnen der Beispieldatenbank, die Sie im Installationsordner von Cardiris finden, sehen Sie, dass die Karten ind er Datenbank alle einen bestimmten Farbcode enthalten. Die Karten können gelb, grün oder blau sein. Diese Farben zeigen den Kartenstatus einer Karte an: Gelbe Karten sind neue Karten. Die darin enthaltenen Daten wurden noch nicht überprüft. Grüne Karten sind indexierte Karten.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren So können Sie einer Karte einen anderen Kartenstatus zuweisen: Doppelklicken Sie auf eine Karte, um sie in der Kartenansicht anzuzeigen. Prüfen Sie die Erkennungsergebnisse und bearbeiten Sie sie, falls nötig. Klicken Sie auf die Statusschaltflächen unten rechts in der Benutzeroberfläche: N(eu), I(ndexiert), U(Überprüft). Stattdessen können Sie auch die Funktionstasten F10, F11 und F12 auf Ihrer Tastatur verwenden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer In der Statusleiste am unteren Rand der Fenster ist angegeben, welche Kartentypen angezeigt werden. Je nach den angezeigten Kartentypen wird die CardirisDatenbank in einer anderen Farbe angezeigt. In der nachstehenden Abbildung zeigt Cardiris nur überprüfte Karten an. Wenn keine Karten für die Ansicht vorhanden sind: o Das Anwendungsfenster bleibt leer und die Statusleiste gibt an, dass keine Karten zum Anzeigen vorhanden sind.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren o Das Kartenbild ist leer, es sind keine Datenfelder ausgefüllt und der Kartenstatus ist grau abgeblendet. (Kartenansicht) Klicken Sie zum erneuten Anzeigen aller Karten auf die Schaltfläche Alle Karten. Hinweise: Achten Sie beim Exportieren von Karten an andere Anwendungen darauf, dass nur überprüfte Karten exportiert werden. Auf diese Weise können Sie sich darauf verlassen, dass nur geprüfte Informationen exportiert werden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Stattdessen können Sie auch auf Ihrer Tastatur auf die Tasten Bild nach oben und Bild nach unten drücken. Mithilfe der Schaltflächen Durchsuchen können Sie durch die Visitenkarten navigieren. Klicken Sie in der Albumansicht auf Home, um zu der ersten Karte zu gelangen. Mit Ende gelangen Sie zur letzten Karte. In der Albumansicht können Sie auch durch die Karten navigieren, indem Sie auf die Buchstabenschaltflächen klicken.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren Wenn weder der Firmenname noch der Name der Karten verfügbar ist, werden die Karten chronologisch nach ScanDatum sortiert. VISITENKARTEN SUCHEN Cardiris bietet zwei Suchfunktionen, mit denen Sie Ihre Visitenkarten schnell und effizient suchen können: Mit dem Suchfeld können Sie eine Freitextsuche durchführen. Oder Sie können mit dem Befehl Erweiterte Suche eine erweiterte Suche durchführen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Wenn keine Karte die Suchkriterien erfüllt: Das Anwendungsfenster bleibt leer und die Statusleiste gibt an, dass keine Karten zum Anzeigen vorhanden sind. (Albumansicht) Das Kartenbild ist leer, es sind keine Datenfelder ausgefüllt und der Kartenstatus ist grau abgeblendet. (Kartenansicht) Sie können die Suche mit logischen Operatoren wie OR ("ODER") und AND ("UND") und mit Anführungszeichen erweitern bzw. eingrenzen.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren können Kontakte auch nach Scan-Datum und dem Datum der letzten Änderung suchen. Hinweis: Bei der erweiterten Suche sucht Cardiris nach Karten, die mit dem Text beginnen, den Sie in die Suchfelder eingegeben haben. Karten, die den eingegebenen Text enthalten, werden nicht gesucht. Zu beachten ist auch, dass Sie mehrere Suchfelder gleichzeitig verwenden können. Tipp: Innerhalb der Suchfelder können Sie logische Operatoren (AND ("UND") und OR ("ODER")) verwenden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Das Kartenbild ist leer, es sind keine Datenfelder ausgefüllt und der Kartenstatus ist grau abgeblendet. (Kartenansicht) Um alle Karten nach einer Suche erneut anzuzeigen, löschen Sie den Suchbegriff und drücken Sie die Eingabetaste, oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Alle Karten. DUPLIKATE SUCHEN UND LÖSEN Cardiris ist eine umfassende Lösung für Kartendatenbanken.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren o Vornamen o Nachnamen o E-Mail-Adressen Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Duplikate finden. Cardiris listet die doppelten Kontakte auf und gibt in Klammern an, wie viele Duplikate pro Karte gefunden wurden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Doppelklicken Sie auf eines der Duplikate, um seine Informationen genauer anzuzeigen. Die Kartendaten werden auf 4 verschiedene Registerkarten verteilt. Bei den rot hervorgehobenen Registerkarten ist eine Aktion Ihrerseits erforderlich. Die nicht markierten Informationen auf den Registerkarten wurden von Cardiris automatisch verarbeitet.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren Sie oder Cardiris die falschen Informationen ausgewählt haben, doppelklicken Sie auf die orangefarbenen Datenfelder, um sie auf die zusammengeführte Karte zu verschieben. Sie können die duplizierten Kontakte auch mit der Schaltfläche Automatisch ergänzen von Cardiris zusammenführen lassen. Cardiris wählt dann die aktuellsten Daten und verschiebt diese auf die zusammengeführte Karte. Hinweis: Die Daten im Anmerkungsfeld schaffen niemals einen Konflikt.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Das Programm wählt automatisch die neuesten Bilder aus und verschiebt sie auf die zusammengeführte Karte. Bilder, die von Cardiris nicht zusammengeführt werden konnten, müssen manuell zusammengeführt werden. Um ein Bild auf eine zusammengeführte Karte zu verschieben,doppelklicken Sie einfach darauf. Das Bild, das Sie nicht ausgewählt haben, wird abgeblendet.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren Wenn Sie alle Duplikate gelöst haben, klicken Sie auf Anwenden, um sie in der Datenbank zu speichern, oder klicken Sie auf OK, um sie zu speichern und das Fenster zu schließen. Gelöste Duplikate erhalten den Kartenstatus Überprüft. Die überflüssigen Kontakte werden gelöscht. Registerkarte "Kategorien" Alle Kategorien, die Sie Ihren Kontakten zugewiesen haben, werden in die zusammengeführte Karte mit aufgenommen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer sie zu speichern und das Fenster zu schließen. Gelöste Duplikate erhalten den Kartenstatus Überprüft. Die überflüssigen Kontakte werden gelöscht. KARTENDATENBANKEN PFLEGEN Cardiris ist eine umfassende Lösung für Kartendatenbanken. Die in Cardiris angelegten oder geöffneten Datenbanken können mit anderen Cardiris-Datenbanken zusammengeführt oder migriert oder dupliziert werden usw.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren Tipp: Verwenden Sie Bilder mit niedriger Auflösung nur dann, wenn Sie ein Foto an die Karten anhängen! (Alle Daten, einschließlich Bilder, werden in der Datenbank gespeichert.) Duplizieren von Datenbanken Sie können Ihre Datenbanken duplizieren, um Sicherungskopien zu erstellen. Sie haben folgende Möglichkeiten, eine Datenbank zu duplizieren: Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter und speichern Sie die Datenbank als .c5d-Datei (Datenbankdatei).
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Öffnen. Wählen Sie die Cardiris-Version in der Liste Dateien vom Typ aus. Oder: Importieren Sie die Kontakte aus früheren Versionen von Cardiris (3.x und 4.x) in eine leere Datenbank. Dazu führen Sie Folgendes aus: o Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf Exportieren und klicken Sie dann auf die Registerkarte Importieren. o Wählen Sie die Cardiris-Version aus, aus der Sie Kontakte importieren möchten, und klicken Sie auf Importieren.
Abschnitt 7 – Visitenkarten organisieren KARTEN LÖSCHEN Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie Karten aus einer Datenbank löschen können. So löschen Sie Karten: Wählen Sie eine oder mehrere Karten aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Karte(n) löschen. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf den Befehl Karte(n) löschen. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste Entf.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 8 KONTAKTE EXPORTIEREN VISITENKARTEN EXPORTIEREN Die Kontakte in Ihrer Cardiris-Datenbank lassen sich an zahlreiche externe Anwendungen exportieren. Sie können an KontaktManager, Personal Information Manager (PIMs), Customer Relation Manager (CRMs), Datenbanken, Tabellenkalkulationsblätter und sogar an Textverarbeitungsprogramme exportiert werden, deren Serienbrieffunktion für den Druck von Briefen, Umschlägen und Etiketten geeignet ist.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren So exportieren Sie Kontakte von Cardiris: Wählen Sie die zu Karten aus, die Sie exportieren möchten. Hierzu haben Sie verschiedene Möglichkeiten: o Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Karten, die Sie auswählen möchten. o Um eine durchgehende Reihe von Karten auszuwählen, klicken Sie auf die erste Karte und wählen Sie dann bei gedrückter Umschalttaste die letzte Karte der Reihe aus.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Ihre Kontakte werden in dem ausgewählten Exportformat bzw. in der gewählten Exportanwendung gespeichert. Öffnen Sie die Anwendung, um das Ergebnis zu prüfen. Tipp: Sie können auf die Export-Optionen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Karte oder auf eine Auswahl an Karten klicken und anschließend auf Exportieren klicken.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Wählen Sie die zu exportierenden Karten aus. Klicken Sie in der Hauptfunktionsleiste auf Exportieren und wählen aus der Liste Windows-Kontakte aus. Klicken Sie dann auf Exportieren. Ihre Kontakte werden zum Ordner Windows-Kontakte hinzugefügt. Den Kontaktordner finden Sie unter C:\Users\IhrBenutzerkonto\Kontakte. Doppelklicken Sie auf die Kontakte, um die Informationen anzuzeigen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Tipp: Sie können auch in das Suchfeld „wab.exe“ eingeben, um nach dem Ordner „Kontakte“ zu suchen. EXPORT ZUM WINDOWS-ADRESSBUCH Wenn Sie Cardiris auf einem Computer mit Windows XP verwenden, können Sie Ihre Visitenkarten zum WindowsAdressbuch (in Outlook Express) exportieren. Beachten Sie, dass diese Funktion nur in Kombination mit Windows XP verfügbar ist, da das Windows-Adressbuch seit Windows Vista durch die Windows-Kontakte ersetzt wurde.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Exportieren zu den Windows-Kontakten finden Sie unter Export zu den Windows-Kontakten. So exportieren Sie Visitenkarten zum Windows-Adressbuch: Wählen Sie die zu exportierenden Karten aus. Klicken Sie in der Hauptfunktionsleiste auf Exportieren und wählen Sie aus der Liste Microsoft Outlook Express aus. Hinweis: Achten Sie darauf Microsoft Outlook Express und nicht Microsoft Outlook auszuwählen. Das Windows-Adressbuch kann nicht direkt von Outlook verwendet werden.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer EXPORT ZU APPLE-GERÄTEN Die von Ihnen mit Cardiris erstellten Kontakte können mit iTunes zu Apple-Geräten exportiert werden. Dazu müssen Sie lediglich Ihre Kontakte zuerst zu den Windows-Kontakten oder dem Windows-Adressbuch exportieren und dann iTunes für die Synchronisierung mit einem der zwei zuvor genannten Anwendungen konfigurieren. Die Kontakte von Cardiris werden der Kontakte-App auf Ihrem Apple-Gerät hinzugefügt.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Wenn iTunes nicht auf Ihrem Computer installiert ist, klicken Sie hier, um die Download-Webseite aufzurufen. Schließen Sie Ihr Apple-Gerät an den Computer an. Wenn Ihr Gerät in der Liste auf der linken Seite im iTunesFenster (unter Geräte) angezeigt wird, wählen Sie es aus. Klicken Sie oben im Fenster auf Info. Markieren Sie die Option Kontakte synchronisieren mit und wählen Sie dann aus der Liste Outlook oder Windows Contacts.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Die Kontakte von Cardiris werden der Kontakte-App auf Ihrem Apple-Gerät hinzugefügt. EXPORT ZU DEN GOOGLE-KONTAKTEN Die von Ihnen mit Cardiris erstellten Kontakte können zu den Google-Kontakten Ihres gmail-Kontos exportiert werden. Hinweis: Zum Exportieren von Kontakten zu den Google-Kontakten ist ein Google-Konto erforderlich. So exportieren Sie zu den Google-Kontakten: Wählen Sie die zu exportierenden Karten aus.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Dann klicken Sie unten im Fenster auf Konfigurieren. Geben Sie die Zugangsdaten für Ihr Google-Konto ein und klicken Sie auf OK. Dann klicken Sie auf Exportieren, um die Karten zu exportieren. Ihrem gmail-Konto wird dann unter Kontakten eine Cardiris-Gruppe mit Ihren Kontakten hinzugefügt. Hinweis: Wenn Ihre Kontakte Kategorien enthalten, wird auch basierend auf dem benutzerdefinierten Feld eine separate Gruppe erstellt. Z. B.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Alle Datenbankfelder von Cardiris, einschließlich aller benutzerdefinierten Felder, werden in den jeweiligen GoogleKontakt mit aufgenommen. Tipp: Sie können die Kontakte auch in die eigenständige Anwendung Google Contacts verschieben. Dazu wählen Sie die Kontakte aus und klicken auf Gruppen > Meine Kontakte > Übernehmen.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren KONTAKTE ZU MICROSOFT DYNAMICS CRM EXPORTIEREN Mit Cardiris Corporate können Sie Kontakte zu Microsoft Dynamics CRM exportieren. Mit dem Microsoft Dynamics CRM-System (Customer Relationship Management) kann Ihr Unternehmen Kunden über den gesamten Vertriebsprozess hinweg effizient verwalten.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Hinweis: Damit Cardiris Corporate erfolgreich mit Microsoft Dynamics CRM interagieren kann, müssen CRM-Administratoren den Cardiris CRM-Anschluss konfigurieren und die CRM-Server richtig einrichten. Anleitungen zu der Vorgehensweise finden CRM-Administratoren im Handbuch für Administratoren (Administrator Guide) im Installationsordner folder\Doc\Eng von Cardiris. Cardiris Corporate unterstützt Microsoft Dynamics CRM 3.0, Microsoft Dynamics CRM 4.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Export-Anwendungen Microsoft Dynamics CRM aus. Klicken Sie auf Exportieren, um die Kontakte zu Microsoft Dynamics CRM zu exportieren. Hinweis: Um eine Verbindung herstellen zu können, müssen sich der Client-Computer, auf dem die Cardiris-Anwendung ausgeführt wird, und der CRM-Server in derselben Domäne befinden. Beachten Sie, dass die Schaltfläche Konfigurieren deaktiviert ist.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Firmennamen, Vornamen und Nachnamen Vornamen und Nachnamen Vornamen Nachnamen E-Mail-Adressen Die Suchparameter in der Dropdown-Liste können vom Benutzer festgelegt werden. Wählen Sie die von Ihnen gewünschten Suchparameter aus und klicken Sie auf Duplikate finden. Cardiris beginnt nach Duplikaten zu suchen und zeigt die noch nicht gelösten Duplikate an, falls vorhanden.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Wenn in der CRM-Datenbank doppelte Karten gefunden werden, wird eine Warnmeldung angezeigt. Probleme mit diesen Duplikaten müssen innerhalb von CRM manuell gelöst werden, bevor der Exportvorgang wiederholt werden kann. Cardiris fährt mit dem Export anderer Karten fort. Doppelklicken Sie zum Vergleichen der Kontaktinformationen auf die einzelnen Duplikate. Cardiris führt die übereinstimmenden Kontaktinformationen in einer einzigen Karte zusammen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Informationen, die nicht übereinstimmen, werden in Rot markiert. Sie entscheiden, welche Informationen der zusammengeführten Karte hinzugefügt werden. Dazu doppelklicken Sie auf die erforderlichen Felder. Oder klicken Sie auf Automatisch ergänzen und Cardiris führt dies für Sie aus. Cardiris verwendet dann die aktuellsten Daten und fügt diese der zusammengeführten Karte hinzu.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren EXPORT ZU SALESFORCE CRM Mit Cardiris Corporate können Sie Kontakte auch zu Salesforce CRM exportieren. Beachten Sie jedoch, dass dafür ein Salesforce-Konto des Typs Enterprise, Unlimited oder Developer erforderlich ist. Ein Export zu anderen Salesforce-Kontotypen ist nicht möglich. Damit Cardiris erfolgreich mit Salesforce CRM interagieren kann, müssen CRM-Administratoren den Cardiris CRM-Konnektor konfigurieren.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Klicken Sie auf Exportieren, um die Kontakte zu Salesforce CRM zu exportieren. Beachten Sie, dass die Schaltfläche Konfigurieren deaktiviert ist. Nur CRM-Administratoren verfügen über die erforderlichen Rechte zum Ändern der CRM-Konfiguration. Beachten Sie ebenfalls, dass Sie Zugriffsrechte auf die Salesforce-API benötigen, um an Salesforce exportieren zu können. Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich an Ihren Salesforce CRMAdministrator.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Warnung: Die Cardiris-Kontakte müssen die Richtlinien von Salesforce CRM einhalten. Kontakte ohne Nachname oder einer falschen E-Mail-Struktur werden abgelehnt. Sollte ein Fehler beim Exportieren der Karten auftreten, überprüfen Sie die Datei *Cardiris_n.log im temporären Windows-Ordner. Um auf den temporären Ordner zugreifen zu können, geben Sie in Windows Explorer %TEMP% ein. Wenn Sie möchten, können Sie die Protokolldatei jederzeit an den Support von I.R.I.S.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Beim Drucken von Listen wird die gesamte Breite der Seite ausgenutzt. Ein Konfigurationsfenster wird geöffnet. Dort können Sie Etikettentyp, Feldreihenfolge, Schriftart und Druckeinrichtung festlegen. Etikettentyp Alle Standard-Etikettentypen (Avery und NEBS) werden unterstützt.
Abschnitt 8 – Kontakte exportieren Felder sortieren Klicken Sie auf Felder sortieren, um die Datenfelder zu wählen, die Sie ein- bzw. ausschließen möchten, und um ihre Sortierreihenfolge festzulegen. Schrifttyp Klicken Sie auf Schrifttyp, um die Schrifttypen, den Schriftstil und die Punktgröße festzulegen. Konfiguration Abdruck Mit der Druckeinrichtung können Sie Ihre Druckeroptionen auswählen. Klicken Sie auf Druckvorschau, um eine Vorschau der Ergebnisse anzuzeigen.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 9 KONTAKTE IMPORTIEREN Mit Cardiris können Sie nicht nur Ihre Kontakte an externe Anwendungen exportieren, sondern auch Kontakte aus anderen Kontakt-Managern in Cardiris importieren. So importieren Sie Kontakte: Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren, Exportieren und Synchronisieren. Klicken Sie auf die Registerkarte Importieren und wählen Sie das Importformat oder die Anwendung aus der Liste aus.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 10 DATENBANKEN SYNCHRONISIEREN Wenn Sie außer Cardiris noch weitere Kontakt-Manager verwenden und Kontakte regelmäßig zwischen verschiedenen Datenbanken importieren und exportieren, empfiehlt es sich, Ihre Kontaktdatenbanken regelmäßig zu synchronisieren. So synchronisieren Sie Datenbanken mit Cardiris: Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren, Exportieren und Synchronisieren.
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer INDEX A Automatische Erkennung ......39 ADF ...................................... 46 B Aktualisierungen ................... 11 Beispieldatenbank .................14 Albumansicht ........................ 25 Benutzerdefinierte Felder 28, 68 Alle Felder außer Anmerkungen löschen .......... 76 Bezeichnungen ....................113 Bild ........................................51 Alle Karten erneut anzeigen . 79 Bild auf der Rückseite laden .
Index D Flecken auf Bildern entfernen ...............................................67 Datenbanken synchronisieren ............................................ 119 Freitextsuche .........................78 Datenfelder............................ 28 G Doppelseitig scannen ............ 51 Google-Kontakten ...............102 Duplikate ............................... 81 H Duplikate lösen ..................... 81 Helligkeit ...............................66 Duplikate suchen ..................
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Karten im Hochformat .......... 34 Kategorien zu Kontakten zuweisen ................................ 70 Karten im Querformat........... 34 Karten löschen ...................... 90 Kontakte per E-Mail verteilen ...............................................95 Karten manuell hinzufügen... 55 Kontaktmanager ................7, 93 Karten mit einem Flachbettscanner scannen ..... 44 Kontrast .................................66 L Karten nach dem Scannen erkennen .....
Index Outlook ................................. 47 Software registrieren .............11 P Sortierreihenfolge der Karten .........................................26, 77 Produktsupport ...................... 12 Programme zum Verwalten persönlicher Daten ............ 7, 93 Sprache der Benutzeroberfläche ...............13 Stapel erkennen .....................60 R Stapel scannen .......................46 Registrierung ......................... 11 Stapelerkennung ..............46, 60 Rollkartei ..........
CardirisTM 5 – Anleitung für Benutzer Visitenkarten drucken ......... 113 Visitenkarten exportieren...... 93 Vorschau ...............................66 W Visitenkarten importieren ... 117 Windows-Adressbuch ...........98 Visitenkarten laden ............... 55 Windows-Kontakten .............96 Visitenkarten suchen ............. 78 Z Visitenkartenscanner............. 40 Zoom .....................................29 Visitenkartenstil .................... 57 Zuschneiden ....................
