VAN START GAAN VAN START GAAN manual.
© 2007 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden OCR technologie door I.R.I.S. Connectionist, linguïstische en veldanalysetechnologie door I.R.I.S. © 2007 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden manual.
VAN START GAAN IT’S THE BUSINESS YOU WANT, NOT THE CARDS!© Cardiris is de onmisbare productiviteitsverhoger voor uw visitekaartjes. Dit pakket voor het beheer van visitekaartjes stelt u in staat om visitekaartjes van waar ook ter wereld te archiveren, te indexeren en te herkennen. In ons tijdperk wordt alle belangrijke informatie in databanken opgeslagen.
Wanneer u te maken krijgt met “exotische” visitekaartjes - in, laten we zeggen, het Vietnamees of het Arabisch - die u gewoonweg niet in een databank kunt invoeren, is het voordeel des te groter: omdat u begint met het archiveren van de beelden van de kaartjes, biedt Cardiris hier een unieke oplossing.
VAN START GAAN optimale leesbaarheid verkregen, zelfs op bescheiden monitoren en op de LCDschermen van notebooks! Daar Cardiris u ook uitgebreide tekstuele informatie laat toevoegen, volstaat het om elk kaartje dat u tegenkomt te scannen en te voorzien van uw commentaar om de informatie nooit meer te verliezen! TWEE, OCR LEVERT EDITEERBARE TEKST Eens de kaartjes gearchiveerd zijn, kunt u de beelden omzetten in data door ze te indexeren en te herkennen.
In dit stadium houdt Cardiris rekening met de lay-out van een visitekaartje. Elk land heeft een eigen “stijl” voor de opmaak van visitekaartjes: Amerikanen stellen een adres anders samen dan Fransen enz. Op die manier is Cardiris in staat om visitekaartjes met een variërende lay-out en afkomst op correcte wijze te verwerken: Amerikaanse kaartjes evengoed als Europese, vertikale kaartjes evengoed als horizontale enz.
VAN START GAAN druk hebben om de gehele cyclus van het indexeren en herkennen van visitekaartjes uit te voeren, maar ongetwijfeld vinden ze wel de tijd om snel het visitekaartje van hun bezoekers te scannen... Het volstaat dat zij dit doen en Cardiris zal de gegevens van iedere relatie na deze minimale inspanning bijhouden.
Enkele andere manifeste voordelen van Cardiris tegenover de papierwereld zijn vanzelfsprekend: omdat u met een databank te maken hebt, is de informatie gecentraliseerd en dus door uw collega’s raadpleegbaar. Daarnaast zijn databanken gemakkelijk te transporteren op CD-ROM enz. BETREFFENDE DEZE HANDLEIDING Deze handleiding leidt het gebruik van Cardiris kort in. U vindt hier alle informatie die u nodig heeft om snel en met succes dit I.R.I.S. product te gaan gebruiken.
VAN START GAAN en wacht u tot het installatieprogramma opstart. Voer de instructies uit die op het scherm verschijnen. REGISTREER OM MEE TE SPREKEN! Vergeet niet uw Cardiris licentie te registreren! Dit stelt ons in staat om u op de hoogte te houden van verdere productontwikkelingen en aanverwante I.R.I.S. producten. De voordelen van de registratie, zoals gratis productondersteuning en speciale offertes, zijn exclusief voorbehouden aan geregisteerde gebruikers.
contacteren tijdens de kantooruren of door een registratieformulier in te vullen op de I.R.I.S. webstek. HET PROGRAMMA STARTEN Klik op de Cardiris applicatie in het submenu "I.R.I.S. Toepassingen - Cardiris" of klik op de snelkoppeling van Cardiris die door het installatieprogramma op uw bureaublad werd gecreëerd. EVEN OVER DE TWEE VIEWMODI Het venster van de Cardiris toepassing verschijnt nu op het beeldscherm. De laatst geopende databank wordt automatisch in het geheugen geladen.
VAN START GAAN Cardiris start op in de viewmodus kaartenalbum: het “album” beeldt wel 16 visitekaartjes tegelijk af op het beeldscherm. Enkel de belangrijkste datavelden naam van de onderneming, voornaam en familienaam, titel en e-mailadres - worden vermeld. manual.
Een kleurcode geeft de status van elk visitekaartje aan: nieuwe kaarten zijn geel, geïndexeerde kaarten zijn groen en geverifieerde kaarten blauw. De kaartstatus is een belangrijk concept en we moeten erop terugkomen. Klik op de pijlknoppen onderaan om de visitekaartjes te doorlopen: u draait op die manier de bladzijden van het album. Of klik op de letterknoppen: die brengen u rechtstreeks naar die kaarten waarvan de firmanaam met de gekozen letter begint.
VAN START GAAN Klik twee keer op een kaartje om de kaartmodus te openen (of klik op de knop "Kaart" op de knoppenbalk van Cardiris). De kaartmodus is beperkt tot één enkel visitekaartje. Deze viewmodus beeldt de scan van het kaartje af, de gegevens van het kaartje, zeg maar het contact, en de persoonlijke notities en de extra informatie. Klik op de bladerknoppen om de visitekaartjes te doorlopen. manual.
In deze viewmodus kunt u tevens de keerzijde van een visitekaartje scannen en een figuur - bijv. een foto van de contactpersoon - aan het visitekaartje hechten. manual.
VAN START GAAN Vergroot de Cardiris toepassing in beide viewmodi om het (de) kaartbeeld(en) zo optimaal mogelijk op het beeldscherm af te beelden! EEN BEKNOPT LESBESTAND DOORLOPEN De beste manier om snel vertrouwd te raken met de werking van Cardiris bestaat er ongetwijfeld in Cardiris gewoon te gebruiken. Er wordt een voorbeelddatabank bij de software geleverd; zo kunt u van start gaan, ook al is de scanner nog niet op uw computer aangesloten. Laten we één en ander eens bekijken.
Selecteer het correcte land met de knop "Kaartenstijl". (Om visitekaartjes uit China, Japan, Singapore, Taiwan en Zuid-Korea in te lezen hebt u de “Aziatische Editie” van Cardiris nodig. De “andere” edities van de Cardiris software volstaan wel om visitekaartjes uit deze Aziatische landen te lezen die in het Engels zijn opgesteld!) manual.
VAN START GAAN Speciale OCR-routines worden gebruikt die toelaten de herkende gegevens te verdelen over de verschillende databankvelden - firmanaam, e-mailadres en website enz. Wanneer Cardiris de tekenreeks "Leo Tielemans" leest, “weet” het dat Leo de voornaam is en Tielemans de achternaam. Op dezelfde wijze is het systeem in staat titels te herkennen, zoals "vice-voorzitter" of "ingenieur", steden zoals Zwolle en Antwerpen, provincies zoals Gelderland en Brabant enz. manual.
Door de “stijl” van het visitekaartje aan te geven op de knoppenbalk kiest u niet enkel de taal van de te herkennen tekst, maar ook de algemene opmaak van het visitekaartje. Elk land heeft zijn eigen manier om visitekaartjes samen te stellen. Amerikanen stellen een adres anders samen dan Belgen, Nederlandse postcodes en telefoonnummers hebben een andere structuur dan hun Duitse tegenhangers enz.
VAN START GAAN U kunt rechtstreeks gebruik maken van de contacten die u met Cardiris opslaat! Klik het e-mailadres in de datavelden aan en u creëert automatisch een nieuw emailbericht dat aan uw contact gericht is, klik op de URL en u surft prompt naar zijn website! En er zijn nog “automatische acties”: klik op de "Telefoon" knop in om het even welk telefoonveld en u belt uw contactpersoon met met de VoIPsoftware Skype, klik op de knop "Routeplanning" om een wegbeschrijving naar uw contact te verkrijge
Controleer de resultaten even. Maak gebruik van knippen en plakken en dragand-drop om gegevens naar een ander veld te verplaatsen. Bij “drag-and-drop” operaties houdt u de linker muisknop binnen een dataveld ingedrukt terwijl u de tekst naar een ander veld sleept. (Het commando "Alle Velden behalve Notities Wissen" onder het menu "Bewerken" wist alle gegevens gelijktijdig met uitzondering van de persoonlijke notities die u handmatig via het klavier invoert.
VAN START GAAN Wanneer een nieuw kaartje werd gescand, kunt u het beeld wel naar het scherm halen maar de gegevensvelden zijn nog niet ingevuld. Bij geïndexeerde kaartjes werd de firmanaam door de gebruiker gevalideerd; dergelijke kaarten kunt u opzoeken aan de hand van de firmanaam.
DE CONTACTEN RAADPLEGEN Er zit nu een gevalideerd, geverifieerd contact in uw databank. Dergelijke adressen kunt u raadplegen, opzoeken, afdrukken, uitvoeren enz.! Laten we de zoekmogelijkheden even bekijken. Hoe vindt u het best uw contactpersonen terug? Om te beginnen kunt u het zicht beperken tot kaarten met een specifieke kaartstatus door een statusselectieknop te kiezen op de knoppenbalk van Cardiris.
VAN START GAAN De statusbalk geeft aan welke selectie op het ogenblik actief is (en hoeveel kaarten daaronder vallen). De viewmodus album kan ook een goede indicatie zijn dat u niet alle kaartjes afbeeldt: u zult hier dan slechts één kleur zien! manual.
CONTACTEN OPZOEKEN Wanneer u dergelijke zoekoperaties uitvoert gebruikt u Cardiris eigenlijk als een Rolodex. Maar er zijn meer gesofistikeerde zoekmethodes, namelijk zoeken aan de hand van “vrije tekst” en op basis van zoekmaskers! Gebruik het veld "Opzoeken" om “vrije tekst” op te zoeken in alle velden tegelijk. (Het verschil tussen hoofdletters en kleine letters wordt hier genegeerd.) Klik op de knop "Zoeken" of druk op de Enter toets om de zoekopdracht uit te voeren.
VAN START GAAN Bovendien beperkt u de zoekopdracht tot de belangrijke datavelden die u als “zoekmasker” gebruikt. In het bovenstaand voorbeeld zijn we op zoek naar een contactpersoon die we ooit ergens ontmoetten; het enige wat we ons nog herinneren is de voornaam Ann. (En we zijn wat blij dat we over een computer beschikken: stel u voor dat u dat contact moet opzoeken in een fysieke Rolodex die zo’n 400 visitekaartjes bevat...
CONTACTEN UITVOEREN Het spreekt voor zich dat de contacten voor uitvoer beschikbaar zijn. U kunt uw contacten bijvoorbeeld uitvoeren in het vCard formaat en die met één klik in uw Windows Adresboek (Windows XP) invoeren. Of u stuurt die rechtstreeks naar uw PDA software of uw contact manager Microsoft Outlook (Express).
VAN START GAAN Het tekstresultaat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit wanneer u de resultaten rechtstreeks naar Microsoft Outlook stuurt. Maar aangezien Cardiris zelf een heuse databank is, houdt het hier niet op. Integendeel, u kunt contacten uit andere databanken in Cardiris invoeren, en u kunt met evenveel gemak een externe databank (die bijvoorbeeld op uw zakcomputer is opgeslagen) synchroniseren met de Cardiris databank. manual.
VISITEKAARTJES SCANNEN We zouden ons lesbestand hier kunnen afsluiten... alleen hebben we nog niet gescand! Uw Cardiris software kan gebundeld zijn met de I.R.I.S. Card Scanners “IRISCard Pro”, een USB-2 A6 kleurenscanner, en “IRISCard Mini”, een USB A8 grijswaardenscanner. In dat geval is het helemaal niet moeilijk uw scanner af te stellen; het Twain stuurbestand is namelijk al geïnstalleerd. U dient wel nog deze scanner als beeldbron te kiezen met het bevel "Scanner" onder het menu "Instelling".
VAN START GAAN U kunt nu het ene visitekaartje na het andere invoeren: het scannen vangt aan van zodra u een kaartje in de scanner legt... Dit is ook een leuke tip: de “IRISCard Pro” scanner is uitgerust met twee knoppen. Druk op de grote knop om een visitekaartje te scannen! De Cardiris software gaat lopen (indien nodig) en het gescand kaartje wordt in de huidige databank ingevoegd...
Activeer de optie "Meerdere Kaarten Scannen" in de scannerafstelling of selecteer de optie "Meerdere Kaarten" onder het menu "Instelling" eer u de visitekaartjes gaat scannen. Selecteer de optie "Enkele Kaart" wanneer u de visitekaartjes één voor één scant. (Of selecteer de optie "Kaartjes in Beelden Detecteren" om dit alles automatisch te laten verlopen met Cardiris.
VAN START GAAN ON-LINE HULP RAADPLEGEN Deze korte gebruikershandleiding besprak enkel de hoofdfuncties van Cardiris. Nu is Cardiris wel een integrale, rijke oplossing voor het beheer van visitekaartjes met een pak functies die we hier niet bespraken. We raden u dan ook aan om de on-line hulp te raadplegen als u meer wilt weten over de vele mogelijkheden van Cardiris. manual.
manual.
