Operation Manual

21
6
6
B
B
i
i
j
j
l
l
a
a
g
g
e
e
n
n
6.1 Automatische Telefoniste
Een automatische telefoniste (optionele licentie) kan inkomende gesprekken (direct of
vertraagd) automatisch beantwoorden. Na de beantwoording blijven de toestellen desgewenst
nog steeds signaleren, zodat de oproeper zo snel mogelijk een van de medewerkers te spreken
krijgt. De automatische telefoniste bestaat uit 100 verschillende berichten die flexibel gebruikt
kunnen worden. Aan elk bericht kan vervolgens eventueel een keuzemenu worden gekoppeld.
Voorbeeld 1: Overloop
Bericht 1: “Welkom bij Bedrijf X. Op dit moment zijn al onze medewerkers in gesprek.
Blijft u aan de lijn? U wordt zo spoedig mogelijk geholpen.”
Vervolgens hoort de oproeper na 20 seconden de boodschap:
Bericht 2: “Al onze medewerkers zijn nog in gesprek. Nog even geduld alstublieft. U
wordt zo spoedig mogelijk geholpen.”
Voorbeeld 2: Keuzemenu
Bericht 1: “Welkom bij Bedrijf X. Maak alstublieft een keuze uit de volgende
mogelijkheden. Druk een 1. voor verkoop, een 2. voor de administratie en een 3. voor
support. Als u geen keuze maakt dan wordt u doorgeschakeld naar de telefoniste.”
Bericht
Een bericht van de automatische telefoniste moet aan de signaleringstabel worden toegevoegd.
Ieder bericht bestaat uit de volgende onderdelen:
Naam: De naam van het bericht dat van maximaal 20 karakters.
Opgenomen: Dit veld geeft aan of er een bericht is opgenomen.
Code: Het interne toestelnummer (1 tot 9 cijferig) dat later aan de signaleringstabel kan
worden toegevoegd.
Timer: Deze timer geeft aan hoe lang toestellen eerst signaleren voordat het bericht wordt
afgespeeld. De instelling kan variëren van 0 tot 99 seconden. Als de timer op 0 seconden
wordt gezet dan wordt het bericht direct afgespeeld.
Signaleren: Deze instelling geeft aan of de toestellen tijdens het afspelen van het bericht
moeten signaleren.
Actie: Deze instelling geeft aan of er een keuzemenu is gekoppeld aan het bericht. Voor ieder
bericht kan een keuzemenu worden geconfigureerd. Een keuzemenu kan vervolgens bestaan
uit 10 verschillende opties (0 t/m 9). Daarnaast kunnen ook opties worden toegekend aan het
sterretje (*) en het hekje (#). Ten slotte zijn er nog twee extra instellingen per keuzemenu te
configureren.
Actie bij geen keuze. Als er na vijf seconden bijvoorbeeld nog geen keuze is gemaakt kan de
oproeper worden doorgeschakeld naar bijvoorbeeld de receptie.
Actie als het toestel van de gekozen optie bezet of niet beschikbaar is. De oproeper kan dan
bijvoorbeeld worden doorgeschakeld naar de receptie.