Cash Register ECR 5600 HANDLEIDING
PUBLICATION ISSUED BY: Olivetti Tecnost S.p.A. 77, Via Jervis - 10015 Ivrea (TO) Italy Copyright © 2004, by Olivetti All rights reserved.
Inhoud OVERZICHT ................................................................... 1 Aan de slag ..................................................................... 1 PROGRAMMEREN VAN HET KASREGISTER .............. 1 Registervoorzieningen instellen ....................................... 1 Wijzigingen aanbrengen in de programmering ................ 2 Openen en sluiten van de Programmeermodus ............... 2 Foutsituaties ....................................................................
MANAGEMENTRAPPORTAGES ................................. 42 X-rapportage ................................................................. Z-rapportage ................................................................. Medewerkersrapportage ............................................... PLU-rapportage ............................................................ Financiële Z- en X-rapportage ...................................... Rapportages Elektronisch Journaal ...............................
Overzicht Deze Naslaggids biedt de nodige informatie voor het programmeren van het kasregister om het perfect op de eisen van uw bedrijf af te stemmen, en voorbeelden van verkooptransacties die u laten zien hoe u de mogelijkheden van deze machine optimaal kunt benutten. Voor elk programma zijn eenvoudige stapsgewijze instructies opgenomen en er worden diverse voorbeelden gegeven die u kunt uitvoeren om te oefenen met het kasregister.
OPMERKING: Programmeer alle gewenste voorzieningen in één keer. U krijgt dan een overzicht waarop alle geprogrammeerde instellingen staan. Bewaar het overzicht op een veilige plaats, zodat u het later altijd kunt raadplegen. Wijzigingen aanbrengen in de programmering Wanneer u het kasregister volgens uw wensen hebt geprogrammeerd, hoeft u bij een latere wijziging niet de volledige programmering nogmaals uit te voeren.
Met de tekencodetabel Met behulp van de tekencodetabel kunt u alle letters en symbolen invoeren die uw kasregister kan afdrukken. Om deze tabel te gebruiken, zoekt u eerst de gewenste letter of het symbool op en zoekt u de bijbehorende alfanumeriek-toets op aan de hand van het cijfer in de eerste kolom links. Druk zo vaak op de alfanumeriektoets van het toetsenblok als nodig is om het teken te selecteren, af te lezen op de regel bovenaan de tabel.
Het medewerkerssysteem Het medewerkerssysteem is een speciale beveiligingsvoorziening waarmee de toegang tot het kasregister kan worden geregeld en het aantal transacties en verkopen van maximaal 8 medewerkers kan worden gecontroleerd. In de fabrieksinstelling van het kasregister is het medewerkerssysteem uitgeschakeld. U kunt het medewerkerssysteem activeren voor een zekere bescherming en verkoopcontrole of het weer uitschakelen zodat het kasregister vrij en zonder enige beperking kan worden gebruikt.
Invoeren van een medewerkersnummer/ beveiligingscode voor kasregisterbewerkingen en afsluiten van een werksessie Ga als volgt te werk om een gedefinieerd medewerkersnummer en de bijbehorende driecijferige beveiligingscode in te voeren voordat u de functies van het kasregister gebruikt in de bedrijfsmodus REG1/REG2. 1. Open het printercompartiment en schuif de schakelaar in de stand REG1 of REG2. 2. Typ een medewerkersnummer [1, 2, ...
Instellen van de datum Voorbeeld: Stel de tijd in op half vier 's middags. Ga als volgt te werk om de huidige datum in te stellen: 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2. Typ de huidige datum met behulp van de [numerieke toetsen]. Gebruik de notatie DDMMJJ. Enkele getallen voor maanden en dagen moeten worden voorafgegaan door een nul (0). 3. Druk op de [#/NS]-toets om de datum op de slaan. 4.
4. Bepaal de letters of tekens van de tekst die u wilt programmeren. Gebruik, aan de hand van het gedeelte “Tekst programmeren met alfanumeriek toetsenblok en tekencodetabel”, het alfanumerieke toetsenblok om hoofdletters zonder accenten in te voeren of het alfanumerieke toetsenblok in combinatie met de tekencodetabel om kleine letters, hoofdletters en kleine letters met accenten, speciale tekens of symbolen in te voeren. Denk eraan dat de tekst van de kassabon maximaal 24 tekens lang kan zijn. 5.
BTW-percentages Afronden van decimalen voor BTW-berekeningen Er kunnen maximaal vier BTW-percentages (BTW1, BTW2, BTW3 en BTW4) worden geprogrammeerd in het kasregister. U kunt een BTWpercentage van maximaal 5 cijfers programmeren (0-99,999%). Het afronden van decimalen wordt bij de berekening van BTWpercentages gebruikt om bedragen naar boven of naar beneden af te ronden op het dichtstbijzijnde gehele getal.
Afdrukken van BTW-informatie op kassabonnen Met het doel om te voldoen aan de meest uiteenlopende fiscale eisen, kan dit kasregister geprogrammeerd worden om een brede keuze aan BTW-informatie op de kassabon af te drukken. Hieronder ziet u een voorbeeldbon met de informatie die wordt afgedrukt bij deze instelling van het kasregister.
Afdrukken van het verkooptotaal met BTW gesplitst per tarief (TL BTW) Afdrukken van de som van verkooptotalen met BTW (TOT TL BTW) 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2. Typ systeemvariabele [18] gevolgd door statusnummer [1] en druk vervolgens op de [RA/FC]-toets. 3. Schuif de schakelaar in de stand OFF. Hieronder ziet u een voorbeeldbon met de informatie die wordt afgedrukt bij deze instelling van het kasregister. 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2.
Afdrukken van de belastbare verkooptotalen zonder BTW voor elk tarief (T ZOND BTW) Afdrukken van de som van belastbare verkooptotalen zonder BTW (TL ZOND BTW) 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2. Typ systeemvariabele [20] gevolgd door statusnummer [1] en druk vervolgens op de [RA/FC]-toets. 2. Typ systeemvariabele [21] gevolgd door statusnummer [1] en druk vervolgens op de [RA/FC]-toets. 3. Schuif de schakelaar in de stand OFF. 3.
Programmeren van omzetgroepen U kunt maximaal 16 omzetgroepen programmeren op uw kasregister. Elke omzetgroep kan een goederencategorie vertegenwoordigen. Zo kunnen bijvoorbeeld in omzetgroep 1 dranken worden geregistreerd, in omzetgroep 2 de verkoop van broodjes, in omzetgroep 3 snoep enz. Elke omzetgroep kan geprogrammeerd worden als belastbaar of niet-belastbaar en met een vooraf ingestelde prijs. Zoals in het volgende gedeelte wordt uitgelegd, kunt u tevens namen toewijzen aan omzetgroepen.
Ga als volgt te werk op namen voor omzetgroepen te programmeren: 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2. Zet het kasregister in de modus voor het programmeren van namen voor omzetgroepen door herhaaldelijk op de [#/NS] toets te drukken totdat het bericht "D01" verschijnt ter aanduiding van de eerste omzetgroep. 3.
Programmeren van de PLU-status De procedure voor het programmeren van de PLU-status moet alleen worden uitgevoerd wanneer u geïnteresseerd bent in de optie open PLUprijs (Sub-omzetgroep). Anders gaat u verder naar het volgende gedeelte "Programmeren van PLU-prijzen". De opties van de PLU-status zijn: 0 = Vaste PLU-prijs (standaard fabrieksinstelling) 1 = Open PLU-prijs (optie Sub-omzetgroep) Ga als volgt te werk om een PLU-status te programmeren: 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2.
Namen toekennen aan PLU-artikelen Rapportage PLU-programmering Nadat een prijs is gekoppeld aan een PLU-code, kunt u een naam toewijzen aan de PLU om het product te identificeren. De naam die u aan de PLU-code kunt koppelen mag maximaal 12 tekens bevatten. Zo kunt u bijvoorbeeld PLU 1 "Koffie" noemen, PLU 2 "Min.water" enzovoort op basis van de behoeften van uw bedrijf, zodat u met één blik op de PLUmanagementrapportages een overzicht heeft over de verkoop van elk product.
Valuta-wisselkoersen programmeren U kunt maximaal vier wisselkoersen programmeren, zodat de ingevoerde prijs of het bedrag van een transactie automatisch kan worden omgerekend naar de buitenlandse valuta waarvan de wisselkoers is geprogrammeerd. Deze waarde in buitenlandse valuta wordt weergegeven wanneer men op de [RA/FC] toets drukt tijdens een verkooptransactie.
5. Herhaal stap 3 en 4 als u een aanduiding wilt toekennen aan de overige buitenlandse valuta's, indien gedefinieerd. Druk op de [Amt Tend/Total] toets op de programmering af te sluiten. Voorbeeld: Geef valuta 1 de naam "USD" met behulp van de tabel voor tekencodes.
Instellen van een beheerderswachtwoord voor de Z-modus Ga als volgt te werk om een beheerderswachtwoord te definiëren dat toegang geeft tot de Z-modus: 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2. Typ 4 cijfers voor het beheerderswachtwoord en druk op de [Charge]toets. Het ingevoerde wachtwoord wordt weergegeven en afgedrukt. OPMERKING: Als u het beheerderswachtwoord instelt op 0000, werkt de wachtwoordbeveiliging niet.
In de rekenmodus worden alleen de volgende bedieningstoetsen gebruikt: Instellen van een wachtwoord voor de rekenmodus Toets Bewerking [C] [Amt Tend/TOTAL] [Omzetgroep 1/9] [Omzetgroep 5/13] [Omzetgroep 2/10] [Omzetgroep 6/14] [Numerieke toetsen 0-9] Wissen = + (optellen) - (aftrekken) x (vermenigvuldigen) ÷ (delen) nummers invoeren Ga als volgt te werk om een wachtwoord in te stellen dat ongeoorloofde toegang tot de rekenfuncties voorkomt: 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2.
Papierbesparende non-print modus Dit kasregister kan in een non-print modus voor papierbesparing gezet worden. In deze modus wordt het afdrukken van verkooptransacties in de stand REG2 (kassabon) gestopt. In de non-print modus worden de verkooptotalen behouden en worden de managementrapportages afgedrukt. Deze functie is nuttig voor situaties waarin geen kassabon vereist is maar de verkooptotalen wel moeten worden bijgehouden.
Transactievoorbeelden In dit gedeelte worden de verschillende soorten transacties uitgelegd aan de hand van voorbeelden. Er zijn voorbeeldbonnen afgedrukt die een toelichting vormen op een aantal van de programmeervoorbeelden die zijn gebruikt in het hoofdstuk "Programmeren van het kasregister". Openen en sluiten van de registermodus Het kasregister heeft twee registermodi (REG1 en REG2) waarmee normale verkooptransacties worden vastgelegd. Ga als volgt te werk om de registermodus te activeren: 1.
Een invoer wissen die eerder is voltooid U kunt een invoer wissen die eerder is voltooid door de invoer opnieuw te registreren en vervolgens te annuleren met de [Void/Del]-toets. Wanneer een transactie is geregistreerd die een fout bevat, gaat u als volgt te werk om de fout te corrigeren. 1. Typ de onjuiste gegevens exact zoals u die eerder hebt ingevoerd en druk vervolgeens op de [Void/Del]-toets. 2. Voer het juiste bedrag in. 3. Totaliseer de transactie door op de [Amt Tend/TOTAL]-toets te drukken.
Registreren van een verkoop van verschillende artikelen met gepaste betaling in lokale valuta Registreren van een verkoop van verschillende artikelen met gepaste betaling in USD Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 2,50 in omzetgroep 1, een artikel van EUR 0,50 in omzetgroep 5 en een artikel van EUR 1,65 in omzetgroep 16. De klant betaalt het totaalbedrag van EUR 4,65 met gepast geld. Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 10,00 in omzetgroep 1, en een artikel van EUR 20,00 in omzetgroep 2.
Registreren van een verkoop van verschillende artikelen met dezelfde prijs Registreren van een verkoop voor verschillende omzetgroepen waarbij de klant niet gepast betaalt U kunt maximaal twee cijfers gebruiken voor het te vermenigvuldigen aantal.
Registreren van een verkoop voor verschillende omzetgroepen waarbij de klant in USD betaalt en wisselgeld ontvangt in lokale valuta Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 69,99 in omzetgroep 1 (geprogrammeerd met een BTW-percentage van 5,5%), een artikel van EUR 5,99 in omzetgroep 4 (geprogrammeerd met een BTW-percentage van 20%) en een artikel van EUR 3,50 in omzetgroep 9 (geprogrammeerd zonder BTW). Bereken wisselgeld voor een bedrag van USD 100,00. Ga als volgt te werk: 1.
Registreren van een verkoop op rekening Verkopen op rekening worden geteld en geregistreerd bij het totaal voor verkopen op rekening in de financiële rapportage. Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 2,50 in omzetgroep 1 en een artikel van EUR 3,00 in omzetgroep 2 als een verkoop op rekening. Gebruik de [Sub Total]-toets om het subtotaal op de kassabon af te drukken.
Verkoop opsplitsen in contante betaling en betaling op rekening, beide in USD Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 8,00 en een artikel van EUR 12,00 in omzetgroep 3. Splits het verschuldigde bedrag op in USD 10,00 contant ontvangen en het resterende bedrag in USD op rekening. Ga als volgt te werk: 1. Typ [800] en druk op de [Omzetgroep 3/11]-toets. 2. Typ [1200] en druk op de [Omzetgroep 3/11]-toets. 3.
Registreren van een verkoop met creditkaart Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 120,00 in omzetgroep 2 en een artikel van EUR 50,00 in omzetgroep 3. De koper betaalt met een creditkaart. Ga als volgt te werk: 1. Typ [12000] en druk op de [Omzetgroep 2/10]-toets. 2. Typ [5000] en druk op de [Omzetgroep 3/11]-toets. 3. Druk op de [Card]-toets. De transactie is nu afgesloten.
Registreren van chequeverkoop in USD met wisselgeld in lokale valuta Verkoop opsplitsen in contante betaling en betaling met een cheque, beide in lokale valuta Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 19,50 in omzetgroep 4, een artikel van EUR 2,50 in omzetgroep 5 en een artikel van EUR 5,00 in omzetgroep 13. Bereken het wisselgeld in de lokale valuta voor een cheque van USD 40,00.
Verkoop opsplitsen in chequebetaling in lokale valuta en contante betaling in USD Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 18,00 in omzetgroep 2, een artikel van EUR 24,00 in omzetgroep 3 en een artikel van EUR 2,50 in omzetgroep 4. Splits de betaling op in een cheque van EUR 20,00 en het resterende bedrag in contante USD. Ga als volgt te werk: 1. Typ [1800] en druk op de [Omzetgroep 2/10]-toets. 2. Typ [2400] en druk op de [Omzetgroep 3/11]-toets. 3. Typ [250] en druk op de [Omzetgroep 4/12]-toets. 4.
Registreren van verschillende reducties (-) Transacties met de mintoets (-) Registreren van een reductie (-) U kunt maximaal 7 cijfers gebruiken voor het bedrag dat u wilt invoeren. Voorbeeld: Registreer een korting van EUR 0,10 op een artikel van EUR 2,00 in omzetgroep 2. Ga als volgt te werk: 1. Typ [200] en druk op de [Omzetgroep 2/10]-toets.
Transacties met een kortingspercentage (-%) Korting geven op het totale bedrag U kunt tijdens een transactie een geprogrammeerd kortingspercentage oproepen door op de [-%]-toets te drukken. Als geen kortingspercentage is geprogrammeerd, typt u het percentage voordat u op de [-%]-toets drukt. Artikelprijs Handmatig ingevoerde reductie Ga als volgt te werk: Aantal artikelen met dezelfde prijs 1. Typ [250] en druk op de [Omzetgroep 4/12]-toets. Subtotaal 2. Typ [99] en druk op de [Omzetgroep 3/11]-toets.
Korting geven op het totale bedrag door een nietgeprogrammeerd kortingspercentage toe te passen Voorbeeld: Registreer een korting van 20% op het totaal van een verkoop. Bereken het wisselgeld. Ga als volgt te werk: 1. Typ [259] en druk op de [Omzetgroep 1/9]-toets. 2. Typ [125] en druk op de [Omzetgroep 2/10]-toets. Geprogrammeerd kortingspercentage met berekende korting Subtotaal transactie Geld ontvangen van klant Wisselgeld 3.
Geprogrammeerd kortingspercentage (-%) toepassen op afzonderlijke artikelen Voorbeeld: Registreer een geprogrammeerd kortingspercentage van 10% voor een artikel van EUR 3,00 in omzetgroep 5, en een artikel van EUR 2,50 in omzetgroep 4. Bereken het wisselgeld. Ga als volgt te werk: 1. Typ [300] en druk op de [Omzetgroep 5/13]-toets. Handmatig ingevoerd kortingspercentage met berekende korting Transactietotaal in lokale valuta 2. Druk op de [-%]-toets om het geprogrammeerde kortingspercentage toe te passen.
Geprogrammeerde en niet-geprogrammeerde kortingspercentages toepassen op afzonderlijke artikelen Voorbeeld: Registreer een artikel van EUR 2,50 in omzetgroep 1, pas het geprogrammeerde kortingspercentage toe op een artikel van EUR 3,50 in omzetgroep 15 en pas een kortingspercentage van 3% toe op een artikel van EUR 5,00 in omzetgroep 2. Bereken het wisselgeld. Ga als volgt te werk: 1. Typ [250] en druk op de [Omzetgroep 1/9]-toets. 2.
Geprogrammeerd kortingspercentage (-%) toepassen op één artikel Voorbeeld: Registreer een geprogrammeerd kortingspercentage van 10% op een artikel van EUR 0,99 in omzetgroep 5. Ga als volgt te werk: 1. Typ [99] en druk op de [Omzetgroep 5/13]-toets. 2. Druk op de [-%]-toets om het geprogrammeerde kortingspercentage toe te passen. Het kortingsbedrag wordt weergegeven. 3. Druk op de [Sub Total]-toets om het verschuldigde bedrag weer te geven en af te drukken. 4.
Een vooraf ingestelde PLU-prijs overschrijven in een Sub-Omzetgroep met een open PLU-prijs Voorbeeld: Vervang de vooraf ingestelde PLU 6 door EUR 3,50. Bereken het wisselgeld voor een bedrag van EUR 5,00. Ga als volgt te werk: 1. Typ [6] en druk op de [PLU]-toets om de PLU aan te geven die u wilt overschrijven. 2. Typ [350] en druk op de [PLU]-toets. Vooraf ingestelde PLU-prijs PLU-nummers of geprogrammeerde namen Verkoop van verschillende artikelen met dezelfde vooraf ingestelde PLU 3.
Invoer wissen en retouren registreren Wissen van de vorige invoer tijdens een verkoop Voorbeeld: Wis een foutieve invoer van EUR 2,50 in omzetgroep 2. Registreer vervolgens een artikel van EUR 3,00 in dezelfde omzetgroep. De klant betaalt met gepast geld. Ga als volgt te werk: 1. Typ [250] en druk op de [Omzetgroep 2/10]-toets.
Retourneren van een artikel Voorbeeld: Registreer het retourneren van een artikel van EUR 1,00 in omzetgroep 1. Ga als volgt te werk: 1. Druk op de [Ref/-]-toets. Onjuiste artikelprijs 2. Typ het bedrag dat de klant terugkrijgt [100] en druk op de [Omzetgroep 1/9]-toets. Het terug te krijgen bedrag wordt weergegeven. 3. Druk op de [Amt Tend/TOTAL]-toets om de transactie af te sluiten.
Retourneren van verschillende artikelen Overige transacties Voorbeeld: Registreer het retourneren van een artikel van EUR 4,99 in omzetgroep 4 en drie artikelen van EUR 2,00 in omzetgroep 5. Registreren van geld ontvangen op rekening Ga als volgt te werk: 1. Druk op de [Ref/-]-toets. 2. Typ [499] en druk op de [Omzetgroep 4/12]-toets. Het retourbedrag worden weergegeven. 3. Druk nogmaals op de [Ref/-]-toets. 4.
Toewijzen van een identificatienummer aan een transactie U kunt maximaal 7 cijfers gebruiken voor het identificatienummer. Het nummer kunt u invoeren vóór elk type transactie. Het identificatienummer wordt niet opgenomen in de managementrapportages of totalen. Voorbeeld: Wijs het identificatienummer 3459 toe aaneen verkoop van EUR 1,00 in omzetgroep 4. De klant betaalt met gepast geld.
Managementrapportages Medewerkersrapportage Transactiegegevens worden in het geheugen van het kasregister bewaard zolang het batterijsysteem in werking is. Deze gegevens kunt u afdrukken in een rapportage, zodat het management beschikt over een overzicht. De medewerkersrapportage geeft per medewerker een overzicht van het aantal transacties en de verkooptotalen. Aan het einde van de rapportage staat het verkooptotaal van alle medewerkers.
PLU-rapportage De PLU-rapportage bevat alle transactiegegevens met betrekking tot het gebruik van de PLU-codes door alle medewerkers op een bepaald kasregister. De rapportage geeft aan hoeveel keer een bepaalde PLU is gebruikt en wat de totalen zijn voor die PLU. Ga als volgt te werk om een PLU-rapportage af te drukken. Datum 1. Schuif de schakelaar in de stand X of Z (bedenk dat met een PLUrapportage in de stand Z alle PLU-totalen op nul worden gezet). 2. Druk op de [PLU]-toets.
Financiële Z- en X-rapportage OPMERKING: Nadat een "Z" overzicht is gemaakt, kan het niet gekopieerd worden om zeker te zijn dat genoeg papier in het kasregister aanwezig is. Datum Identificatie Z-rapportage Volgnummer kassabon Teller Z Activiteitenteller omzetgroep 1 Ga als volgt te werk om een financiële Z- of X-rapportage af te drukken: 1. Schuif de schakelaar in de stand X of Z (bedenk dat met een Z-rapportage alle totalen op nul worden gezet).
Wissen van eindtotaal Ga als volgt te werk indien u het eindtotaal wilt wissen: 1. Schuif de schakelaar in de stand PRG. 2. Typ [2], typ [0] en druk vervolgens op de [RA/FC]-toets. Rapportages Elektronisch Journaal Het elektronisch journaal kan maximaal 3.000 regels transactiegegevens bevatten.
Rapportage oudste transacties Rapportage laatste transacties Door het aantal transacties in te voeren dat u wilt bekijken, kunt u met deze rapportage het geselecteerde aantal oudste kassabonnen en financiële Z-rapportages afdrukken die binnen de capaciteit van 3.000 regels zijn opgeslagen. Door het aantal transacties in te voeren dat u wilt bekijken, kunt u met deze rapportage het geselecteerde aantal meest recente kassabonnen en financiële Z-rapportages afdrukken die binnen de capaciteit van 3.
Dagelijkse rapportage Door het aantal financiële Z-rapportages in te voeren dat u wilt bekijken, kunt u met deze rapportage de kassabonnen die voor de bepaalde financiële Z-rapportage werden geregistreerd samen met de rapportage zelf afdrukken. Ga als volgt te werk om deze rapportage af te drukken: 1. Schuif de bedieningsschakelaar in de stand X of Z. Bedenk dat in de stand Z de inhoud van het elektronische journaalgeheugen wordt gewist. Zorg ervoor dat er voldoende papier in de printer aanwezig is. 2.
Balansformules Tabel totalen en tellers De volgende voorbeelden laten zien hoe totalen worden berekend voor de managementrapportages: De volgende tabel bevat de Z/X-totalen en tellers voor de verschillende kasregisterfuncties.
Code 506662C-02
