Voice Processing systeem Gebruikershandleiding Model KX-TVM50 KX-TVM200 Hartelijk dank voor uw aankoop van een Panasonic Voice Processing Systeem. Lees eerst deze handleiding voordat u dit product in gebruik neemt en bewaar deze handleiding voor toekomstig gebruik. KX-TVM50/KX-TVM200: Versie 1.
Gebruikershandleiding Introductie Hartelijk dank voor uw aankoop van het Panasonic Voice Processing Systeem (VPS) KX-TVM50/KX-TVM200. Wij vertrouwen erop dat u vele jaren plezier zal hebben van de betrouwbare service die dit product u zal schenken. De Gebruikershandleiding is gemaakt om u te helpen met de configuratie van uw mailbox, voor het gebruik van algemene voice mail funkties, en om u kennis te laten maken met de vele geavanceerde funkties die uw productiviteit op ontelbare manieren zullen verhogen.
Gebruikershandleiding Inhoudsopgave 1 1.1 2 Introductie aan het VPS ............................................... 5 Introductie aan het VPS ................................................................. 5 Inloggen bij en configuren van uw mailbox ............... 8 2.1 Inloggen bij uw mailbox.................................................................. 8 2.2 Uitleg voor abonnees (Eenvoudige mailboxconfiguratie) ............... 9 2.
Gebruikershandleiding 5.9 E-mail integratie (Boodschapaankondiging via E-mail) ............... 49 5.10 Persoonlijke begroeting voor Beller-ID......................................... 50 5.11 Persoonlijke aankondiging naam van beller................................. 52 5.12 Directe Gesprekscontrole (LCS) .................................................. 54 5.13 Opnemen van uw gesprekken ..................................................... 55 5.14 Gesprek Doorschakelen op afstand................
Gebruikershandleiding Hoofdstuk 1 Introductie aan het VPS 1.1 Introductie aan het VPS Voordat u begint Om als abonnee het VPS te kunnen gebruiken, dient u de volgende informatie te weten. De VPS-systeembeheerder kan u helpen indien u niet op de hoogte mocht zijn van deze informatie. a) Het interne toestelnummer van het Het Panasonic Voice Processing Systeem is een krachtig hulpmiddel dat u zal helpen de communicatie en productiviteit te verhogen.
Gebruikershandleiding mogelijkheden en funkties die u kunt activeren of uitvoeren als abonnee zijnde. Een beller kan in het algemeen worden omschreven als een externe partij. Bellers kunnen boodschappen voor het VPS achterlaten of via het VPS verbinding krijgen met bepaalde interne toestellen, maar om deze mogelijkheden te kunnen benutten hoeven zij niet in te loggen bij het VPS, en het aantal mogelijkheden die zij kunnen gebruiken is ongelimiteerd.
Gebruikershandleiding Opmerking • • Als te veel abonnees tegelijkertijd gebruik maken van het Voice Mail Menu, zullen Voice Mail Menuboodschappen niet op het display verschijnen en in plaats daarvan hoort men prompts. Deze funktie is alleen beschikbaar met Panasonic PBX systemen uit de KXTDA series die gebruik maken van DPT integratie. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.
Gebruikershandleiding Hoofdstuk 2 Inloggen bij en configuren van uw mailbox 2.1 Inloggen bij uw mailbox Voor toegang tot Abonnee Services (afspelen van boodschappen, mailboxinstellingen wijzigen, enz.), dient u eerst in te loggen bij uw mailbox. Er zijn 2 manieren waarop u kunt inloggen bij uw mailbox: a) Automatisch inloggen: Als u vanaf uw eigen toestel inlogt bij uw mailbox, is invoeren van een speciaal commando of uw mailboxnummer niet nodig.
Gebruikershandleiding 2.2 Uitleg voor abonnees (Eenvoudige mailboxconfiguratie) Uw VPS kan zo zijn geprogrammeerd dat u een "Uitleg voor abonnees" krijgt aangeboden als u voor de eerste keer inlogt bij uw mailbox. Als de Uitleg voor abonnees is geactiveerd, wordt u door VPS prompts door het mailboxconfiguratieproces geholpen. Door simpelweg de prompts te volgen, kunt u de volgende items configureren.
Gebruikershandleiding instellen" of "Uw wachtwoord wijzigen of verwijderen". 2. Stel uw nieuwe wachtwoord in door het gewenste wachtwoord in te voeren en druk daarna op Voor de eerste keer uw wachtwoord instellen • • 1. Als u erom gevraagd wordt, stelt u uw wachtwoord in door het gewenste wachtwoord in te voeren en druk daarna op • • • # . Druk uitsluitend [#] als u geen wachtwoord wilt instellen.
Gebruikershandleiding • 1 om opnieuw te bekijken. • 2 om te accepteren. • • • 3 om de boodschap opnieuw op te nemen. 4 om toe te voegen. om te verwijderen en te stoppen. Uw instellingen bevestigen 1. 1 om uw instellingen te bevestigen. 2. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 2.3 Wijzigen of verwijderen van uw Persoonlijke begroetingen Als bellers uw mailbox hebben bereikt, zullen zij uw persoonlijke begroeting horen. U kunt 4 soorten Persoonlijke begroetingen opnemen; de bijpassende begroeting zal aan bellers worden afgespeeld. Als u een al opgenomen begroeting verwijdert of geen begroeting opneemt, zal een al bestaande begroeting worden gebruikt. a) Begroeting indien Afwezig: Deze wordt afgespeeld aan bellers als u hun gesprekken niet beantwoordt.
Gebruikershandleiding • 1 om opnieuw te bekijken. • 3 om de begroeting opnieuw op te nemen (herhaal de bovenstaande stappen indien nodig). • om de begroeting, die u 4 zojuist heeft opgenomen, toe te voegen. • om de begroeting te verwijderen en te stoppen. zal de begroeting niet worden opgeslagen. 8. 2 om te accepteren. 9. Indien gewenst neemt u of verwijdert u overige begroetingen door de prompts te volgen, of ga verder vanaf stap 10. 1 Begroeting indien Afwezig.
Gebruikershandleiding 2.4 Uw wachtwoord wijzigen of verwijderen U kunt uw mailbox beveiligen met een wachtwoord om te voorkomen dat onbevoegden gebruik maken van uw mailbox. Als uw mailbox een wachtwoord heeft, moet u dit telkens invoeren met behulp van de cijfertoetsen (0–9) als u inlogt bij uw mailbox. Uw wachtwoord kan bestaan uit maximaal 16 cijfers. U kunt te allen tijde uw wachtwoord wijzigen. Maak geen wachtwoord dat bestaat uit voor de hand liggende cijfercombinaties.
Gebruikershandleiding 2.5 Uw abonneenaam wijzigen of verwijderen U kunt uw naam opnemen in het VPS. Het VPS kondigt dan uw naam aan voor bellers om hen te laten weten dat zij bij de juiste mailbox zijn. Als een beller uw mailboxnummer niet weet, kan de beller proberen u te bereiken door een paar beginletters van uw voornaam of achternaam in te voeren (Kiezen volgens naam).
Gebruikershandleiding 2.6 Algemene Service commando's en Navigatiecommando's # 8 Commando's om de huidige VPS service te wijzigen Nadat u de hoorn van de haak heeft genomen en het interne toestelnummer van het VPS heeft gekozen, kunt u een service commande invoeren voor snelle toegang tot bepaalde VPS funkties. Tijdens de VPS-instructies kunt u ook service commando's gebruiken om bijvoorbeeld naar een andere VPS service modus over te schakelen.
Gebruikershandleiding Hoofdstuk 3 Boodschappen beluisteren en verwante funkties 3.1 Boodschappen beluisteren Bellers en andere abonnees kunnen voor u een boodschap achterlaten, en u kunt ze later beluisteren nadat u bent ingelogd bij uw mailbox. Boodschappen in uw mailbox zijn verdeeld in 3 typen: a) Nieuwe boodschappen: Boodschappen in uw mailbox die u nog niet heeft beluisterd. b) Oude boodschappen: Boodschappen in uw mailbox die u al wel heeft beluisterd maar nog niet heeft verwijderd.
Gebruikershandleiding Type boodschap Toets Funktie Nieuw Verwijderd Herhaal de boodschap 1 1 1 Herhaal de vorige boodschap 1 2 Speel de volgende boodschap af Pauze/herstart afspelen van boodschap (alleen tijdens afspelen) 2 2 3 Speel de boodschapdetails af 2 4 Stel Bookmark in (alleen tijdens afspelen) — 2 5 Begin af te spelen vanaf de Bookmark — 2 6 Bewaar de boodschap als nieuw 3 — (+ 1 ) Verwijder deze boodschap 3 Herstel deze boodschap 4 Antwoord op deze boodschap 5 *
Gebruikershandleiding Type boodschap Toets Funktie Nieuw 9 0 * Oud Verwijderd Op normale snelheid afspelen (alleen tijdens afspelen) * Deze toetsen werken ook als u het VM menu gebruikt.
Gebruikershandleiding Opmerking • • • • • 20 VPS programmering bepaalt of de boodschapdetails vóór of na elke boodschap worden afgespeeld of alleen wanneer u drukt op [2] [3]. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen. Het VPS zal automatisch zowel nieuwe als oude boodschappen verwijderen nadat een bepaald aantal dagen zijn verstreken. Uw systeemprogrammeur of systeembeheerder bepaalt hoeveel dagen boodschappen worden bewaard.
Gebruikershandleiding 3.2 Boodschappen beantwoorden U kunt antwoorden op boodschappen die u in uw mailbox heeft ontvangen door ofwel de beller terug te bellen of door een boodschap te sturen naar de mailbox van de beller. Terugbellen is mogelijk als de afzender van de boodschap eveneens een abonnee is.
Gebruikershandleiding boodschap eerst te herstellen (zie 5.20 Verwijderde boodschappen herstellen). 2. 4 U kunt het opnemen pauzeren en voortzetten door te drukken op [2]. Als u meer dan 20 seconden pauzeert, zal het opnemen automatisch worden gestopt. 5. 1 om het opnemen te stoppen. 6. 2 om te accepteren. 7. 11. 12. 2 2 13. 14. om de verzendtijd van de boodschap in te stellen. 1 1 om de boodschap onmiddellijk te verzenden (ga verder vanaf stap 12). 2 8.
Gebruikershandleiding 3.3 Boodschappen doorverbinden U kunt boodschappen in uw mailbox doorverbinden (doorsturen) naar andere abonnees. Echter, ontvangstbevestigingen of boodschappen die door de afzender "privé" werden verstuurd, kunt u niet doorverbinden. Wanneer u een boodschap doorstuurt, kunt u: a) De ontvanger kiezen door het gewenste mailboxnummer in te voeren. b) Meerdere ontvangers kiezen door invoeren van een Persoonlijkegroepsverzendlijst (zie 5.
Gebruikershandleiding 5. 1 als u de aangekondigde naam wilt selecteren. 2 als u de volgende naam wilt horen. 3 als u de genoemde naam nogmaals wilt horen. 6. Voer één van de volgende mogelijkheden in: 1 voor doorsturen van de boodschap zonder dat u uw opmerkingen opneemt en meestuurt (ga verder vanaf stap 10). 2 om uw opmerkingen op te nemen. 7. Spreek u opmerkingen in na de toon. 8. 1 om het opnemen te stoppen. 9. 2 om te accepteren. 10. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 3.4 Toegang op afstand U kunt het VPS vanaf buiten bellen en inloggen bij uw mailbox om uw boodschappen te beluisteren. Er zijn 2 manieren waarop u vanaf een andere locatie kunt inloggen bij uw mailbox: a) Automatisch inloggen: Als u vanaf een andere locatie inlogt bij uw mailbox via een voorgeprogrammeerde telefoon, is invoeren van een speciaal commando of uw mailboxnummer niet nodig. Het VPS kan bepalen wie opbelt omdat het systeem telefoonnummers kan herkennen (zie 5.
Gebruikershandleiding 2. # 3. 4. en uw mailboxnummer. Wachtwoord • 5. 6 # U kunt deze stap overslaan als uw mailbox geen wachtwoord heeft. 1 om nieuwe boodschappen af te spelen. 6. Volg de prompts of kies indien nodig één van de volgende mogelijkheden. # 8 om te bellen naar een intern toestel. # 8 0 om op te bellen naar de telefoniste. 7. # 9 indien u gereed bent. 8. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding Hoofdstuk 4 Boodschappen verzenden 4.1 d) Nummer van een Lijst voor externe boodschapverzending (bepaalt een groep ontvangers voor Externe boodschapverzending). Boodschappen verzenden—Overzicht U kunt boodschappen opnemen en deze naar andere abonnees verzenden, naar gebruikers van interne systeemtoestellen die geen VPS mailboxen hebben, en zelfs ook naar externe partijen.
Gebruikershandleiding 4.2 Boodschapverzending U kunt boodschappen verzenden naar andere abonnees. U kunt ontvangers bepalen via nummer of abonneenaam. Ontvangers bepalen via nummer: Ten slotte kunt u uw antwoord onmiddellijk versturen of een bepaald tijdstip van verzending instellen. Een boodschap verzenden 1. Log in bij uw mailbox. a) Voer het mailboxnummer van de • Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig. abonnee in.
Gebruikershandleiding horen. 7. als u de genoemde naam nogmaals wilt horen. voor PM. 2 • 4. Ga verder vanaf "Uw boodschap Deze optie is niet mogelijk als het VPS is geprogrammeerd op 24-uurs weergave. opnemen". Uw boodschap opnemen voor AM. 1 3 8. Voer de dag van de maand in waarop verzending moet 1. 2. Spreek na de toon. • U kunt het opnemen pauzeren en voortzetten door te drukken op [2]. Als u meer dan 20 seconden pauzeert, zal het opnemen automatisch worden gestopt. 3.
Gebruikershandleiding worden afgespeeld zoals de andere boodschappen, in de oorspronkelijke volgorde van binnenkomst.
Gebruikershandleiding 4.3 Externe boodschapverzending U kunt uw boodschappen naar externe partijen verzenden en naar gebruikers van interne systeemtoestellen die geen eigen VPS mailbox hebben. Nadat u uw boodschap heeft opgenomen, zal het VPS de bijbehorende telefoonnummers kiezen en/of interne toestelnummers, en zodra de ontvangende partij het gesprek beantwoordt, kan het VPS uw opgenomen boodschap afspelen.
Gebruikershandleiding gaan met invoeren van het telefoonnummer.". 4. 2 om te accepteren. 5. Voer een 4-cijferig wachtwoord in Instellen van de verzendtijd 1. Voer de gewenste verzendtijd in, en dan dat ingevoerd moet worden om de boodschap te kunnen beluisteren. • Druk op [#] als u geen wachtwoord wilt instellen. 7. 8. 1 2. om het opnemen te stoppen. # voor onmiddellijke verzending, en ga verder vanaf "Uw boodschap opnemen".
Gebruikershandleiding seconden pauzeert, zal het opnemen automatisch worden gestopt. 4. 1 om het opnemen te stoppen. 5. 2 om te accepteren. 6. Leg de hoorn op de haak. Opmerking • • • Als u een wachtwoord instelt dat nodig is om de boodschap te kunnen beluisteren, zorg dan dat ontvangers weten wat het wachtwoord is. Als uw PBX gebruik maakt van PRI lijnen, dient u mogelijk elke extern telefoonnummer af te sluiten met een [#]. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur raadplegen.
Gebruikershandleiding 4.4 Ontvangen van Extern verzonden boodschappen Wanneer u een boodschap extern verzendt, zal het VPS de door u gekozen ontvangers opbellen. Wanneer een ontvanger het gesprek beantwoordt, zal het VPS hem of haar door de volgende procedure leiden. Als een externe ontvanger uw boodschap heeft beluisterd, kan hij of zij een antwoord sturen op uw boodschap, en zelfs een urgentie- of privéstatus toekennen. 1. en dan # • .
Gebruikershandleiding Hoofdstuk 5 Overige funkties 5.1 Gesprek Doorverbinden Als u een gesprek ontvangt via de Voice Prompt service, zal uw toestel normaliter overgaan en kunt u het gesprek beantwoorden. Als u echter de funktie Gesprek Doorverbinden gebruikt, kan het VPS het gesprek op een aantal andere manieren afhandelen. Hoe het gesprek wordt afgehandeld, hangt af van hoe u de funktie Gesprek Doorverbinden heeft ingesteld.
Gebruikershandleiding 2 voor Gesprekscontrole. 3 voor Intern Oproepen. 4 voor Toegang tot pieper. 5 voor Doorverbinden naar mailbox. 6 voor Doorverbinden naar Speciale service. 7 voor Uitschakelen van Gesprek Doorverbinden. 4. Volg indien nodig de prompts. • De prompts die u hoort zullen verschillen afhankelijk van de funktie die u heeft ingesteld in stap 3. 5. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 5.2 Onvolledige gespreksafhandeling Wanneer een gesprek via de Voice Prompt service naar uw interne toestel wordt geleid, zal het gesprek volgens Onvolledige gespreksafhandeling worden beschouwd als: a) U het gesprek niet wilt beantwoorden (Deze gesprekken worden beschouwd als "Afwezig" gesprekken). b) U al in gesprek bent (Deze gesprekken worden beschouwd als "Bezet" gesprekken). c) Als u Gesprek blokkeren heeft ingesteld (zie 5.1 Gesprek Doorverbinden).
Gebruikershandleiding voor Terug naar hoofdmenu. 7 5. Volg indien nodig de prompts. • 6. De prompts die u hoort zullen verschillen afhankelijk van de funktie die u heeft ingesteld in stap 4. 1 om te wijzigen. 2 om te accepteren. 7. Ga verder vanaf stap 4 om extra opties te kiezen, of leg de hoorn op de haak als u gereed bent. 8. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 5.3 Toewijzen van uw Waarnemend toestel 1. Log in bij uw mailbox. • Een Waarnemend toestel is een intern toestel dat uw gesprekken ontvangt inplaats van uw eigen toestel. Uw gesprekken kunnen op 2 manieren worden doorverbonden naar uw Waarnemend toestel: a) Via de funktie Onvolledige gespreksafhandeling: Wanneer de funktie Onvolledige gespreksafhandeling het gesprek afhandelt (d.w.z.
Gebruikershandleiding 5.4 Interview mailbox Een interview mailbox is een mailbox die bedoeld is om vragen te stellen aan bellers en hun antwoorden op te nemen. Als u een interview mailbox heeft (niet alle abonnees hebben die), kunt u maximaal 10 vragen opnemen en de antwoordduur per vraag instellen tussen 1 tot 60 seconden. Uw interview mailbox kan worden gebruikt om bijvoorbeeld bellers in staat te stellen orders te plaatsen of informatie over uw bedrijf te vragen.
Gebruikershandleiding Vragen verwijderen 1. Log in bij uw mailbox. • 2. 3. Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig. 6 1 3 1 om de huidige vraag te verwijderen. 2 om naar de volgende vraag te gaan, en herhaal daarna deze stap. 3 om naar de vorige te gaan, en herhaal daarna deze stap. om een specifieke vraag te 4 selecteren. • Voer het nummer van de vraag in en sluit af met [#], herhaal daarna deze stap. 4. Leg de hoorn op de haak als u gereed bent.
Gebruikershandleiding 5.5 Boodschap ontvangstmodus Als u naast uw gewone mailbox ook een interview mailbox heeft (zie 5.4 Interview mailbox), bepaalt de Boodschap ontvangstmodus welke mailbox wordt gebruikt als: a) Gesprekken geleid worden naar uw mailbox via de instelling "Een boodschap achterlaten" van de funktie Onvolledige gespreksafhandeling (zie 5.2 Onvolledige gespreksafhandeling). b) Uw intern toestel een Logisch toestel is (d.w.z.
Gebruikershandleiding 5.6 Persoonlijkegroepsverzendlijsten verder vanaf stap 8. 2 om te stoppen. 12. Leg de hoorn op de haak. Persoonlijke-groepsverzendlijsten stellen u in staat om boodschappen te verzenden naar meerdere abonnees tegelijkertijd (zie 4.2 Boodschapverzending). U kunt 4 Persoonlijke-groepsverzendlijsten maken en wijzigen, en deze lijsten kunnen alleen door u worden gebruikt.
Gebruikershandleiding 1. Log in bij uw mailbox. • Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig. 2. 3 4 3. Voer het nummer in (1–4) van de gewenste Persoonlijkegroepsverzendlijst. 4. 1 voor het wijzigen van de lijstnaam. 5. 1 voor het wijzigen (opnemen) van de lijstnaam. 3 om de lijstnaam te verwijderen, leg daarna de hoorn op de haak om te beëindigen. 6. Bevestig de lijstnaam na de toon. 7. 1 om het opnemen te stoppen. 8. 2 om te accepteren. 9. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 5.7 Lijsten voor externe boodschapverzending Met uw lijsten voor externe boodschapverzending kunt u boodschappen tegelijkertijd verzenden naar verschillende externe partijen en gebruikers van interne systeemtoestellen die geen eigen VPS mailbox bezitten (zie 4.3 Externe boodschapverzending). U kunt 2 lijsten voor externe boodschapverzending maken en wijzigen, en deze lijsten kunnen alleen door u gebruikt worden. Per lijst kunt u 8 leden toewijzen en de naam van ieder lid opnemen.
Gebruikershandleiding 5. 1 om alle leden te verwijderen, ga daarna verder vanaf stap 7. 2 6. om één lid te verwijderen. 1 om het aangekondigde lid te verwijderen. 2 om het lid te behouden en het volgende lid te laten aankondigen. • Herhaal deze stap als u overige leden wilt verwijderen. 7. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 5.8 Boodschap Wacht indicatie De funktie Boodschap Wacht indicatie laat u weten of u nieuwe boodschappen in uw mailbox heeft ontvangen via: Boodschap Wacht indicator: de boodschapindicator op uw telefoon (indien aanwezig) zal gaan branden als u een nieuwe boodschap heeft ontvangen. Als u een compatibele PBX heeft en een Panasonic telefoon met een 6-regel display, kunt u ook op uw display aflezen hoeveel nieuwe boodschappen u heeft ontvangen.
Gebruikershandleiding invoegen van een pauze, druk op [5]. Druk op [4] om verder te gaan met invoeren van het telefoonnummer.". Als u hier een pieperdisplaycommando invoert, zal het VPS aan bellers vragen hun telefoonnummers in te voeren. De telefoonnummers van de bellers kunnen dan naar uw pieper worden verzonden. Het kan zijn dat deze funktie voor uw mailbox is uitgeschakeld. als u altijd wilt worden gewaarschuwd (continu). 2 3 als u nooit gewaarschuwd wilt worden (d.h.i. uitschakelen). • 6.
Gebruikershandleiding 5.9 E-mail integratie (Boodschapaankondi ging via E-mail) Wanneer u nieuwe boodschappen in uw mailbox ontvangt, kunt u boodschapaankondiging via e-mail ontvangen. De opgenomen boodschap kan als bijlage worden toegevoegd aan de e-mail. Raadpleeg uw systeemprogrammeur voor meer informatie.
Gebruikershandleiding 5.10 Persoonlijke begroeting voor Beller-ID Een persoonlijke begroeting wijzigen 1. Log in bij uw mailbox. U kunt persoonlijke begroetingen voor specifieke bellers opnemen. Als u hun telefoonnummers heeft toegewezen (Beller-ID nummers) aan een persoonlijke begroeting, zullen zij de bijbehorende begroeting horen als zij u opbellen, en dus niet de begroetingen die u normaal laat horen aan bellers. U kunt 4 persoonlijke begroetingen opnemen en aan elke begroeting 8 bellers toewijzen.
Gebruikershandleiding toewijst. Bijvoorbeeld: als u het Beller-ID nummer opslaat als "012[ ]...[ ]" (voer het aantal [ ] in zoals die in uw regio/land gewenst is voor de lengte van telefoonnummers), zullen alle telefoonnummers die beginnen met "012" (bijvoorbeeld alle bellers uit de regio "012") uw persoonlijke begroeting horen. 6. 7. 2 hoorn op de haak als u gereed bent. 6. 2 om één nummer te verwijderen. 7. om te accepteren. om te stoppen. 1 om het aangekondigde nummer te verwijderen.
Gebruikershandleiding 5.11 Persoonlijke aankondiging naam van beller Tijdens het opslaan van telefoonnummers en namen van bellers, kunt u bepalen of het VPS de naam van de beller ten gehore brengt als: a) U een boodschap afspeelt van een bepaalde beller. b) Het VPS een gesprek van een 7. 8. 2 om te accepteren. 1 om meer Beller-ID nummers toe te voegen, ga daarna verder vanaf stap 4. 2 om te stoppen. 9. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 3. 1 om alle nummers te verwijderen, leg daarna de hoorn op de haak om te beëindigen. 2 om één nummer te verwijderen. 4. 1 om het aangekondigde nummer te verwijderen. 2 om het nummer te behouden en voor aankondiging van het volgende nummer, herhaal daarna deze stap. 5. Leg de hoorn op de haak als u gereed bent. Opmerking • • • Het aantal bellers dat u kunt toewijzen in deze funktie wordt bepaald door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.
Gebruikershandleiding 5.12 Directe Gesprekscontrole (LCS) Als u een Panasonic telefoon heeft die gebruikt kan worden voor deze funktie, kunt u uw gesprekken screenen. Wanneer u een gesprek ontvangt, kunt u luisteren naar hetgeen de beller in uw mailbox inspreekt, en als u wilt kunt u het gesprek beantwoorden. Deze funktie is niet beschikbaar voor bepaalde PBX systemen en kan voor uw mailbox zijn uitgeschakeld door de systeemprogrammeur.
Gebruikershandleiding 5.13 Opnemen van uw gesprekken Als u een Panasonic telefoon heeft waarmee eze funktie mogelijk is, kunt u uw telefoongesprekken opnemen. Deze funktie is niet mogelijk met bepaalde PBX systemen. Er zijn 3 funkties waarmee u uw gesprekken kunt opnemen: Twee-weg Opname (TWR): Als u op uw telefoon op de toets drukt die is toegwezen als TWR toets, kunt u het huidige gesprek opnemen in uw eigen mailbox.
Gebruikershandleiding 5.14 Gesprek Doorschakelen op afstand U kunt het VPS programmeren voor doorschakelen van uw gesprekken naar een ander intern toestel of een externe telefoon (indien toegestaan). U kunt dit zelfs doen als u niet op kantoor bent. Deze funktie is niet beschikbaar voor bepaalde PBX systemen en kan voor uw mailbox zijn uitgeschakeld door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.
Gebruikershandleiding • externe telefoonnummer kan worden gebruikt als doorschakelnummer. Als u dat niet doet, zal worden doorgeschakeld naar het oude telefoonnummer. Het maximale aantal cijfers per extern telefoonnummer is afhankelijk van het PBX model dat wordt gebruikt. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen. systeembeheerder raadplegen. 6 om gesprek doorschakelen te annuleren, ga daarna verder vanaf stap 8. 4.
Gebruikershandleiding 5.15 Toewijzen en Annuleren van telefoonnummers voor Gesprek Doorverbinden naar netlijn Als u een telefoonnummer toewijst voor Gesprek Doorverbinden naar netlijn, zullen uw gesprekken worden doorverbonden naar het toegewezen telefoonnummer als: a) U de funktie Gesprekscontrole heeft ingesteld (zie 5.1 Gesprek Doorverbinden). 6. Leg de hoorn op de haak. Annuleren van telefoonnummers voor Gesprek Doorverbinden naar netlijn 1. Log in bij uw mailbox. • 6 3 2. 4 3.
Gebruikershandleiding 5.16 Toewijzen van telefoonnummers voor Automatisch inloggen op afstand en Kostenbesparingsfun ktie 4. Voer het externe telefoonnummer in (max. 20 cijfers), inclusief landcode indien nodig. 5. 2 om te accepteren. 6. Leg de hoorn op de haak. Opmerking Als u op afstand inlogt bij uw mailbox (d.w.z. vanaf een externe telefoon) om uw boodschappen te beluisteren, kunnen de funkties Automatisch inloggen op afstand (zie 3.
Gebruikershandleiding 5.17 Persoonlijke speciale service Persoonlijke speciale service bestaat uit een aantal opties die u uw bellers kunt aanbieden, en waarbij zij via toetsbediening toegang krijgen tot bepaalde funkties. In al uw persoonlijke begroetingen legt u de beschikbare opties uit, bijvoorbeeld: "U spreekt met (naam). Ik kan u momenteel niet te woord staan. Druk op [1] en spreek uw boodschap in. Druk op [2] als u wilt spreken met mijn assistent. Druk op [3] als u een ander toestel wilt kiezen...".
Gebruikershandleiding 4. (sla deze stap over als u uw persoonlijke speciale service voor de eerste keer samenstelt.) 5. voor doorverbinden naar een mailbox, en voer dan het gewenste mailboxnummer in. 1 1 voor doorverbinden naar een intern toestel, en voer dan het gewenste interne toestelnummer in. 2 3 voor doorverbinden naar een netlijn (niet altijd beschikbaar). • Vervolgens voert u de netlijntoegangscode in en het gewenste externe telefoonnummer (inclusief landcode, indien nodig).
Gebruikershandleiding De instellingen bevestigen voor uw Persoonlijke speciale service 1. Log in bij uw mailbox. • 2. Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig. 3 8 3. 2 om opnieuw te bekijken. 4. Leg de hoorn op de haak. Opmerking • • • • 62 De systeemprogrammeur of systeembeheerder moeten Doorverbinden naar netlijn voor uw mailbox activeren voordat u de funktie kunt gaan gebruiken. Binnen uw Persoonlijke speciale service kunt u maximaal 4 keer laten Doorverbinden naar een netlijn.
Gebruikershandleiding 5.18 Herinneringsalarm Herinneringsalarm is een PBX funktie die lijkt op dat van een wekker; u kunt uw telefoon op de gewenste tijd (eenmalig of dagelijks) laten overgaan. Als u de hoorn van de haak neemt om een Herinneringsalarm te beantwoorden, hoort u een speciale toon of opgenomen boodschap. Deze funktie is niet mogelijk met bepaalde PBX systemen. 6. 1 voor eenmalige instelling. 2 voor dagelijke instelling. 7. 2 om te accepteren. 8. Leg de hoorn op de haak.
Gebruikershandleiding 5.19 Bookmark Terwijl u naar een boodschap uit uw mailbox luistert (zie 3.1 Boodschappen beluisteren), kunt u een "Bookmark" (markering) instellen. Een Bookmark stelt u in staat om opnieuw te luisteren vanaf een specifiek punt in een bepaalde boodschap. U kunt één Bookmark instellen voor elk bericht in uw mailbox; als een nieuwe Bookmark instelt, wordt de oude verwijderd. Een Bookmark instellen druk op [2] [4] terwijl u naar een boodschap luistert.
Gebruikershandleiding 5.20 Verwijderde boodschappen herstellen U kunt verwijderde boodschappen in uw mailbox herstellen (zie 3.1 Boodschappen beluisteren). Als een boodschap eenmaal is verwijderd, blijft deze bewaard tot het einde van de volgende dag, en zal daarna permanent worden verwijderd. U kunt uw verwijderde boodschappen "herstellen", waarna zij zullen worden beschouwd als oude boodschappen. Een verwijderde boodschap herstellen druk op [3] terwijl u naar een boodschap luistert.
Gebruikershandleiding 5.21 Mailboxcapaciteit waarschuwing Wanneer uw mailbox bijna vol is, krijgt u een mailboxcapaciteit-waarschuwing kort nadat u bent ingelogd bij uw mailbox. Wanneer u een mailboxcapaciteitwaarschuwing hoort, dient u onnodige boodschappen te verwijderen, zodat er meer opnametijd in uw mailbox vrijkomt. De resterende opnametijd na een mailboxcapaciteit-waarschuwing is afhankelijk van hoe uw mailbox is geconfigureerd.
Gebruikershandleiding Appendix Verkorte instructies 67
Gebruikershandleiding Voor toegang tot een mailbox vanaf een andere locatie, kies: #6 + mailboxnummer 1 2 Wachtwoord # Ontvang nieuwe boodschap (tijdens luisteren en na het luisteren): 1 Herhaal boodschap 1.1 Vorige boodschap 1.2 Volgende boodschap 2 Pauze/Herstart (Alleen tijdens luisteren) 2.3 Boodschapinformatie 2.4 Bookmark instellen (Alleen tijdens luisteren) 2.5 Bookmark voortzetten 2.
Gebruikershandleiding Voor toegang tot een mailbox vanaf een andere locatie, kies: #6 + mailboxnummer 3 4 Wachtwoord # Mailboxbeheer instellen: 1 Persoonlijke begroeting opnemen 2 Wachtwoord instellen 3 Naam van de eigenaar invoeren 4 Groepsverdelinglijst instellen 5 Naam van beller/nummer opnemen 6 Op afstand instellen van Gesprek DSN naar een netlijn 7 Nummers instellen voor Automatisch inloggen en Kostenbesparingsfunktie 8 Persoonlijke speciale service instellen Voice Prompt service-status instellen
Gebruikershandleiding Service-toegangscodes U kunt de volgende commando's op elk moment gebruiken als u een andere mailbox, een andere toestel of menu wilt kiezen. * 1 2 #1 Kiezen volgens naam #2 Speciale service 4 5 6 #5 (#L) Inloggen #6 (#M) Voice Mail * 3 * 7 8 #7 (#R) Herstarten (Hoofdmenu) #8 (#T) Doorverbinden naar een Tst. #9 (#X) Sluiten 0 # 0 Help ## Naar prompts (Hoofdmenu) Terug naar het vorige menu 9 ** * Deze commando's zijn ook beschikbaar in het VM menu.
Gebruikershandleiding Verklarende woordenlijst Aankondiging naam van beller (Systeem/Persoonlijk) Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie. Het VPS kondigt vooraf opgenomen namen van bellers aan indien: (1) Boodschappen worden beluisterd die gestuurd zijn vanaf voorgeprogrammeerde telefoonnummers. (2) Het VPS gesprekken van voorgeprogrammeerde telefoonnummerws doorverbindt naar abonnees (Beller ID controleren). (3) Het VPS roept abonnees op via intercom (Intern Oproepen).
Gebruikershandleiding Automatisch Doorschakelen Maakt het mogelijk om niet beluisterde boodschappen te kopiëren of te verplaatsen naar een andere mailbox. Automatisch inloggen Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie. Via deze functie kunnen abonnees rechtstreeks toegang krijgen tot hun mailboxen zonder dat zij daartoe hun mailboxnummers hoeven in te voeren.
Gebruikershandleiding Bewaartijd van een boodschap Bepaalt het aantal dagen waarna een boodschap automatisch wordt verwijderd. Bewaartijd van een nieuwe boodschap: Bepaalt wanneer nieuwe (onbeluisterde) boodschappen worden verwijderd. Bewaartijd van een opgeslagen boodschap: Bepaalt wanneer oude (beluisterde) boodschappen worden verwijderd. Boodschap doorverbinden Een abonnee kan een boodschap herrouteren naar een andere mailbox en, indien nodig, zijn of haar commentaar toevoegen aan de boodschap.
Gebruikershandleiding Directe Gesprekscontrole (LCS) Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie. De abonnee kan zijn of haar PT gebruiken om inkomende gesprekken te controleren terwijl boodschappen worden opgenomen. De abonnee heeft de mogelijkheid om gesprekken te beantwoorden tijdens het controleren of te zorgen dat de boodschap zonder onderbreking wordt opgenomen. DPT integratie Digitale integratie met het VPS en bepaalde PBX-centrales uit de KX-T serie. Vereist een upgrade van de PBX software.
Gebruikershandleiding Herinneringsalarm instellen Alleen beschikbaar met DPT integratie. Biedt een abonnee de mogelijkheid een Herinneringsalarm in te stellen door de instructies van de VPS-systeemprompts op te volgen. Herinneringsalarm is een PBX funktie die werkt als een wekker; de telefoon zal overgaan op de tijd (éénmalig of dagelijks) die door de abonnee of boodschapbeheerder is ingesteld.
Gebruikershandleiding Interview Service Het VPS kan een beller "interviewen" door een serie vooraf opgenomen vragen af te spelen en de antwoorden van de beller op te nemen. Abonnees kunnen zelf vragen opnemen in hun interviewmailboxen. Nadat een beller zijn of haar antwoorden heeft ingesproken, gaat de Boodschap Wacht indicator van het toestel van de abonnee branden. Deze funktie is uitermate handig voor bijv. verzekeringsmaatschappijen, bestelservices, enz.
Gebruikershandleiding Mailboxcapaciteitwaarschuwing Stelt het VPS in staat om abonnees te waarschuwen wanneer er niet meer veel opnametijd beschikbaar is voor hun mailboxen. Men hoort de waarschuwing bij aanvang van de Abonnee Service. Mailboxgroep Een voorgeprogrammeerde lijst van abonnee-mailboxen die gebruikt kan worden (door iedere abonnee) om een boodschap in één handeling te verzenden naar meerdere bestemmingen. Er kunnen 20 mailboxgroepen worden gemaakt.
Gebruikershandleiding Persoonlijke begroeting voor Beller-ID Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie. Een abonnee kan maximaal 4 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bellers wiens of wier telefoonnummers (Beller-ID nummers) zijn toegewezen aan een Persoonlijke begroeting voor BellerID. Een maximum van 8 Beller-ID nummers kunnen toegewezen worden aan elke begroeting.
Gebruikershandleiding Privé-boodschap Een boodschap die door de afzender als privé is aangeduid. Privé-boodschappen kunnen door de ontvanger niet worden doorgestuurd. Service bij onvolledige gespreksafhandeling Gesprekken worden onvolledig beschouwd als het gebelde toestel niet antwoordt, bezet is, of Gespreksblokkering heeft ingesteld. De funktie Onvolledige gespreksafhandeling kan gesprekken op 7 verschilllende manieren afhandelen.
Gebruikershandleiding Standaard mailbox Overlay Wordt gebruikt als een sjabloon wanneer de systeemprogrammeur opeenvolgende mailboxen creëert. De systeemprogrammeur kan basisinstellingen tegelijkertijd toepassen (Mailbox parameters, Boodschap Wacht indicatie, Externe boodschapverzending, Automatisch Doorschakelen) op meerdere mailboxen.
Gebruikershandleiding Systeemprompt Instructies die zijn opgenomen om abonnees en bellers te helpen bij het gebruik van VPS funkties. Het VPS beschikt reeds over 1000 vooraf opgenomen prompts. Indien nodig, kunnen de systeemprogrammeur en de boodschapbeheerder prompts opnieuw opnemen. De systeemprogrammeur en de boodschapbeheerder kan systeemprompts inschakelen en uitschakelen. Elke systeemprompt heeft een uniek nummer.
Gebruikershandleiding Twee-weg Doorverbinden Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie. Biedt een abonnee de mogelijkheid zijn of haar telefoongesprekken in de mailbox van een andere abonnee op te nemen. De abonnee moet het gewenste interne toestelnummer specificeren wanneer deze funktie wordt gebruikt. Twee-weg Opname Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie. Biedt een abonnee de mogelijkheid zijn of haar telefoongesprekken in zijn of haar mailbox op te nemen.
Gebruikershandleiding Voice Prompt service De Voice Prompt service van het VPS vraagt de beller een toestelnummer in te voeren en vervolgens zal het VPS het nummer bellen. Indien niet wordt beantwoord of als de lijn bezet is, krijgt de beller bepaalde opties aangeboden, inclusief de mogelijkheid om een boodschap achter te laten in een mailbox. Dit is het voordeel als men indirect via de Voice Prompt service naar een toestel belt in plaats van dat men rechtreeks naar het toestel belt.
Gebruikershandleiding 84
Gebruikershandleiding Index 85
Gebruikershandleiding A D Aan/Uit zetten van de Boodschap Wacht indicator 47 Aan/Uit zetten van waarschuwen via toestel 47 Algemene Service commando's en Navigatiecommando's 16 Annuleren van telefoonnummers voor Gesprek Doorverbinden naar netlijn 58 Antwoordduur wijzigen 40 Apparaatnummers wijzigen 48 Appendix 67 Auto Ontvangst 21, 28 Automatisch inloggen 8, 25 Automatisch inloggen op afstand 25 De instellingen bevestigen voor uw Persoonlijke speciale service 62 De naam van de eigenaar opnemen (Uw abonn
Gebruikershandleiding Intern Oproepen 35, 37, 60 Interview mailbox 40 Introductie aan het VPS 5 L LCS->Directe Gesprekscontrole 54 Leden verwijderen uit de Persoonlijke-groepsverzendlijst 43 Leden verwijderen uit een lijst voor externe boodschapverzending 45 Lijsten voor externe boodschapverzending 45 M Mailboxcapaciteit waarschuwing 66 Maken van of toevoegen aan een lijst voor externe boodschapverzending 45 N Naam van de abonnee 9, 15 Namen wijzigen van Persoonlijke-groepsverzendlijsten 43 Navigatieco
Gebruikershandleiding Verwijderen van Beller ID nummers en Opgenomen namen 52 Verzenden naar één ontvanger 31 Verzenden naar meerdere ontvangers (Lijst voor externe boodschapverzending) 32 VM menu-commando's 16 Voice Mail Menu 6 Voor de eerste keer inloggen bij uw mailbox 7 Voor de eerste keer uw wachtwoord instellen 10 Voor toevoegen, of opnieuw bekijken van Beller-ID nummers op een later tijdstip 51 Voordat u begint 5 Vragen opnemen 40 Vragen verwijderen 41 W Waarnemend toestel 39 Waarschuwen van toeste
Gebruikershandleiding 89
Panasonic Communications Co., Ltd. 1-62, 4-chome, Minoshima, Hakata-ku, Fukuoka 812-8531, Japan Copyright: Dit materiaal heeft een copyright van Panasonic Communications Co., Ltd., en mag alleen voor intern gebruik gekopieerd worden. Alle andere kopieën, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan zonder vooraf een schriftelijk accoord gekregen te hebben van Panasonic Communications Co., Ltd. © 2005 Panasonic Communications Co., Ltd. Alle rechten voorbehouden.
