PCL1000 PCL1100 PCL1110 EN Quick start guide for administrators 3 DE Kurzanleitung für Administratoren 13 NL Snelstartgids voor beheerders 23 FR Guide de démarrage rapide administrateurs 33
Table of contents 1 About this guide 4 Terminology Symbols used 4 4 2 User management 5 Adding authors Adding transcriptionists Monitoring the user status User applications 5 5 6 6 3 Relationship management 7 Defining relationships 7 4 SpeechScribe transcription service 8 Activating SpeechScribe Sending dictations Notification of finished documents 8 9 9 5 Overview of settings and transcription jobs 10 6 Support information 10 7 Additional information 11 Table of contents 3
1 About this guide Thank you for choosing Philips SpeechLive as your cloud based dictation workflow solution. This guide covers the basic configuration of your workflow. Terminology Administrator The person who adds users to the SpeechLive workflow and manages workflow relationships. Author The person who records dictations as audio files. Transcriptionist The person who creates the audio files (dictations) of author documents. User Umbrella term for the author and transcriptionist roles.
2 User management Note • If you have created a test account or an account with only one user, you are added automatically as an author and will receive an email from the system with additional information on how to install the software. Unless you are adding additional users, you can skip this section and go to SpeechScribe transcription service. Adding authors 1 Under Add new Author, enter the user's email address in the Email field. This email address will also serve as the user name for the account.
Monitoring the user status Under Existing users, you can check if your users have been added to the workflow. Here you have following options: • Send another invitation: You can send another invitation email at any time. • Modify: You can change the user's email address or friendly name. If a user has already activated his or her user account, the Request new password button will be added for the user: The user receives an email with a link to reset his or her password.
3 Relationship management You can manage relationships between authors and transcriptionists only in advanced administration mode, which is enabled for you after you purchase the advanced Philips SpeechLive business package (PCL1100). This mode includes the following functions: • You can set up the workflow folder visibility for the users individually. • Transcriptionists can only view dictations from the authors who have been granted access rights under "Relationship management".
4 SpeechScribe transcription service The innovative Philips SpeechScribe transcription service does the typing for you. All you have to do is speak, SpeechScribe does the rest. In addition, you can assign priorities to receive important dictations faster. SpeechScribe also supports dictations with multiple speakers (interviews, telephone conversations, meetings, etc.).
Sending dictations Notification of finished documents After recharging the transcription service credit, all users in your workflow will be able to send dictations to the transcription service. By default you will receive the transcription by email, via the Philips SpeechExec software, or via the SpeechLive Portal. As the administrator, you can change the notification settings in the SpeechLive Portal: More information is available in the Quick start guide for authors or transcriptionists.
5 Overview of settings and transcription jobs 1 • • • • • • • • • 2 10 Click Account on the menu bar to display the following information: Product information Account information SpeechLive service and support partner SpeechScribe transcription service (optional) History transcription service (optional) Account address Billing address Login data Communication settings To edit your account, click on Edit account.
7 Additional information More information on user applications can be found in the following quick start guides: • Philips SpeechLive Quick Start Guide for Authors • Philips SpeechLive Quick Start Guide for Transcriptionists Additional information 11
Neither Speech Processing Solutions GmbH nor its affiliates shall be liable to the purchaser of this product or third parties with respect to claims for damages, losses, costs or expenses incurred by purchaser or third parties as a result of an accident, misuse or abuse of this product or unauthorized modifications, repair, modification of the product or failure to meet the operating and maintenance instructions provided by Philips. This User Manual is not of a contractual nature.
Inhaltsverzeichnis 1 Zu dieser Kurzanleitung 14 Verwendete Begriffe Verwendete Symbole 14 14 2 Benutzerverwaltung Hinzufügen von Autoren Hinzufügen von Transkriptionisten Beobachten des Benutzerstatus Benutzer-Anwendungen 3 Beziehungsverwaltung Definieren von Beziehungen 4 SpeechScribe Transkriptionsservice Aktivieren von SpeechScribe Versenden von Diktaten Benachrichtigung für fertige Dokumente 15 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 5 Überblick über die Einstellungen und Transkriptionsaufträge 20 6
1 Zu dieser Kurzanleitung Danke, dass Sie Philips SpeechLive als Ihre Cloudbasierte Diktier-Workflow-Lösung gewählt haben. In dieser Kurzanleitung finden Sie die Grundkonfiguration Ihres Workflows. Verwendete Begriffe Administrator Person, die Benutzer zum SpeechLive-Workflow hinzufügt und Beziehungen verwaltet. Autor Person, die Diktate in Form einer Audiodatei aufnimmt. Transkriptionist Person, die aus den Audiodateien (Diktaten) der Autoren Dokumente erstellt.
2 Benutzerverwaltung Hinweis • Sollten Sie ein Testkonto oder ein Konto mit nur einem Benutzer angelegt haben, sind Sie automatisch als Autor angelegt und haben vom System eine E-Mail mit weiterführenden Informationen zur Installation der Software erhalten. Sofern Sie nicht weitere Benutzer hinzufügen, können Sie die folgenden Kapitel bis SpeechScribe Transkriptionsservice überspringen.
Beobachten des Benutzerstatus Unter Bestehende Benutzer können Sie überprüfen, welche Benutzer zum Workflow hinzugefügt wurden. Hier stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: • Einladung erneut senden: Sie können die EinladungsE-Mail jederzeit erneut senden. • Ändern: Sie können die E-Mail-Adresse oder den Sprechenden Namen des Benutzers ändern.
3 Beziehungsverwaltung Sie können Beziehungen zwischen Autoren und Transkriptionisten nur im erweiterten Administrationsmodus verwalten, der für Sie nach dem Kauf des erweiterten Philips SpeechLive-BusinessPakets (PCL1100) bereits freigeschaltet ist. Dieser Modus enthält folgende Funktionen: • Sie können die Sichtbarkeit der Workflow-Ordner für jeden Benutzer individuell einstellen.
4 SpeechScribe Transkriptionsservice Aktivieren von SpeechScribe Der innovative Philips SpeechScribe Transkriptionsservice übernimmt für Sie die Schreibarbeit. Sie müssen nur diktieren, SpeechScribe erledigt den Rest. Darüber hinaus können Sie Prioritäten für wichtige Diktate vergeben, um diese schneller zu erhalten. SpeechScribe unterstützt auch Diktate mit mehreren Sprechern (Interviews, Telefongespräche, Meetings etc.).
Tipp • Aktivieren Sie die automatische Aufladefunktion, die Ihr Konto mit einem vorbestimmten Betrag auflädt, sobald ein bestimmtes Limit erreicht ist. Markieren Sie dazu das Feld Guthaben automatisch aufladen. • Aktivieren Sie die Transkription mit mehreren Sprechern, um auch Interviews, Telefongespräche, Meetings etc. transkribieren zu lassen. Hier können Sie zwischen einem, zwei, drei, vier, fünf oder mehr als fünf Sprechern wählen.
5 Überblick über die Einstellungen und Transkriptionsaufträge 1 • • • • • • • • • Klicken Sie in der Menüleiste auf Konto, um folgende Informationen anzuzeigen: Produktinformation Kontoinformation SpeechLive-Partner für Service und Support SpeechScribe Transkriptionsservice (optional) Historie Transkriptionsservice (optional) Kontoadresse Rechnungsadresse Login-Daten Kommunikationseinstellungen 2 20 Wenn Sie Ihr Konto bearbeiten möchten, klicken Sie auf Konto bearbeiten.
7 Weiterführende Informationen Weiterführende Informationen über BenutzerAnwendungen finden Sie in folgenden Kurzanleitungen: • Philips SpeechLive Kurzanleitung für Autoren • Philips SpeechLive Kurzanleitung für Transkriptionisten Weiterführende Informationen 21
Weder Speech Processing Solutions GmbH noch angeschlossene Gesellschaften sind gegenüber dem Käufer dieses Produktes oder Dritten haftbar in Bezug auf Schadenersatzansprüche, Verluste, Kosten oder Ausgaben, die dem Käufer oder Dritten in Folge eines Unfalles, des falschen Gebrauches oder Missbrauches dieses Produktes oder nicht autorisierten Modifikationen, Reparaturen, Veränderungen des Produktes oder der Nichteinhaltung der Betriebsund Wartungshinweise von Philips erwachsen.
Inhoudsopgave 1 Over deze gids 24 Gebruikte begrippen Gebruikte symbolen 24 24 2 Gebruikersbeheer Auteurs toevoegen Transcribeerders toevoegen Gebruikersstatus bekijken Gebruikerstoepassingen 3 Relatiebeheer Relaties definiëren 4 SpeechScribe transcriptieservice 25 25 25 26 26 27 27 28 SpeechScribe activeren Dictaten verzenden Berichten voor voltooide documenten 28 29 29 5 Overzicht instellingen en transcriptieopdrachten 30 6 Ondersteuningsinformatie 30 7 Meer informatie 31 Inhoudsopgave
1 Over deze gids Hartelijk dank dat u Philips SpeechLive hebt gekozen als uw dicteerworkflow-oplossing in de cloud. In deze gids worden de basisinstellingen van uw workflow behandeld. Gebruikte begrippen Beheerder Persoon die gebruikers aan de SpeechLive-workflow toevoegt en die relaties beheert. Auteur Persoon die dictaten opneemt in de vorm van een audiobestand. Transcribeerder Persoon die uit de audiobestanden (dictaten) van de auteur documenten maakt.
2 Gebruikersbeheer Aanwijzing • Als u een testaccount met één gebruiker hebt aangemaakt, bent u automatisch als auteur ingesteld en hebt u van het systeem een e-mail ontvangen met meer informatie over het installeren van de software. Als u geen verdere gebruikers toevoegt, kunt u het volgende hoofdstuk overslaan tot SpeechScribe transcriptieservice. Auteurs toevoegen 1 Voer onder Nieuwe auteur toevoegen in het veld E-mail het e-mailadres van de gebruiker in.
Gebruikersstatus bekijken Onder Bestaande gebruikers kunt u zien welke gebruikers aan de workflow zijn toegevoegd. Hier zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar: • Uitnodiging opnieuw verzenden: U kunt de e-mailuitnodiging altijd opnieuw verzenden. • Bijwerken: U kunt het e-mailadres of de beschrijvende naam van de gebruiker wijzigen.
3 Relatiebeheer U kunt relaties tussen auteurs en transcribeerders alleen in de geavanceerde beheermodus beheren. Deze is na de aanschaf van het geavanceerde Philips SpeechLiveBusiness pakket (PCL1100) al voor u geactiveerd. Deze modus bevat de volgende functies: • U kunt de zichtbaarheid van de workflow-map voor elke gebruiker individueel instellen. • Transcribeerders kunnen alleen dictaten van die auteurs zien, waarvoor in Relatiebeheer toegangsrecht is verleend.
4 SpeechScribe transcriptieservice SpeechScribe activeren Activeer SpeechScribe door in SpeechLive Beheer de gewenste transcriptietaal te selecteren en uw tegoed voor de transcriptieservice te uploaden. De innovatieve Philips SpeechScribe transcriptieservice neemt u het schrijfwerk uit handen. U hoeft alleen maar te dicteren, SpeechScribe doet de rest. Bovendien kunt u prioriteiten voor belangrijke dictaten stellen, zodat u deze sneller krijgt.
Dictaten verzenden Berichten voor voltooide documenten Na het uploaden van het tegoed voor SpeechScribe kunnen alle gebruikers in hun workflow dictaten naar de transcriptieservice sturen. Standaard ontvangt u de transcriptie per e-mail, via de Philips SpeechExec software of via SpeechLive portaal. Als beheerder kunt u de instellingen voor meldingen in het SpeechLive portaal wijzigen: Meer informatie vindt u in de Snelstartgids voor auteurs resp. transcribeerders.
5 Overzicht instellingen en transcriptie-opdrachten 1 • • • • • • • • • Klik in de menubalk op Account om de volgende informatie weer te geven: Productinformatie Accountinformatie SpeechLive-partner voor service en ondersteuning SpeechScribe transcriptieservice (optioneel) Historie transcriptieservice (optioneel) Accountadres Factuuradres Aanmeldingsgegevens Communicatie-instellingen 2 30 Als u uw account wilt bewerken, klikt u op Account bewerken.
7 Meer informatie Meer informatie over gebruikerstoepassingen vindt u in de volgende snelstartgidsen: • Philips SpeechLive Snelstartgids voor auteurs • Philips SpeechLive Snelstartgids voor transcribeerders Meer informatie 31
Noch Speech Processing Solutions GmbH, noch aangesloten firma's zijn tegenover de koper van dit product of derden aansprakelijk voor schadeclaims, verliezen, kosten of uitgaven die de koper of derden moet maken ten gevolge van een ongeval, verkeerd gebruik of misbruik van dit product, of ten gevolge van ongeautoriseerde modificaties, reparaties, wijzigingen van het product, of veronachtzaming van de bedienings- en onderhoudsinstructies van Philips. Deze gebruikshandleiding is een document en geen contract.
Sommaire 1 À propos de cette notice simplifiée 34 Termes utilisés Symboles utilisés 34 34 2 Gestion des utilisateurs Ajouter des auteurs Ajouter des transcripteurs Observer le statut utilisateur Applications utilisateur 35 35 35 36 36 3 Gestion des relations 37 Définir les relations 37 4 Service de transcription SpeechScribe 38 Activation de SpeechScribe Envoi de dictées Notification pour documents terminés 38 39 39 5 Vue d’ensemble des paramètres et des transcriptions 40 6 Informations sup
1 À propos de cette notice simplifiée Merci d’avoir choisi Philips SpeechLive comme solution de flux de dictée basée dans le cloud. Cette notice simplifiée présente toute la configuration de base de votre flux de travail. Termes utilisés Administrateur Personne qui ajoute les utilisateurs au flux de travail SpeechLive et gère les relations. Auteur Personne qui enregistre les dictées sous forme de fichiers audio.
2 Gestion des utilisateurs Note • Si vous avez créé un compte test ou un compte avec un seul utilisateur, vous êtes automatiquement désigné auteur et le système vous envoie un e-mail avec des informations supplémentaires sur l’installation du logiciel. Si vous n’ajoutez pas d’autres utilisateurs, vous pouvez sauter les chapitres suivants jusqu’à Service de transcription SpeechScribe.
Observer le statut utilisateur Dans Utilisateurs existants, vous pouvez contrôler quels utilisateurs ont été ajoutés au flux de travail. Vous avez les possibilités suivantes : • Renvoyer l’invitation : vous pouvez renvoyer l’e-mail d’invitation à tout moment. • Modifier : vous pouvez modifier l’adresse e-mail ou le pseudonyme de l’utilisateur.
3 Gestion des relations Vous pouvez uniquement gérer les relations entre auteurs et transcripteurs dans le Mode administration avancé, disponible pour vous après l’achat de l’Offre Philips SpeechLive avancée pour entreprises (PCL1100). Ce mode contient les fonctions suivantes : • Vous pouvez configurer la visibilité du dossier de flux de travail individuellement pour chaque utilisateur.
4 Service de transcription SpeechScribe Le service de transcription innovant Philips SpeechScribe gère la saisie pour vous. Il vous suffit de dicter, SpeechScribe s’occupe du reste. Vous pouvez en outre définir des priorités pour les dictées importantes afin de les recevoir plus rapidement. SpeechScribe supporte aussi les dictées en plusieurs langues (interviews, conversations téléphoniques, réunions etc.).
Envoi de dictées Notification pour documents terminés Après avoir chargé le crédit du service de transcription, tous les utilisateurs peuvent envoyer des dictées vers le service de transcription depuis leur flux de travail. Par défaut, vous recevez la transcription par e-mail, via le logiciel Philips SpeechExec ou via le portail SpeechLive.
5 Vue d’ensemble des paramètres et des transcriptions 1 • • • • • • • • • Cliquez sur Compte dans la barre de menu afin d’afficher les informations suivantes : Information produit Information compte Partenaire SpeechLive pour service et assistance Service de transcription SpeechScribe (en option) Historique du service de transcription (en option) Adresse du compte Adresse de facturation Données de Login Paramètres de communication 2 Si vous souhaitez éditer votre compte, cliquez sur Éditer compte.
7 Informations supplémentaires Vous trouverez des informations supplémentaires pour les utilisateurs dans les notices simplifiées suivantes : • Philips SpeechLive Notice simplifiée pour auteurs • Philips SpeechLive Notice simplifiée pour transcripteurs Informations supplémentaires 41
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