Anleitung Inbetriebnahme timeCard - Komplettsystem
timeCard Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Willkommen 1 Kapitel 2 Vorabinformation 2 2.1 Systemvoraussetzungen .................................................................................................... 2 2.2 Was kann mein Programm? .................................................................................................... 2 2.3 Lizenzinformationen .................................................................................................... 2 Kapitel 3 Inbetriebnahme 4 3.
Inhalt 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 Benutzer anlegen ........................................................................................................................................... 60 Benutzergruppenverw ........................................................................................................................................... altung 61 Abteilungen ..................................................................................................................................
timeCard Zutrittsprofil übertragen .................................................................................................................................................. 158 7.1.6 Funktionensübersicht ......................................................................................................................................................... 159 7.1.7 Terminaleinstellungen .................................................................................................................
Willkommen 1 Willkommen Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, herzlichen Dank, dass Sie sich für unser Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystem timeCard entschieden haben! Durch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitszeiten ist es immer wichtiger, Arbeitszeiten nicht nur zu erfassen, sondern gezielt verschiedene Arbeitszeitmodelle zur effizienten Steuerung der betrieblichen Abläufe einzusetzen.
timeCard 2 Vorabinformation 2.1 Systemvoraussetzungen Einzelplatz- / Serverinstallation: Windows 2000 SP 4 / XP 32 Bit / 2003 Server 32/64 Bit / Vista 32/64 Bit / 2008 Server 32/64 Bit / 7 32/64 Bit / Server 2008 RC2 64 Bit Internet Explorer ab 6.0 min. 800 MB freier Festplattenspeicher, min. 1 GB mit PC Buchungsterminal min. 1 GB Arbeitsspeicher Grafikkarte: mindestens 1024x768 / 256 Farben (besser 32.
Vorabinformation Statistik Mitarbeiterübersicht, Zeitraumkalender, Zielerreichung, Jahresübersicht Zweites Gleitzeitkonto Schichtplanung Schichterkennung und Erkennungsregeln Sonderzeitermittlung Sollanwesenheit der Mitarbeiter Schichtmodul Mitarbeiter-Modul 10 Mitarbeiter-Modul 25 timeCard PCBuchungsterminal timeCard Client Nutzer Erweiterung ZutrittskontrollSoftwaremodul 10 Mitarbeiter + Ausweis 25 Mitarbeiter + Ausweis 10 Nutzer 25 Nutzer 25 Personen Die Basislizenz kann mit den jeweiligen Modulen bz
timeCard 3 Inbetriebnahme In der Grundausstattung besteht timeCard aus dem Multiterminal und der zugehörigen PC-Software, sowie den Mitarbeiterausweisen. Wir haben drei verschiedene Terminalhardwareversionen des Multiterminal im Einsatz. Diese unterschiedlichen Versionen sind hinsichtlich Ihrer Einrichtung und Initialisierung unterschiedlich zu behandeln. Folgende Versionen gibt es: 1. Multiterminal DS Für die DS - Variante werden folgende Mitarbeiterausweise verwendet. 2.
Inbetriebnahme 3.1 Feststellen der Terminalvariante Um die Hardwarevariante zu ermitteln, schalten Sie das Terminal stromlos, indem Sie den Netzstecker ziehen und wieder stecken. Nach dem Neustart erscheint im Display folgende Informationen. Hinter der der Produktbezeichnung (1) erhalten Sie die Information, ob es sich um ein DS, CARD oder ein RO -Terminal handelt. Haben Sie eine DS - Variante lesen Sie bitte hier 5 weiter. Haben Sie eine CARD oder RO - Variante lesen Sie bitte hier weiter. 3.
timeCard G: C - Cancel – Taste H: i/F - Funktionstaste I: RFID-Symbol Es ist jederzeit möglich, das Multiterminal DS System mit dem timeCard ZutrittskontrollSoftwaremodul und einem externen RFID-Leser DES zu einem Zeiterfassungs-Komplettsystem mit Zutrittskontrolle zu erweitern. Die Schritte für die Inbetriebnahme sind bei beiden Varianten zu großen Teilen gleich, weshalb die vorliegende Anleitung für beide Ausführungen gilt.
Inbetriebnahme Wichtiger Hinweis: Notieren Sie sich den Schlüssel oder fotografieren Sie ihn vom Display ab und archivieren Sie die Unterlagen an einem gesicherten Ort. Aus Sicherheitsgründen wird dieser Schlüssel nicht im PC gespeichert und kann auch nicht wieder angezeigt werden! Bitte beachten Sie bei der Vergabe Ihres Terminalschlüssels unbedingt die folgenden Punkte: Erstellen Sie eine möglichst uneinheitliche Zahlenkombination.
timeCard wieder ein und warten Sie, bis ein Piepton ertönt und im Display des Terminals ‚Start’ angezeigt wird. Drücken Sie dann sofort die i/F Taste, danach gelangen in das timeCard Applikationsmenü. 2. Drücken Sie im Menüpunkt ‚Schlüssel Verwaltung’ des timeCard Menüs (s.o.) die -Pfeiltaste bis Sie im Display den Punkt ‚Ausweis anlegen’ angezeigt bekommen und drücken Sie die OKTaste. 3. Im Display erscheint nun die Meldung ‚Bitte Admin Ausweis’ 4.
Inbetriebnahme Abnehmen der Frontabdeckung Position der LEDs 9
timeCard 3.3.2 Befestigung Multiterminal Das Multiterminal ist für die Wandmontage konzipiert. Sie haben die Möglichkeit die Kabelverlegung für das Gerät Auf- und Unterputz zu verlegen. Hierzu sind zwei Öffnungen im Multiterminal vorgesehen. Um das Multiterminal zu öffnen, müssen Sie mit dem Öffnungsschlüssel in die vorderen Löcher an der Oberseite des Gerätes drücken und somit die interne Haltelaschen zu lösen.
Inbetriebnahme Mit dem beigefügten Befestigungsmaterial können Sie das Gerät an der Wand befestigen. Nutzen Sie dazu die Befestigungslöcher in der Geräterückseite. Befestigungslöcher Befestigungsmaterial Die Anschlussklemmen auf der Gerätehäuserückseite dienen dem Anschluss des externen RFIDLesers (J6) (nur Zutrittskontrolle) und der externen Türkomponenten (J13) (nur Zutrittskontrolle), sowie einer möglichen externen Stromversorgung entsprechend der Steckerbelegung im Kapitel Anschlussplan 12 .
timeCard 3.3.3 Anschlussplan, Steckerbelegung und Leitungstypen Anschlussplan Das Terminal wird standardmäßig mit einem Steckernetzteil ausgeliefert, es kann aber auch mit einem externen Netzteil (+5,3 V / 1A) über die Klemmen 21 und 21 von J13 versorgt werden. In diesem Fall darf das Steckernetzteil nicht im Terminal eingesteckt sein. Die anschließbaren Türsensoren sollten zum Schutz vor Kontaktkorrosion türseitig mit Goldkontakten ausgestattet sein.
Inbetriebnahme Steckerbelegung Stecker J6 - externer Leser Name Stecker Terminal Stecker externer Leser Leitung 1 1 1 Leitung 2 2 2 not connected 3 3 not connected 4 4 not connected 5 5 Leitung 3 6 6 Leitung 4 7 7 Leitung 5 8 8 Leitung 6 9 9 Schirm 10 10 Notiz Stecker J13 - externe Türkomponenten Name Stecker Terminal Relais 1 / Türöffner Schließer* 11 Relais 1 / Türöffner Öffner* 12 Relais 1 / Türöffner Basis* 13 Relais 2 / Hupe Schließer* 14 Relais 2 / Hupe Öffn
timeCard 4 Installation Zur Installation der timeCard-Software benötigen Sie zwingend Administratorrechte an Ihrem System. Dies gilt auch für die weiterführenden Schritte nach dem Neustart zur Komplettierung der Installation. Um mit timeCard arbeiten zu können, benötigen Sie Schreibrechte sowohl im timeCard-Verzeichnis als auch im sapdb-Verzeichnis. Diese Verzeichnisse befinden sich nach Abschluss der Installation im Ordner Programme.
Installation Wenn Sie ein Compact-Paket mit TransportCard Funktion haben, setzen Sie den Haken bei Transport-Karten Unterstützung. Wenn Sie ein premium oder premium plus Paket verwenden, brauchen Sie den Haken nicht zu setzen. Schließen Sie bei der Compact-Set Installation den USB Leser erst nach der Installation an. Bevor die timeCard Anwendungs-Software installiert wird, können Sie auswählen, ob es sich um eine Systeminstallation oder eine Clientinstallation handelt. 1.
timeCard Einzelplatz- Installation Bei diesem Installationstyp installieren Sie die timeCard auf einem Einzelplatz als Systeminstallation.
Installation Client- Server- Installation Bei diesem Installationstyp installieren Sie die timeCard auf einem PC als System- bzw. Serverinstallation und die Clients als Clientinstallation. 4.2 1. Installieren Sie zuerst den Server (Systeminstallation). Der Server muss im Netz vorhanden sein und per IP- Adresse ansprechbar sein. 2. Installieren Sie danach auf jedem Client- PC die Client-Software. Nach dem Starten der Software werden Sie nach der IP Adresse der Datenbankverbindung gefragt.
timeCard Drücken Sie [Next] und folgen Sie einfach dem Deinstallationsassistenten.
Die Terminals 5 Die Terminals Die timeCard Zeiterfassungspakete sind mit einem hochwertigen Terminal ausgestattet. Das Gerät kann bis zu 7.000 Buchungen speichern, wobei die Daten in einem nichtflüchtigen Speicher abgelegt sind. So ist gewährleistet, dass die Daten auch im Gerät gehalten werden, wenn es nicht an der Stromversorgung angeschlossen ist, z.B. beim Transport zum Erfassungs-PC bei OfflineVerarbeitung.
timeCard 5.
Die Terminals Steckernetzteil aus der Steckdose ziehen. Warten Sie ca. 3 Sekunden und drücken Sie während Sie das Steckernetzteil wieder einstecken die Taste, bis im Display das Device Menu angezeigt wird. Device Menu Untermenü Shortcuts Erklärung MAC Kernel-Version Formatting 3 4 2 Software Anzeige der MAC-Adresse Anzeige der Kernelversion Formatieren des Terminals -> Anwendung ist PIN-geschützt Hardware External Interface Biometric Interface Funktion ist noch nicht belegt.
timeCard Gateway-Adress Boot-IP Nummerntasten. Der Punkt wird mit der Taste festgelegt. Zur Übernahme der Subnetmaske zweimal die OK - Taste drücken. Einstellen der Gateway-Adress mit Hilfe der Nummerntasten. Der Punkt wird mit der Taste festgelegt. Zur Übernahme der Gateway-Adresse zweimal die OK - Tastedrücken. Es werden nur gültige Gateway-Adressen oder die DefaultAdresse 0.0.0.0 in den Einstellungen übernommen und gespeichert. Festlegen, wie die IP bezogen wird.
Die Terminals Neuer Schlüssel Ausweis anlegen Alter Schlüssel loe. (löschen) Admin vergeben Autom. Buchungszeit Anlegen eines neuen Terminalsschlüssels. Genaue Informationen erhalten Sie hier 6 . Hier beschreiben Sie Ihre Mitarbeiterkarten mit dem Terminalsschlüssel für die sichere Kommunikation. Dazu müssen Sie die angelegte Admin-Karte vor das RFID Logo des Terminal halten und danach dann die Mitarbeiterkarte. Der Schlüssel wird auf die neue Karte geschrieben. Der alte Terminalschlüssel wird gelöscht.
timeCard Online Menue Online Modus Memory Test Wird noch nicht verwendet. Startet einen Speichertest des Terminals. Sollten Fehler auftreten, schicken Sie bitte das Terminal an unseren Support. Die Gerätefunktionen Kommen/ Gehen Buchung Durch Vorhalten des Mitarbeiterausweises wird gebucht. Wenn die vorgeschlagene Buchung nicht korrekt ist, kann durch Drücken der oder Taste eine andere Buchungsart ausgewählt werden. Durch einfaches Eingeben der Mitarbeiternummer am Terminal kann ebenfalls gebucht werden.
Die Terminals Einstellen der Netzwerkparameter Die Software timeCard arbeitet mit festen IP-Adressen. Die Einstellungen des Terminals werden hierfür im Device Menu vorgenommen. 1. Um ins Device Menu zu gelangen, schalten Sie das Terminal stromlos, indem Sie den Stromstecker ziehen. Drücken Sie während Sie den Stromstecker einstecken die Taste bis das Device menu angezeigt wird. 2. Wählen Sie mit den Pfeiltasten 3. Wählen Sie nun mit Hilfe der Pfeiltasten LAN settings aus. Bestätigen Sie dies mit OK.
timeCard Bei der Montage ist darauf zu achten, dass das Gerät nur in geschützten Innenräumen zum Einsatz kommt. Feuchte oder stark staubhaltige Umgebungen sind zu vermeiden! Um das Terminal mit dem PC zu verbinden, wird das mitgelieferte Verbindungskabel mit dem RJ12Stecker in die entsprechende Buchse am Terminal und der SubD-Stecker in eine freie serielle Schnittstelle am PC eingesteckt.
Die Terminals Gerätefunktion Tastenbezeichnung Tastenbezeichnung A: - Gehen – Taste (Backspace-Taste bei Eingaben) B: - Abwesenheits 76 – Taste (Löschen-Taste bei Eingaben) C: ?|* - Projekt/ Salden – Taste D: - Kommen – Taste E: |E - Enter/ Pfeiltaste F: |C - Cancel/ Pfeiltaste Funktionen Kommen/ Gehen Buchung Durch Vorhalten des Mitarbeiterausweises wird gebucht. Wenn die vorgeschlagene Buchung nicht korrekt ist, kann durch Drücken der oder Taste eine andere Buchungsart ausgewählt werden.
timeCard über den Nummernblock und anschließender Bestätigung mit der ?|* Taste wird das Projekt im Terminal angelegt. 6. Auswahl des Projekts mit der ?|* Taste –> Projektnummer blinkt. 7. Bestätigen der Auswahl mit der |E Taste > Tätigkeitenschlüssel über den Nummernblock eingeben. 8. Bestätigen der Eingabe mit der |E Taste > Buchung des Projektbeginns. Buchen von Projektende 1. Bei eingesteckter Karte oder beim Vorhalten des Transponders die ?|* Taste drücken. 2. Ziffer 2 über den Nummernblock eingeben.
Die Terminals Wenn Sie ein Update durchführen möchten, drücken Sie den Button Terminalupdate. Durch die Auswahl der Sprache können Sie dem Terminal beim Update eine andere Sprache zuweisen. Es ist auch möglich nur die Sprache zu ändern, ohne jedes mal ein Update durchzuführen. Dazu setzen Sie einfach den Haken bei Nur die Sprache übertragen und schon wird nur die Sprache des Terminals geändert.
timeCard Dieses automatische Update funktioniert nur bei Terminalversionen ab Version 3.02. Um für Versionen vor 3.02 ein Terminalupdate durchzuführen, kontaktieren Sie bitte unseren Support. 5.4 Netzwerkadapter 5.4.1 Funktion Mit dem Netzwerkadapter können Sie die Kommunikation der timeCard Software mit dem cyberJack time bequem über ein Netzwerk vollziehen.
Die Terminals 5.4.2 Konfiguration des Netzwerkadapters Damit der Netzwerkadapter im Netzwerk funktioniert, müssen Sie ihm eine IP zuweisen. Falls Sie mehrere Netzwerkadapter mit den zugehörigen cyberJack time an einer timeCard Installation betreiben wollen, so müssen nachfolgende Schritte für jeden Netzwerkadapter einzeln durchgeführt werden. Die nachfolgenden Schritte funktionieren nur für Windows 2000 und XP.
timeCard Schritt 5 Im folgenden Fenster konfigurieren Sie die serielle Schnittstelle. Geben Sie hier bitte folgende Daten an. Bits Pro Sekunde ( Baud rate ) = 9600 Daten Bits ( Data bits ) = 8 Parität ( Parity ) = keine (none) Stoppbits ( Stop bits ) = 1 Flusssteuerung ( Flow Control ) = keine (none) Schritt 6 Sie erhalten nun ein leeres Fenster. Durch Betätigen der Eingabetaste (Return/Enter) werden Sie aufgefordert den Benutzername und das Passwort einzugeben.
Die Terminals Die ersten drei Stellen der IP Adresse müssen identisch mit Ihrem System sein, die vierte kann dann einem freien Platz zugeordnet werden. Mit dem Befehl get ip können Sie die aktuell eingestellten Daten überprüfen. Bitte geben Sie nun den Befehl set serial 38400 8 n 1 h h n 50 ein, damit die serielle Schnittstelle korrekt konfiguriert wird.
timeCard Mit dem Befehl get serial können Sie die aktuell eingestellten Daten überprüfen. Schritt 8 Sind alle Einstellungen richtig, so müssen Sie diese mit dem Befehl save abspeichern.
Die Terminals Schritt 9 Nun muss nur noch ein Reboot des Netzwerkadapters durchgeführt werden. Bitte geben Sie dafür den Befehl reboot ein. Bitte beachten Sie, dass Sie nach Betätigung der Return-Taste keine Bestätigung des Programms mehr erhalten. Dies ist normal. Schritt 10 Stellen Sie nun den roten Schiebeschalter am Netzwerkadapter wieder nach Links auf Data. Sie können das Programm HyperTerminal (oder PuTTY) nun beenden.
timeCard Stellen Sie unter Sessions den Verbindungstyp (Connection type) auf Serial.
Die Terminals Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie der Session einen Namen vergeben und mit Save die Einstellungen speichern. Über Open öffnen Sie die serielle Schnittstelle und Sie erhalten folgendes Bild. Sie können nun mit den Schritten 6-10 identisch. 5.4.3 32 der Windows XP Anleitung fortfahren. Diese sind dann Anschluss des Netzwerkadapters Schließen Sie den cyberJack time und den Netzwerkadapter mit dem Kabel, welches beim cyberJack time dabei war, zusammen.
timeCard 6 timeCard 6.1 Die Software Nach dem Starten des Programms, durch Doppelklicken auf den timeCard Button auf dem Desktop, erhalten Sie folgendes Bild: Hier legen Sie den Super-Administrator fest, der die Verwaltung von timeCard übernimmt. Genaue Informationen zur Personenverwaltung erhalten Sie im Kapitel Personenverwaltung 58 .
timeCard Um weitere Lizenzen hinzuzufügen, müssen Sie Administrator sein. Sollten Sie keine Administratorrechte besitzen, ist der Button Lizenz hinzufügen nicht anwählbar. Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
timeCard 6.1.1 Aufbau des Programms 6.1.1.1 Hauptmaske Menüleiste, Symbolleiste Alle Befehle können wahlweise über die Symbol- oder die Menüleiste ausgewählt werden. Mitarbeiterbereich Auswahl, welcher Mitarbeiter angezeigt wird. Die An-/Abwesenheitsanzeige erreichen Sie über Auswertung -> An-/Abwesenheitsanzeige. Hier wird Ihnen gezeigt, ob ein Mitarbeiter an- oder abwesend ist. Dies wird Ihnen durch einen roten Punkt (abwesend) oder durch ein grünes Quadrat (anwesend) symbolisiert.
timeCard Tagesbuchungen Hier werden die Buchungen des gewählten Tages und des gewählten Mitarbeiters angezeigt. Kalender Aktuellen Tag mit der linken Maustaste auswählen. Der Grund für eine Tagesabwesenheit 76 kann mit der rechen Maustaste eingegeben werden. Die Dauer der Tagesabwesenheit kann von der Sollzeit, welche im Arbeitszeitprofil 70 hinterlegt ist, übernommen werden oder per manueller Eingabe festgelegt werden.
timeCard 6.1.1.
timeCard Unter Allgemeine Einstellungen legen Sie folgende Sachen fest. Clienttyp Hier legen Sie fest, wie die timeCard Software starten soll. Wenn Sie die den Haken "Als Demoanwendung starten" setzen, dann startet die Software mit einer Demodatenbank. Sie müssen aber noch im Reiter Server den Demoserver aktivieren. Genauere Informationen zur Demoanwendung erhalten Sie im Kapitel Demodatenbank 51 . Sprache Hier legen Sie die Sprache der Software fest. Es ist ein Neustart der Software erforderlich.
timeCard 44
timeCard Server Unter Server können Sie folgende Einstellungen zur Datenbank vornehmen. Demoeinstellungen Hier können Sie sich eine Demodatenbank einrichten. Mit dieser Datenbank können Sie die Software timeCard kennen lernen und die verschiedensten Sachen ausprobieren und testen. Sehen Sie hierzu das Kapitel Demodatenbank 51 . Archiveinstellung Aktivieren Sie hier den Archivserver. Genauere Informationen erhalten Sie im Kapitel Archivierung 96 .
timeCard Anzeige Unter Anzeige können Sie folgende Anzeigeeinstellungen vornehmen: Zeitangaben Wählen Sie hier aus, wie die Zeitangaben in der Software dargestellt werden sollen. Die Anzeige der Sekunden ist aufgrund des Zahlenformates nur für die Sprache Deutsch vorgesehen. Die Unterscheidung Dezimal <> HH:MM bezieht sich dann aber nur auf die zu berechnenden Werte, alle anderen Werte (z.B. Buchungen) werden als HH:MM) dargestellt.
timeCard Kummulierung deaktiviert Kummulierung aktiviert Farbeinstellungen Hier können Sie die Farben definieren, die Ihnen im Kalender bzw. in der Buchungsübersicht angezeigt werden. Es können die Kalenderfarben sowie die Schriftfarbe in der Buchungsübersicht geändert werden. Bei der Abwesenheit kann die Schriftfarbe aus den Farbdefinitionen der Abwesenheitskonten 76 übernommen werden. Setzen Sie dazu einfach entsprechend den Haken.
timeCard Terminal Unter Terminal werden Einstellungen für den Anschluss und der Datenübertragung der Terminals vorgenommen. Anlegen der Terminals Klicken Sie auf den Button Neu (1). Es öffnet sich folgendes Fenster.
timeCard Modus Offline Modus Online Geben Sie hier einen Namen (2) für das Terminal an. Setzen Sie den Haken bei Terminal aktiv (2) und das Terminal ist aktiviert. Ist der Haken nicht gesetzt, kann keine Kommunikation mit dem Terminal erfolgen. Stellen Sie dann die gewünschte Betriebsart (3) ein. Die Betriebsart Online bedeutet, dass der Datenaustausch zwischen Terminal und Software automatisch erfolgt. Es kann im Online-Modus keine manuelle Terminalabfrage erfolgen.
timeCard Kommunikation zwischen Terminal und Software im Netzwerk erfolgen soll. Dies gilt nur für die Betriebsart Offline (5). Bei der zulässigen Unterbrechungszeit (7) haben Sie die Möglichkeit eine zulässige Unterbrechungszeit ( 0 bis 30 sek.) fest zu legen, d.h. sollten Verbindungsfehler beim Senden bzw. Empfangen der Daten auftreten, wird zuerst die eingestellte Zeit abgewartet. Wird in dieser Zeit keine neue Verbindung aufgebaut, dann wird eine Fehlermeldung generiert.
timeCard Unter dem Reiter PC-Terminal legen Sie fest, welche Funktionen die Benutzer am PC-Terminal 124 (Zusatzlizenz erforderlich) ausführen dürfen. 6.1.3 Erste Schritte fürs erfolgreiche Arbeiten Um einen Einblick in die Arbeitsweise der Software zu bekommen, werden Sie jetzt durch ein paar Schritte geführt. Am Schluss werden Sie ein Blatt Papier ausdrucken, auf dem die Arbeitszeiten Ihres Mitarbeiters dargestellt sind.
timeCard Aktivieren Sie den Haken bei Demoserver (1). Wählen Sie aus, welche Demodatei (2) Sie laden möchten und bestätigen Sie dies mit dem Button Übernehmen (3). Es stehen vier verschiedene Demodatenbanken zur Auswahl. 1. Zeiterfassung.demo - Zeiterfassungsdatenbank In dieser Datenbank sind Mitarbeiter angelegt. 54 und dazugehörige Tagesbuchungen 57 für ca. 2 Monate 2. Projekterfassung.demo - Projekterfassungsdatenbank Diese Datenbank setzt auf die Zeiterfassungsdatenbank auf.
timeCard angelegt. timeCard als Demoanwendung starten Wechseln Sie zum Reiter Allgemeine Einstellungen. Sie erhalten folgendes Fenster Setzen Sie den Haken bei Clientyp (4) Als Demoanwendung starten. Starten Sie die Software erneut und Sie erhalten folgende Ansicht. Sie erkennen an dem roten Schriftzug Demo, dass Sie sich in einer Demodatenbank befinden. Bei der Erstinstallation der Demodatenbank müssen Sie gegebenenfalls einen Super-Administrator 38 anlegen.
timeCard Um wieder zu Ihrer Arbeitsdatenbank zu gelangen, gehen Sie über das Menü Extras > Einstellungen und klicken dort auf den Reiter Server. Markieren Sie dort den Punkt Im Standard-Betrieb starten und klicken auf den Button OK. Nach einem Neustart von timeCard ist die Original- Datenbank wiederhergestellt und Sie können beginnen Ihre Daten zu erstellen. Beachten Sie: Sie können keine Daten von der Demodatenbank auf die Original timeCard Datenbank übernehmen.
timeCard Legen Sie einen neuen Mitarbeiter an, indem Sie auf dem Button Neu (1) klicken. Vergeben Sie einen Namen (2) und wählen Sie die Einstellung Mitarbeiterrolle aus. Weisen dem Mitarbeiter eine Ausweisnummer (3) zu. Diese Ausweisnummer finden Sie auf den mitgelieferten Chipkarten. Jetzt geben Sie noch einen Terminaltext (4) an, der auf dem Terminal ausgegeben werden soll. Weisen Sie dem angelegten Mitarbeiter unter dem Reiter Arbeitszeit (5) noch ein Arbeitszeitprofil 65 zu.
timeCard Sie haben hier die Möglichkeit zu entscheiden, welche Daten Sie übertragen möchten. Wenn Sie die zu übertragenden Daten ausgewählt haben, drücken Sie den Button Starten. Die Daten werden jetzt an das Terminal übertragen. Es werden immer alle Daten, auch die die sich nicht geändert haben, übertragen. Solange der Abgleich mit dem Terminal stattfindet, können keine Buchungen am Terminal durchgeführt werden. Es kann immer nur ein einziger Client Aktionen mit dem Terminal durchführen.
timeCard Bei der Übertragung der Buchungen werden auch Salden (Urlaub, Überstunden), die sich geändert haben, mit dem Terminal abgeglichen 6.1.3.6 Manuelle Buchung Manuelle Buchungen sind notwendig, wenn z.B. ein Mitarbeiter vergessen hat am Terminal zu buchen. Sie können diese Buchung am PC in die Software eingeben. Dazu klicken Sie auf folgenden Button. Im folgenden Fenster können Sie die zusätzlichen Buchungen vornehmen.
timeCard Sie legen einen Buchungssatz mit 16 Uhr GEHEN an und bestätigen mit [OK]. Für einen Mitarbeiter haben Sie zwei Buchungssätze vorliegen. Einen Kommen um 8 Uhr und einen manuell angelegten Datensatz Gehen um 16 Uhr. Jetzt wollen Sie die Daten auch ausdrucken 58 . 6.1.3.7 Ausdrucken Um die Daten zu drucken klicken Sie auf folgenden Symbol in der Symolleiste: Sie erhalten die Auswahl, ob Sie die Monatsübersicht des selektierten Mitarbeiters oder die Monatsübersicht aller Mitarbeiter drucken wollen.
timeCard Auf der linken Seite (1) sehen Sie die Mitarbeiterliste. Hier können Sie die Mitarbeiter anlegen und auch wieder löschen. Bei (2) legen Sie die Grunddaten, wie Name, Ausweisnummer der Mitarbeiter an. Die Personen, die Sie anlegen, können zwei Rollen annehmen. Die Person kann als Mitarbeiter oder als Benutzer angelegt werden. Eine Person kann aber auch beide Rollen inne haben.
timeCard 6.1.4.1.1 Benutzer anlegen Klicken Sie den Button in der Symbolleiste und es öffnet sich folgendes Fenster. Sie sehen hier den Benutzer (1), den Sie beim Erststart der Software angelegt haben. Dieser Benutzer ist Ihr Super-Admin und sollte nicht gelöscht werden. Neuen Benutzer anlegen Klicken Sie auf den Button . Geben Sie für den Benutzer einen Namen und Vornamen (2) an. Setzen Sie den Haken bei Benutzerrolle (3). Für Ihren Benutzer vergeben Sie bitte nun einen Anmeldenamen (1).
timeCard ausgeführt. Der neue Benutzer erscheint auf der linken Seite bei den Personen. Benutzer und Mitarbeiter können mit Hilfe des Buttons gelöscht werden. 6.1.4.1.2 Benutzergruppenverw altung Durch Klicken des Buttons in der Symbolleiste gelangen Sie in die Berechtigungsgruppenverwaltung. Alternativ gelangen Sie über das Menü Verwaltung > Benutzergruppen in die Benutzergruppenverwaltung. Auf der linken Seite sehen Sie die bereits von uns vordefinierten Benutzergruppen (1).
timeCard Die Benutzergruppen können mit dem Button wieder gelöscht werden. Die bereits voreingestellten Benutzergruppen Super-Administrator und PC-Terminal können nicht gelöscht werden. 6.1.4.1.3 Abteilungen Abteilungen anlegen Über das Menü Verwaltung > Abteilung gelangt man zur Abteilungsverwaltung. Hier legen Sie die Abteilungen an und verwalten diese. Um eine neue Abteilung anzulegen, klicken Sie auf den Button Neu (1). Vergeben Sie einen Namen und eine Bemerkung (2).
timeCard 6.1.4.1.4 Mitarbeiter anlegen und ändern Klicken Sie den Button in der Symbolleiste und es öffnet sich folgendes Fenster. Über folgende Maske werden Mitarbeiter neu angelegt und die Daten bestehender Mitarbeiter können geändert werden. Die Mitarbeiter werden nach dem Anlegen alphabetisch geordnet. Klicken Sie auf den Button Neu (1). Vergeben Sie unter (2) folgende Sachen. Nachname/Vorname Hier werden Vor- und Nachname des Mitarbeiters eingegeben.
timeCard Bemerkung Hier können Sie eine Bemerkung zur Person schreiben. Feiertagsprofil Hinterlegen Sie hier einen Feiertagsprofil. Mehr Informationen zum Feiertagsprofil erhalten Sie im Kapitel Feiertagsverwaltung 98 . Mitarbeiterrolle Bei den Einstellungen zur Mitarbeiterrolle haben Sie die Möglichkeit, ein Wechseldatum einzustellen.
timeCard Jede Mitarbeiternummer ist eindeutig und kann nur einmal vorkommen. Erst wenn der Mitarbeiter gelöscht wird, kann dieselbe Nummer wieder verwendet werden. Achtung: Die Löschung des Mitarbeiters führt zur Löschung des kompletten Datensatzes, inklusive der Projektbuchungen. Sollten Sie einen Mitarbeiter nicht mehr verwenden wollen, setzen Sie unter Sonstiges ein Austrittsdatum ein. Terminaltext Der hier eingegebene Text wird dem Mitarbeiter bei allen Buchungsvorgängen am Terminal angezeigt.
timeCard Optionales Profil Hier können Sie ein optionales Arbeitszeitprofil aktivieren, welches Sie dann in der Hauptmaske, an jedem beliebigen Tag, dem Mitarbeiter zuordnen können. Dann wird das Standard Arbeitszeitprofil für diesen Tag durch das optionale Arbeitszeitprofil ersetzt. Bitte beachten Sie, dass Sie das optionale Profil nicht an zwei Tagen hintereinander ab Eintrittsdatum hinterlegen können. Sie haben sonst nicht die Möglichkeit das optionale Profil zu deaktivieren.
timeCard den geleisteten Überstunden und der Überstundenkarenzzeit gutgeschrieben, vorausgesetzt er hat mehr Überstunden als die Zeit, die bei der Überstundenkarenzzeit angegeben ist. Beispiel 1: Sie tragen eine Überstundenkarenzzeit von 10 Stunden ein. Der Haken bei Zeit abziehen ist nicht gesetzt. Der Mitarbeiter macht 19 Überstunden im Monat, dann werden dem Mitarbeiter auch 19 Stunden effektiv in der Monatsübersicht angerechnet.
timeCard Beachten Sie: Wenn Sie den Stundensatz rückwirkend ändern, können sich auch die Projektkosten ändern. Einstellungen Urlaub Folgende Daten können Sie beim Reiter Urlaub eingeben: Urlaub Hier kann die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr eingegeben werden. Unter Urlaub zuweisen zum können Sie entscheiden, ob der Jahresurlaub zum Jahresbeginn, zum Erfassungsbeginn oder zum Eintrittsdatum automatisch zugewiesen werden soll.
timeCard Das Saldo des zweiten Gleitzeitkontos (Nur Add-On-Paket enthalten) kann unter Angabe eines Grundes jeden Monat verringert werden. Wenn Sie den Button Gleitzeitzuschlag (GZZ) drücken, öffnet sich folgendes Fenster und Sie können nun für jeden Tag des Monats eine Änderung der Gleitzeit vornehmen. Sie haben die Möglichkeit einen Änderungsgrund anzugeben und können einem offenen Projekt diese Gleitzeitänderung zuweisen.
timeCard 6.1.4.3 Arbeitszeitprofile anlegen und ändern Über das Menü Verwaltung > Arbeitszeitprofile gelangen Sie in die Arbeitszeitprofileverwaltung. Hier können Sie Arbeitszeitprofile erstellen, bearbeiten, kopieren und löschen. Auf der linken Seite werden die vorhandenen Profile aufgelistet. Auf der rechten Seite können Sie die individuellen Einstellungen des ausgewählten Profils ändern. Die Arbeitszeitprofile können in der Verwaltung nach Profilname, Abteilung und ID sortiert werden.
timeCard Beim Profil Tagessoll weisen Sie dem Arbeitszeitprofil direkt eine Sollzeit pro Tag zu. In der Saldenübersicht erscheinen dann die aufsummierten Sollstunden der einzelnen Tage des Monats. Sollzeit 8 Stunden im Profil AZ_Profil_40 Monatssoll 136h aus den Azahl der Tage summiert. Es sind zwei Tagessoll- und ein Monatssoll- Arbeitszeitprofil, sowie eine TagessollArbeitszeitprofil-Vorlage vordefiniert.
timeCard Vergeben Sie zuerst einen Namen des neuen Profils. Kürzel und Farbe sind optional und werden für den Schichtbetrieb benötigt. Rundung Sie können die erfassten Buchungen auch Runden lassen. Es stehen die Optionen 5, 10 oder 15 Minuten zur Verfügung. Wenn die entsprechende Option aktiviert wurde, werden alle Buchungen auf die nächsten 5, 10 oder 15 Minuten gerundet. Bitte beachten Sie, dass immer zu Gunsten der Arbeitgeber gerundet wird. Bsp.
timeCard angezeigt, wenn Sie die Filteroption aktuell in Verwendung verwenden. Nach der Deaktivierung der Einstellung "aktuell in Verwendung", wird das Profil in der Personenverwaltung (Arbeitszeitprofil und Optionales Profil), bei der Vergabe von Profilen in der Schichtplanung und bei der Vergabe von Profilerkennungsregeln nicht mehr aufgelistet, außer das AZ-Profil ist bereits einem Mitarbeiter oder einer Profilerkennungsregel bereits zugewiesen.
timeCard Beim AZ-Profil Monatssoll gibt es keine Sollzeit. Anstatt der Sollzeit können Sie einen Zeitwert pro Tag hinterlegen. Dieser Zeitwert ist der Wert, mit dem die Ganztagesabwesenheiten 76 gebucht werden. Kernzeit In der Kernzeit besteht Anwesenheitspflicht. Wird in dieser Zeit nicht gearbeitet, kommt der Hinweis Kernzeitverletzung und der Kalendertag wird dunkelrot hinterlegt. Ist nur die erste Kernzeit aktiviert, dann wird die erste und letzte Buchung des Mitarbeiters überprüft.
timeCard Gebuchte Pause (2) des Mitarbeiters Die Änderung der gebuchten Pause kann noch mit einem Buchungsgrund versehen werden und wird vom System nicht mehr mit den vorgegebenen Zeiten generiert. Generierte Pausenzeit (3) Beispiel 2 Pausenzeit wird überschritten: Sie haben eine Pause von 45 Minuten zwischen 12 und 14 Uhr festgelegt. Ihr Mitarbeiter bucht von 12 bis 14.00 Uhr eine Pause. Das ist nominell eine Pause von 120 Minuten. Die Tagesbuchungen sehen wie folgt aus.
timeCard Sie geben bei Tagespause eine Pause von 15 Minuten ein und bei der Mindestanwesenheit geben Sie 3 Stunden ein. Dann werden dem Mitarbeiter am Tag genau 15 Minuten abgezogen, wenn er mindestens 3 Stunden anwesend war, egal wann er die Pause macht. Wenn er eine Pause stempelt, die z.B. 15 Minuten länger als die festgelegten 15 Minuten sind, dann wird auch die Pausenüberschreitung mit berücksichtigt und auf die Dauer aufaddiert.
timeCard Es gibt 2 Arten von Konten, die vordefinierten Konten und die freidefinierbaren Konten. Sie haben die Möglichkeit zwanzig Abwesenheitskonten frei zu definieren. Über den Button Neu erstellen Sie ein neues Abwesenheitskonto. Sie können direkt das Kürzel (Anzeige im Terminal), den Namen und die Beschreibung in der Textbox ändern. Sobald Sie auf OK drücken werden Ihre Änderungen übernommen und stehen Ihnen im Programm zur Verfügung.
timeCard Ersatzzeit aktiviert. Auffüllung bis zum Tagesoll. Tagessoll ist in den Arbeitszeitprofilen Stunden definiert. Bei der Auffüllung der Ersatzzeit zum Tagessoll werden die nicht abgeschlossene Abwesenheiten bis zum Tagessoll aufgefüllt. 70 mit 8 Die Ersatzzeit kann nur für Konten aktiviert werden, die als Arbeitszeit gebucht werden. Die Abwesenheitskonten können Sie durch Rechtsklick im Kalender erfassen.
timeCard 6.1.4.5 Buchungen anlegen und ändern Vergessene Buchungen von Mitarbeitern können Sie ergänzen. Die Auswahl der entsprechenden Funktion erfolgt über den Button [Neue Buchung]. Zeit Hier wird die Uhrzeit der Buchung in der Form HH:MM eingegeben (z.B. 8 Uhr ist 08:00). Zeit (gerundet) Hier wird die gerundete Uhrzeit angezeigt. Die Rundungen stellen Sie im jeweiligen Arbeitszeitprofil 70 ein. Buchungsart Hier kann die Buchungsart Kommen, Gehen oder Projektwechsel angegeben werden.
timeCard Wenn eine fehlerhafte Buchungsabfolge vorliegt, erscheint ein Hinweis auf inkonsistente Buchungsabfolge. Eine fehlerhafte Buchungsabfolge liegt vor, wenn z.B. keine Gehen-Buchung nach einer Kommen-Buchung erfolgt. Bei einer inkonsistenten Buchungsabfolge wird der entsprechende Tag nicht berechnet. Korrigieren Sie die Inkonsistenz und die Tagessaldis werden wieder berechnet. Buchungen löschen Sie haben die Möglichkeit komplette Buchungen zu löschen.
timeCard 6.1.4.6 Übersichtskalender 6.1.4.6.1 Zeitraumkalender Über das Menü Auswertung > Übersichtskalender > Zeitraumkalender gelangt man zum Zeitraumkalender. Mit diesem Kalender erhalten Sie eine Übersicht über die An- und Abwesenheiten aller Mitarbeiter. Diese werden farblich in einer Tabelle dargestellt. Sie können wählen, ob Sie sich die Übersicht über einen Monat oder einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen. Drücken Sie dazu den entsprechenden Button.
timeCard entsprechenden Tag mit der rechten Maustaste und wählen Tag ansehen aus. Sie springen in das Hauptprogramm und können den ausgewählten Tag bearbeiten. Zielerreichung Um die Zielerreichung nutzen zu können, ist die Zusatzlizenz Add-On erforderlich. Mit der Zielerreichung können Sie sich anzeigen lassen, wie das Verhältnis der Sollzeit zu den tatsächlich geleisteten Ist-Stunden der ausgewählten Mitarbeiter ist. Dies wird Ihnen in einem Balkendiagramm dargestellt.
timeCard Sie können in der Jahresübersicht nach Mitarbeiter suchen, bei denen die Buchungen inkonsistent oder unerlaubt sind oder bei denen eine Kernzeitverletzung vorliegt. Dazu markieren Sie einfach den entsprechenden Button und bestätigen mit dem grünen Haken. Jetzt werden alle Mitarbeiter sondiert, die eines dieser Kriterien erfüllen. Mit Mitarbeiter vor oder Mitarbeiter zurück können Sie durch die Mitarbeiter navigieren und gegebenenfalls Tage korrigieren.
timeCard In dieser Auswahl können Sie sich die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter und die dazugehörigen Monate anzeigen und ausdrucken lassen. Über den Button [Drucken] werden die Arbeitszeiten ausgedruckt. Mit Hilfe der Navigationsbuttons kann sowohl zwischen den Monaten [Monat zurück/Monat vor], als auch zwischen den einzelnen Mitarbeitern [Mitarbeiter zurück/Mitarbeiter vor] vor- und zurückgeblättert werden.
timeCard Export der Monatsübersicht in eine Excel-kompatiblen Datei Zur Weiterverarbeitung oder zur Übergabe in andere Programme können Sie die Buchungsdaten in eine Datei exportieren, die z.B. von Microsoft Excel leicht importiert werden kann. Der Button [Export] in der Monatsübersicht erzeugt aus den Monatsdaten eine TXT-Datei. Der Import in Excel erfolgt folgendermaßen: Öffnen Sie Excel und öffnen über Datei > Öffnen die erstellte TXT-Datei. Es öffnet sich ein Textkonvertierungs-Assistent.
timeCard Buchungen bei abgeschlossenem Monat Sie können abgeschlossene Monate wieder freigeben und die Buchungen dann bearbeiten. Wählen Sie den entsprechenden Monat aus und drücken den Button Monat freigeben. Wenn Sie den Monat freigeben, werden alle nachfolgenden Monate auch freigegeben. Beachten Sie: Die freigegebenen Monate werden bei der Freigabe neu berechnet. Haben Sie aktuelle Einstellungen, wie z.b. die Arbeitszeitprofile oder Überstundenlimit verändert, können sich die Monatssaldis verändern.
timeCard abgeschlossenen Monate automatisch freigegeben. Die Buchungen werden vom Terminal ausgelesen und anschließend werden die Monate wieder geschlossen. Ist der Haken nicht gesetzt, werden eventuelle Buchungen von abgeschlossenen Monate verworfen. Die verworfenen Buchungen werden Ihnen in einer Übersicht dargestellt. Verw orfene Buchungen 6.1.4.9 Mitarbeiterübersicht In der Mitarbeiterübersicht wird Ihnen übersichtlich die aktuellen Gleitzeitsaldos und der Resturlaub aller Mitarbeiter angezeigt.
timeCard Wählen Sie den zu betrachtenden Zeitraum und Ihnen stehen folgende Auswertungen zur Verfügung: Arbeitszeitprofil: In der Auswertung wird Ihnen angezeigt, welche Arbeitszeitprofile den Mitarbeitern im ausgewählten Zeitraum zugewiesen wurden.
timeCard Stundensatz: In der Auswertung wird Ihnen angezeigt, welche Stundensätze den Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum zugewiesen wurden. Anwesenheit: Bei dieser Auswertung haben Sie die Möglichkeit, sich die Anwesenheiten der Mitarbeiter in vier verschiedenen Darstellungen anzeigen zu lassen. Tabelle (Einzeln) Tabelle (Vergleich) Diagram - Diese Statistikfunktion steht Ihnen auch ohne Zusatzlizenz zur Verfügung.
timeCard Darstellung als Diagramm Gestempelte Abwesenheit In dieser Auswertung werden alle gestempelten Abwesenheiten 76 der Mitarbeiter dargestellt. 6.1.4.10 Projektverwaltung Mit der Projektverwaltung erhalten Sie ein leistungsstarkes Auswertungstool, mit dem Sie Ihre Projekte verwalten, überwachen und Projektkosten berechnen lassen können. Sie legen Projekte an und können dann die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter auf diese Projekte buchen.
timeCard 6.1.4.10.1 Projekte anlegen Über das Menü Verwaltung > Projekte gelangen Sie zur Projektverwaltung. Alternativ können Sie auch folgendes Icon in der Symbolleiste drücken. Es öffnet sich folgendes Menü. Hier werden alle Projekte angezeigt, die von Ihnen angelegt wurden. Über den Button [Neu] werden neue Projekte angelegt.
timeCard 6.1.4.10.2 Projekte buchen Sie können Ihre Projekte bequem am Terminal buchen. Wie Sie dabei vorgehen, wird Ihnen in den Funktionen des Terminals 25 beschrieben. Projektzeiten manuell buchen Projekte können auch direkt über die Software gebucht werden. Dazu betätigen Sie folgenden Button. Nun können Sie bei der Buchungsart den Projektbeginn auswählen. Beim Menüpunkt Projekt können Sie das entsprechende Projekt anhand der Projektnummer oder anhand des Projektnamens auswählen.
timeCard In diesem Fenster können Sie Ihre Auswahlkriterien bestimmen. In unserem Beispiel wählen wir den Mitarbeiter aus und selektieren das Projekt mit der Anzeige der dazugehörigen Tätigkeiten. Mit der Auswahl des Zeitraums grenzen wir unsere Auswertung zeitlich ein. Die Selektion der Kriterien im Mittelteil können Sie mit der STRG Taste ausführen. Dann sagen Sie [Anzeigen] und bekommen im nächsten Fenster eine Übersicht, wie viel die selektierten Mitarbeiter für diese Projekte gearbeitet haben.
timeCard Beispielausw ertung 1 Mitarbeiter > 2 Projekte > Tätigkeiten Selbstverständlich können Sie auch nach anderen Kriterien auswerten. Den Auswertungsmöglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. Sie können z.B. schauen wie lange die Mitarbeiter für ein Projekt, mit den entsprechenden Tätigkeiten, gearbeitet haben. Beispielausw ertung 1 Projekt > 2 Mitarbeiter > Tätigkeiten Oder Sie wählen eine Tätigkeit aus, selektieren die Mitarbeiter und lassen sich die Projekte anzeigen.
timeCard Beispielausw ertung Tätigkeit > 2 Mitarbeiter > Projekt Sie können alle Auswertungen in eine Textdatei exportieren. Die Textdatei hat dann diesen 103 Aufbau. 6.1.4.10.4 Tätigkeiten Über das Menü Verwaltung > Tätigkeiten gelangen Sie zur Verwaltung der Tätigkeiten. Alternativ können Sie auch folgendes Icon in der Symbolleiste drücken. Sie haben die Möglichkeit maximal 255 verschiedene Tätigkeiten anzulegen.
timeCard 6.1.4.11 Archivierung Mit der Archivierungsfunktion haben Sie die Möglichkeit Ihre Monatsdaten zu archivieren. Es können immer nur Daten archiviert werden, die mindestens 1 Jahr zurückliegen. Erstellte Archivdateien können nicht wieder in die aktuelle Datenbank übernommen werden. Hinweis: Sollten Ihre Daten älter als 2 Jahre sein, werden Sie aufgefordert eine Archivierung vorzunehmen. Auch wenn ihre Datenbank zu voll wird, werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie eine Archivierung machen sollten.
timeCard Die so erstellten Archive werden in der Archivverwaltung gelistet. Um sich ein erstelltes Archiv anzuschauen, markieren Sie es. Dann wählen Sie Laden und das ausgewählte Archiv wird geladen. Das geladene Archiv ist mit einem grünen Haken gekennzeichnet. Betätigen Sie dann den Button Anzeigen und Ihr Archiv wird angezeigt. Das eine Archivdatei geladen wurde, erkennen Sie an der andersfarbigen Darstellung des Programms. Im Archiv können Sie alle Auswertungen vornehmen.
timeCard Wenn Sie eine Archivierung durchgeführt haben, dann können Sie den Zeiterfassungsbeginn beim Mitarbeiter nicht mehr ändern. Wenn Sie Archivdateien laden und sich anschauen, dann wird ein Archivserver gestartet. Sind Sie mit dem Anschauen fertig, dann können Sie den Archivserver, unter Extras > Einstellungen > Server, wieder abschalten. 6.1.4.12 Feiertagsverwaltung Die Feiertagsverwaltung erreichen Sie übers Menü Verwaltung > Feiertage.
timeCard Feiertagsliste importieren Im nächsten Schritt wird dem ausgewählten Feiertagsprofil und dem gewählten Jahr eine Feiertagsliste hinzugefügt. Klicken Sie auf folgenden Button und es öffnet sich folgendes Fenster. Es gibt drei Möglichkeiten eine Feiertagsliste dem ausgewählten Jahr zuzuordnen. Entweder Sie wählen eine Feiertagsdatei (1) aus, oder Sie verwenden eine von uns vordefinierte Konfiguration (2) oder Sie übernehmen ganz einfach die Feiertage aus dem Vorjahr (3).
timeCard Die Feiertage sind nun importiert und erscheinen im Kalender blau hinterlegt. Sie können selbstverständlich auch eigene Feiertage definieren. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Tag (1) und wählen Neuen Feiertag anlegen. Es erscheint folgendes Fenster Geben Sie eine Bezeichnung des neuen Feiertages ein. Entscheiden Sie sich, ob es ein beweglicher Feiertag oder ein fester Feiertag ist.
timeCard Dabei kann die aktuelle Feiertagsliste mit der zu importierenden Datei vermischt werden. Wählen Sie hier Nein, dann wird die aktuelle Feiertagsliste nicht gelöscht oder wählen Sie JA, dann wird die aktuelle Liste mit der Importdatei überschrieben. Wenn Sie Nein gedrückt haben und es überschneiden sich Feiertage, dann werden Sie gefragt, ob Sie die Feiertage der aktuellen Liste beibehalten wollen. Wählen Sie Ja, dann wird der aktuelle Feiertag der Liste beibehalten.
timeCard 6.1.5 Import/ Export von Daten 6.1.5.1 Import Mit timeCard haben Sie die Möglichkeit verschiedene Daten zu importieren. Über das Menü Datei > Import gelangen Sie zu der Funktion Import. Beim Import können Sie Buchungen, Mitarbeiterdaten, Projekte und Terminaldaten aus selbstangelegten txt - Dateien importieren. Die Importdatei des PC-Terminal hingegen, wird automatisch aus dem PC-Buchungsterminal generiert. Siehe hierzu das Kapitel Datenübertragung an die Systemdatenbank 128 .
timeCard 6.1.5.1.1 Anforderungen an Importdateien Das Format der Dateien muß UTF8 sein. Erstellen Sie eine Textdatei. Öffnen Sie diese mit dem Texteditor von Windows und speichern diese mit dem Befehl Datei > Speichern unter ab. Bei der Codierung wählen Sie bitte UTF8 aus. Die Erweiterung der Importdateien muß *.txt sein.
timeCard Aufbau der txt Datei Die erste Zeile der Text Datei ist immer die Erkennungszeile, damit timeCard erkennen kann, ob Sie Buchungen 105 (Booking), Mitarbeiterdaten 106 (Employee) oder Terminaldaten 108 (Terminal) importieren möchten. Die zweite Zeile ist die sogenannte Definitionszeile. In dieser Zeile stehen die Felddefinitionen der Datenbanktabelle. Diese Felddefinitionen geben an, wie die folgenden Datenzeilen zu interpretieren sind.
timeCard Buchungs-Import-Datei Die Erkennungszeile wird mit Booking gekennzeichnet. Felddefinition Feld Erklärung Employees number Mitarbeiternummer Pass card number Ausweisnummer Date Buchungsdatum TT.MM.
timeCard Alle Felder sind Pflichtfelder, die unbedingt angegeben werden müssen. Mitarbeiter-Import-Datei Die Erkennungszeile wird mit Employee gekennzeichnet. Felddefinition Feld First name Surname Employees number Pass card number Working hour profile Holidays Date of birth Entry Start of recordation Monthly debit Overtime limit Department Erklärung Vorname Nachname Mitarbeiternummer Ausweisnummer Arbeitszeitprofil, z.B. AZ_Profil_40 Urlaub in Tage oder Stunden, z.B. 24 Geburtsdatum TT.MM.
timeCard Projekt-Import-Datei Die Erkennungszeile wird mit Project gekennzeichnet. Felddefinition Feld Project number Project name Project name (Terminal) Activation Erklärung Projektnummer, maximal 7 Zeichen Projektname Projektname am Terminal, maximal 16 Zeichen Aktivierung des Projekts 1 bedeutet aktiviert 0 bedeutet nicht aktiviert Wenn ein Projekt bereits existiert, dann wird nur das Feld ‚Activation’ berücksichtigt. Die Überprüfung findet anhand des Feldes ‚Project number’ statt.
timeCard Terminal-Import-Datei Die Erkennungszeile wird mit Terminal gekennzeichnet. Felddefinition Feld IP address Name Activation 6.1.5.2 Erklärung IP-Adresse des Terminals Name des Terminals Aktivierung des Terminals 1 bedeutet aktiviert 0 bedeutet nicht aktiviert Export Über dem Menü Datei > Export stehen Ihnen die Funktionen des Exportes zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit die Monatsdaten aller oder des selektierten Mitarbeiters zu exportieren. Siehe auch hier 85 .
timeCard Sie können auswählen, ob Sie alle Buchungen des Monats oder nur neue Buchungen, die seit dem letzten Export hinzugekommen sind, exportieren möchten. Setzen Sie dazu den entsprechenden Punkt in diesem Fenster. Der Export Buchungen aller Mitarbeiter exportieren erfolgt in eine Datei, die auch wieder über die Import 102 Funktion Buchung eingespielt werden kann. 6.1.6 Datensicherung Um eine Datensicherung durchzuführen, gehen Sie bitte wie folgt vor.
timeCard Wählen Sie die entsprechende Sicherung aus der Liste aus. Wählen Sie den Button . Nun wird Ihr Datensicherung wiederhergestellt. Das Programm wird geschlossen, da die Sicherung erst in die Datenbank konvertiert werden muss. Starten Sie das Programm erneut und die Daten werden hergestellt. Der Vorgang des Sichern bzw. des Wiederherstellen der Daten kann einige Minuten in Anspruch nehmen. 6.1.7 Update Um das Update durchführen zu können, benötigen Sie Admin-Rechte für den jeweiligen PC.
timeCard 6.1.8 Kommandozeilenfunktion timeCard ist eine Graphical User Interface (GUI)-Anwendung. Sie kann auch mit eingeschränktem Funktionsumfang als Kommandozeilen-Anwendung arbeiten. Beim Start wird anhand der Kommandozeilen-Argumente entschieden, ob die Anwendung als GUIoder Kommandozeilen-Applikation läuft. Falls kein Argument angegeben wird, startet die Anwendung als GUI-Anwendung. Die Kommandozeilen-Applikation funktioniert nur, wenn die timeCard Anwendung geschlossen ist.
timeCard Beispiel 1 - Buchungen auslesen Um die Buchungen aus den aktiven Terminals auszulesen, muss beim Ausführen (1) der Parameter -terminal read bookings mit angehangen werden. Dies sieht dann wie folgt aus (2). Beispiel 2 - Backup erstellen Um ein Backup zu erstellen, muss beim Ausführen (1) der Parameter -backup mit angehangen werden. Der entsprechende Aufruf sieht dann wie folgt aus (3).
timeCard Kommandozeilenaufruf Lizenzaufruf Mit der Version 3.1.7 gibt es für reinen Kommandozeilenbetrieb von timeCard eine eigene Lizenzpflicht. Durch Aufruf von timeCardCmd.exe –licence wird timeCard mit dem Lizenzerfassungs-Dialog gestartet. Nun können Sie weitere Lizenzen hinzufügen. Backup Um das Backup ausführen zu können, benötigen Sie Administratorrechte. Aufruf: timeCardCmd.
timeCard timeCard kann immer nur mit einem dieser Befehle in einem Aufruf ausgeführt werden. Die Importfunktion setzt bestimmte Anforderungen an die zu importierenden Dateien. Siehe dazu hier 103 . Importieren von Mitarbeiterdaten Der Befehl importiert aus einer UTF-8-Datei Mitarbeiterdaten in die timeCard-Datenbank. Aufruf: timeCardCmd.exe -import employees {file} Parameter: {file} Dateiname (bzw. Komplett- oder Relativpfad). Die angegebene Verzeichnisstruktur muss existieren.
timeCard {file} {replace} 1 = Projektbuchungen 2 = Zeitbuchungen 3 = Zeit- und Projektbuchungen Dateiname (bzw. Komplett- oder Relativpfad). Die angegebene Verzeichnisstruktur muss existieren. 1 = Datei ersetzen 0 = nicht ersetzen, eventl. Abbruch Exportieren der neuen Buchungen Beim Einlesen der Buchungen von den Zeiterfassungsterminals bzw. auch bei der manuellen Erfassung wird diesen Buchungssätzen das Flag EXPORTIERT=FALSE gesetzt.
timeCard Reportausgabe Der Befehl erstellt einen Excelreport eines gegebenen Zeitraums, durch ein definiertes Reportprofil. Weiterhin kann bestimmt werden, ob eine eventuell vorhandene gleichnamige Exportdatei überschrieben werden soll. Aufruf: timeCardCmd.exe {replace} -report {toDate} {profile} {file} Parameter Erklärung {fromDate} Von-Datum (Format dd.MM.yyyy) {toDate} Bis-Datum (Format dd.MM.yyyy) {profile} Profilname Siehe Reportprofile 122 Dateiname (bzw. Komplett- oder Relativpfad).
timeCard ,: <> > Beim erstmaligen Drücken erscheint das Komma -> 8. Beim zweiten Drücken erscheint der Doppelpunkt -> 08: Setzen von Komma bzw. : Beim dritten Drücken erscheint der Doppelpunkt -> 08:00: Beim vierten Drücken erscheint der Doppelpunkt -> 08:00:00 Der eingegeben Wert wird ins Dezimalformat oder Umwandlung Dezimal <> ins Uhrzeitformat umgerechnet. Uhrzeit 8.250000 <> 08:15:00 Umrechnung in Stunden, Minuten und Sekunden 6.2 Produktzubehör 6.2.1 Transportkarte 6.2.1.
timeCard des Terminals ziehen. Beim Einstecken des Steckers erscheint auf dem Display die Versionsnummer. Wie Sie die Terminalversion updaten können, erfahren Sie hier 28 . Es werden immer alle Daten, auch die die sich nicht geändert haben, übertragen, so dass Sie hier die Möglichkeit haben selbst zu entscheiden, welche Daten Sie übertragen möchten. Wenn Sie die zu übertragenden Daten ausgewählt haben, drücken Sie den Button Starten. Die Daten werden jetzt an das Terminal übertragen.
timeCard 6.3 Erweiterungsmodule Um die Erweiterungsmodule nutzen zu können, sind kostenpflichtige Zusatzlizenzen notwendig. 6.3.1 Add-On-Paket Das Add-On-Paket beinhaltet folgende Programmteile bzw. Funktionen. Reportgenerator Ist ein universelles Tool , dass alle Daten, die in der timeCard vorhanden sind, seien es Daten die in der Datenbank stehen oder zur Laufzeit berechnet werden, exportiert.
timeCard 6.3.1.1.1 Report generieren Über die Symbolleiste Auswertung -> Report generieren gelangen Sie zum Reportgenerator. Bitte wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter mit Hilfe der Shift-Taste (1) und das gewünschte Reportprofil (2) aus. Geben Sie den Zeitraum des Reports (3) ein und einen Dateinamen (4) an. Sie können den Report im .XLS oder .CSV- Format ausgeben. Über den Button Erweitert können Sie einen Standardausgabeordner für die Exportdatei angeben.
timeCard Wenn Sie den Haken bei „erstellte Datei anzeigen“ gesetzt haben, wird danach sofort MS Excel geöffnet und die Daten angezeigt. Tipp: Wenn Sie sich z.B. Geburtstage anzeigen lassen möchten, dann wählen Sie nur einen Zeitraum von einem Tag.
timeCard 6.3.1.1.2 Reportprofile In den Reportprofilen wird definiert, welche verfügbaren Daten aus timeCard (Felder), die in der Datenbank gespeichert sind oder zur Laufzeit berechnet werden, exportiert werden sollen. Es gibt fünf vordefinierte Reportprofile, die nicht verändert oder gelöscht werden können. Zu den Reportprofilen gelangen Sie, indem Sie in der Symbolleiste Auswertung -> Reportprofile klicken. Hier können Sie Reportprofile erstellen und wieder löschen.
timeCard Es können beliebig viele Reportprofile definiert werden. Für jedes Profil muss zuerst eine eindeutige Bezeichnung (1) vergeben werden. Zur Vereinfachung können die fünf vordefinierten Reportprofile als Vorlage (2) genutzt und gegebenenfalls abgewandelt werden. Verschieben Sie hierzu einfach die verfügbaren Felder (4) in den Bereich ausgewählte Felder. Mittels Vorlagenimport (3) können Reportprofile importiert werden. Diese kundenspezifischen Profile können Ihnen z.B.
timeCard 6.3.1.1.3 Reportfelder Zu der Reportfeldverwaltung gelangen Sie, indem Sie in der Symbolleiste Auswertung -> Reportfelder klicken. Hier können neue Reportfelder definiert werden, die dann in den Reportprofilen 122 im Bereich verfügbare Felder ausgewählt werden können. Die Reportfeldverwaltung ist speziell bei der Definition von Sonderzeiten ein sehr wichtiges Tool, um Zeiten in einem definierten Zeitraum mittels Reportprofil zu ermitteln, z.B.
timeCard Weisen Sie diesen Personen außerdem die Benutzergruppe PC-Terminal zu. Installation Zur Installation der PC-Terminal Software benötigen Sie unbedingt Administratorrechte an Ihrem System. Dies gilt auch für die weiterführenden Schritte nach dem Erststart des PC-Terminal zur Komplettierung der Installation. Das PC-Buchungsterminal kann nur einmal an einem TerminalServer gestartet werden.
timeCard Wenn Sie das PC-Terminal auf einem Terminal-Server installieren möchten, wählen Sie die Installation ohne lokale Datenbank aus. Deinstallation Die vollständige Deinstallation der timeCard Software erfolgt folgendermaßen: Über Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung > Software können Sie die Software time Card deinstallieren. Folgendes Bild erscheint. Drücken Sie auf den Button Weiter und die Deinstallation beginnt. Sie werden noch gefragt, ob Sie die Datenbank des PC-Terminals löschen möchten.
timeCard Starten Sie das PC-Terminal über den Desktop-Button . Geben Sie die IP-Adresse des Rechners an, auf dem die timeCard (Systeminstallation) vorhanden ist Beim allerersten Start des PC-Terminals muss sich der Hauptadministrator anmelden, damit die Datenbank initialisiert werden kann. Weiterhin muss der Client-PC Verbindung zum Rechner haben, auf dem eine Systeminstallation von timeCard vorhanden ist. Danach kann sich sich der Administrator ausloggen.
timeCard Online-Modus Offline-Modus Im oberen Bereich sehen Sie Ihren Namen, Ihre Personalnummer und die Gleitzeit- und Urlaubsguthaben (Verfügbar nur im Online-Modus). Auf der rechten Seite sehen Sie den Status Ihrer Verbindung, die Uhrzeit (Systemzeit vom Server) und das Datum. Weiterhin können Sie sich die Monatsübersicht anzeigen lassen, Projekte anlegen oder eine Projektauswertung durchführen (Verfügbar nur im Online-Modus). Arbeitszeitbuchungen nehmen Sie im mittleren Bereich vor.
timeCard Terminal mit der Systemdatenbank synchronisiert. Sie können aber auch die Synchronisation manuell starten. Über die Menüleiste Datei > Synchronisieren werden die Buchungsdaten an die Systemdatenbank übertragen. Offline-Modus Im Offline-Modus steht die Synchronisation nicht zur Verfügung. Die Daten können aber über Extras > Export in eine txt-Datei exportiert und in die Systemdatenbank von timeCard als Buchungssatz importiert werden.
timeCard Datev Zur Formatbeschreibung der Zeitwirtschaftsdaten wird von uns eine INI-Datei mitgeliefert. Die Datei ist unter „…\timeCard\ImpExp“ zu finden. Der Dateiname lautet „DatevImport.ini“. Zuerst müssen Sie diese INI - Datei über den ASCII-Import-Assistenten der Datev Software importieren. Der Assistent ist auf der Mandantenebene unter Menü > Extras zu finden.
timeCard Hier weisen Sie unseren Konten die Lohnartnummern Ihrer Lohnbuchungssoftware zu. Beachte Sie, dass nur Konten 76 in dieser Auswahl erscheinen, die als Arbeitszeit gebucht angelegt sind. Das Konto Ist-Zeit ist die normale gebuchte Zeit des Mitarbeiters. Bestätigen Sie mit OK und folgendes Fenster erscheint. Geben Sie den gewünschten Monat der Abrechnung an und wählen Sie einen Speicherort der Export-Datei und bestätigen Sie mit OK.
timeCard Bestätigen Sie mit OK und folgendes Fenster erscheint. Die Eingabe der Mandantennummer ist von Sage ein gewünschtes Pflichtfeld. Geben Sie den gewünschten Monat der Abrechnung an und wählen Sie einen Speicherort der Export-Datei und bestätigen Sie mit OK. Die exportierte TXT-Datei kann nun mit Hilfe der Importschnittstelle der Sage-Software importiert werden. Lesen Sie hierzu die Sage-Bedienungsanleitung. ADDISON Die ADDISON-Software kann nur Monatssalden importieren.
timeCard Die Eingabe der Mandantennummer ist von ADDISON ein gewünschtes Pflichtfeld. Geben Sie den gewünschten Monat der Abrechnung an und wählen Sie einen Speicherort der Export-Datei und bestätigen Sie mit OK. Der Name der ADDISON-Exportdatei (imp_lbw.txt) wird von ADDISON vorgegeben und darf nicht verändert werden. Die exportierte TXT-Datei kann nun mit Hilfe der Importschnittstelle der ADDISON-Software importiert werden. Lesen Sie hierzu die ADDISON-Bedienungsanleitung. 6.3.1.
timeCard Im nächsten Schritt müssen Sie bei den Mitarbeitern den Schichtbetrieb aktivieren. Klicken Sie auf das Symbol und Sie erhalten den Mitarbeiterdialog. Im Reiter Arbeitszeit aktivieren Sie den Schichtbetrieb für den ausgewählten Mitarbeiter. Die Aktivierung des Schichtbetriebs ist erst ab dem selektierten Tag im Kalender wirksam. Genauso verhält es sich, wenn Sie den Schichtbetrieb wieder deaktivieren.
timeCard Hier sehen Sie die Mitarbeiter, für die der Schichtbetrieb aktiviert ist. Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Tag können Sie die Arbeitszeitprofile zuweisen. Schichteintrag mit farblicher Markierung Sie können auch bereits angelegte Schichteinträge auf andere Mitarbeiter übertragen. Dazu markieren Sie einfach den entsprechenden Bereich. Mit rechter Maustaste und dem Befehl Kopieren werden die markierten Einträge kopiert.
timeCard Bei Tagen, denen Sie kein Profil zugewiesen haben, wird ein Standardprofil verwendet, welches eine einfache Erfassung der Kommen/ Gehen-Buchungen ermöglicht. 6.3.2.1 Profilerkennungsregel Mit dem Erstellen von Profilerkennungsregeln, haben Sie die Möglichkeit Regeln zu erstellen, die dazu dienen, anhand der ersten gebuchten Kommen Zeit, AZ-Profile automatisch dem Mitarbeiter zu zuweisen. Beachten Sie: Die Erkennungsregeln werden nur angewandt, wenn Buchungen aus dem Terminal ausgelesen werden.
timeCard Auf der rechten Seite können Sie Zeiträume und dazugehörige AZ-Profile den angelegten Regeln zuweisen. Klicken Sie auf den Button Neu (4) und Sie erhalten folgendes Fenster. Hier geben Sie den Zeitraum und das dazugehörige AZ-Profil ein. Bestätigen Sie mit OK und die Erkennungszeit erscheint auf der rechten Seite. Pro Regel können Sie mehrere Erkennungszeiten anlegen.
timeCard 3. Erkennungszeit: 21:30-23:00 Uhr <- Nachtschicht Bucht der Mitarbeiter in den definierten Zeiträumen, werden automatisch die hinterlegten AZ-Profile für die Zeiterfassung verwendet. 6.3.2.2 Auswertung Bei dem Schichtmodul können Sie einige Auswertungen generieren. Mit der Auswertung Sonderzeitermittlung können Sie sich die Zeiten der Mitarbeiter anzeigen, die sie in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet haben.
timeCard Sollanwesenheit der Mitarbeiter Über das Menü Auswertung > Sollanwesenheit der Mitarbeiter gelangen Sie in das entsprechende Menü. Wählen Sie ein Datum aus, das Sie untersuchen wollen. Aktivieren Sie ein Zeitintervall. Wenn Sie den Haken bei Teilanwesenheiten berücksichtigen setzen, erhalten Sie auch eine Auswertung, wenn die Mitarbeiter nur teilweise bei denen von Ihnen gewählten Zeitintervall anwesend sind.
timeCard 7 Zutrittskontrolle (ZuKo) Die Zutrittskontrolle ist eine Erweiterung zur timeCard und wird über eine zusätzliche Lizenz freigeschaltet. Wie Sie eine zusätzliche Lizenz eingeben, erfahren Sie hier 2 . Diese Lizenz aktiviert die Zutrittskontrollfunktion für 25 Personen. Möchten Sie weitere Personen für die Zutrittskontrolle nutzen, dann können Sie beliebig viele Erweiterungslizenzen (z.B. Zutrittskontroll-Softwaremodul 25 Personen) eingeben.
Zutrittskontrolle (ZuKo) 7.1.1 Erststart Wenn Sie die Software timeCard gestartet haben und die Zutrittskontroll-Lizenz eingegeben haben, können Sie über das Icon 2 in der Symbolleiste zur Zutrittskontrolle wechseln. Beim Erststart der Zutrittskontrolle werden Sie aufgefordert einen Zuko-Schlüssel zu erstellen. Dieser Schlüssel wird für die sichere Kommunikation Server und Terminal benötigt. Bitte bestätigen Sie die Aufforderung einen Zuko-Schlüssel zu erstellen.
timeCard 7.1.2 Aufbau des Programms 7.1.2.1 Hauptmaske Menüleiste, Symbolleiste Alle Befehle können wahlweise über die Symbol- oder die Menüleiste ausgewählt werden. Tabellensymbolleiste Symbolleiste für den schnellen Zugriff auf die Tabellen Personengruppe Anzeige der angelegten Personengruppen Weiterführende Informationen finden Sie hier 151 . Eingangs -und Berechtigungsgruppen Anzeige der angelegten Eingangs- und Berechtigungsgruppen Weiterführende Informationen finden Sie hier 153 .
Zutrittskontrolle (ZuKo) Zeitraumübersicht Grafische Übersicht der Berechtigungen Weiterführende Informationen finden Sie hier 144 . Statusleiste In der Statusleiste werden Ihnen folgende Sachen angezeigt: Alarmübersicht: Ein Icon blinkt, wenn eine neue Alarmmeldung vorhanden ist. Meldungsübersicht: Ein Icon blinkt, wenn eine neue Meldung vorhanden ist. Anzeige der IP – Adresse des Servers 7.1.2.
timeCard 7.1.2.3 Zeitraumübersicht Die Zeitraumübersicht bietet eine grafische Übersicht über die Berechtigungen. Zur Visualisierung werden folgende Farben verwendet: rosa: Kein Zutritt definiert, daher wird er verweigert. grün: Der Zutritt wird gewährt. rot: Der Zutritt wird verweigert. Ist ein kompletter Zeitraum als „gewährt“ bzw. „verweigert“ definiert, so wird der entsprechende Bereich komplett in Grün bzw. in Rot angezeigt.
Zutrittskontrolle (ZuKo) Personen festlegen Legen Sie eine Personengruppe an (1).Markieren Sie die Mitarbeiter (2), die Sie der Personengruppe zuordnen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Weiter. Sollten Sie schon Zutritte definiert haben, können Sie diese Zutritte den ausgewählten Mitarbeiter zuordnen (3). Es werden alle Einstellungen übernommen und der Assistent wird beendet.
timeCard Eingänge festlegen Legen Sie hier die Eingänge fest, indem Sie den Button Neu betätigen. Geben Sie einen Namen des Eingangs (1) an. Weisen Sie dem Eingang ein Terminal (2) zu. es kann immer nur ein Terminal einem Eingang zugeordnet werden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Für Informationen zu den erweiterten Terminaleinstellung klicken Sie bitte hier 159 .
Zutrittskontrolle (ZuKo) Der Eingang wurde angelegt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Weiter. Berechtigungen festlegen Legen Sie hier die Berechtigungen fest, indem Sie den Button Neu betätigen.
timeCard Geben Sie einen Namen der Berechtigung an (1). Geben Sie dann an, in welchem Zeitraum (2) die Berechtigung den Zutritt erlauben oder verweigern soll. Dabei stehen folgende Parameter zur Verfügung: Startdatum - Beginn der Berechtigung Enddatum - Ende der Berechtigung. Ist keine Endzeit gewünscht, kann dies abgewählt werden. Zeitbeginn - Startzeit der Berechtigung Zeitende - Endzeit der Berechtigung Bei Beginn- und Endzeit sind die Eingaben zwischen (einschl.) 0:00 Uhr und 23:59 Uhr möglich. Ist z.
Zutrittskontrolle (ZuKo) Die Berechtigung wurde angelegt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Weiter. Zum Abschluss des Zuko Assistenten wird Ihnen eine Zusammenfassung über das erstellte Zutrittsprofil gegeben. Dabei wird Ihnen gezeigt, wer (1) wo (2) und wann (3) Zutritt hat. Schließen Sie den Zuko Assistenten mit dem Button Fertig ab. Das Zutrittsprofil wurde erstellt.
timeCard 7.1.4 Einstellungen Im Menü Extras > Einstellungen unter dem Reiter Zuko können Sie Einstellungen für die Zutrittskontrolle vornehmen. Bei der Hintergrundaktualisierung (1) kann der Benutzer einen Zeitpunkt wählen, wann die tägliche Aktualisierung der Zutrittsdaten erfolgen soll. Bitte wählen Sie den Zeitpunkt für die Aktualisierung der Daten so, dass die Übertragung dann erfolgt, wenn bei Ihnen keine Zutritte bzw. Buchungen an den Terminals getätigt werden. Idealerweise wäre das in der Nacht.
Zutrittskontrolle (ZuKo) 7.1.5.1 Gruppenprofil erstellen Um ein Gruppenprofil zu erstellen sind folgende Schritte notwendig: 1. Personengruppe anlegen 2. Personen der Personengruppe zuordnen Personengruppe anlegen Personengruppen anlegen und bearbeiten, können Sie über die Menüleiste.
timeCard Klicken Sie auf den Button Neu, um eine neue Personengruppe zu erstellen. Vergeben Sie eine Bezeichnung Ihrer neuen Personengruppe. Eine Beschreibung/ Bemerkung ist optional. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die neue Personengruppe wurde angelegt. Personen zur Personengruppe zuordnen Der angelegten Personengruppe müssen nun noch die Personen zugeordnet werden. Markieren Sie dazu die Personengruppe in der linken Tabellenspalte mit der linken Maustaste.
Zutrittskontrolle (ZuKo) 7.1.5.2 Eingangsprofil erstellen Um ein Eingangsprofil zu erstellen sind folgende Schritte notwendig: 1. Eingangsgruppe anlegen 2. Eingänge anlegen 3. Eingänge der Eingangsgruppe zuordnen Eingangsgruppe anlegen Eingangsgruppen anlegen und bearbeiten, können Sie über die Menüleiste. Klicken Sie auf , um eine neue Personengruppe zu erstellen. Vergeben Sie eine Bezeichnung Ihrer neuen Eingangsgruppe. Eine Beschreibung/ Bemerkung ist optional. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
timeCard Die neue Eingangsgruppe wurde angelegt. Eingänge anlegen Markieren Sie die erstellte Eingangsgruppe mit der linken Maustaste. In der rechten Gruppentabelle können Sie über die Menüleiste neue Eingänge anlegen. Klicken Sie auf Neu und Sie können einen neuen Eingang festlegen. Vergeben Sie eine Bezeichnung Ihres neuen Eingangs (1). Eine Beschreibung/ Bemerkung (2) ist optional. Weisen Sie dem Eingang ein Terminal aus der Liste (3) zu.
Zutrittskontrolle (ZuKo) Der neue Eingang wurde angelegt. Eingänge der Eingangsgruppe zuordnen Der angelegte Eingang muss nun noch der Eingangsgruppe zugeordnet werden. Markieren Sie dazu die Eingangsgruppe in der mittleren Tabellenspalte mit der linken Maustaste. In der rechten Tabellen, der Gruppentabelle, erscheinen alle verfügbaren Eingänge. Mit Klick der rechten Maustaste auf den ausgewählten Eingang weisen Sie dieser der angelegten Eingangsgruppe zu.
timeCard Berechtigungsgruppen anlegen und bearbeiten, können Sie über die Menüleiste. Klicken Sie auf , um eine neue Berechtigungsgruppe zu erstellen. Vergeben Sie eine Bezeichnung Ihrer neuen Berechtigungsgruppe. Eine Beschreibung/ Bemerkung ist optional. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die neue Berechtigungsgruppe wurde angelegt. Berechtigungen anlegen Markieren Sie die erstellte Berechtigungsgruppe mit der linken Maustaste.
Zutrittskontrolle (ZuKo) Geben Sie einen Namen der Berechtigung an (1). Geben Sie dann an, in welchem Zeitraum (2) die Berechtigung den Zutritt erlauben oder verweigern soll. Dabei stehen folgende Parameter zur Verfügung: Startdatum - Beginn der Berechtigung Enddatum - Ende der Berechtigung. Ist keine Endzeit gewünscht, kann dies abgewählt werden. Zeitbeginn - Startzeit der Berechtigung Zeitende - Endzeit der Berechtigung Bei Beginn- und Endzeit sind die Eingaben zwischen (einschl.
timeCard Der angelegte Eingang muss nun noch der Eingagsgruppe zugeordnet werden. Markieren Sie dazu die Eingangsgruppe in der mittleren Tabellenspalte mit der linken Maustaste. In der rechten Tabelle, der Gruppentabelle, erscheinen alle verfügbaren Eingänge. Mit Klick der rechten Maustaste auf den ausgewählten Eingang weisen Sie dieser der angelegten Eingangsgruppe zu. Der Eingang erhält einen grünen Haken und ist somit der Eingangsgruppe zugeordnet.
Zutrittskontrolle (ZuKo) Express - Übertragung Die Übertragung der Daten erfolgt sofort. Das Terminal geht offline und es können in der Zeit keine Buchungen am Terminal erfolgen. 7.1.6 Funktionensübersicht Im Menü Extras stehen Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die Ihnen hier kurz beschrieben werden. Zusatzfunktionen Ausweis sperren/freigeben -> Sollten Ausweise verloren gehen, können Sie diese hier für den kompletten Zutritt sperren.
timeCard Relais 1 Bei der Einstellung „Relais 1“ – Türöffnungszeit – kann der Benutzer festlegen wie viel Sekunden das Relais gezogen wird d.h. aktiviert wird. Die Grenzen liegen hier zwischen 1 und 90 Sekunden und können sekundenweise verändert werden. Über den Button „aktivieren“ kann der Benutzer manuell die Relais aktivieren. Vorsicht: Dabei wird unter Umständen ein unerlaubter Zutritt gewährt.
Zutrittskontrolle (ZuKo) Software auf einen neuen Server installieren. Der Export bzw. Import steht Ihnen im Menü Datei zur Verfügung. 7.2.2 Terminalschlüssel Der Terminalschlüssel dient zur sicheren Kommunikation zwischen Terminal und RFID-Ausweisen. Dazu legen Sie einen zufällig ausgewählten 32 stelligen Zahlencode am Terminal fest. Wie Sie einen Terminalschlüssel erstellen, erfahren Sie hier 6 . Das Terminal kann immer zwei Terminalschlüssel verwalten, einen neuen und einen alten.
timeCard 8 Registrierung und Support 8.1 Registrierung Sie haben die Möglichkeit sich unter www.reiner-sct.com registrieren zu lassen. Damit werden Sie jederzeit bei Änderungen und Aktualisierung der Software informiert. 8.2 Support Sollten Sie Fragen zur Installation, zur Bedienung oder zu den vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten von timeCard haben, stehen wir Ihnen mit unserem Herstellerservice gerne zur Verfügung. REINER SCT Reiner Kartengeräte GmbH & Co.
Glossar 9 Glossar Abwesenheitskonto In den Abwesenheitskonten sind Gründe für Abwesenheiten definiert. Dabei können Sie entscheiden, ob diese Abwesenheiten als Arbeitszeit oder als Abwesend gebucht werden Arbeitszeitprofil In den Arbeitszeitprofilen werden alle Parameter der täglichen Arbeitszeit definiert.
timeCard Sollzeit In den Arbeitszeitprofilen definieren Sie eine tägliche Arbeitszeit, die der Mitarbeiter erbringen muß. Terminal Das Terminal erfasst und speichert alle Zeitbuchungen der Mitarbeiter. Terminaltext Mit dem Terminaltext können Sie dem Mitarbeiter kurze Nachrichten zukommen lassen. Diese Nachricht wird dem Mitarbeiter bei jeder Buchung am Terminal angezeigt. Mit der Transportkarte werden die gespeicherten Daten zwischen Zeiterfassungssoftware und Terminal kabelfrei transportiert.
Konformitätserklärung 10 Konformitätserklärung 10.
timeCard 10.
Konformitätserklärung 10.
timeCard 10.
Konformitätserklärung 10.
timeCard Index -EEingangsprofil Eingänge erstellen Eingänge zuordnen erstellen 153 -AAbrechnung 83 Abwesenheit 76 Abwesenheitskonto 76 Add-On 119 An-/Abwesenheitsanzeige anlegen 54, 79, 91 Anschluss 37 Arbeitszeit 70 Arbeitszeitprofile anlegen 70 bearbeiten 70 Einstellungen Anschluss 42 Anschlussart 42 Anwesenheit 42 Datensicherung 42 Optionen 42 Schnellstart 42 Sprache 42 Zweites Gleitzeitkonto 40 -B- Berufsschule 76 buchen 92 Buchung 57, 79 Buchungen 56 Buchungsterminal 42 E-Mail 162 Ersatzzeit 7
Import Mitatbeiterdaten 106 Import Terminaldaten 108 Importdateien 103 Installation 14 IP Adresse 31 Netzwerk 20 Netzwerkadapter 30, 37 Neue Version 110 -O- -JJahresübersicht -N- Optionales Profil 82 -P- -KKalender 76 Kommandozeile 111 Kommandozeilenfunktion Kontakt 162 Kontaktadresse 162 Krank 76 -LLegende 40 Lizenz 2 Lizenzcode 38 Lizenzen 38 Lizenzmanager 38 Lohnbuchhaltung ADDISON 129 Datev 129 Lexware 129 Sage 129 - Mmanuell 79 Manuelle 57 Menüleiste 40, 142 Mitarbeiter 54 anlegen 63 Arbeitsd
timeCard Tastatur 25 Tastaturbelegung 25 Tätigkeiten 95 Terminal 19, 25, 55, 56 Terminalabfrage 42 Terminalfunktionen 19 Terminalschlüssel 161 Terminalupdate 28 TranspordCard 117 Txt-Dateien 103 -UÜbersicht 40, 142 Übertrag 68 Überträge 68 übertragen 55 Uhrzeit 117 Update 110 Urlaub 76 -WWillkommen 1 -ZZeiten berechnen 116 Zeitraumkalender 81 Zeitraumübersicht 144 Zeitrechner 116 ZuKo 140 Zuko Assistent 144 Zuko-Schlüssel 160 Zutrittskontrolle 140 Zutrittsprofil 150 übertragen 158
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