Sharpdesk R3.1 TM Handleiding Versie 3.1.
Copyright © 2000-2004 Sharp Corporation. Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging, aanpassing of vertaling is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, behalve voor zover door de auteursrechtwetgeving toegestaan. Handelsmerken Sharp® is een gedeponeerd handelsmerk van Sharp Corporation. Sharpdesk™ is een handelsmerk van Sharp Corporation. Microsoft® en Windows® zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding ........................................................................................................ 1 Overzicht.................................................................................................................................2 Over deze handleiding............................................................................................................3 Indeling van de handleiding ......................................................................
Hoofdstuk 4 Werken met Sharpdesk............................................................................. 19 Inleiding ................................................................................................................................19 Afbeeldingen en documenten weergeven............................................................................19 Met mappen werken.........................................................................................................
Hoofdstuk 5 Zoeken met Sharpdesk ............................................................................. 33 Inleiding ................................................................................................................................33 Vereiste instellingen .........................................................................................................34 Indexdatabases.............................................................................................................
Afsluiten.......................................................................................................................56 Hoofdstuk 6 Bestanden combineren met Sharpdesk ................................................. 57 Inleiding ................................................................................................................................57 Composer starten ..................................................................................................................
Hoofdstuk 7 Sharpdesk Imaging ................................................................................... 68 Inleiding ................................................................................................................................68 Fundamentele beeldverwerkingsconcepten.........................................................................68 Wat is beeldverwerking?..................................................................................................
Hoofdstuk 8 Tekstafbeeldingen in tekst omzetten ..................................................... 83 Inleiding ................................................................................................................................83 Opties voor OCR-conversie instellen ..................................................................................84 Formaat van uitvoerbestand instellen..............................................................................
Hoofdstuk 1 Inleiding Welkom bij Sharpdesk! Met deze gebruikersvriendelijke software beschikt u over een volledige oplossing om papieren en elektronische documenten te organiseren en ermee te werken. Zodra een document op uw pc opgeslagen is, kunt u het met Sharpdesk organiseren, weergeven en vervolgens afdrukken of per EMail verzenden. Sharpdesk bevat alle gewenste hulpmiddelen. In deze handleiding worden de standaardkenmerken van Sharpdesk beschreven.
Overzicht Met Sharpdesk kunt u: • Afbeeldingen en documenten scannen Sharpdesk leest via uw scanner papieren documenten op uw pc in en gebruikt daarbij alle scaninstellingen en -opties die uw TWAIN-scanner of Sharpkopieerapparaat met de Network Scanner-uitbreidingskit -optie biedt. Sharpdesk heeft “eenvoudige” en “geavanceerde” scanopties, zodat u uw eigen scanvoorkeuren geheel naar eigen inzicht kunt opgeven.
Over deze handleiding Voor deze handleiding wordt aangenomen dat u een basiskennis van Windows hebt en de Windowsterminologie kent. Er wordt vanuit gegaan dat u weet hoe u uw systeem start, hoe u zich binnen een Windows-omgeving verplaatst en hoe u elementaire Windows-functies uitvoert zoals het kopiëren, afdrukken en verplaatsen van documenten. Voor hulp bij het gebruik van Windows of Internet Verkenner raadpleegt u uw Microsoft Windowsdocumentatie.
Hoofdstuk 9, Verklarende woordenlijst Lijst met termen die in deze gids worden gebruikt of die met beeldverwerking verband houden.
Verklarende woordenlijst In Sharpdesk worden de onderstaande termen als volgt gebruikt: Afbeeldingen In Sharpdesk verwijst de term Afbeelding naar items die in Imaging kunnen worden geladen. Apparaten Een apparaat is bijvoorbeeld een scanner, printer, faxapparaat, digitale camera of kopieerapparaat. OCR Optische tekenherkenning (OCR - Optical Character Recognition). Een technologie waarmee u een afbeelding met tekst kunt converteren naar een indeling die voor een gewone tekstverwerker herkenbaar is.
Hoofdstuk 2 Sharpdesk installeren Installatieprocedure De installatie van de Sharpdesk-software is eenvoudig en probleemloos. Tijdens de installatieprocedure van Sharpdesk wordt de volledige suite met Sharpdesk-toepassingen op uw pc geïnstalleerd, met inbegrip van Sharpdesk Composer en Imaging.
Sharpdesk vanaf de cd installeren U installeert Sharpdesk als volgt vanaf de cd: 1. Sluit alle Windows-toepassingen om te zorgen dat de software juist wordt geïnstalleerd. Met name antivirusprogramma's als “Norton AntiVirus” kunnen onterechte waarschuwingen geven als deze voorafgaand aan de installatie niet worden uitgeschakeld. 2. Meldt u zich aan op uw PC met een gebruikers-ID met volledige beheerdersrechten.
Imaging. Tot slot wordt aan uw bureaublad de snelkoppeling Sharpdesk toegevoegd om de software snel te kunnen openen. De installatie van Sharpdesk ongedaan maken Als u de installatie van Sharpdesk ongedaan wilt maken, volgt u de standaard Windows-procedure voor het verwijderen van software. 1. Klik in Windows op de knop Start, wijs naar Instellingen en klik op Configuratiescherm. 2. Dubbelklik op Software. Dialoogvenster Toevoegen/Verwijderen programma-eigenschappen 3.
Hoofdstuk 3 Overzicht van Sharpdesk Inleiding Sharpdesk is een Windows-toepassing waarmee u al uw papieren en elektronische documenten en afbeeldingen kunt organiseren.
Sharpdesk starten U kunt Sharpdesk starten door in Windows op de knop Start te klikken, naar Programma’s en Sharpdesk te wijzen en tot slot op Sharpdesk te klikken. U kunt Sharpdesk ook starten vanaf het bureaublad van Windows door op het pictogram van de snelkoppeling Sharpdesk te dubbelklikken. Menubalk Werkbalk Uitvoerzone Mapvenster Werkgebied Statusbalk Hoofdvenster van Sharpdesk U selecteert mappen en bestanden door er in het mapvenster of het werkgebied op te dubbelklikken.
Als een bepaalde opdracht of toepassing niet beschikbaar is, wordt de betreffende werkbalkknop grijs weergegeven en is deze niet beschikbaar.. (Uitzondering: de knop "Ophalen" wordt grijs weergegeven na de eerste uitvoering als deze niet beschikbaar is.) Voor uitleg over een werkbalkknop plaatst u de muis over het pictogram op de werkbalk om een tip met uitleg weer te geven. Werkgebied In het werkgebied wordt de inhoud van de geselecteerde map verkleind weergegeven.
Verplaatsen binnen Sharpdesk Sharpdesk werkt erg eenvoudig. Uw documenten en afbeeldingen zijn altijd erg snel bereikbaar met het mapvenster, de menubalk en de werkbalk. Werken met het mapvenster Het mapvenster wordt standaard aan de linkerkant van het Sharpdesk-venster weergegeven. Met het mapvenster kunt u ongeveer zoals met de Windows Verkenner informatie zoeken en weergeven die afkomstig is van Sharpdesk, uw vaste schijf of een netwerkstation.
Opties die met de rechtermuisknop toegankelijk zijn Klik met de rechtermuisknop op een map in het mapvenster om een popupmenu weer te geven met opdrachten zoals in de Verkenner en waarmee u de volgende handelingen kunt uitvoeren: • • • • Nieuwe map — maakt een nieuwe map op de huidige locatie. Naam wijzigen — wijzigt de naam van de geselecteerde map. Verwijderen — Verwijdert de geselecteerde map en plaatst deze in de Prullenbak van Windows.
De menubalk van Sharpdesk De menubalk van Sharpdesk bevat de volgende menu’s en menuopdrachten: Menu Bestand OMSCHRIJVING Nieuwe map Maakt een nieuwe map op de huidige locatie. Openen… Opent het momenteel geselecteerde bestand of de momenteel geselecteerde map. Als er een leesbaar bestand geselecteerd is, wordt het in Imaging geopend. Naam wijzigen Hiermee kunt u de naam van een geselecteerd bestand of een geselecteerde map wijzigen.
Uitvoerzone Toont en verbergt de Uitvoerzone. Vernieuwen Refresh the thumbnails in the work area. Schikken Thumbnails ordenen op naam, datum, type, of grootte. Selecteer Automatisch ordenen uit om bestanden aan het einde van de map, ongeacht de naam, datum, type, of grootte. Volgende pagina Geeft de volgende pagina weer als het voorbeeld meer dan één pagina bevat Vorige pagina Geeft de vorige pagina weer als het voorbeeld meer dan één pagina bevat Verkenner starten Start de Windows Verkenner.
De werkbalk van Sharpdesk Met de werkbalk van Sharpdesk hebt u snel toegang tot de belangrijkste opdrachten en andere Sharpdesktoepassingen, zoals de Composer en Imaging. Om informatie over een opdracht weer te geven, beweegt u de muis langzaam over het pictogram van de opdracht.
De Uitvoerzone van Sharpdesk In de Uitvoerzone van Sharpdesk kunt u functies snel uitvoeren door een geselecteerd bestand met slepen en neerzetten naar de gewenste knop in de Uitvoerzone te verplaatsen. U kunt ook een bestand markeren en op de gewenste knop in de Uitvoerzone klikken. Als u de bestemming van een knop in de Uitvoerzone wilt wijzigen, klikt u rechts op de knop op de “pijl-omlaag” en kiest u een andere bestemming in de weergegeven vervolgkeuzelijst.
Sharpdesk afsluiten Om Sharpdesk af te sluiten en te verlaten, klikt u op het menu Bestand en kiest u Afsluiten in het menu Bestand.
Hoofdstuk 4 Werken met Sharpdesk Inleiding Met Sharpdesk kunt u uw bestanden eenvoudig identificeren, terugvinden en organiseren. Dit hoofdstuk bevat uitleg over het gebruik van alle Sharpdesk-opties. Afbeeldingen en documenten weergeven Als u een map in Sharpdesk opent, worden alle documenten in de map verkleind weergegeven. Als niet alle documenten in het beschikbare werkgebied kunnen worden weergegeven, verschijnen horizontale en/of verticale schuifbalken.
Met mappen werken Klik in het mapvenster op de gewenste map. De documenten in de map worden in het werkgebied weergegeven. Van elk document wordt een voorbeeldafbeelding, de bestandsnaam en de bestandssoort getoond. De eerste keer dat een map wordt geselecteerd, duurt het langer om miniaturen te genereren. Als u tijdens dit proces op een miniatuur klikt, wordt het genereren stopgezet en kunt u een bestand gaan gebruiken. De resterende miniaturen blijven echter grijs.
juiste plaats ingevoegd. Indien u wilt dat nieuw in de map geplaatste bestanden aan het einde worden geplaatst, selecteer dan Automatisch ordenen uit; de bestanden blijven op hun plaats, tot u het scherm hernieuwt. Als het document niet als voorbeeld kan worden geladen, wordt het als volgt in het werkgebied weergegeven: Als de voorbeelden er niet uitzien zoals verwacht, klikt u op het menu Weergave en kiest u Vernieuwen om het probleem te corrigeren. Werken met afbeeldingen Combineren U kunt .
De bureaubladweergave instellen Met Sharpdesk kunt u het bureaublad naar wens instellen: Open het menu Extra, kies Voorkeuren en klik op de tab Bureaublad, als deze nog niet wordt getoond. Opties op het tabblad Bureaublad De grootte van de voorbeelden wijzigen Om de grootte van de voorbeelden te wijzigen, klikt u op Klein, Gemiddeld of Groot.
Om een toepassing uit de Uitvoerzone te verwijderen, selecteert u de naam ervan in het lijstvak Uitvoerzone en klikt u op de knop Verwijderen. De opstartmap van Sharpdesk instellen Als u bij het opstarten van Sharpdesk altijd met de bureaubladmap van Sharpdesk wilt beginnen, schakelt u het vakje ‘Laatst gebruikte map…’ uit. Als u bij het opstarten van Sharpdesk met de laatst weergegeven map wilt beginnen, schakelt u het vakje ‘Laatst gebruikte map…’ in. Klik op OK om uw voorkeurinstellingen op te slaan.
Instellen van de met Sharpdesk Imaging te bekijken. De bestandstypen die kunnen worden bekeken met Imaging worden getoond. Selecteer het vakje naast het bestandstype dat u wilt openen met Image wanneer wordt gedubbelklikt op bestanden van dat type. Melding van wijzigingen in weergave van bestandstypen Andere programma's werken ook met afbeeldingsbestanden.
Dialoogvenster Voorkeuren De standaard-exportresolutie wijzigen Als u de standaard-exportresolutie wilt wijzigen, houdt u de linkermuisknop ingedrukt en versleept u de schuifknop in het kader Kwaliteitsinstellingen totdat de knop de gewenste resolutie aangeeft. Als u de schuifknop naar links sleept, levert dit kortere conversietijden en kleinere bestanden op. Als u de knop naar rechts sleept, levert dit afbeeldingen van betere kwaliteit op.
Documenteigenschappen weergeven Het dialoogvenster Eigenschappen toont gedetailleerde informatie over een document. U geeft de eigenschappen van een document als volgt weer: 1. Klik met de muis op het document waarvan u de eigenschappen in het werkgebied wilt weergeven en kies Eigenschappen in het menu Bestand. 2. Klik op OK om het dialoogvenster Eigenschappen te sluiten.
Bestanden organiseren Met Sharpdesk is bestandsorganisatie een fluitje van een cent. Dit gedeelte bevat algemene uitleg over taken zoals het selecteren, openen, verplaatsen en verwijderen van bestanden. Denk eraan dat u met Sharpdesk door de pagina’s van een document kunt bladeren, maar dat het niet mogelijk is één pagina in een bestand te isoleren. Alle bewerkingen zijn op het hele bestand van toepassing, met inbegrip van knippen, kopiëren en plakken.
U kunt met dezelfde procedure ook bestanden en mappen met slepen en neerzetten tussen de Windows Verkenner en Sharpdesk verplaatsen. Mapsnelkoppelingen maken U kunt als volgt een nieuwe mapsnelkoppeling maken in het mapvenster: 1. Kies de opdracht Sharpdesk-mappen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Sharpdesk-mappen verschijnt. 2. Klik op de knop Map toevoegen. Het dialoogvenster Bladeren naar map verschijnt. 3. Ga naar de map waarvoor u een snelkoppeling wilt maken en klik vervolgens op OK.
Mailprogramma niet rechtstreeks vanuit Sharpdesk openen zonder een bijlage aan een E-Mailbericht toe te voegen. Om een document of afbeelding aan een E-Mailbericht toe te voegen, klikt u op het gewenste document, opent u het menu Bestand en kiest u Versturen als. Scannen met Sharpdesk Met Sharpdesk kunt u documenten scannen en direct in Sharpdesk binnenhalen. Zodra een document in Sharpdesk geladen is, kunt u het met Imaging weergeven.
Na een ogenblik verschijnt uw TWAIN- of WIA Scan-dialoogvenster. Het scandialoogvenster is onderdeel van de software die wordt meegeleverd met uw scanner of camera, dus deze verschilt per fabrikant en scannermodel. Volg de instructies die worden meegeleverd met uw scanner of camera om de afbeelding te scannen naar Sharpdesk. Merk op dat u het TWAIN-scandialoogvenster dient te sluiten, voordat de afbeelding wordt opgeslagen in de gewenste map.
Scanopties wijzigen U wijzigt als volgt de standaardnaam die aan nieuwe scans wordt toegekend en de map waarin de nieuwe scans worden opgeslagen: 1. Open het menu Extra en kies Voorkeuren. 2. Klik op de tab Ophalen Het tabblad Ophalen 3. Om een datum als naam voor nieuwe scans te gebruiken, klikt u op de optie Huidige datumnotaties en selecteert u een datumnotatie in de vervolgkeuzelijst. 4.
gezet, wordt de afbeelding gescand als een ongecomprimeerde TIFF-afbeelding. Dit kan nodig zijn indien u het bestand niet kunt bekijken met Sharpdesk Imaging. 6. 32 Klik op OK nadat u de gewenste instellingen hebt opgegeven.
Hoofdstuk 5 Zoeken met Sharpdesk Inleiding Met Sharpdesks geavanceerde zoekfunctie kunt u afbeeldings- en tekstbestanden eenvoudig terugvinden op basis van een enkel woord, een zinsnede of een lijst van woorden.
Vereiste instellingen De zoekmogelijkheid is gebaseerd op een index van alle woorden die worden aangetroffen in alle bestanden in de doelmappen die zijn opgegeven bij het aanmaken van de index. Deze indexen moeten vooraf worden aangemaakt alvorens een zoekpoging te ondernemen. Het aanmaken van een index kan vooral de eerste keer veel tijd vergen, afhankelijk van het aantal bestanden en of ze afbeeldingen bevatten.
Indexdatabases Alle indexdatabases zijn gemeenschappelijk voor alle gebruikers van de lokale PC. Ongeacht de toegangsrechten van de gebruiker(d.w.z. ongeacht of de aangemelde gebruiker behoort tot de Beheerders, Hoofdgebruikers, Standaardgebruikers of Beperkte gebruikers, enz.), heeft de gebruiker toegang tot alle bestaande indexdatabases en kan hij ook een database aanmaken. De volgende tabel geeft in detail aan welke handelingen zijn toegestaan voor iedere gebruiker.
Genegeerde woorden Sommige woorden komen in documenten zo vaak voor, dat ze niet als zoekcriteria gebruikt kunnen worden.
Zoeken U kunt tekstbestanden zoeken op basis van één woord, een woordgroep of een lijst van woorden. U kunt ook een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren op basis van een: •Documentnaam en/of pad •Bestandstype •Wijzigingsdatum •Bestandsgrootte •Logische bewerkingen and, or, not en near De documenteigenschappen van documenten aangemaakt met Microsoft Office-toepassingen (Word, Excel, Powerpoint) kunnen ook doorzocht worden: •Titel •Auteur •Onderwerp •Trefwoord U voert als volgt een zoekopdracht uit: 1.
Sharpdesk doorzoekt de indexdatabase(s) en toont een lijst van alle bestanden waarin de opgegeven woorden voorkomen. Standaard worden de bestanden gesorteerd op basis van gevonden gelijkenis. Syntax van zoekopdrachten Een eenvoudige zoekopdracht bestaat uit een groep woorden die door komma’s van elkaar zijn gescheiden. Sharpdesk doorzoekt de geselecteerde index(en) en retourneert de best and en waarin alle ingevoerde woorden voorkomen.
Wildcardtekens (* en ?) Zoekopdrachten kunnen de volgende speciale tekens bevatten: ? Komt overeen met een enkel teken. * Komt overeen met een willekeurig aantal tekens. De wildcardtekens kunnen op elke plaats in een woord worden gebruikt. Bijvoorbeeld: app* retourneert appel, applicatie, enz. *cip* retourneert principe, participatie, enz. plaa? retourneert plaag en plaat, maar niet plaats. toe*en retourneert toeren, toetsen, toepassen, enz.
appel and not peer retourneert elk document waarin “appel” voorkomt zolang “peer” er niet in voorkomt. not peer retourneert elk document waarin “peer” niet voorkomt.
Om bijkomende informatie over het bestand weer te geven, klikt u op de koppeling Details naast de vervolgkeuzelijst Sorteren volgens. De pagina met zoekresultaten verschijnt opnieuw en geeft de volgende bijkomende informatie: •Bestandstype •Fragment van het bestand •Miniatuur van het bestand •Bestandsgrootte •Gewijzigd (tijdstip laatste wijziging) Als de resultaten niet op één pagina kunnen worden weergegeven, klikt u op de koppeling Volgende om de volgende pagina te bekijken.
Bestanden verplaatsen U kunt een bestand in de zoekresultatenlijst door slepen en neerzetten verplaatsen naar een gewenste map in het mapvenster. U kunt ook de opties Kopiëren en Plakken als volgt gebruiken: 1. Klik op het bestand dat u wilt verplaatsen. Om meerdere bestanden te selecteren, houdt u de Ctrlof shift-toets ingedrukt. 2.
Favoriete zoekopdrachten gebruiken Als u veelgebruikte zoekopdrachten heeft opgeslagen, kunt u ze als volgt openen: 1. Klik op de “pijl omlaag” aan de rechtterkant van het Zoeken naar: veld: [Opmerking: de knop Favorieten “pijl naar beneden” is alleen zichtbaar wanneer het selectievakje “Lijst van zoekfavorieten tonen” is aangekruis in Zoekvoorkeuren.] 2. Selecteer de favoriete zoekopdracht uit de lijst. Uw selectie wordt in het Zoeken naar: veld ingevuld. 3. Klik op Zoeken.
Het tabblad Bestandskenmerken Met het tabblad Bestandskenmerken kunt u bestanden opzoeken volgens: • Naam(er kan alleen een enkele bestandsnaam worden opgegeven. Meerdere woorden in het veld Naam worden gezien als een bestandsnaam waar spaties in voorkomen) • • • • Pad (alleen de opgegeven directory en zijn subdirectories worden doorzocht) Type (bijvoorbeeld .bmp, .tif, .fax, of .
De Favorieten knop Als u dezelfde zoekopdracht veelvuldig gebruikt, kunt u de knop Favorieten gebruiken om de zoekopdracht op te slaan voor later gebruik. [Opmerking: De knop Favorieten is alleen zichtbaar wanneer het selectievakje “Lijst met favoriete zoekopdrachten weergeven” van Zoekvoorkeuren is aangekruist.] Klik op de knop Favorieten om het proces te starten: De reeds opgeslagen zoekopdrachten worden getoond in het veld Favoriete zoektermen.
Zoekvoorkeuren aanpassen U kunt uw zoekopties – te doorzoeken indexen, aantal aantal weergegeven resultaten, de standaardweergave van de resultaten en de weergegeven velden – aanpassen met de optie Voorkeuren. U geeft de pagina Voorkeuren als volgt weer: 1. Kies Voorkeuren via de optie Zoeken in het menu Extra. U kunt deze optie ook selecteren in de vervolgkeuzelijst Zoeken op de werkbalk of op de Zoekintroductiepagina. 2.
6. Wijzig het aantal tijdens het zoeken opgehaalde resulaten met de pijlen omhoog en omlaag of typ zelf een aantal. 7. Selecteer een standaardweergave voor de zoekresultaten – Overzicht of Gedetailleerd. 8. Standaard zijn alle velden behalve Abstract geselecteerd in het detailoverzicht. Indien u een veld niet wilt laten tonen, deselecteer dan diens selectievakje. Merk op dat Documentnaam altijd geselecteerd dient te blijven. 9.
Een index aanmaken Bij de oorspronkelijke installatie van Sharpdesk kunt u een index aanmaken van de opgegeven mappen, submappen en bestandstypen, om snel en efficiënt bestanden te kunnen zoeken. U kunt deze index bewerken, of tot 19 bijkomende indexen aanmaken voor een optimale flexibiliteit in het zoeken van bestanden. U kunt uw index(en) ook handmatig bijwerken of uw index(en) volgens een dagelijkse of wekelijkse planning automatisch laten bijwerken.
3. Klik op Volgende. Het dialoogvenster Indexnaam en -locatie verschijnt. 4. Voer een indexnaam van maximaal 39 tekens in. Om een indexlocatie te selecteren, klikt u op Bladeren, gaat u naar de gewenste locatie en klikt u op OK. Na het invoeren van de informatie klikt u op Volgende. De prompt Te indexeren mappen verschijnt. 5. Klik op het selectievakje naast de map(pen) die u wilt opnemen in de index (alle submappen worden automatisch geselecteerd). Om al uw selecties te wissen, klikt u op Wissen.
De prompt Te indexeren bestandsextensies verschijnt. 6. Standaard worden de volgende extensies geselecteerd (.dat, .doc, .sdf, .tif, .txt, .wpd, .wps, .xls, .htm, .pdf, .rtf, .ppt). Dit zijn de standaard bestandstypen die zullen worden geïndexeerd, waardoor u ze later kunt opzoeken. Schakel de extensies die u wilt uitsluiten uit. Om alle selecties ongedaan te maken, klikt u op Geen. Om alle extensies te selecteren, klikt u op Alle. Na het maken van uw selecties klikt u op Volgende.
Om de indexdatabase nu aan te maken selecteert u Indexdatabase nu aanmaken en klikt u op Volgende. Het venster Indexdatabase kan nu worden aangemaakt verschijnt. Klik op Nu indexeren om het indexeringsproces te starten. De index wordt aangemaakt en weergegeven in het lijstvak Momenteel beschikbare databases. 8. Eenmaal aangemaakte indexdatabases kunnen worden ‘ververst’ door de te verversen indexen te selecteren en op de knop Geselecteerde indexeren te klikken.
Een indexdatabase bewerken U kunt als volgt een indexdatabase bewerken om mappen toe te voegen of te verwijderen of om de te zoeken bestandsextensies te wijzigen: 1. Selecteer de database die u wilt bewerken in het lijstvak Momenteel beschikbare databases. 2. Klik op Bewerken. De pagina met Indexdatabase-criteria verschijnt. 3. Maak de gewenste wijzigingen in de mappen of submappen die u wilt doorzoeken of de bestandsextensies die u wilt opnemen. 4. Klik op Opslaan.
echter niet; zij moeten hun eigen indexeringsplanning opstellen om een geplande indexering uit te voeren terwijl ze zijn aangemeld. De aangemelde gebruiker bepaalt welke indexeringsplanning (indien er één is opgesteld) op dat moment van toepassing is. Als een indexeringsproces aan de gang is, zullen pogingen om een ander indexeringsproces te starten worden genegeerd zonder het huidige indexeringsproces te beïnvloeden.
6. Wanneer u Windows NT, 2000 of XP als besturingssysteem heeft, kan het mogelijk zijn dat u uw toegangsnaam en wachtwoord moet invoeren voordat de indexeringsplanning kan worden opgeslagen. Normaliter gebeurt dit alleen de eerste keer dat u de Windows taakplanner gebruikt. Indien dat het geval is, verschijnt het volgende dialoogvenster: Voer uw domein- en/of gebruikersnaam in het daarvoor bestemde veld in en voer uw wachtwoord in beide wachtwoordvelden in.
Het indexeringsproces controleren Voor controledoeleinden beschikt het indexeringsproces over een statuspictogram dat rechtsonder in de taakbalk van Windows verschijnt: Indexstatus pictogram Tijdens het indexeren geeft het pictogram in een animatie de activiteit weer die op de achtergrond plaatsvindt.
Laatste indexering weergeven Selecteer de optie Laatste indexering weergeven om een beknopte beschrijving van de laatste bewerking weer te geven. Een op onderstaande afbeelding gelijkend venster verschijnt: Het dialoogvenster van de laatst uitgevoerde indexering toont gedetailleerde informatie over de laatste indexering die op de lokale PC is uitgevoerd, ongeacht welke gebruiker de indexering het laatst heeft uitgevoerd.
Hoofdstuk 6 Bestanden combineren met Sharpdesk Inleiding Met Sharpdesk Composer kunt u verschillende soorten bestanden met elkaar in één productierijp document combineren. U kunt bijvoorbeeld een Word-bestand met een Excel-bestand combineren en er vervolgens een Lotus-bestand aan toevoegen. Met Composer kunt u de paginavolgorde wijzigen, een voorblad of inlegvellen toevoegen en vervolgens het volledige document afdrukken, kopiëren of per EMail versturen.
Toepassing Versie Ondersteuning voor slepen en neerzetten? Ondersteuning voor direct afdrukken? Adobe Acrobat Reader 5.0, 6.0 Ja (Opmerking 1) Ja (Opmerking 1) Adobe Illustrator Allemaal Marginaal (Opmerking 2) Marginaal (Opmerking 2) Adobe Page Maker Allemaal Niet ondersteund (Opmerking 3) Niet ondersteund (Opmerking 3) Adobe Photoshop 5.0, 5.5 Niet ondersteund Ja cc Mail 8.2 – 8.5 Niet ondersteund Ja Corel Presentations 8.0, 9.0 Ja (Opmerking 5) Ja Corel Quattro Pro 8.0, 9.
Composer starten U start als volgt de Composer vanuit Sharpdesk: Klik in de werkbalk van Sharpdesk op het pictogram Composer of kies het menu Extra en selecteer Composer. Het werkgebied en het referentiegebied van de Composer worden geopend. Menubalk Werkbalk Referentiegebied van de Composer Werkgebied van de Composer Sharpdesk Composer Composer bevat de volgende elementen: Menubalk Bij het starten veranderen de opties in de menubalk in de Composer-taken.
Menuopdrachten De menubalk bevat de volgende menu’s en menuopdrachten: Menu Beschrijving Bestand Nieuw Maakt een nieuw, leeg document. . Als een bestaand document geopend is, verschijnt een prompt en kunt u het bestand opslaan. Openen... Opent een bestaand Sharpdesk-bestand (.SDF). Document toevoegen Voegt pagina’s toe aan het werkgebied van het huidige bestand. Opslaan Slaat het huidige (gewijzigde) bestand op. Opslaan als… Slaat het huidige bestand onder een nieuwe naam op.
Info... Toont het versienummer van Composer en copyrightinformatie. Werkbalkopdrachten In de werkbalk van Composer kunt u snel de volgende opdrachten kiezen: OPDRACHT Beschrijving Document... Voegt pagina’s toe aan het huidige bestand. Opslaan Slaat het huidige (gewijzigde) bestand op. Afdrukken Drukt de huidige pagina of alle pagina’s van een document af. Knippen Knipt een pagina uit het werkgebied en plaatst de pagina op het Klembord.
Werken met Composer U laadt pagina's in de Composer door deze vanuit de brontoepassing (bijv. MS Word, MS Excel, enz) af te drukken naar het stuurprogramma Sharpdesk Composer. U kunt een bestand ook rechtstreeks vanuit Sharpdesk of Microsoft Verkenner slepen en neerzetten in het werkgebied van Composer of op het Composer-pictogram in de uitvoerzone. Bij het laden van pagina's door middel van slepen en neerzetten worden het standaardpapierformaat en de standaard afdrukstand gebruikt.
Het scherm Eigenschappen 2. Klik op OK om uw instellingen op te slaan en het scherm Eigenschappen te sluiten. 3. Klik op OK of Afdrukken (afhankelijk van de toepassing waarmee u werkt) om de afdruktaak te starten. Als Sharpdesk nog niet gestart is, start het programma automatisch en worden de nieuwe pagina's toegevoegd aan een document met de naam Naamloos.sdf in het werkgebied van Composer.
Opmerking: Wanneer afbeeldingsbestanden met veel pagina's worden geladen in Composer met behulp van Sharpdesk Imaging, deelt Imaging de invoer op in meerdere segmenten van 50 pagina's om te voorkomen dat de systeembronnen uitgeput raken. Elk segment wordt getoond in het Referentievenster van Composer. Composer-documenten maken Composer werkt intuïtief en probleemloos.
Koptekst en voettekst U kunt uw kop- en voettekst als volgt definiëren: Klik op het menu Bestand en kies Pagina-instelling. Het dialoogvenster Pagina-instelling wordt weergegeven. Kies de tab Koptekst/Voettekst Kop- en voetteksten aan geselecteerde pagina’s toevoegen U kunt als volgt aangeven aan welke pagina’s kop- en voetteksten moeten worden toegevoegd 1.
De grootte van de koptekst-/voettekstband instellen Koptekst en voettekst wordt in ondoorschijnende witte banden boven en onder aan de afgedrukte pagina geplaatst. De koptekst- en voettekstbanden overschrijven alles wat zich eronder bevindt. U bepaalt als volgt de grootte van de koptekst-/voettekstbanden en de plaatsing van de tekst in de banden. 1. Gebruik de pijlen omhoog en omlaag om de hoogte van de koptekst/voettekst op te geven.
dialoogvenster Opslaan als weergegeven, waarin u het bestand een naam kunt geven en het kunt opslaan met de extensie .SDF. Een Composer-document openen U opent een Composer-document als volgt: 1. Klik op het menu Bestand en kies Openen. Het dialoogvenster Openen verschijnt. 2. Ga naar het bestand dat u wilt openen en klik op Openen. Het bestand wordt geopend in de Composer. Composer sluiten Om de Composer te sluiten, klikt u op het menu Bestand en kiest u Afsluiten.
Hoofdstuk 7 Sharpdesk Imaging Inleiding U kunt met Sharpdesk Imaging afbeeldingen weergeven, bewerken, van notities voorzien en afdrukken. Fundamentele beeldverwerkingsconcepten In het volgende gedeelte worden een aantal fundamentele concepten en termen besproken. Het doel is u een beter inzicht te geven in Sharpdesk Imaging. Wat is beeldverwerking? Het begrip beeldverwerking kan worden omschreven als het met computersofware aanmaken, wijzigen en verwerken van elektronische beelden.
Verschillende beeldtypen Een beeld is een elektronische weergave van een tekstdocument, foto, lijntekening of een andere grafische voorstelling. U maakt een beeld door het scannen van een afgedrukte pagina, foto of tekening, het opslaan van een fax, of door het beeld te vervaardigen in een tekenprogramma of een programma voor grafisch ontwerpen.
Document met één afbeelding Andere beelddocumenten kunnen bestaan uit verschillende faxen, memo’s en foto’s die in een meerbladig beeldbestand zijn gescand. Afbeeldingsbestand met meerdere pagina’s Sharpdesk Imaging Met Sharpdesk Imaging kunt u beelden op diverse wijzen bewerken door menuselecties te maken of door op werkbalkknoppen te klikken. Veel van deze opties vertegenwoordigen dialoogvensters. Accepteer de standaardinstellingen als u niet zeker weet welke waarden of eigenschappen u moet instellen.
Beelden weergeven Sharpdesk Imaging leest en opent de volgende typen beeldbestanden. Beeldbestandstype Bestandstoevoeging TIFF-document .TIF, .TIFF, .JFX Bitmapbeeld .BMP Faxdocument (alleen voor Windows 98) .AWD GIF-bestand .GIF Beeldbladwijzerbestand .IBK JPEG-bestand .JPG, .JPE, .JPEG PCX/DCX-document .PCX, .DCX WIFF-document .WIF XIF-document .
Beeldbestanden converteren Met Sharpdesk Imaging kunt u een weergegeven beeld in een van de volgende opmaaktypen opslaan: • • • • .TIFF .BMP .JPEG .AWD .AWD (alleen Windows 98) Soms gaan bij het converteren een aantal kenmerken van het oorspronkelijke beeld permanent verloren. Als u bijvoorbeeld een .BMP-kleurenbestand opslaat als .AWD-bestand (dat uitsluitend zwart-wit is), wordt het opgeslagen beeld naar zwart-wit geconverteerd. Als u vervolgens het .AWD-beeld terugconverteert naar .
Het document HQ.TIF wordt opgenomen in de map Samples van dit product. Dit is een voorbeeld van een pagina in een document en bevat hyperlinks naar andere pagina’s in het document. Klik op de tekst in de rechthoeken op de kaart om naar foto’s op pagina’s 2 en 3 van het document te gaan. Klik op het adresgebied en u gaat naar de introductiepagina van Eastman Software op het World Wide Web.
Beeldverwerking Tijdens het scannen en faxen kunnen er kleine stippen op het document terechtkomen die de beeldkwaliteit verminderen. De optie Stippen verwijderen verwijdert de stippen elektronisch. U kunt met de optie Pagina rechtzetten in het menu Extra een beeld uitlijnen dat scheef staat ten opzichte van de achtergrondpagina. Nadat u een referentielijn op het afgebeelde document hebt getekend, draait het programma het beeld aan de hand van deze referentielijn.
Tabblad voor het instellen van eigenschappen In het tabblad Samenvatting typt u de eigenschapswaarden van de beelddocumenten. U kunt de waarden die u gebruikt standaardiseren zodat u de documenten beter kunt ordenen. U kunt bijvoorbeeld beschrijvende trefwoorden opgeven zoals: “Facturen”, “Stortingen”, “Inventaris”, enz. 6. Voer de eigenschapswaarden in die u wilt toepassen en klik vervolgens op OK. 7. Kies Opslaan in het menu Bestand om de eigenschapswaarde toe te voegen aan het document.
2. Klik op de knop Zoeken. Het dialoogvenster Zoeken: afbeeldingsbestanden wordt geopend. Dialoogvenster Zoeken: afbeeldingsbestanden 3. Voer de eigenschapswaarde in waarop u wilt zoeken. 4. Kies het station of de map waarin u wilt zoeken in de vervolgkeuzelijst Zoeken in. Gebruik de knop Bladeren om naar de gewenste map te gaan. 5. Klik op het selectievakje Inclusief submappen. 6. Klik op Nu zoeken.
Beelddocumenten weergeven Zodra u het afbeeldingsdocument waarmee u wilt werken hebt gevonden, kunt u het openen, de weergavekenmerken ervan wijzigen, schetsen weergeven en van maat veranderen en een contactblad maken. Documenten openen • Markeer in het dialoogvenster Zoeken het document dat u wilt openen en klik op Openen. De weergave wijzigen 1. U kunt de grootte van de weergave verticaal of horizontaal wijzigen. 2.
Schetsen weergeven en wijzigen U kunt als volgt miniaturen weergeven of wijzigen: 1. Kies Miniaturen in het menu Beeld. De afbeeldingsdocumenten worden als miniaturen weergegeven. 2. Kies Miniatuurgrootte in het submenu Opties van het menu Extra. Het dialoogvenster Miniatuurgrootte verschijnt. Dialoogvenster om het voorbeeldformaat in te stellen 3.
Venster voor contactbladen Aantekeningen maken op een document Dit gedeelte beschrijft hoe u aantekeningen op documenten maakt, opslaat, en de eigenschappen ervan wijzigt. Stempels maken U brengt als volgt een stempel aan op het document: 1. Kies Openen in het menu Bestand. Het dialoogvenster Openen verschijnt. 2. Ga naar het beelddocument waarop u een aantekening wilt maken en klik op Open. Het beelddocument verschijnt. 3. Kies Eén pagina in het menu Beeld. 4. Kies Stempels in het menu Aantekeningen.
5. Klik in de lijst Stempels op de gewenste stempel en klik vervolgens op de knop Bewerken. Het dialoogvenster Tekststempel bewerken verschijnt. Dialoogvenster Tekststempel bewerken Klik op Lettertype. Het dialoogvenster Lettertype-eigenschappen van Stempel verschijnt. Dialoogvenster Lettertype-eigenschappen van stempel 6. Kies de gewenste lettertype-eigenschappen en kleur en klik op OK. 7. Klik op OK om het dialoogvenster Tekststempel bewerken te sluiten. 8.
Een markering aanbrengen U brengt als volgt een markering aan in het beelddocument: 1. Kies, terwijl het document geopend is, Markeerstift in het menu Notitie. De aanwijzer verandert in een kruiscursor. 8. Plaats de kruiscursor linksboven een paragraaf die u wilt markeren. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de cursor naar het eind van de paragraaf. Laat de knop los waardoor u de markering plaatst. Eigenschappen van Markeerstift wijzigen U wijzigt de eigenschappen van de markeerstift als volgt: 1.
3. Teken een referentielijn die gelijk loopt met de schuine tekst. Plaats hiertoe de aanwijzer tussen twee regels tekst en druk op de linkermuisknop. Houd de muisknop ingedrukt en sleep de aanwijzer naar rechts, parallel aan de tekst boven en onder de lijn. Laat de muisknop los wanneer de referentielijn de juiste positie heeft, zoals getoond in het voorbeeld hieronder. Dialoogvenster Pagina rechtzetten 4. Klik op OK in het dialoogvenster Pagina rechtzetten.
Hoofdstuk 8 Tekstafbeeldingen in tekst omzetten Inleiding Met Sharpdesk kunt u een niet-bewerkbare afbeelding met tekst omzetten in een bestand dat u met een gewone tekstverwerker kunt bewerken. U kunt een afbeelding converteren terwijl u in Sharpdesk werkt door de afbeelding naar Converteren door OCR op de balk van de Uitvoerzone te slepen. In Sharpdesk Imaging klikt u op het menu Extra en kiest u Converteren door OCR. Met Sharpdesk blijft zelfs de opmaak van uw documenten behouden.
beeldbewerkingsgereedschappen gebruiken zoals Sharpdesk Imaging om de resolutie binnen het ondersteunde bereik te brengen. Opties voor OCR-conversie instellen Sharpdesk laat u de verschillende opties instellen voor het aansturen van het OCR-proces.
Formaat van uitvoerbestand instellen U kunt een van de volgende formaten voor het uitvoerbestand van het OCR-proces selecteren: Bestand opslaan als formaat Adobe PDF (*.pdf) Adobe PDF met afbeelding op text (*.pdf) Excel 97, 2000 (*.xls) RTF Word 2000 (*.rtf) Tekst - Gescheiden door komma's (*.txt) Tekst - Standaard (*.txt) MS Word Document (*.doc) WordPerfect 8.0 (*.wpd) WordPerfect 9, 10 (*.wpd) Word-formaat (*.doc) is standaard.
Italiaans Spaans Zweeds De standaard is de gekozen taal tijdens installatie van Sharpdesk. Andere talen worden ook herkent door de OCR-engine van Sharpdesk. Deze worden getoond door op de knop Meer te klikken: Kruis het vakje aan voor de talen die kunnen voorkomen in de met behulp van OCR in te lezen afbeeldingsdocumenten.
Selecteer een bestaand woordenboek Alle bekende gebruikerswoordenboeken worden getoond in het bestandsnamendeel. De tekst “[huidige]” wordt vermeld achter Het huidige geselecteerde woordenboek. Om een nieuw woordenboek te kiezen, klikt u op de naam en vervolgens op de “Instellen als huidige”. Dit verplaatst het merkteken “[huidige]” naar de naam die u heeft geselecteerd. Slechts een gebruikerswoordenboek kan worden gebruikt per keer.
Navigeer naar het bestand met de woorden en klik op de knop Openen. De woorden in het bestand worden in het gebruikerswoorden geladen voor OCR. Woorden exporteren uit het gebruikerswoordenboek U kunt de woorden in het gebruikerswoordenboek exporteren naar een eenvoudig tekstbestand. Elk woord bevindt zich op een aparte regel. Om de woorden te exporteren, klikt u op de knop Exporteren om de volgende dialoog te tonen: Geef de naam op van het bestand dat u wilt aanmaken en klik op de knop Opslaan.
Een nieuw gebruikerswoordenboek aanmaken Om een nieuw gebruikerswoordenboek aan te maken, klikt u op de knop Nieuw in het dialoogvenster Gebruikerswoordenboeken. Hierdoor wordt de volgende dialoog getoond: Geef het nieuwe gebruikerswoordenboek een naam en klik op de knop OK. Het gebruikerswoordenboek wordt aangemaakt (“Overeenkomstvoorwaarden”) en de dialoog voor het toevoegen, importeren, of verwijderen van woorden wordt getoond.
Een afbeelding met slepen en neerzetten converteren U converteert een afbeelding als volgt naar tekst met slepen en neerzetten: 1. Selecteer in het werkgebied van Sharpdesk de afbeelding die u wilt converteren. 2. Geef de Uitvoerzone-balk weer door op het menu Weergave te klikken en de opdracht Uitvoerzone te kiezen. 3. Sleep en verplaats de afbeelding naar Converteren door OCR op de Uitvoerzone-balk. Een dialoogvenster toont de voortgang van de conversie.
Hoofdstuk 9 Verklarende woordenlijst Inleiding De volgende termen en definities kunnen van pas komen bij het gebruik van Sharpdesk. A Afbeelding In Sharpdesk worden afbeeldingen en documenten op dezelfde manier behandeld. Opdrachten en functies werken op precies dezelfde manier, ongeacht of het gaat om een TIF-, .JPG- of .DOC-bestand. Apparaten Een apparaat is bijvoorbeeld een scanner, printer, faxapparaat, digitale camera of kopieerapparaat.
D DPI Dots per inch (rasterpunten per inch). Een maateenheid die de resolutie van een printer aangeeft. G Grafische afbeelding Verwijst naar geschreven, afgedrukte of elektronisch weergegeven symbolen of tekeningen. Kan ook verwijzen naar tekens of tekst die met een grafisch computerprogramma zijn gemaakt. Grijsschaal Een grijstint die is opgebouwd uit verschillende intensiteiten zwart. L Liggend (afdrukrichting) Verwijst naar tekst en afbeeldingen die op een horizontale pagina zijn aangebracht.
T TWAIN Is zowel een protocol als een API (Application Programming Interface) waarmee u afbeeldingsgegevens rechtstreeks van een apparaat in een toepassing kunt invoeren (bijvoorbeeld: flatbed- en handscanners, video-opnameapparaten, digitale camera's en andere beeldverwerkingsapparatuur) zonder dat u de toepassing hoeft te verlaten. TWAIN is een verbindingsschakel tussen hardware en software, die zorgt voor een rechtstreekse communicatie tussen beeldverwerkingsapparaten en softwaretoepassingen.
