Operation Manual

6-3
DOCUMENTARCHIVERING
Inhoudsopgave
TOEPASSINGEN VAN DOCUMENTARCHIVERING
Snel een bestand gebruiken
Voorbeeld: U hebt agenda's van meerdere pagina's afgedrukt voor een bijeenkomst, maar op het laatste
moment komt er een deelnemer bij zodat u nog een exemplaar nodig hebt.
Zoals het voorbeeld laat zien is het bij opslag van een opdracht met de documentarchiveringsfunctie niet nodig om het
origineel opnieuw te scannen en instellingen te selecteren, zodat u veel tijd bespaart.
Handig voor het beheer van veelgebruikte documenten
Voorbeeld: Beheer van grote aantallen administratieformulieren
U kunt aanmeldingsformulieren, rapportageformulieren en andere administratieve formulieren opslaan op de harde
schijf, zodat u zonodig snel het gewenste aantal exemplaren kunt afdrukken.
De agenda is niet opgeslagen met
documentarchivering
De agenda is opgeslagen met documentarchivering
De agenda is waarschijnlijk niet op tijd klaar voor de
bijeenkomst...
Het afdrukken verloopt snel en de agenda is op tijd klaar voor
de bijeenkomst!
Instellingen voor kopiëren moeten opnieuw worden ingesteld
en het origineel moet opnieuw worden gescand.
Zoals hierboven aangegeven moet u om een nieuw exemplaar
af te drukken de instellingen helemaal opnieuw configureren.
Als u de instellingen bent vergeten, is het mogelijk erg lastig
om dezelfde resultaten te krijgen als bij het origineel.
Bij het ophalen van een opgeslagen opdracht met
documentarchivering hoeft u de kopieerinstellingen niet
opnieuw te selecteren en hoeft u het origineel niet opnieuw te
scannen.
U kunt de taak snel en eenvoudig ophalen en afdrukken met
dezelfde instellingen.
Instellingen voor kopieerfactor, kleurmodus
en speciale functies moeten opnieuw
worden geselecteerd.
De vele originele pagina's moeten allemaal
opnieuw worden gescand.
Het opgeslagen bestand wordt
eenvoudigweg opgehaald en afgedrukt.
Hoofdmap
Bestandsnaam
Paid holiday forms Name 1 04/04/2013
Daily report forms Name 1 04/04/2013
Business trip forms Name 1 04/04/2013
Daily report forms
Name 1
04/04/2013
Daily report forms
Name 1
04/04/2013
Gebr. Naam Vorige
Alle Bestanden
Weergave wijzigen
1
2
VorigeZoeken
Multi-afdruk
Best. ophalen Scan. naar HDD Schijfstatus Ex.datatoegang
Verlofformulieren?
Rapportageformulieren?
Declaratieformulieren?
Zonder documentarchivering
Het kost tijd om het gewenste formulier te zoeken.
Met documentarchivering
Het vereiste formulier kan gemakkelijk worden opgehaald
uit de documentarchiveringslijst
en documentbeheer is veel efficiënter.