Operation Manual

6-3
DOCUMENTARCHIVERING►DOCUMENTARCHIVERING
TYPEN DOCUMENTARCHIVERING
U kunt een bestand op de volgende manieren opslaan met documentarchivering: [Snelbestand] en [Bestand] in de kopieer- of
verzendmodus en [Scannen naar schijf] en [Scannen naar extern geheugenapparaat] in de modus voor documentarchivering.
VOORDAT U SCANNEN NAAR SCHIJF IN
DOCUMENTARCHIVERING GAAT GEBRUIKEN
Maptypen
Wanneer u bestanden met documentarchivering op de harde schijf wilt opslaan, kunt u drie typen mappen gebruiken.
Mappen op de harde schijf
Snelmap
Documenten die zijn gescand met [Snelbestand] op het actiepaneel worden in deze map opgeslagen. Aan elke
opdracht worden automatisch een gebruikersnaam en bestandsnaam toegewezen.
Hoofdmap
Gescande documenten worden opgeslagen in deze map.
Wanneer u een opdracht opslaat in de hoofdmap, kunt u een eerder opgeslagen gebruikersnaam opgeven en een bestandsnaam toewijzen.
U kunt desgewenst ook een wachtwoord (5 tot 32 tekens) opgeven als u een bestand opslaat ('Vertrouwelijk').
Aangepaste map
In deze map worden mappen met aangepaste namen opgeslagen.
Gescande documenten worden opgeslagen in de opgeslagen map.
Net als voor de hoofdmap kunt u voor een aangepaste map een eerder opgeslagen gebruikersnaam opgeven en een
bestandsnaam toewijzen bij het opslaan van een opdracht.
Voor aangepaste mappen en voor bestanden die zijn opgeslagen in aangepaste mappen kunnen wachtwoorden (PIN Code: 5 tot
8 cijfers) worden ingesteld.
Snelbestand
Als er een kopieeropdracht, verzendopdracht of andere opdracht wordt uitgevoerd, worden de
documentgegevens met deze functie op de harde schijf opgeslagen. Gebruik deze functie wanneer
u snel en gemakkelijk documentgegevens wilt opslaan zonder een bestandsnaam of andere
informatie op te geven. Het opgeslagen bestand kan ook door anderen worden gebruikt. Gebruik
deze methode niet om bestanden op te slaan die niet door anderen mogen worden gebruikt.
Bestand
Als er een kopieeropdracht, verzendopdracht of andere opdracht wordt uitgevoerd,
worden de documentgegevens met deze functie op de harde schijf opgeslagen. Anders
dan met Snelbestand kunt u verschillende typen informatie aan het bestand toevoegen
wanneer het bestand wordt opgeslagen om efficiënt bestandsbeheer mogelijk te maken. U
kunt ook een wachtwoord instellen.
Scannen naar schijf
Met deze functie scant u een origineel en slaat u het op de harde schijf op. Net als met
Bestand kunnen verschillende typen informatie worden toegevoegd.
Scannen naar extern
geheugenapparaat
Met deze functie scant u een origineel en slaat u het op een extern geheugenapparaat op, zoals
een USB-stick. Net als met Bestand kunnen verschillende typen informatie worden toegevoegd.
Er kunnen maximaal 1000 aangepaste mappen worden gemaakt op de harde schijf.
Snelmap
Hoofdmap Aangepaste map