Operation Manual

6-12
DOCUMENTARCHIVERING►DOCUMENTEN OPSLAAN MET DOCUMENTARCHIVERING
BESTANDSINFORMATIE
De procedure voor uitgebreide instellingen wordt hieronder beschreven.
Wanneer u een eigenschap, gebruikersnaam, bestandsnaam en map opgeeft, kan een bestand eenvoudiger worden
beheerd en gevonden. Als u [Vertrouwelijk] selecteert voor Eigenschap en een wachtwoord instelt, kunnen anderen het
bestand bovendien niet zonder uw toestemming bekijken.
De eigenschap wijzigen
U kunt een beveiligingsinstelling selecteren voor bestanden die zijn opgeslagen met de functie voor
documentarchivering. Hiermee voorkomt u dat een bestand wordt verplaatst of handmatig of automatisch wordt
verwijderd.
Er zijn drie eigenschappen beschikbaar voor opgeslagen bestanden: 'Delen', 'Beveiligen' en 'Vertrouwelijk'. Wanneer
het bestand wordt opgeslagen met de eigenschap 'Delen', is het niet beveiligd. Wanneer het bestand wordt opgeslagen
met de eigenschap 'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk', is het wel beveiligd.
Bestanden die worden opgeslagen in de snelmap, hebben altijd de eigenschap 'Delen'. Wanneer u een bestand opslaat
in de hoofdmap of een aangepaste map, kunt u 'Delen', 'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk' selecteren.
Delen
Een bestand met de eigenschap 'Delen' kan worden gewijzigd in een bestand met de eigenschap
'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk' met de functie 'Eigensch. Wijzigen' in Taakinstellingen.
Beveiligen
Voor 'Beveiligen' hoeft u geen wachtwoord op te geven, maar u voorkomt daarmee wel dat een bestand
wordt verplaatst, verwijderd of bewerkt. U kunt geen wachtwoord instellen.
Vertrouwelijk
Als u een 'Vertrouwelijk'-bestand wilt beveiligen, stelt u een wachtwoord in. (Het wachtwoord moet worden
ingevoerd voordat het bestand kan worden opgehaald.)
Als een bestand wordt opgeslagen in versleutelde PDF-indeling, wordt het bestandskenmerk automatisch
ingesteld op "Vertrouwelijk".
Beperkingen voor het wijzigen van de eigenschap
• Een bestand met de eigenschap 'Delen' kan worden gewijzigd in 'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk'. Een bestand dat als 'Delen'
is opgeslagen in de snelmap kan echter alleen worden gewijzigd in 'Beveiligen'.
• Een bestand met de eigenschap 'Beveiligen' kan worden gewijzigd in 'Delen' of 'Vertrouwelijk'. Een bestand dat als
'Beveiligen' is opgeslagen in de snelmap kan echter alleen worden gewijzigd in 'Delen'.
• Een bestand dat is opgeslagen in de snelmap kan niet worden gewijzigd in 'Vertrouwelijk'. Als het bestand wordt verplaatst
naar de hoofdmap of een aangepaste map, kan de eigenschap worden gewijzigd in 'Vertrouwelijk'.
• Voor één bestand kunnen niet twee eigenschappen worden geselecteerd.
1
Selecteer [Eigenschap] in het scherm Bestandsinformatie.
2
Als u [Vertrouwelijk] hebt geselecteerd, voert u een wachtwoord in (5 tot 32
tekens).
Elk cijfer dat u invoert, wordt weergegeven als .