Operation Manual

5-6
DOCUMENTARCHIVERING►DOCUMENTARCHIVERING
Gegevens aan bestanden toevoegen
Als u een bestand opslaat met 'Bestand', voegt u de volgende gegevens toe om het van andere bestanden te kunnen onderscheiden.
BELANGRIJKE PUNTEN VOOR HET GEBRUIK VAN DOCUMENTARCHIVERING
• Bestanden die worden opgeslagen met [Snelbestand], krijgen de eigenschap 'Delen'. Dat betekent dat het bestand
door iedereen kan worden geopend en verzonden. Sla geen gevoelige documenten op of documenten die niet mogen
worden gebruikt door anderen die de functie [Snelbestand] gebruiken.
• Wanneer u een bestand opslaat met [Bestand], kunt u het opslaan met de eigenschap 'Vertrouwelijk'. Stel een
wachtwoord in voor een bestand met de eigenschap 'Vertrouwelijk' om te voorkomen dat het door anderen kan
worden gebruikt. Voorkom dat andere mensen achter dit wachtwoord komen.
• U kunt de een opgeslagen bestand met de eigenschap 'Vertrouwelijk' desgewenst wijzigen in 'Delen' met 'Eigensch.
Wijzigen'. Sla geen gevoelige documenten op of documenten die niet door anderen mogen worden gebruikt.
• Behoudens voor zover wettelijk verplicht aanvaardt SHARP Corporation geen enkele aansprakelijkheid voor schade
die voortvloeit uit het openbaar worden van gevoelige informatie als gevolg van manipulatie door een derde partij van
gegevens die zijn opgeslagen met behulp van de functie Snelbestand of de functie Bestand, of van onjuiste
toepassing van de functie Snelbestand of de functie Bestand door de gebruiker die de gegevens opslaat.
Gebruikersnaam
De gebruikersnaam is vereist voor de invoer van eigendomsgegevens van een bestand en andere
informatie. De gebruikersnaam moet vooraf worden geregistreerd.
Bestandsnaam
De naam van een bestand.
Opgeslagen in
De map waarin de bestanden worden opgeslagen.
Eigenschap
Delen Alle gebruikers kunnen bestanden die de eigenschap 'Delen' hebben,
weergeven en wijzigen.
Beveiligen Als 'Beveiligen' is ingesteld, kan het bestand niet meer worden bewerkt,
verplaatst of verwijderd.
Vertrouwelijk Voor het beveiligen van bestanden kunt u een wachtwoord instellen (5
tot 32 tekens).
•
De bovenstaande informatie kan niet worden opgegeven wanneer een bestand wordt opgeslagen met de functie Snelbestand.
• Als u [Creëer Downloadbaar Bestand] selecteert bij Scannen naar schijf en het bestand als een vertrouwelijk bestand
opslaat, kunnen de eigenschappen niet worden gewijzigd.
Een gebruikersnaam opslaan:
Bij 'Instellingen (beheerder)' selecteert u [Gebruikers -bediening] → [Gebruikers- Lijst].
Gebruikersnaam: Naam1
Bestandsnaam: Hand-out vergadering
Wachtwoord: 12345678
De map 'Notulen
vergadering'