Operation Manual

6-2
DOCUMENTARCHIVERING
Inhoudsopgave
Dit gedeelte bevat informatie waarmee u vertrouwd dient te zijn voordat u de documentarchiveringsfunctie gebruikt,
inclusief een overzicht van het documentarchiveringsproces, de mogelijkheden van de documentarchiveringsfunctie en
handige wenken voor het gebruik van deze functie.
OVERZICHT
De documentarchiveringsfunctie biedt u de mogelijkheid om de documentafbeelding van een kopieer- of
beeldverzendtaak of de gegevens van een afdruktaak als bestand op te slaan op de harde schijf van het apparaat.
Het opgeslagen bestand kan worden opgehaald en afgedrukt of verzonden indien nodig.
TYPEN DOCUMENTARCHIVERING
Er zijn drie manieren om een bestand op te slaan met behulp van documentarchivering: Snelmap, Bestand en Scannen
naar schijf.
DOCUMENTARCHIVERING
Snelmap
Als er een kopieer- of een scanverzendopdracht of andere opdrachten worden uitgevoerd, slaat deze
functie de documentdata op de harde schijf op. Gebruik deze functie wanneer u snel en gemakkelijk
documentdata wilt opslaan zonder een bestandsnaam of andere informatie op te geven.
Het opgeslagen bestand kan ook door anderen worden gebruikt. Gebruik deze methode niet om
bestanden op te slaan waarvan u niet wilt dat anderen ze gebruiken, zoals bestanden die gevoelige of
vertrouwelijke informatie bevatten.
Bestand
Als er een kopieer- of een scanverzendopdracht of andere opdrachten worden uitgevoerd, slaat deze
functie de documentdata op de harde schijf op. Anders dan bij Snelbestand kunt u verschillende typen
informatie toevoegen aan het bestand wanneer het bestand is opgeslagen om efficiënt
bestandsbeheer in te schakelen.
U kunt ook een wachtwoord aan het bestand toekennen om te voorkomen dat anderen dit kunnen
ophalen.
Scannen naar schijf
Deze functie scant het document en slaat het op als een bestand. Net als bij Bestand kunt u
verschillende typen informatie toevoegen aan het bestand wanneer het is opgeslagen.
Harde schijf
Internetfax
Faxen
Scannen
naar schijf
Kopiëren
Afdrukken
Scan
Harde schijf
Afdrukken Verzenden
Een bestand opslaan
Een opgeslagen bestand oproepen of
gebruiken
Een opgeslagen bestand kan worden afgedrukt. Een
opgeslagen bestand kan ook als fax worden verzonden
of worden overgebracht naar een andere computer in
een netwerk. Een opgeslagen bestand kan ook
bewaard worden voor het archief.
De in de diverse functies gebruikte
documentinformatie wordt op de harde schijf
opgeslagen als een bestand.