Operation Manual

6-4
DOCUMENTARCHIVERING
Inhoudsopgave
VOORDAT U DOCUMENTARCHIVERING GAAT GEBRUIKEN
Deze sectie bevat informatie waarmee u vertrouwd moet zijn voordat u de functie documentarchivering gebruikt.
Mappen
Voor het opslaan van bestanden met documentarchivering kunnen drie typen mappen worden gebruikt.
Snelmap
Documenten die zijn gescand met de toets [Snelbestand] worden opgeslagen in deze map. Er wordt automatisch een
gebruikersnaam en een bestandsnaam toegekend aan elke opdracht.
Hoofdmap
Documenten die zijn gescand met de toets [Bestand] worden opgeslagen in deze map.
Als u een taak opslaat in de Hoofdmap, kunt u een eerder opgeslagen gebruikersnaam specificeren en een
bestandsnaam toekennen.
Er kan tevens een wachtwoord worden ingesteld bij het opslaan van een bestand als [Vertrouwelijk].
Aangepaste map
In deze map kunnen mappen met aangepaste namen worden opgeslagen.
Wanneer een document is gescand met de toets [Bestand] en er een map is geselecteerd, wordt het document
opgeslagen in de opgegeven map.
Net als de Hoofdmap biedt een aangepaste map u de mogelijkheid om een eerder opgeslagen gebruikersnaam te
specificeren en een bestandsnaam toe te kennen bij het opslaan van een opdracht.
Voor aangepaste mappen en voor bestanden die zijn opgeslagen in aangepaste mappen kunnen wachtwoorden
worden ingesteld.
Items die handig zijn om op te slaan
Wanneer u een opdracht opslaat met "Bestand" of "Scannen naar schijf", is het handig om de onderstaande items op te
slaan. Deze instellingen zijn niet nodig wanneer u een opdracht opslaat met "Snelbestand".
Er kunnen maximaal 1000 aangepaste mappen worden gemaakt op de harde schijf.
Gebruikersnaam
Dit is nodig als u een gebruikersnaam wilt toevoegen aan opgeslagen bestanden. Gebruikersnamen worden
opgeslagen onder "Gebruikerslijst" in de systeeminstellingen (beheerder). Een gebruikersnaam wordt ook
gebruikt als een voorwaarde wanneer u naar een bestand zoekt.
Aangepaste map
De Hoofdmap is aanvankelijk beschikbaar als een locatie om bestanden op te slaan onder "Bestand"
en "Scannen naar schijf". Wanneer er in de systeeminstellingen met "Documentarch. Beheer"
aangepaste mappen zijn aangemaakt, kan een aangepaste map worden opgegeven als de locatie
voor de opslag van bestanden. U kunt ook een wachtwoord vaststellen voor een aangepaste map om
de toegang tot die map te beperken.
Mijn map
"Mijn map" wordt ingesteld met "Gebruikerslijst" in de systeeminstellingen (beheerder). U kunt de
hoofdmap van een al eerder gemaakte aangepaste map selecteren als "Mijn map" of u kunt een nieuwe
map aanmaken als "Mijn map". Wanneer gebruikersauthenticatie is ingeschakeld, wordt "Mijn map"
geselecteerd als bestemming van "Bestand" en "Scan. naar HDD".
• Systeeminstellingen: Beheer Documentarchivering (pagina 7-26)
Deze functie wordt gebruikt om aangepaste mappen te maken voor documentarchivering. U kunt ook een wachtwoord
instellen voor een aangepaste map.
• Systeeminstellingen (Beheerder): Gebruikerslijst
Deze functie wordt gebruikt om een gebruikersnaam op te slaan en een map aan te duiden als "Mijn map".
Mappen op de harde schijf
Snelmap
Hoofdmap
Aangepaste map