Operation Manual

6-7
DOCUMENTARCHIVERING
Inhoudsopgave
Bestanden
Als een bestand wordt opgeslagen met de functie "Bestand" kan de volgende informatie worden toegekend.
Door een bestand op te slaan met deze informatie kunt u dit later onderscheiden van andere bestanden.
Gebruikersnaam:Gebruik deze optie om de eigenaar van het bestand te specificeren. De gebruikersnaam moet eerst
worden opgeslagen in de "Gebruikerslijst" in de systeeminstellingen.
Bestandsnaam: Hier kan een bestandsnaam worden ingevoerd.
Map: Selecteer in welke map het bestand moet worden opgeslagen.
Vertrouwelijk: Er kan een wachtwoord van 5 tot 8 tekens worden ingesteld om te voorkomen dat anderen het
bestand gebruiken.
BELANGRIJKE WENKEN VOOR HET GEBRUIK VAN
DOCUMENTARCHIVERING
Let bij het gebruik van de documentarchiveringsfunctie op het volgende:
• Aan bestanden die opgeslagen zijn met "Snelbestand" wordt de eigenschap "Delen" toegekend. Bestanden met
"Delen" kunnen door wie dan ook worden opgeroepen en afgedrukt of verzonden. Daarom moet Snelbestand niet
worden gebruikt om documenten op te slaan die gevoelig en vertrouwelijk zijn waarvan u niet wilt dat anderen ze
gebruiken.
• Gebruik de eigenschap "Vertrouwelijk" wanneer u een bestand opslaat met "Bestand". U kunt een wachtwoord
instellen voor een vertrouwelijk bestand om te voorkomen dat dat bestand door anderen wordt gebruikt. Zorg er goed
voor dat het wachtwoord van een opgeslagen vertrouwelijk bestand geheim blijft.
• De eigenschap van een opgeslagen "Vertrouwelijk" bestand kan worden gewijzigd in "Delen" met "Eigensch.
Wijzigen" wanneer het bestand wordt gebruikt. Sla geen documenten op die gevoelig zijn of die niet door anderen
mogen worden gebruikt.
• Behoudens voor zover wettelijk verplicht aanvaardt de SHARP Corporation geen enkele aansprakelijkheid voor
schade die voortvloeit uit het openbaar worden van gevoelige informatie als gevolg van manipulatie door een derde
partij van gegevens die zijn opgeslagen met behulp van de functie Snelbestand of de functie Bestand, of van onjuiste
toepassing van de functie Snelbestand of de functie Bestand door de gebruiker die de gegevens opslaat.
De bovenstaande informatie kan niet worden gespecificeerd wanneer een bestand wordt opgeslagen met de functie
Snelbestand.
Systeeminstellingen (Beheerder): Gebruikerslijst
Dit wordt gebruikt om gebruikersnamen op te slaan.
Map "Notulen"
Gebruikersnaam: Naam 1
Bestandsnaam: Agenda
Wachtwoord: 12345678