User guide

iv PhoneMail Systems, Release 6.3, User Guide
Listening to Incoming Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
After Listening to Incoming Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Saving, Deleting, Replaying a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Message Expiration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Answering a Message Directly to a Sender’s Mailbox . . . . . . . . 3-6
Forwarding a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Calling a Message Sender’s Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Listening to Another Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Listening to Outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Re-recording a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Changing Destinations for a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Marking Delivery Options for a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Canceling Delivery of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
Chapter 4. Record Features
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4-1
The Record Feature Branch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
Recording Control Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
Recording or Re-recording Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4
Addressing Messages After You Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
Sending Messages After Recording and Addressing . . . . . . . . . . . . 4-6
Regular Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
Special Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
Future Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-7
Cancel Message Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
Processing Returned Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
Chapter 5. Answering Options
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5-1
The Answering Options Branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Answering Options for One Personal Greeting Systems . . . . . . . 5-2
Answering Options for Three Personal Greetings Systems . . . . . 5-3
Using Personal Greetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4
Example Personal Greetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4
Using One Personal Greeting Systems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-6
Using Three Personal Greetings Systems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-7
Selecting Your Answering Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11
Changing Your Referral Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-12
Recording Your Name for Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-13
Chapter 6. Mailbox Options
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6-1
The Mailbox Options Branch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
Using Personal Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4
Changing Your Prompt Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6