Octophon Open 30 Rezeptionstelephon Bedienungsanleitung )LUVW 1 Deutsche Telekom !"! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Wie diese Anleitung verwenden ? KRZ Sie besitzen jetzt ein digitales Telefon Octophon Open 30 (Rezeptionstelefon). Seine großen Display-Bereiche, der Navigator und die Alphatastatur zeichnen sich durch ihre hohe Ergonomie und ihren großen Benutzungskomfort aus. • Aktionen • Tastatur Hörer abheben. Zifferntastatur. Hörer auflegen. Alphatastatur. Beschreibung einer Aktion oder eines Kontexts. Spezifische Tasten der Zifferntastatur.
Inhaltsverzeichnis 7RF Entdecken Sie Ihr Telefon . . . . . . . . . . . . . . . . . . S.6 1. Check-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S.8 1.1 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 3 3. Check-in des Gastes bei der Ankunft. . . . . . . . . . . . . . . . S.8 Gastdaten-Verwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S.10 Druck eines Gast-Informations-Tickets . . . . . . . . . . . . . . Wecken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inhaltsverzeichnis 4. Kundenanpassung der Hotelfunktionen . . . . . . . S.22 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 5. S.22 S.22 S.23 S.23 S.24 S.24 S.25 S.26 S.27 S.27 S.28 Zimmer Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S.30 5.1 5.2 5.3 5.4 4 Wecken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Durchwahlnummer (DDINum) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sprache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Entdecken Sie Ihr Telefon 7HOHSKRQH Navigator Frei programmierbare Tasten und Icons Zum Blättern durch mehrere Display-Seiten und zum Auswählen einer Zeile (die untere Zeile ist standardmäßig aktiv). Obere Zeile Vorhergehende Seite Nächste Seite Untere Zeile Zum Anrufen eines Gesprächspartners, zur Aktivierung eine rer Anrufe.
HOHSKRQH Frei programmierbare Tasten und Icons Seiten ntere Seite Informationstaste Sie ermöglicht es: • Infos über Ihr Telefon zu erhalten • Tasten zu programmieren Zum Anrufen eines Gesprächspartners, zur Aktivierung eines Dienstes oder zum Managemet Ihrer Anrufe. Jeder dieser Tasten ist ein Icon zugeordnet: Ikonen der Zimmertelefone : Erstes Zweites Drittes Segment Segment Segment Verbindungs-Icons : Ankommender Anruf (blinkend). Bestehende Verbindung. Verbindung wird gehalten.
1 Check-in 2WKHU 1.1 Check-in des Gastes bei der Ankunft • Bei Ankunft eines Gastes und zum Check-in ein freies und gereignigtes Zimmer wählen : Programmierte “Hotel”-Taste Taste, die einem freien Zimmer entspricht Rufnummer des Zimmers Je nach Check-in-Prozedur können Sie: 1) einzelne Felder 'löschen' (z.B. den Namen des Kunden) 2) die Felder verändern, deren Standard-Werte abweichen (z.B. die Sprache) 3) die einzelnen Felder bestätigen.
1 Check-in • Die folgenden Anzeigen sind abhängig von der Check-inProzedur (max. 6 von 8 Möglichkeiten): Wert/Vorkasse: Standardmäßig kann ein Wert vorgegeben werden. Sie können diesen Wert verändern oder die Taste 'Kvork' (keine Vorkasse) wählen. Der Betrag der Vorkasse des Gastes wird in Gebühreneinheiten umgerechnet.
2 Gastdaten-Verwaltung 2WKHU • Sie können Gastdaten anschauen und verändern (Zimmer besetzt): Nach Auswahl eines Zimmers (siehe unten) zeigt das Display in der ersten Zeile die Daten des jeweiligen Zimmergastes an: - Name des Gastes - Sprache des Gastes - Weckzeit (wenn sie programmiert wurde) und die Anzeige eines möglichen Weckzeitproblems - Status der Funktion 'Telefonruhe' - Stand der Vorkasse (+ für pos. -Kredit, - für neg.
2.2 Wecken • Diese Funktion ermöglicht es, die Weckzeit eines Gastes zu verändern: Termin Programmierte “Hotel”-Taste Taste mit Zimmernummer Rufnummer des Zimmers Lösche Wecken OK um die Weckzeit zu löschen Gastdaten-Verwaltung 2 • Ablesen des Weckzeit-Status: 11 Verschiedene Anzeigemöglichkeiten: Linkes Segment neben der Taste mit Zimmernummer: Das blinkende linke Segment neben der Taste mit der Zimmernummer informiert Sie darüber, daß ein Weckproblem vorliegt.
2 Weckzeit Status: Drücken Sie WECKEN; der Status der Weckzeit kann wie folgt sein: eingeschaltet: die Weckzeit ist aktiviert ausgeschaltet: die Weckzeit ist deaktiviert besetzt: Problem, das Telefon war bei 3 Versuchen besetzt unbeantwortet: Problem, der Hörer wurde bei 3 Versuchen nicht abgenommen außer Betrieb: Problem, das Telefon war bei 3 Versuchen technisch nicht erreichbar Im Falle eines Weckproblems wird die Rezeption vom System gewarnt.
2.4 Vorkasse • Diese Funktion ermöglicht es, den Vorkassenbetrag eines Gastes zu verändern Programmierte “Hotel”-Taste Taste mit Zimmernummer Rufnummer des Zimmers OK Vorkas Betrag erhöhte Vorkasse 13 Gastdaten-Verwaltung 2 Das System berechnet für den Gast wieder die Gesamtsumme seiner Anzahlung und den Restbetrag. 2.5 Check-out Programmierte “Hotel”-Taste Taste mit Zimmernummer Rufnummer des Zimmers CheOut Bitte schlagen Sie im Kapitel nach, das diese Funktion beschreibt (Check-out).
2 2.6 Name des Kunden • Diese Funktion ermöglicht es, den Namen des Gastes zu ändern: Programmierte “Hotel”-Taste Taste mit Zimmernummer Rufnummer des Zimmers OK Name Namen des Gastes (max. 8 Zeichen) 14 2.7 Sprache • Diese Funktion ermöglicht es, die Sprache des Gastes zu ändern.
2.8 Nachrichten • Rückrufanforderung: Diese Funktion ermöglicht es, dem Gast eine Rückrufanforderung zu übermitteln (Nachrichten-LED auf dem Telefon ist aktiviert): Programmierte “Hotel”-Taste Taste mit Zimmernummer wählen Nachr. Rufnummer des Zimmers OK Gastdaten-Verwaltung 2 mehrfach drücken • Erkennen des Nachrichtentyps: 15 Diese Funktion ermöglicht es, den Typ der Nachricht (SprachTextnachricht), die für den Gast vorliegt, zu erkennen: Nachr.
2 2.9 DDINum • Diese Funktion ermöglicht es, dem Gast eine andere Durchwahlnummer zuzuweisen: Programmierte “Hotel”-Taste PubNum Taste mit Zimmernummer wählen Rufnummer des Zimmers OK mehrfach drücken 2.
2.11 Paßwort • Diese Funktion ermöglicht es, ein dem Gast zugewiesenes Paßwort zu verändern: Programmierte “Hotel”-Taste Paßwrt Taste mit Zimmernummer wählen Rufnummer des Zimmers OK mehrfach drücken 17 Gastdaten-Verwaltung 2 das System weist ein anderes Paßwort zu • Der Gast kann mit dem Paßwort: - sein Telefon sperren (Amtsgespräche verhindern) - unter seiner Berechtigung auf einem anderen Telefon Gespräche führen.
3 Check-out 2WKHU 3.
3.2 Pre Check-out • Diese Funktion ermöglicht es, daß kurz vor der Abreise des Gastes, z.B. einen Tag vorher, die Telefonrechnung bereits gedruckt wird. Von seinem Telefon können dann keine externen Anrufe mehr geführt werden, jedoch können die anderen Funktionen (Weckzeit, Nachrichten, Durchwahlnummer, Ruhe…) weiterhin genutzt werden: Programmierte “Hotel”-Taste CheOut Taste mit Zimmernummer Check-out 3 Rufnummer des Zimmers PreOut 19 Pre Check-out löscht alle Gebührendaten des Gastes.
3 3.3 Check-out • Ermöglicht es der Rezeption, ein Zimmer freizumachen: Programmierte “Hotel”-Taste CheOut Taste mit Zimmernummer Rufnummer des Zimmers CheOut Die Zimmerparameter werden zurückgesetzt. Das Gesamtrechnungs-Ticket wird automatisch gedruckt. 20 • Auswirkungen des Pre Check-out bzw.
Tabellenanalyse: /: das Symbol zeigt, daß der Status unverändert bleibt. Keine externen Rufe: keine Amtsgespräche mehr möglich Gebührendaten: die Gesprächskosten, die gesamten Vorkassenbeträge und Check-out 3 'Soll' und 'Haben' des Gastes werden gelöscht. 1 Stunde: nicht gehörte Nachrichten werden 1 Stunde lang gespeichert. Ein Check-in löscht die vorhandenen Nachrichten. Frei/Schmutzig: der Zimmerstatus ist nun 'frei' und 'schmutzig'.
Kundenanpassung der Hotelfunktionen 4 2WKHU Die persönliche Anpassung des Check-in ermöglicht die Definition der Defaultwerte der verschiedenen Anzeigen. 4.1 Wecken • Diese Funktion ermöglicht es, eine Weckzeit vorzugeben (Default): Termin Basis Programmierte “Hotel”-Taste Default-Weckzeit Lösche OK löscht Default-Weckzeit 22 4.
4.3 Sprache • Diese Funktion ermöglicht es, eine Sprache im Default festzulegen: Sprach Basis Programmierte “Hotel”-Taste wählen mehrfach drücken OK Die Sprache wird sowohl für das Telefon (vorausgesetzt, daß der Gast ein Telefon mit Display hat), als auch für die Voice Mail Box des Gastes aktiviert. 23 4.4 Vorkasse • Diese Funktion ermöglicht es, das Menü 'Vorauszahlung/ Vorkasse' zu aktivieren (oder deaktivieren) und einen Betrag als Vorkasse im Default einzugeben.
4 4.5 Berechtigung für Amtsgespräche (RNSPro) • Diese Funktion ermöglicht es, den Zimmertelefonen Berechtigung für Amtsgespräche im Default vorzugeben (International, National, Citynetz oder Hausberechtigung): Basis RNSPro Programmierte “Hotel”-Taste wählen mehrfach drücken OK 4.
4.
4 4.8 Gebühren Basis GebErf Kosten Programmierte “Hotel”-Taste Grenze Kosten Kosten 1, Kosten 2, Kosten 3: 3 Grundgebührenwerte eingeben. SupSer: entstandene Mehrkosten, wenn die 26 Rezeption ein Gespräch herstellt und zu Zimmertelefonen oder Telefonkabinen übermittelt. Grenze Schwelle 1, Schwelle 2: die beiden Schwellenwerte eingeben, bei denen auf 2. oder 3. Gebührenwert umgeschaltet wird. Beep: Schwelle der Vorkasse, bei jeder Einheit ertönt ein Beep.
4.9 AusZeit (Ausstiegszeit) • Die Rezeption verläßt nach einer vorprogrammierbaren Zeit automatisch die Hotelfunktion, wenn diese nicht benutzt wird: Basis AusZt Programmierte “Hotel”-Taste OK Ausstiegszeit (in Minuten) 27 4.10 Mehrwertsteuerrate • Diese Funktion ermöglicht es, eine landesspezifische Mehrwertsteuerrate festzulegen (% MwSt): Basis Programmierte “Hotel”-Taste MWst.
4 4.11 Check-in Display • Diese Funktion ermöglicht es, die Reihenfolge, in welcher die 6 Displayanzeigen erscheinen sollen (max. 6 von 8 Möglichkeiten), die am häufigsten beim Check-in benötigt werden, zu programmieren. Anmerkung: Nicht ausgewählte Displayanzeigen bleiben bei Ende des Check-in zugänglich.
• In untenstehender Tabelle können Sie Ihre DefaultKundenanpassungen vermerken.
5 Zimmer Status 2WKHU • Die Funktion Zimmer-Status (Zustand) ermöglicht: Der Person, die für das Zimmer verantwortlich ist: - die Rezeption über den Status des Zimmers zu informieren. Der Rezeption: - den Status eines Zimmers zu verändern, - an dem Telefon der Rezeption den Zimmer-Status zu ersehen. Ein Ticket über den Zimmer-Status zu erstellen. 5.
5.2 Abfrage des Zimmer-Status • Die Rezeption kann den Zimmer-Status abfragen: Status Programmierte “Hotel”-Taste Taste mit Zimmernummer Zimmer Status 5 Das Display zeigt Ihnen: den Zimmer-Status ’sauber’ oder ’schmutzig’, ggf.
5 5.3 Beispiel für ein Zimmer-Status Ticket • Eine Zimmer-Status Darstellung wird automatisch gedruckt (bei programmierter Funktion), wenn der Zimmer-Status wechselt: • Der Text ÄNDERUNG ZIMMERSTATUS wird immer gedruckt und durch folgende Informationen ergänzt: - die erste Ziffer zeigt den Zimmer-Status:0 = Zimmer sauber 1 = Zimmer schmutzig - die anderen Ziffern (max. 3) präsentieren die Problemnummer (Störungskennung), falls es ein Problem gibt.
5.4 Konfiguration des Zimmer-Status • Diese Funktion ermöglicht es, daß alle Räume oder nur die belegten Räume manuell oder automatisch in den 'schmutzig'-Zustand gewechselt werden: Zimmer: Status Global Zimmer Status 5 Programmierte “Hotel”-Taste Zimmer 33 OK mehrfach drücken Diese Funktion ermöglicht es festzulegen, welche Zimmer in den Status 'zu reinigen' wechseln sollen (alle Zimmer oder nur die belegten Zimmer).
5 Manueller oder automatischer Wechsel: Diese Funktion ermöglicht es festzulegen, welche Zimmer in den Status 'schmutzig' wechseln sollen (alle Zimmer oder nur die belegten Zimmer).
Klauseln Konformitätserklärung KRZWRF Dieses Gerät erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie: 1999/5/EG Richtlinie über Funkanlagen und Telekommunikationsendeinrichtungen und die gegenseitige Anerkennung ihrer Konformität. Die Konformität mit der o. a. Richtlinie wird durch das CE-Zeichen auf dem Gerät bestätigt.
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