TimeWriter/Pro Gebruikershandleiding Deel 1: Tw Client Deel 2: Tw WebClient Deel 3: Tw Report Deel 4: Tw Planner Gebruikershandleiding
Gebruikershandleiding
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro XSO; xBase Software Ontwikkeling
Inhoud twClient 1 Inleiding 3 Wat is TimeWriter? .......................................................................... 3 Hoe gebruikt u deze handleiding? ...................................................... 3 Werken met TimeWriter 5 Inleiding ........................................................................................ 5 Starten en stoppen .......................................................................... 5 Aanmelden ..........................................................
Persoonlijke voorkeuren dialoog ...................................................... Kleuren en lettertype wijzigen ............................................... Programmagedrag wijzigen ................................................... Tijdsindeling van het raster wijzigen....................................... Sneltoetsen 33 33 34 35 37 Sneltoetsen Hoofdscherm ............................................................... 37 Sneltoetsen tijdvakgegevens dialoogvenster............................
Wat is TimeWriter Report? .............................................................. 63 Hoe gebruikt u deze handleiding? .................................................... 63 Werken met TwReport 65 Inleiding ...................................................................................... TwReport starten........................................................................... Rapport genereren......................................................................... De rapportkiezer ........
Ontwerp wijzigen................................................................108 Rasterweergave rapport ontwerpen.................................................108 Rasterweergaverapport ontwerpen........................................109 Nieuw exportbestand opstellen .............................................109 Ontwerp wijzigen................................................................112 Aanpassen van standaardrapporten ................................................
________________________________________________________ TimeWriter Pro V1 twClient XSO; xBase Software Ontwikkeling Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Inleiding • 1
Inleiding Wat is TimeWriter? Met TimeWriter kunt u snel en efficiënt gewerkte uren registreren en toewijzen aan projecten of klanten. Het belangrijkste van het programma is het weekraster, waarin u één volledige week in beeld hebt. In die week zijn de reeds geboekte werkzaamheden zichtbaar als tijdvakken. Uw werkzaamheden kunt u daar overzichtelijk registreren en beheren. Per tijdvak kunt u gegevens vastleggen over de werkzaamheden.
4 • Inleiding Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Werken met TimeWriter Inleiding Dit hoofdstuk behandelt het dagelijks gebruik van TW Client. De systeembeheerder registreert stamgegevens in de database. Vervolgens autoriseert hij de gebruikers en bepaalt hij uw rechten. In TW Client boekt u werkzaamheden door tijdvakken in een weekraster te plaatsen. Meer hierover leest u bij Werkzaamheden boeken. Starten en stoppen Aanmelden U start TW Client als volgt: Stap Handeling 1 Dubbelklik op het TW Client icoon op uw bureaublad of gebruik het startmenu.
Stap 3 Handeling Geef uw inlognaam en wachtwoord op. Als uw gegevens correct zijn, verschijnt het weekraster en kunt u aan de slag. TW onthoudt een aantal instellingen. De volgende keer dat u het programma start, verschijnen deze gegevens in het aanmeldscherm. U kunt die gegevens overschrijven. Automatisch inloggen TW kan u ook automatisch aanmelden, dan verschijnt direct het hoofdscherm en hoeft u niet in te loggen. Deze instelling regelt de systeembeheerder.
Met de pijltjestoetsen kiest u vervolgens een menu en met [Enter] opent u de functie. Achter veel subonderwerpen in TW Client menu staat ook een toetscombinatie. Met die toetsen wordt de functie in één keer geopend. Van de belangrijkste functies staan ook knoppen in de knoppenbalk. Als u even met de cursor op het pictogram blijft staan, verschijnt de naam van de functie in een tekstvakje.
8 • Werken met TimeWriter Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Werkzaamheden boeken Inleiding In TimeWriter boekt u werkzaamheden door tijdvakken in een weekraster te plaatsen. In het weekraster kiest u eerst de gewenste week. Daarna maakt u met de muis een tijdvak aan. De bijbehorende werkzaamheden specificeert u in het venster ‘Tijdvakgegevens’. Een bestaand tijdvak kunt u verplaatsen of kopiëren naar een ander tijdstip in dezelfde of een willekeurige andere week. In dit onderdeel leest u meer over het werken met het weekraster.
Boven het weekraster staat het weeknummer en de begin- en einddatum. De weken zijn genummerd volgens de ISO-norm (nieuwe weeknummer begint op maandag). U kunt op verschillende manieren naar een andere week bladeren: • Via de weeknummertabs onder het raster. Daar is steeds een aantal weken direct toegankelijk. Klik op een tab voor de gewenste week. Met de pijltjesknoppen rechts naast de weeknummertabs kunt u de niet zichtbare weken opvragen.
geboekte uren voor de zichtbare week vermeld. Bij gebruikers waarbij het stamgegeven ‘Norm uren’ is ingevuld, staat dat hier ook vermeld. Hiermee kunt u controleren of u al uw tijd hebt geboekt: 'Totaal uren' moet overeenkomen met de 'Norm uren'. Tijdvakken Een tijdvak is een blok in het weekraster; het staat voor de tijd die u aan een bepaalde activiteit gewerkt hebt. Nieuw tijdvak maken U boekt uw werkzaamheden door een tijdvak te maken en in het venster ‘Tijdvakgegevens’ de kenmerken vast te leggen.
• Van/tot/duur U kunt de tijden aanpassen met de pijlknoppen rechts naast de tijdvelden. De duur kunt u niet wijzigen; deze wordt automatisch uitgerekend. • Medewerkergegevens Uw naam is hier ingevuld. Wanneer u onder verschillende hoedanigheden kunt boeken, dan dient u hier uw hoedanigheid te kiezen. De hoedanigheid geeft aan in welke functie/rol u op dat moment werkt en selecteert de daarbij behorende toegestane boekingsaspecten.
vervolgens klikken op (of [Ctrl]+[E] gebruiken) zodat het tijdvakgegevensvenster geopend wordt. Aan de aspecten van een tijdvak kunnen kleuren zijn gekoppeld. Deze kleuren ziet u in de linkermarge van het tijdvak. Daardoor ziet u bijvoorbeeld snel welke tijdvakken betrekking hebben op één bepaalde klant. Tariefberekening Linksonder in het venster ‘ Tijdvakgegevens’ staat het uurtarief dat gekoppeld is aan de medewerker en een eventuele hoedanigheid.
Stap 1 Handeling Klik in het raster op de gewenste begintijd, houdt de muisknop ingedrukt en sleep de muisaanwijzer naar de gewenste eindtijd. Terwijl u sleept, ziet u onder in het tijdvak het gekozen tijdstip. Een tijdvak mag u ook over meerdere dagen slepen. Voor elke dag wordt de opgegeven tijdsperiode dan als afzonderlijk tijdvak geboekt; 2 Houd de muisknop ingedrukt en sleep de muis naar beneden. U ziet de begin- en de eindtijd verspringen; Laat de muis los bij de gewenste eindtijd.
⇒ ⇒ U kunt het nieuwe tijdvak in een bestaand tijdvak beginnen. Zorg dat bij de eerste klik (op de begintijd) de [Shift] ingedrukt is. De muisaanwijzer bevat een minteken om te laten zien dat de benodigde tijd van de bestaande tijdvakken wordt afgetrokken. Het resultaat is dat het nieuwe tijdvak de plaats inneemt van de bestaande tijdvakken.
Stap Handeling 1 Klik in het tijdvak; 2 Houd de muisknop ingedrukt en sleep het tijdvak naar de gewenste dag en tijd; Laat de muisknop los. 3 Let op! Het tijdvak moet wel passen op de nieuwe plaats, anders springt het vak terug naar de uitgangspositie.
Actie Een tijdvak selecteren Handeling Selecteer een tijdvak door erop te klikken. Selecteer op de volgende wijze meerdere tijdvakken: Meer tijdvakken tegelijk selecteren Klik achter elkaar op de te selecteren tijdvakken terwijl u de [Shift]+[Ctrl] vasthoudt. Kies dan [Ctrl]+[C] als u de tijdvakken wilt kopiëren of [Ctrl]+[X] als u de tijdvakken wilt knippen. Met Bewerken|Selecteer alles in week, of [Ctrl]+[A] kunt u alle tijdvakken van deze week selecteren.
Tijdvak herhalen Als u dagelijks een zelfde tijdvak nodig hebt, kiest u een ‘herhalend tijdvak’. Daarvoor maakt u met de muis in het weekraster een tijdblok dat u naar rechts doortrekt, over meerdere dagkolommen heen. Als u de muis loslaat, verschijnt het venster ‘Tijdvakgegevens’. Alle dagen waar u het tijdsblok overheen sleept, krijgen een tijdvak met dezelfde informatie als het eerste blok. U kunt de de tijdvakgegevens wijzigen, behalve de datum.
Tijd opvullen met nieuw tijdvak Door alle taken te benoemen, krijgt u een goed beeld van uw taken. Naast uw werk bent u ook tijd kwijt, bijvoorbeeld aan nietdeclarabele werkzaamheden. Die tijd kunt u in één keer verantwoorden. ⇒ ⇒ Volg onderstaande beschrijving om in één keer de resttijd van dagen toe te kennen: Stap 1 2 Handeling Selecteer in het weekraster het bereik; Laat muisknop los en het venster ‘Tijdvakgegevens’ verschijnt; 3 Kies hier het gewenste aspect.
Kies in het venster ‘Zoeken’ de zoekvoorwaarden: Voorwaarde Periode Veld Bevat Stap 1 2 3 Toelichting De periode waarbinnen gezocht moet worden. TW Client stelt standaard de laatste maand voor, maar u kunt een andere periode kiezen. Standaard wordt in alle velden gezocht, er zijn ook andere zoeken combinaties opgenomen. Selecteer een uit de keuzelijst. Typ de woord(en) waarop u wilt zoeken, bijvoorbeeld de naam van een klant.
Veelgebruikte taken Als u bepaalde werkzaamheden vaak moet boeken dan kunt u deze aan de lijst met veelgebruikte taken toevoegen. Via menukeuze Beeld|Toon veelgebruikte taken kunt u de lijst tonen of verbergen. Om een urenregistratie aan de lijst toe te voegen sleept u de gewenste urenregistratie met de muis naar de lijst waarna u de muisknop loslaat. Vervolgens kunt u de urenboeking een korte omschrijving geven.
Door op één van de kolomkoppen te klikken, kunt u de gegevens sorteren op dat onderwerp. Met de muis kunt u één van de regels uit de lijst selecteren. U kunt nieuwe tijdvakken invoeren en geselecteerde tijdvakken bewerken of verwijderen via: • menukeuze Bewerken|Invoegen, Wissen en Wijzigen; • met de knoppen in de werkbalk; • via het toetsenbord met respectievelijk de [Insert], [Ctrl]+[E] en [Delete]. Stopwatchmeting De stopwatch registreert uw werktijd terwijl u werkt.
Het programma houdt nu voor u de tijd bij. Als u de muis boven icoon in de Systeembalk (rechtsonder) houdt, verschijnt het informatie over het ingestelde tijdvak en de lopende tijdsduur. Door op te klikken, verschijnt het boekingsscherm weer. Als u stopknop wordt er een de tijdsregistratie afbreekt met de tijdvak geboekt voor de gemeten tijd. Let op! Het programma zal de boeking afronden op de door de beheerder ingestelde tijdseenheid.
De bulk-invoer is geoptimaliseerd voor toetsenbord bediening. In principe is de muis hierbij niet nodig. Medewerker-selectie Na kiezen bulk-invoer (Ctrl+M, of via de Navigatorbalk links) is standaard de actieve medewerker geselecteerd. De lijst met medewerkers waarvoor geboekt mag worden op basis van toegangsrechten, is gesorteerd op alfabet. Een andere medewerker is te kiezen door het begin van zijn/haar naam in te typen. De lijst volgt de ingetypte tekst en selecteert dit stukje geel.
Invoeren nieuw tijdvak Met ENTER (of Alt+N: Nieuw) kan een nieuw tijdrecord worden toegevoegd. Navigatie tussen de invoervakken: Met TAB of ENTER wordt naar volgende veld gegaan, met Shift+TAB kan naar vorige veld teruggegaan worden. De datum kan volledig of gedeeltelijk worden ingevuld, deze wordt automatisch aangevuld tot volledige datum op basis van huidige maand/jaar bij verlaten van dit vak. Bijv. '23-11' wordt aangevuld tot '23-11-2003', maar ook '23' wanneer het nu november is.
Tijdvak bewerken/verwijderen Met de TAB toets kan geschakeld worden tussen medewerkerlijst, tijdvakkenlijst en tijdvakgegevensblok. In de tijdvakkenlijst kan met de cursortoetsen een tijdvak worden gekozen. Met Alt+B (Bewerken) kan dit tijdvak worden bewerkt. Met Alt+V (Verwijderen) kan dit tijdvak worden verwijderd. Weergave bulk-invoer In de tijdvakkenlijst ziet u de geboekte tijden van de gekozen medewerker in de geselecteerde week.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken • 27
Accordering Wat is accordering? Door middel van accordering kunt u urenboekingen vergrendelen nadat ze door een leidinggevende zijn gecontroleerd. TimeWriter Pro beschikt over een flexibel accorderings-mechanisme waarmee gedetailleerd, en eventueel over meerdere niveau’s de accordering kan worden gestuurd. Het configureren van de accorderingen gebeurt in twAdministrator, daar wordt ook bepaald voor wie een leidinggevende de accordering mag uitvoeren. 1.
Hoe werkt accordering? Als een medewerker een maximum accorderingsniveau groter dan 0 heeft krijgt hij of zij in de registratieclient (twClient) een extra pictogram in de navigatiebalk aan de linkerkant voor accordering. In het accorderingsscherm verschijnen alle urenboekingen in de geselecteerde week waartoe de ingelogde medewerker toegang heeft.
Het is ook mogelijk om in plaats van urenboekingen te selecteren en te accorderen, de accordering uit te voeren per groep of voor een enkele urenboeking. Groepen zijn altijd door een ‘+’ of een ‘–’ gemarkeerd, door daarop te rechtsklikken krijgt u een menu te zien met daarin de optie ‘Accordeer groep’. Dubbelklik op een urenboeking om daarvan het accorderingsniveau te zetten.
Voorkeuren instellen Inleiding De meeste instellingen van TimeWriter legt de systeembeheerder vast, maar in TW Client kunt u wel een aantal voorkeuren instellen. Bijvoorbeeld hoe het standaard weekraster er uit moet zien en de voorkeur voor een aantal (controle)functies. Er zijn twee soorten instellingen. • De keuzeinstellingen die u selecteert in het hoofdmenu. Dit zijn bijvoorbeeld de getoonde dagen in het weekraster of welke gegevens in de tijdvakken zichtbaar zijn. Deze kunt u snel aanen uitschakelen.
Complete weekraster Als u in één oogopslag de hele week wilt zien, dus ook de uren buiten werktijd, dan kiest u Beeld|Complete weekraster (of [Ctrl]+[O]). Met deze weergave ziet u alle uren van alle dagen in de geselecteerde week. Zie ook ‘Tijdsindeling van het raster wijzigen’ Werkweekraster Door Beeld|Werkweekraster (of [Ctrl]+[W]) te kiezen, ziet u in het weekraster alle dagen die tot uw standaard werkweek horen. U kunt zelf uw werkweek instellen, zie 'Tijdsindeling van het raster wijzigen'.
Toon lange namen Van de gekozen aspecten wordt altijd op de eerste regel de afkorting getoond. Als u Beeld|Toon lange namen aanvinkt, zijn in het weekraster ook de volledige omschrijvingen van de aspectgegevens van een tijdvak zichtbaar. Wanneer u deze optie uitschakelt is er meer ruimte beschikbaar in de tijdvakken voor het weergeven van de gebruikersvelden.
De kleuren bepaalt u met de velden van het blok ‘Kleurinstellingen’. Bij ieder veld verschijnt er een venster met mogelijkheden als u op het gekleurde blokje klikt. Selecteer een kleur en klik op [OK]. De kleuren in het hoofdvenster verspringen direct. Met de velden in het blok ’Lettertype’ bepaalt u het lettertype en de lettergrootte van alle tekst in het weekraster. Om de scherminstellingen ongedaan te maken, vinkt u ‘Bedrijfsinstellingen gebruiken’ op dit tabblad aan.
Als u kiest voor de Bewerken|Wis hele week vraagt TW Client altijd een bevestiging, ook al is deze optie niet aangevinkt. • ‘Laatste werkzaamheden autom. kopiëren’ Normaal worden de aspectgegevens (klant, activiteit en product) van het laatst bewerkte tijdvak gekopieerd. Wilt u ook de informatie uit het veld ‘Werkzaamheden’ overnemen, schakel dan deze functie in.
TimeWriter het weekrooster aan. U ziet alleen het bereik van úw werkweek in het hoofdvenster. • Werktijden van/tot: Geef hier de begin- en eindtijd van uw werkdagen op. Alleen déze werktijd is direct zichtbaar in het weekraster. De andere tijden ziet u door de schuifbalk rechts van het weekraster naar boven of beneden te schuiven. • Pauze van/tot: Geef hier de begin- en eindtijd van uw pauze op. In het weekraster heeft deze tijd de rusttijdkleur.
Sneltoetsen Sneltoetsen Hoofdscherm Toets Ctrl+Home Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp F5 Ctrl+F5 Ins Del Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+C Ctrl+E Ctrl+F Ctrl+G Ctrl+H Ctrl+I Ctrl+K Ctrl+L Ctrl+O Ctrl+R Ctrl+S Ctrl+T Ctrl+U Ctrl+V Ctrl+W Ctrl+X Functie Toon huidige, actuele week Toon een week later Toon een week eerder Ververs uurgegevens Ververs alle lokale tabellen Nieuw tijdvak invoegen Geselecteerde tijdvak wissen Alle tijdvakken van de gekozen week selecteren Toon andere medewerker keuzedialoog Geselecteerde tijdvak(ken) kopiër
Shift+Ctrl+Dow n Up Down 38 • Sneltoetsen Verlaag eindtijd tijdvak (in aspectgegevens) Naar vorig veld (in aspectgegevens) Naar volgend veld Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Sneltoetsen • 39
________________________________________________________ TimeWriter Pro V1 WebClient XSO; xBase Software Ontwikkeling Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Sneltoetsen • 41
Inleiding TimeWriter Webclient De TW Webclient is geen apart programma, in feite benadert u met de internet browser via het inter- (of intra-)net de Webserver die is ingebouwd in de TimeWriter Applicatieserver. Die verbinding maakt het mogelijk om met een browser (bijvoorbeeld InternetExplorer) de TimeWriter Pro database te benaderen. Zo kunt u bijvoorbeeld via internet uw tijd registreren op vrijwel dezelfde manier als in TimeWriter Client.
Verder hebt u een internet- (of intranet) adres nodig waarop de TimeWriter Applicatieserver draait. Uw systeembeheerder kan u hierover informeren. Als u de browser start op de computer waarop de Applicatieserver draait, dan is dit adres bijv. "http://localhost/". Als u het adres in de adresregel typt, start TW Webclient en kunt u inloggen. Inloggen Gebruik de inlognaam en het wachtwoord dat u voor TimeWriter Client en/of TW Report gebruikt. Klik daarna op [Verzenden] om TW Webclient op te starten.
Tijd registreren Inleiding tijd registreren Tijd registreren gaat in TW Webclient in principe op dezelfde manier als in TimeWriter Client. De vensters zien er echter iets anders uit en u hebt wat minder verschillende mogelijkheden om een handeling uit te voeren. Het weekraster Nadat u bent ingelogd wordt het volgende scherm getoond in uw browser.
Navigeren In de TW Webclient navigeert u door dagen in de kalender te selecteren. De maanden kiest u met [<<] en [>>] erboven. Als u deze knoppen gebruikt, verspringen zowel de maandkalender als het weekraster naar de gekozen week. Met [Vandaag] wordt de actuele week weer zichtbaar. TW Webclient kalender Tijdvak maken In elk tijdvak in het weekraster of in de lijstinvoer, ziet u de periode, een samenvatting van de aspecten, de hoedanigheid én de status.
Invoervenster Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Tijd registreren • 47
Datum en tijd bepalen De datum bestaat in TW Webclient uit drie keuzelijstjes (comboboxen): • 01 t/m 31 voor de dag; • 01 t/m 12 voor de maand; • 2000 t/m 2020 voor het jaar. De begin- en eindtijd bestaan uit twee keuzelijstjes: • de uren: 00 t/m 23; • de minuten: de inhoud van dit keuzelijstje hangt af van de ingestelde tijdseenheid. Is dat bijvoorbeeld een kwartier dan ziet u 00, 15, 30 en 45.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Tijd registreren • 49
Rapport maken Inleiding rapport maken Het ‘Rapportagevenster’ toont, net als TW Report, de rapporten in een mapstructuur. Om een rapport te maken hoeft u in TW Webclient geen aparte applicatie op te starten en u hoeft ook niet opnieuw in te loggen. Rapportagevenster Om terug te keren naar het weekraster klikt u op een dag in de kalender of op [Vandaag].
Rapportsoort kiezen Er zijn twee soorten rapporten: • Eigen rapporten • Standaard rapporten Met [+] opent u de map ‘Eigen’ of de ‘Standaard. Klik vervolgens op de naam om een standaardrapport te openen. Rapportageperiode Alleen bij de urenrapporten kunt u gebruik maken van de periodeselectie. U geeft dan bijvoorbeeld aan of u gegevens wilt zien van de voorgaande of huidige week/maand, maar u kunt ook een datumbereik opgeven. Let op! U kunt in TW Webclient geen rapporten ontwerpen.
≤ Inhoud 'kleiner of gelijk aan'; de waarde van het geselecteerde veld moet kleiner zijn dan of gelijk zijn aan de waarde zoals aangegeven in het veld 'Inhoud'. Vul hier de waarde in waaraan het geselecteerde veld moet voldoen.
Rapport met urengegevens De urenrapporten bieden u een overzicht van de geboekte uren op activiteiten, klanten, medewerkers enzovoort. U geeft zelf aan van welke periode u de gegevens wilt meenemen in de rapportage. Met de extra selectievelden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' kunt u de rapportgegevens verfijnen.
Volg voor het urenrapport onderstaande werkwijze: Stap Handeling 1 Open het mapje 'Urenrapporten' in het rapportagevenster; 2 Klik op één van de rapporten. De extra selectievelden verschijnen in beeld; 3 Geef aan van welke periode u gegevens wilt zien, bijvoorbeeld van het voorgaande halfjaar.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Rapport maken • 55
Instellingen Inleiding instellingen De vormgeving en het gedrag van de TW Webclient zijn aan te passen in het venster ‘Instellingen’. Klik hiervoor op [Instellingen] in het hoofdvenster. De TW server bewaart de instellingen en die gelden de volgende keer dat u zich aanmeldt. Weekraster opmaken Om de instellingen van het weekrooster te vervangen, klikt u op [Instellingen]. Het venster ‘Instellingen’ verschijnt, waarin u uw voorkeuren bekend maakt.
Kleuren aanpassen Het weekraster gebruikt kleuren voor de volgende gegevens: • Buiten kantoortijd; • Kantoortijd; • Rasterlijnen; • Tijdsblokken; • Tekst. Deze kleuren kunt u zelf aanpassen door in het rondje te klikken van het te wijzigen onderdeel. Daarna klikt u op [Opslaan]. Lettergrootte aanpassen Het formaat van de letter in het weekraster bepaalt u zelf door een van de getallen uit de keuzelijst te selecteren.
3 Klik vervolgens op [Opslaan]. Het hoofdvenster verschijnt waarin u het raster van uw keus ziet. Lijstinvoer U kunt in plaats van het weekraster voor ‘Lijstinvoer’ kiezen. Hiermee ziet u alle tijdvakken in een chronologisch overzicht. De lijstinvoer is een minder zware belasting voor het netwerk en is dus een prettig alternatief als het netwerk erg traag of zwaar belast is. Om het lijstformaat te krijgen, volgt u onderstaande handelingen: Stap Handeling 1 Klik op [Instellingen] in het hoofdvenster.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Instellingen • 59
__________________________________________________ TimeWriter Pro V1 twReport XSO; xBase Software Ontwikkeling Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Instellingen • 61
TimeWriter Report Wat is TimeWriter Report? Op basis van de tijdvakgegevens die in TwClient zijn ingevoerd, kunt u met TimeWriter Report (verder aangeduid met TwReport) allerlei rapporten genereren van de geboekte tijden, gerangschikt naar verschillende aspecten. Ook kunt u gegevens samenvoegen en selecties maken. De rapporten kunt u afdrukken op papier, of opslaan als bijvoorbeeld Word-, Excel-, HTML- of PDF-bestand.
Werken met TwReport Inleiding Dit hoofdstuk behandelt het dagelijks gebruik van TwReport, dus hoe u TwReport start, hoe u rapporten genereert en hoe u ze afdrukt. Nadat de tijdvakgegevens zijn ingevoerd in TwClient en u geautoriseerd bent, kunt u rapporten laten genereren. TwReport starten Voordat u TwReport kunt gebruiken, moet de applicatieserver geactiveerd zijn.
Rapport genereren In dit hoofdstuk leest u meer over de mogelijkheden om de inhoud van rapporten te beïvloeden. Afhankelijk van uw toegangsrechten kunt u een rapport voor uzelf, of voor alle medewerkers afdrukken. De rapportkiezer Het programma start altijd op met de rapportkiezer met daarin de beschikbare rapporten. Links ziet u de navigatiebalk met de knoppen 'Rapportkiezer' en 'Ontwerp'. Aan de rechterkant bevindt zich de rapportkiezer.
zien van de voorgaande of huidige week/maand, maar u kunt ook een datumbereik opgeven. Extra selectiefilter Afhankelijk van de instellingen bij het rapportontwerp kan het kader 'Extra selectiefilter' in beeld zijn. Dit kader bevat de velden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud'. Alleen de gegevens die aan de opgegeven criteria voldoen, worden dan gerapporteerd. Zo kunt u bijvoorbeeld de naam van een klant opgeven, zodat u alleen urenboekingen op het conto van die klant terugziet in het rapport.
Gegevens actualiseren Als u een rapportage wilt over de meest actuele gegevens, dan is het verstandig vooraf de querytabellen te verversen. Dat doet u via de menubalk met Bestand | Update query tabel of met de toetscombinatie Shift+F5. Rapport met stamgegevens De rapporten met stamgegevens bieden u een overzicht van de activiteiten, klanten, medewerkers of productgegevens. Met de extra selectievelden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' kunt u de rapportgegevens verfijnen.
Urenrapport genereren Stap Handeling 1 Open het mapje 'Urenrapporten' in de rapportkiezer. 2 Klik op één van de rapporten. De extra selectievelden verschijnen in beeld. 3 Geef aan van welke periode u gegevens wilt zien, bijvoorbeeld van het voorgaande halfjaar. U kunt ook een specifieke periode opgeven: vul in het veld 'Vanaf:' de begindatum in en in het veld 't/m:' de einddatum. 3 Geef eventueel in 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' aan op wat voor soort gegevens TwReport het rapport moet baseren.
Het Windows-afdrukvenster verschijnt. 3 Selecteer de printer. 4 Geef aan welke pagina's u wilt afdrukken (alles, huidige pagina of selectie) en hoeveel kopieën u wilt hebben. 5 Tot slot klikt u op OK. Het rapport wordt afgedrukt. Rapport afdrukken via afdrukvoorbeeld Nadat u in de rapportkiezer op een rapport hebt gedubbelklikt, verschijnt het afdrukvoorbeeldscherm. Hier kunt u het rapport controleren op inhoud en lay-out.
Blader één pagina terug. Blader naar de opgegeven pagina. Blader één pagina vooruit. Blader naar de laatste pagina van het rapport. Sluit het afdrukvoorbeeldscherm af en keer terug naar de rapportkiezer. Rapport afdrukken naar bestand Het is ook mogelijk het rapport af te drukken naar een bestand. Dit kan op twee manieren: • snel (hierbij wordt het rapportbestand automatisch getoond in de bijbehorende toepassing), • via proefafdruk op scherm.
toegangsniveau van de gebruiker die het rapport genereert), of dat het rapport voor iedere medewerker opnieuw gegenereerd moet worden. (de inhoud van het rapport komt dan overeen met het toegangsniveau van de geadresseerde) Rapportgegevens exporteren, pagina 73. U kunt het rapport naar de volgende bestandsvormen afdrukken: tekst (.csv en .txt) TwReport maakt het rapport op voor Notepad: de kolommen van het rapport worden gescheiden door komma's (in .csv) of door tabs (in .txt). tekst (.
Afdrukken naar bestand (via proefafdruk op scherm) Stap 1 Handeling Klik in de rapportkiezer op het betreffende rapport en doe Ctrl+P. of: Dubbelklik in de rapportkiezer op het betreffende rapport. Het afdrukvoorbeeld verschijnt. Controleer het rapport en als het goed is, klikt u op de printknop. In beide gevallen verschijnt het Windows-afdrukvenster. 2 Vink het aankruisvakje 'Afdrukken naar bestand' aan. 3 Selecteer het bestandstype. 4 Klik op de knop achter het veld 'Locatie'.
Voor het genereren van het rapport kunt u aangeven of hetzelfde rapport aan alle medewerkers moet worden verstuurd (de inhoud van het rapport is dan afhankelijk van het toegangsniveau van de gebruiker die het rapport genereert), of dat het rapport voor iedere medewerker opnieuw gegenereerd moet worden.
Let op! Het kan zijn dat de ontwerper van het exportrapport de instelling 'export via dialoogscherm' heeft ingeschakeld. In dat geval krijgt u een uitgebreid exportdialoogscherm te zien. Als TwReport klaar is met exporteren, krijgt u hierover een melding. Standaard wordt het exportrapport opgeslagen in de map TwReport. Uw systeembeheerder kan echter een andere map hebben toegewezen, bijvoorbeeld op het netwerk. 3 Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Klik op de knop 'Export starten'.
Draaitabellen en Grafieken Inleiding De draaitabellen ('decision cubes') en grafieken die u maakt met TwReport zijn interactief. Dat wil zeggen dat ú de wijze kiest waarop de gegevens gepresenteerd worden en het programma past de presentatie onmiddellijk aan. Met een tabel worden gegevens samengevat. U kunt de rijen en kolommen van de tabel draaien om verschillende samenvattingen te zien. Ook kunt u de gegevens filteren. De grafiek sluit nauw aan op de tabel.
• Perioden in de tijd: Datum, Weeknr, Maand, Kwartaal. Door een aspect te verbinden met een periode in de tijd, ziet u trends. Waarden selecteren 1 2 3 Klik op de pijl achter Waarden. Selecteer een waarde, door erop te klikken. Bevestig uw keus met [Enter] of met . De knoppen onder het keuzelijstje hebben de volgende betekenis: Toon alle waarden (alles selecteren). Toon geen waarden (alles deselecteren). Selectie omkeren. Zet waarde hoger in de lijst. Zet waarde lager in de lijst.
Dimensies selecteren Door te experimenteren met het positioneren van de dimensies, leert u snel hoe de tabel werkt. U bepaalt de waarden van een tabel als volgt: 1 Door de dimensies naar de verschillende assen te slepen, voegt u bijvoorbeeld een dimensie toe aan de tabel of verwijdert u er een. Voorbeeld Door de dimensie Medewerker te verslepen van 1 naar 2 (zie de afbeelding hieronder) wordt Medewerker aan de horizontale as toegevoegd.
Let op! Als een rij- of kolomtitel leeg is, is er een urenboeking zonder waarde. Informatie kiezen In het menu Beeld kunt u de gegevens in de tabel aanpassen. Zo kunt u: assen verwisselen, percentages uitrekenen en de getallen sorteren.
Klik op de pijl achter een dimensietitel. 1 Voorbeeld U wilt weten waaraan gewerkt is in week 32. Daarvoor selecteert u de pijl achter WeekNr. Vink de gewenste gegevens aan. 2 Voorbeeld U haalt alle aangekruiste weken weg, behalve week 32. Accepteer de wijziging door op het vinkje te klikken. 3 Voorbeeld Het resultaat is dat alleen week 32 in de tabel staat: De knoppen onder aan de lijst hebben de volgende betekenis: Toon alles (alles selecteren). Toon niets (alles deselecteren).
Grafieken Inleiding U hebt veel mogelijkheden om een grafiek te maken die uw gegevens het beste illustreert. In deze paragraaf vindt u welke grafieken er zijn en werken we voorbeelden uit van de twee bekendste soorten grafieken (taartgrafieken en kolomgrafieken). Om grafieken helemaal op maat te maken, hebt u inzicht nodig in de betekenis van alle details. Die kennis krijgt u het snelst door de mogelijkheden zelf uit te proberen. Dan ziet u het beste welke consequenties uw keuzes hebben.
Voorbeeld Kies grafiektype ‘taartgrafiek’. Stel dat de tabel de volgende is: Klik op ‘Grafieken’ voor de afbeelding en u ziet het volgende: De taartpunten bestaan uit de totalen van de dimensie Klant. In bovenstaand voorbeeld is de klant 'Zelf' erg groot ten opzichte van de overige klanten. Wilt u weten hoe de verdeling van de activiteiten in 'Zelf' is, ga dan terug naar de tabel en voeg de dimensie Activiteit toe aan de horizontale as: Klik op 'Grafieken' en vervolgens op de taartpunt van 'Zelf'.
Op dezelfde wijze kunt u ook andere details zichtbaar maken. Klik bijvoorbeeld in de grafiek op 'Zelf' en vervolgens op de activiteit Acquisitie. De volgende grafiek verschijnt: Met de tabs onderaan, gaat u terug naar de hoofdgrafiek. Kolomgrafieken Staafgrafieken geven in TwsGraph een trend in de tijd weer. De eerste dimensie van de horizontale as van de tabel is de eenheid voor tijd (de horizontale as van de grafiek). Het totaal is de waarde voor de verticale as. te selecteren, splitst u elke staaf.
Selecteer grafiektype staafgrafiek. De staafgrafiek is een tweedimensionale grafiek. Daarom moeten hiervoor op beide assen van de tabel dimensies staan. Voor een staafgrafiek die de trend in de tijd weergeeft, moet een tijddimensie op de horizontale as staan. Stel dat u voor de tabel de volgende indeling maakt: Bij het onderdeel ‘Grafieken’ ziet u de staafgrafiek. Ook die kunt u specificeren door op de staaf van die week te klikken, bijvoorbeeld week 34.
Rasterweergave rapporten Inleiding Een rasterweergave rapport is een variant op een gewoon rapport. De voornaamste verschillen: • De gegevens worden op het scherm getoond, in een raster • Groeperen en sorteren op velden kan interactief. Groepen kunnen interactief in- en uitgeklapt worden op het scherm, voor detailinformatie. • Er kunnen eenvoudig en interactief verschillende soorten calculaties worden toegevoegd (totalisaties, aantallen, gemiddelden, min. en max.
Standaard worden alle velden worden als kolommen naast elkaar getoond. Door de donkerblauwe kolomkoppen met de muis te slepen naar de groeperingsband, kan op de betreffende kolom gegroepeerd worden. De groepen kunnen met behulp van de plusjes vooraan in- en uitgeklapt worden.
Op dezelfde wijze kunnen door het slepen van een volgende kolomkop ook sub-groeperingen worden gemaakt. De plaats (links of rechts van de reeds aanwezige groepkop) bepaalt de volgorde van groepering. Door een kolomkop terug te slepen naar het raster, kan een groep worden opgeheven. Door op een kolomkop te klikken kunt u op de betreffende kolom sorteren. Nogmaals klikken sorteert andersom. Met de control-toets ingedrukt gehouden een volgende kolomkop aanklikken resulteert in een subsortering op die kolom.
Knop Functie Hiermee kunt u het rapport afdrukken. Hiermee kunt u het rapport afdrukken via een afdrukvoorbeeld op scherm, waarbij mogelijkheden worden geboden voor verdere opmaak van het rapport, zoals kop/voetregels, datum/tijd van het rapport, enz. Hiermee kunt u de gegevens exporteren naar Excel, HTML, Tekst of XML Hiermee roept u de kolomkiezer op, waarmee u kolommen in/uit kunt schakelen en waarmee u berekeningen kunt toevoegen.
Hiermee kunt u de layout kiezen uit vooraf ingestelde presets (mits deze door de rapportontwerper zijn gedefinieerd). Hiermee kunt u een layout vastleggen als preset. Er wordt om een naam gevraagd waaronder deze layout moet worden vastgelegd. Noot: Presets kunnen alleen worden opgeslagen indien u rechten heeft om rapporten aan te maken. Hiermee kunnen alle bestaande presets worden gewist. Linksonder het rasterweergave scherm treft u een navigatiebalkje aan: . Hiermee kunt u door de rasterregels navigeren.
Werken met rapportontwerper Inleiding Dit hoofdstuk behandelt de rapportontwerper waarmee u snel en efficiënt rapporten kunt samenstellen. U kunt de rapportontwerper alleen gebruiken als u hiertoe de rechten hebt. Zo niet, dan is dit programmaonderdeel voor u niet toegankelijk. U kunt verschillende soorten rapporten ontwerpen. De gewone rapporten zijn opgemaakte documenten waarin de rapportgegevens staan vermeld. In de grafiekrapporten kunt u de gegevens in draaitabellen en grafieken zichtbaar maken.
Omdat de wizard voor het ontwerpen van de verschillende soorten rapporten iets van elkaar afwijkt, worden deze afwijkingen in afzonderlijke paragrafen beschreven. Rapport ontwerpen De rapportontwerper is een wizard waarin u maar enkele gegevens hoeft in te vullen om de inhoud èn het uiterlijk van een rapport te bepalen. Wilt u volledige controle hebben over de lay-out van het ontwerp, dan kunt u de ingebouwde ReportBuilder gebruiken.
2 - Tabblad Tabelvelden invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Tabelvelden'. Op dit tabblad gaat u de kolommen van het rapport bepalen. 2 Selecteer in de keuzelijst van het veld 'Tabel' de gegevenssoort die in het rapport verwerkt moet worden. U kunt kiezen uit: activiteiten, klanten, medewerkers, overhead, producten, projecten en uren. TwReport kan de gegevens groeperen per veld. Let op: de velden die u wilt groeperen zet u bovenaan in de lijst.
3 Klik op de plus-knop om de eerste kolom toe te voegen. Het venster 'Selecteer uitvoervelden' verschijnt. Sommige velden beginnen met een $, dit betekent dat het door TimeWriter berekende velden (calculated fields) zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij als u bij 'Tabel' hebt gekozen voor een rapport met urengegevens. Selecteer aan de linkerkant welk(e) veld(en) u als kolom in het rapport wilt verwerken. Gebruik de Shift-toets om een opeenvolgende selectie aan te klikken.
3 - Tabblad Selectiefilters invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Selectiefilters'. Hier geeft u op waar de te rapporteren gegevens aan moeten voldoen.
3 Stel de selectiefilter op bij 'Filter op veldinhoud'. Selecteer daarvoor een veldnaam (klik twee keer op het veld waardoor de keuzelijst verschijnt). Kies vervolgens een conditie: = 'bevat'; het geselecteerde veld bevat de waarde zoals aangegeven in het veld 'Inhoud'. 'bevat niet'; het geselecteerde veld mag de waarde zoals aangegeven in het veld 'Inhoud' niet bevatten. > 'groter dan'; de waarde van het geselecteerde veld moet groter zijn dan de waarde zoals aangegeven in het veld 'Inhoud'.
1 Klik tot slot op het tabblad 'Opmaak'. 2 Klik het aankruisvakje 'Geavanceerde opmaak via ReportBuilder ontwerpvenster' als u de lay-out van het rapport volledig in eigen hand wilt houden. Klik vervolgens op de knop 'ReportBuilder…' om het opmaakprogramma te starten. Nadat u het ontwerp heeft vastgesteld, sluit u ReportBuilder af en komt u terug in TwReport. U kunt het ontworpen rapport nu bewaren.
4 Vul tot slot eventueel de opties in: Eindtotaal aan einde rapport Vink dit aankruisvakje aan als het rapport afgesloten moet worden met een eindtotaal van de per groep getotaliseerde velden. Toon alle detailregels bij groeperen Vink deze optie aan als u alle rapportregels afgedrukt wilt hebben. Als u het aankruisvakje leeg laat, worden alleen de tussenkopjes en de groepstotalen afgedrukt.
Ontwerp wijzigen Wanneer u een bestaand rapportontwerp wilt aanpassen, dan selecteert u het rapport eerst in de rapportkiezer. Klik vervolgens op de knop Rapportontwerp. U kunt in de rapportkiezer ook rechtsklikken op het geselecteerde rapport en 'Rapport bewerken' kiezen. Het betreffende rapport wordt dan in de ontwerpwizard geladen en u kunt de instellingen veranderen. De instructies hiervoor komen overeen met de instructies voor het ontwerpen van een nieuw rapport (zie hierboven).
1- Ontwerpwizard oproepen Stap 1 Handeling Klik in de navigator op de knop 'Grafiekontwerp' in de sectie 'Ontwerp'. De wizard verschijnt in beeld. Het tabblad '1. Tabelvelden' is zichtbaar. 2 - Kies nieuw rapport Stap 1 Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Handeling . Zodra u het ontwerp bewaart, kunt Klik op de knop u de rapportnaam opgeven.
3 - Tabblad Tabelvelden invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Tabelvelden'. Op dit tabblad gaat u de kolommen van het grafiekrapport bepalen. 2 Selecteer in de keuzelijst van het veld 'Tabel' de gegevenssoort die in het grafiekrapport verwerkt moet worden. U kunt kiezen uit: activiteiten, klanten, medewerkers, overhead, producten, projecten en uren.
4 - Tabblad Selectiefilters invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Selectiefilters'. Hier geeft u op waar de te tonen gegevens aan moeten voldoen. 2 Bepaal bij 'Rapportomvang' welke gegevens het grafiekrapport moet bevatten: eigen medewerker: alleen de eigen gegevens van de ingelogde medewerker afdeling: de gegevens van de afdeling van de ingelogde medewerker alle medewerkers: de gegevens van alle medewerkers 3 Stel de selectiefilter op bij 'Filter op veldinhoud'.
Vul vervolgens in de kolom 'Inhoud' de testwaarde voor de conditie in. Wilt u meerdere filters toekennen? Dan kunt u gebruik maken van de 'en/of'-kolom: hiermee geeft u aan hoe de opeenvolgende filters met elkaar gecombineerd moeten worden. om een nieuwe regel toe te voegen waarin u Klik op het nieuwe filter definieert. 4 Vink het aankruisvakje bij 'Opties' aan als de medewerker zelf nog een extra selectiefilter mag opgeven.
1 Klik in de knoppenbalk op de knop 'Sla rapportontwerp op': U komt in het venster 'Rapport opslaan'. 2 Geef in het veld 'Groep' aan of het een rapport met stamgegevens betreft of een urenrapport. 3 Vul in het veld 'Rapport' de naam in zoals de gebruikers die zien in de rapportkiezer. 4 Klik op OK om het rapport op te slaan. Ontwerp wijzigen Wanneer u een bestaand ontwerp van een grafiekrapport wilt aanpassen, dan selecteert u het grafiekrapport eerst in de rapportkiezer.
Nieuw exportbestand opstellen Hieronder staat beschreven: • hoe u de wizard oproept ( punt 1), • hoe u de wizard invult (punt 2 tot en met 5), • hoe u het ontwerp opslaat (punt 6). Een aantal stappen komen overeen met het ontwerpen van een gewoon rapport. 1- Ontwerpwizard oproepen Stap 1 Handeling Klik in de navigator op de knop 'Exportontwerp' in de sectie 'Ontwerp'. De wizard verschijnt in beeld. Het tabblad '1. Tabelvelden' is zichtbaar.
3 - Tabblad Tabelvelden invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Tabelvelden'. Op dit tabblad gaat u de kolommen van het exportbestand bepalen. 2 Selecteer in de keuzelijst van het veld 'Tabel' de gegevenssoort die in het exportbestand verwerkt moet worden. U kunt kiezen uit: activiteiten, klanten, medewerkers, overhead, producten, projecten en uren. 3 Klik op de om de eerste kolom toe te voegen. Het venster 'Selecteer uitvoervelden' verschijnt.
4 - Tabblad Selectiefilters invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Selectiefilters'. Hier geeft u op waar de te exporteren gegevens aan moeten voldoen. 2 Bepaal bij 'Rapportomvang' welke gegevens het exportbestand moet bevatten: eigen medewerker: alleen de eigen gegevens van de ingelogde medewerker afdeling: de gegevens van de afdeling van de ingelogde medewerker alle medewerkers: de gegevens van alle medewerkers 3 Stel de selectiefilter op bij 'Filter op veldinhoud'.
Vul vervolgens in de kolom 'Inhoud' de testwaarde voor de conditie in. Wilt u meerdere filters toekennen? Dan kunt u gebruik maken van de 'en/of'-kolom: hiermee geeft u aan hoe de opeenvolgende filters met elkaar gecombineerd moeten worden. om een nieuwe regel toe te voegen waarin u Klik op het nieuwe filter definieert. 4 Vink het aankruisvakje bij 'Opties' aan als de medewerker zelf nog een extra selectiefilter mag opgeven.
3 Wijzig eventueel de bestandsnaam in 'Doelbestand'. Hierbij kunt u de volgende speciale tekens gebruiken. Deze worden bij het aanmaken van het exportbestand vervangen door actuele waarden. %d% wordt vervangen door de datum, %t% wordt vervangen door de tijd, %w% wordt vervangen door het weeknummer. TwExport_%d%_%t%.dbf zal op 6 maart 2005 om 14:14 uur dus resulteren in de bestandsnaam: TwExport_20050306_1414.dbf.
• Verschillende presentaties van dezelfde gegevens kunnen eenvoudig worden bewaard als preset. • De eindgebruikers kunnen de rasterweergave van rapporten, gestart vanuit de rapportkiezer eenvoudig zelf nog aanpassen. • Vanuit de rasterweergave kan ook afgedrukt worden, exact in de layout zoals deze op het scherm getoond wordt (dus inclusief in- en uitgeklapte groepen en calculaties) Rasterweergaverapport ontwerpen In de rapportontwerper definieert u eenmalig de velden die getoond moeten worden.
3 - Tabblad Tabelvelden invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Tabelvelden'. Op dit tabblad gaat u de kolommen van het exportbestand bepalen. 2 Selecteer in de keuzelijst van het veld 'Tabel' de gegevenssoort die in de rasterweergave getoond moet worden. U kunt kiezen uit: activiteiten, klanten, medewerkers, overhead, producten, projecten en uren. 3 Klik op de om de eerste kolom toe te voegen. Het venster 'Selecteer uitvoervelden' verschijnt.
4 - Tabblad Selectiefilters invullen Stap Handeling 1 Klik op het tabblad 'Selectiefilters'. Hier geeft u op waar de te exporteren gegevens aan moeten voldoen. 2 Bepaal bij 'Rapportomvang' welke gegevens het rasterweergaverapport moet bevatten: eigen medewerker: alleen de eigen gegevens van de ingelogde medewerker afdeling: de gegevens van de afdeling van de ingelogde medewerker alle medewerkers: de gegevens van alle medewerkers 3 Stel de selectiefilter op bij 'Filter op veldinhoud'.
Vul vervolgens in de kolom 'Inhoud' de testwaarde voor de conditie in. Wilt u meerdere filters toekennen? Dan kunt u gebruik maken van de 'en/of'-kolom: hiermee geeft u aan hoe de opeenvolgende filters met elkaar gecombineerd moeten worden. om een nieuwe regel toe te voegen waarin u Klik op het nieuwe filter definieert. 4 Vink het aankruisvakje bij 'Opties' aan als de medewerker zelf nog een extra selectiefilter mag opgeven.
Op deze wijze hoeft u niet helemaal vanaf een leeg rapport te beginnen, maar kunt u een reeds bestand rapport gebruiken om deze aan te passen aan uw wensen. Hetzelfde kan ook een eigen rapport worden aangepast. U dient dan het gewijzigde rapport niet op te slaan, maar via menu 'Bestand | rapport opslaan als…' op te slaan onder een nieuwe naam.
________________________________________________________ TimeWriter Pro V1 twPlanner XSO; xBase Software Ontwikkeling Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met rapportontwerper • 115
TimeWriter Planner Inleiding TimeWriter Planner is de projectplanner van TimeWriter. Het is geen vervanging voor gespecialiseerde pakketten zoals MS Project® met uitgebreide analyses en afhankelijkheden, rescheduling opties, resource analyses etc. De beschikbare project-planners zijn goed en zeer uitgebreid. Echter, een goede integratie van planning en realisatie ontbreekt in vrijwel alle beschikbare planners, en juist op dit punt is TimeWriter uniek.
Configuratie Vooraf moet de planner worden aangepast aan uw situatie. In TimeWriter worden alle instellingen in de Administrator gedaan. Deze staat in het startmenu in de TimeWriter map onder de naam twPlanner. Selecteer het instellingenscherm van de planner door via de navigatiebalk naar Planner te gaan bij het onderdeel Gegevensinstellingen.
Product (de taak van het hoogste niveau) en het in de eerder geschetste planningsperiode moet vallen.
Werken met TimeWriter Planner Planningen maken Tijdens het starten van de planner worden de reeds gemaakte planningen in een keuzedialoog getoond en kan worden aangevinkt welke moeten worden ingeladen. Indien niets wordt geselecteerd (of annuleren wordt gekozen) wordt met een leeg planningsscherm begonnen. De dialoog wordt overgeslagen als er nog geen planningen zijn.
Taken van het laagste niveau kunnen met de muis worden versleept of groter gemaakt. De balk kan alleen bij de einddatum (rechts) worden verlengd (aangegeven door een andere muiscursor). Taak eigenschappen Een taak heeft de volgende eigenschappen: Alle niveau’s: Taak Naam van de geplande taak, dit is een stamgegeven van het type dat bij het geselecteerde niveau hoortde taak hoort. Laagste niveau: Begindatum Begindatum van de taak. Einddatum Einddatum van de taak.
Planningen afdrukken Eenmaal gemaakte planningen kunnen op twee manieren worden afgedrukt. De eerste manier is via de rapportageclient; De rapportageclient bevat een aantal rapporten die de geplande en gerealiseerde uren in beeld brengen. De tweede manier van afdrukken is bedoeld om de planning zoals die op het scherm staat op papier af te drukken. Hiervoor kiest u Afdrukken ( ) of Afdrukvoorbeeld ( ).
Budgetbewaking Inleiding Met het onderdeel Budgetbewaking kunt u budgetten definieren op basis van de gebruikte aspecten. Zodra de ingestelde grenswaarde is bereikt krijgt de Budgetbewaker hiervan een signaal Budgetten aanmaken Voor het invoeren van budgetten is een aparte stap-voor-stap handleiding beschikbaar. Toevoegen Maak een nieuw budget. Bewerken Bewerk het geselecteerde budget. Verwijderen Wis het geselecteerde budget. Opslaan Sla de wijzigingen op. Annuleren Sla de wijzigingen niet op.
Overschreden De grenswaarde is overschreden, de overschrijding wordt gesignaleerd Gesignaleerd De overschrijding wordt niet meer gesignaleerd Budgetitems Hier kan worden aangegeven welke aspecten bij het budget horen. Elk stamtype heeft een eigen tabblad. Een urenboeking wordt bij het budget geteld als de alle aspecten ervan in deze lijsten voorkomen.
detailregels 97 Dimensies selecteren 78 Driedimensionale grafiek 81 Index E eigen medewerker 94 eindtotaal 97 export 74 exportbestand 108 exportrapporten 90 extern programma 103 F A Adobe Acrobat 54 afdrukken 69 afdrukken naar bestand 71 afdrukvoorbeeld 70 Afsluiten 44 alle medewerkers 94 Andere medewerker 26 Annuleren 48 instellingen 58 Aspecten 76 Aspectvelden 48 Assen verwisselen 79 Filter instellen 79 Formaat 54 HTML 54 lettertype 57 PDF 54 G Getallen sorteren 79 Grafiek 81 koppelen aan tabel 80 gr
kolombreedte 93 Kolomgrafiek 83 Kolomgrootte instellen 57 L Labels verticaal of horizontaal 81 Legenda 81 Lijstinvoer 58 M medewerker 94 N Navigeren 46 Nieuw tijdvak opvullen 19 O Off line 44 opmaak 96 Opmaak 56 weekraster 56 Opslaan 48, 58 Opvullen met nieuw tijdvak 19 P PDF 54 pdf bestand 72 PDF-Reader 54 Percentages uitrekenen 79 Perioden in de tijd 77 periodeselectie 66 Q query tabel 68 R Rapport 51 Rapportage conditie 52 selectiecondities 51 voorwaarden 51, 52 Rapportage voorwaarde 52 Rapportage
W Waarden selecteren 77 Wachtwoord 44 Weekraster 9, 57 complete week 57 instellen 57 kleuren 34, 57 opmaak bepalen 56 toon werkweek 57 Werkweek 57 Werkzaamheden zoeken 19 Wissen 48 X xls bestand 72, 74 xml bestand 74 Z Zoeken tijdvak 19 Zoeken werkzaamheden 19 Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Index • 127