TeleVantage QuickStart Guide
Inhoudsopgave De cliënt schermen ...................................................................................................................... 3 Quick Reference .......................................................................................................................... 4 Welkom bij TeleVantage ............................................................................................................ 5 Gesprekken initiëren. .............................................................
De ViewPoint schermen Klik op een knop in het navigatievenster om naar een bepaald scherm te gaan. General Voice-mail scherm Hierin kunt u uw voice-mail beluisteren en bewerken. Call monitor scherm Hierin krijgt u een overzicht over uw binnenkomende en uitgaande gesprekken en kunt u uw gesprekken afhandelen. Contacts Hierin kunt u uw telefoonboek beheren. Ook kunt u vanuit de “contacts” rechtstreeks bellen. Extensions Hierin ziet u een overzicht van de gebruikers en wat hun persoonlijke status is.
Quick Reference Gebruik deze bladzijde als referentie voor uw meest gebruikte informatie. Mijn nummer : ______________________ Mijn wachtwoord : ______________________ Speciale toegangscodes Toegangscode Mogelijkheid Standaard # Inloggen op uw nummer Alarmnummer # 112 Toegangscode 0 Beloptie Netlijn Standaard 0 Pagina 4 van 17 versie 1.
Welkom bij TeleVantage Graag zouden wij u danken voor het gestelde vertrouwen. Dit beknopte boekje bied een introductie inzake het gebruik van TeleVantage en is derhalve een referentie om u snel bekend te maken met de vele tijdbesparende functies van uw alles omvattende communicatie server. Waar kunt u meer getailleerde informatie vinden: • Using TeleVantage. Deze gebruiksaanwijzing geeft een compleet overzicht van alle mogelijkheden binnen TeleVantage.
Gesprekken initiëren. TeleVantage geeft u de mogelijkheid om gesprekken te plaatsen door middel van de telefoon of via uw PC door gebruik te maken van ViewPoint. Gesprekken opzetten gebruikmakend van de Telefoon. • Bellen van een intern nummer. Neem de hoorn van de haak en toets het interne nummer. • Bellen van een extern nummer. Toets een toegangscode (normaal gesproken 0) en het nummer.
• Invoeren van account codes. Vraag uw systeembeheerder naar het bij u gehanteerde systeem van account codes. Gesprekken maken met de ViewPoint software. Kies File > New > Call. Doe in het Place Call dialoogvenster het volgende: • Call another extension. Klik op Extensions, klik op het interne nummer dat u wilt bellen en klik OK. • Call an external number. Kies bij Call Using de toegangscode voor een netlijn (normaal gesproken 0). Kies bij Name/Number, het nummer dat u wilt bellen.
Beantwoorden van gesprekken TeleVantage stelt u in staat om gesprekken te screenen voordat u ze beantwoord. Beantwoorden met de telefoon. • Beantwoorden van uw telefoon. Neem indien de telefoon overgaat de hoorn van de haak. • Beantwoorden van een andere rinkelende telefoon. Neem de hoorn van de haak. Toets * 91 #. Indien meer dan één telefoon rinkelt dient u het toestelnummer in te toetsen voordat u # toetst. Beantwoorden met de Cliënt. Neem de hoorn van de haak.
Gesprekken doorverbinden Een blind transfer verbindt bellers door zonder vooraankondiging. De ontvangende partij beantwoord de telefoon en spreekt direct met de beller. Een supervised transfer zet de beller in de wacht en geeft u de mogelijkheid om eerst met de ontvangende partij te praten. De ontvanger neemt de hoorn van de haak en krijgt u eerst aan de telefoon. Als de ontvangende partij het gesprek accepteert verbindt u het gesprek vervolgens door. Anders blijft de beller met u verbonden.
Gesprekshandelingen Kijk in Using TeleVantage voor alle opties met betrekking tot de gesprekshandelingen. Een gesprek in de wacht zetten. Via de Telefoon. Toets Flash. Om het gesprek terug te nemen, toets opnieuw Flash. Om een beller in de wacht te zetten zonder de gesproken tekst te horen, toets Flash 7. Via ViewPoint. Klik met de rechter muisknop op het gesprek in de Call Monitor en klik vervolgens op Hold. . Het maken van een conferentie gesprek. Via de telefoon. Start uw eerste gesprek.
Voice-mail berichten Het beheren van uw voice mail is eenvoudig met de Telefoon of ViewPoint. Via de telefoon. Om in te loggen, toets # # #. • Om naar uw berichten te luisteren. Toets 1. Om uw bewaarde berichten te horen, toets 2. • Om een voice-mail te sturen. Log in en toets 3. Neem uw bericht op. Als u klaar bent, toets # 1. Toets de interne nummers waarnaar het bericht verstuurd moet worden, gevolgd door #.
Personal status Personal status instellingen als Available, In a Meeting, or On Vacation, geven een overzicht van de beschikbaarheid van medewerkers binnen een organisatie. Een Personal status kan ook bepalen hoe uw binnenkomende gesprekken worden behandeld. U kunt een personal status gebruiken om gesprekken meteen naar uw voice-mail te sturen of een specifieke begroeting te laten horen. Ook kunt u met een personal status uw gesprekken doorschakelen.
Gesprekken doorschakelen Met TeleVantage kunt u uw gesprekken doorschakelen naar interne of externe nummers. Hierbij maakt het dus niet uit of u op kantoor bent of met uw mobiele telefoon in de auto. Doorschakelen via de Telefoon. Log in, toets # # #. • Om door te schakelen naar een ander intern nummer. Log in en toets 5 2. Toets het interne nummer waarnaar u wilt doorschakelen. • Om door te schakelen naar een extern nummer. Log in en toets 5 3.
Contacts Het Contacts scherm in de Cliënt functioneert als een online telefoonboek. Nadat u contacts heeft aangemaakt in TeleVantage, kunt u: • Een gesprek maken naar een contact door middel van een muisklik. • TeleVantage leren contacts te herkennen op het moment dat zij bellen. Hun naam verschijnt als zij bellen in de Call Monitor. U kunt ook persoonsgebonden begroetingen maken voor individuele contacts of individuele gespreksrouteringen maken. Een contact aanmaken. Ga in de Cliënt naar contacts.
Quick Call Commando’s *0 *10 *11 *12 *14[Q-nr.]# *15 *16 *17 *18 *19 *50 *51 *52 *53 *54 *55 *56 *57 *58 *59 *66 *67[tel nr.] *69 *70 *82[tel nr.] *91 *92 *93 *95 *96 *99 U hoort uw toestelpositie en toestelnummer. Handsfree beantwoording aan- en uitzetten. Voer een account code in voor het gesprek dat je nu wil gaan voeren. Stem eerst beantwoording aan- en uitzetten. Bel uit naam van de queue met het ingegeven nummer (*14# om weer uit eigen naam te bellen). Intercom oproep.
Telefoon opties Gesprekshandelingen Beller in de wacht Return to caller Doorverbinden Naar Voice Mail Verbreken Parkeren Unpark Wachten met stilte Voice mail menu Start een ander gesprek Maak een conference call Voer account code in Overnemen telefoon Pagina 16 van 17 Flash (of ** vanaf externe telefoon). Flash, of 4. Flash 1 ophangen Of aankondiging voor ophangen. Flash 2 . Flash 3. Flash 6 (noteer de positie). *9 2 . Flash 7. Flash 9. Flash #. 1. Bel het eerste nummer 2.
Voice Mail/Instellingen Menu Neem om in te loggen de hoorn van de haak en toets # 1 Speel voice berichten (Inbox map) 2 Speel voice berichten (Bewaard map) 1 Opnieuw 2 Volgende 3 Delete 41 Antwoorden 42 Doorsturen 43 Terugbellen 5 Vorige 6 Opslaan 7 Terug 8 Undelete 9 Vooruit 1 Verstuur 2 Beluisteren 3 Opnieuw 5 Urgent 6 Privé * Annuleren 3 Stuur een voice bericht 4 Wijzig 4 Begroetingenbeheer 1 Nogmaals 2 Volgende 3 Maak actief 4 Opnieuw 5 Revert 6 Nieuw 7 Verwijder 2 Naar intern
