Guida di riferimento rapido
Perché i PDF sono così diffusi? Il PDF (Portable Document Format) è diventato di fatto uno standard per lo scambio di documenti tra piattaforme e ambienti informatici. Oltre 200 milioni di documenti PDF sono pubblicati sul World Wide Web. I vantaggi principali all'origine di questa diffusione sono i seguenti: • Integrità. I file PDF hanno lo stesso aspetto dei documenti originali dai quali sono stati creati.
Creazione dei file PDF ScanSoft® PDF Create! 4 consente di creare file PDF da numerosi tipi di file. La finestra di dialogo Stampa delle applicazioni con funzionalità di stampa comprenderà la stampante denominata ScanSoft PDF Create! L'Assistente di PDF Create! consente di compilare l'elenco dei file generati da varie applicazioni. È possibile convertire ogni file in un file PDF distinto e combinare più file in uno unico.
Installazione e attivazione Prima di effettuare l'installazione, rimuovere tutte le versioni precedenti di PDF Converter Professional. Per installare e attivare il programma è necessario disporre dei diritti di amministratore per il computer. Per l'attivazione occorre accedere a Internet. 1. Inserire il CD-ROM nell'apposita unità Il programma d'installazione viene avviato automaticamente.
momento. Fare clic su Supporto e, nella schermata principale, scegliere Registrazione dei prodotti nella colonna sinistra. La dichiarazione sull'uso dei dati di registrazione è disponibile nella sezione Note legali di Nuance (il relativo collegamento si trova nella parte inferiore della pagina). 5. Attivare l'applicazione Al termine dell'installazione verrà chiesto di attivare l'applicazione. Verificare che l'accesso al Web sia disponibile.
Sul CD e nella cartella del programma è disponibile il file Note sulla versione, che contiene le informazioni più recenti. Il sito Web di Nuance fornisce informazioni sul programma, con una knowledge base periodicamente aggiornata e un forum per gli utenti. Nota: i requisiti di sistema sono riportati sulla confezione del prodotto e nella Guida in linea. Avvio del programma Nel menu Start di Windows scegliere ScanSoft PDF Professional 4.
È possibile effettuare una selezione multipla: viene creato un PDF per ogni file, usando le impostazioni correnti della finestra di dialogo Proprietà di ScanSoft PDF Create!, a cui è possibile accedere da File/Stampa. Questi comandi sono operativi nell'Assistente di PDF Create!, dove le impostazioni vengono effettuate mediante profili. Consente di creare un file PDF usando il contenuto attivo degli Appunti.
Rimuove i file selezionati dall'elenco Sposta i file selezionati verso l'alto o il basso Rimuove tutti i file dall'elenco Trascinare i file di input su quest'area, oppure usare il pulsante Aggiungi Istruzione di composizione* Selezionare un profilo Mostra le attuali impostazioni di salvataggio Fare clic per avviare la creazione di PDF Fare clic per modificare le impostazioni di salvataggio Modifica le impostazioni del profilo * altre istruzioni di composizione sono: • Combina file in un unico PDF (
Fare clic su Profili per modificare le impostazioni per il profilo scelto oppure per creare un nuovo profilo.
Creazione di PDF da Esplora risorse di Windows Fare clic con il pulsante destro su un singolo file. Il relativo menu di scelta rapida comprende le seguenti voci: Scegliere un profilo dal sottomenu della prima voce. Le impostazioni correnti per tale profilo verranno usate per creare PDF. Fare clic su Modifica… per modificare le impostazioni del profilo o crearne uno nuovo prima di generare il PDF. Il secondo elemento mostra l'attuale istruzione di salvataggio.
4. Eventualmente, aggiungere le informazioni sul documento (parole chiave ecc.). Per creare un PDF e allegarne una copia ad un messaggio di posta elettronica, fare clic su . Finestra di dialogo Collegamenti PDF Questa finestra di dialogo è accessibile mediante un pulsante della barra degli strumenti o una voce del menu PDF Create!. Consente di definire le impostazioni applicabili solo quando si crea un PDF da un documento Word.
È possibile accedere alla finestra di dialogo Proprietà di ScanSoft PDF Create! dalla finestra di dialogo Stampa delle applicazioni usate. Quando si usa l'Assistente di PDF Create! o Esplora risorse di Windows, queste impostazioni vengono effettuate tramite i profili. Se è necessario accedere a queste impostazioni da Microsoft Word, scegliere File/Stampa anziché il pulsante Crea PDF!.
Modifica dei file PDF Le principali aree dello schermo di PDF Converter Professional sono le seguenti: Per visualizzare e modificare file PDF I comandi di PDF Converter Professional sono raggruppati in numerose barre degli strumenti. È possibile disancorarle e trascinarle nell'area di lavoro. Qui di seguito sono riprodotte le barre degli strumenti principali e in due casi vengono descritti i singoli strumenti da sinistra a destra.
Questa barra degli strumenti comprende gli strumenti per le operazioni principali, come la creazione, l'apertura, il salvataggio, la stampa, l'invio per posta elettronica e la ricerca di file PDF. Viene visualizzato l'elenco a discesa dello strumento PDF Converter. Selezionare il formato in cui si desidera sbloccare l'attuale PDF. Usare lo strumento Mano per visualizzare il PDF e farlo scorrere. Gli strumenti di selezione consentono di selezionare parti di testo e aree del documento.
Allega: consente di allegare al PDF un file o un file audio, sotto forma d'icona, nella posizione specificata. Disegno: consente di disegnare diverse forme sulla pagina. Quando si disegnano forme poligonali, usare il menu di scelta rapida per segnalare la fine dell'operazione. Evidenzia: consente di scegliere tra gli strumenti di evidenziazione visualizzati. Nota: consente di aggiungere una nota al PDF; se i file PDF sono condivisi, è possibile scambiarsi informazioni.
Sistemi di gestione dei documenti (DMS) Il supporto di DMS è disponibile per l'input e la memorizzazione di file. L'elenco dei prodotti supportati è riportato nell'argomento Requisiti di sistema della Guida in linea. Ottimizzatore PDF È possibile ottimizzare il PDF per adattarlo meglio allo scopo.
È inoltre possibile eseguire conversioni dirette selezionando il comando Salva con nome nel menu File. Assistente PDF Converter Avviarlo dal menu Start di Windows, oppure dal desktop se dispone di un collegamento all'applicazione. L'Assistente consente di preparare e controllare le conversioni. La sua visualizzazione completa mostra un'anteprima di file PDF da convertire e consente di impostare gli intervalli di pagine.
Conversione mediante la visualizzazione rapida Nel menu Visualizza scegliere Visualizzazione rapida. Le conversioni sono una semplice procedura in 4 fasi, in cui le impostazioni correnti possono essere usate per tutte le restanti funzionalità: 1. File Apri: Selezionare uno o più file PDF o trascinarli nella finestra Visualizzazione rapida. Strumento Modalità Strumento Output Strumento Converti tutto 2. Scegliere una modalità di elaborazione: Documento standard, legale, foglio di calcolo e modulo. 3.
Conversione mediante la visualizzazione completa Qui di seguito viene rappresentato l'Assistente nella visualizzazione completa. Sono caricati tre file di esempio, il modulo di esempio è visualizzato nel riquadro Anteprima a sinistra.
Avvio del programma da altri punti Per semplificare l'uso delle funzioni di PDF Converter 4, è possibile avviare il programma da diversi punti, come spiegato nelle procedure seguenti: Menu Start di Windows Scegliere Assistente PDF Converter nel gruppo ScanSoft PDF Professional 4 in Programmi o Tutti i programmi. Per tutte le conversioni avviate dal menu Start viene usato l'Assistente PDF Converter, Consente di denominare i file PDF di input e di decidere come gestire i file di output.
Finestra di dialogo Apri in Microsoft Word 1. Fare clic sul pulsante Apri file di Word o scegliere il menu File di Microsoft Word, quindi il comando Apri... 2. Selezionare PDF (Portable Document Format) (*.pdf) nella casella Tipo file. 3. Selezionare il file PDF da convertire. È possibile effettuare una selezione multipla, nel qual caso i file vengono convertiti uno dopo l'altro. 4. Fare clic su Apri. L'immagine seguente mostra i punti 2, 3 e 4. 5.
8. Un documento convertito verrà visualizzato come se fosse ancora il file PDF. È necessario salvarlo come documento Word mediante il comando Salva con nome.... Se si usano i comandi Salva o Chiudi senza aver salvato adeguatamente il file, si perderà l'intero documento convertito o il PDF originale. Il programma segnala questa eventualità mediante il messaggio di avviso seguente: WordPerfect Usare la voce di menu Apri PDF del menu File di WordPerfect. Selezionare un unico file PDF quindi fare clic su Apri.
Microsoft Outlook 1. Selezionare un messaggio che abbia un allegato PDF: i pulsanti di PDF Converter diventano attivi. 2. Fare clic sul pulsante PDF Converter nella barra degli strumenti Outlook o nella barra degli strumenti del messaggio. 3. Se il messaggio comprende più PDF, selezionare quello da convertire, quindi fare clic su OK. 4. In questo caso è possibile scegliere di usare l'Assistente PDF Converter per la conversione o sbloccare il file PDF senza di esso.
Modalità di elaborazione e output Scegliere tra quattro modalità di elaborazione, a seconda del contenuto del file PDF da convertire e del tipo di output desiderato. Ecco le scelte possibili: Modalità Output Documento standard Word WordPerfect RTF Word WordPerfect RTF Documento legale Foglio elettronico Excel Moduli Word RTF Le impostazioni per ogni modalità vengono visualizzate nel riquadro sinistro dell'Assistente quando si seleziona una modalità.
Conversione di documenti standard Scegliere la modalità di conservazione del layout: • True PageTM consente d'inserire tutti gli elementi in caselle di testo o cornici. • Colonna concatenata permette di usare le caselle di testo e le cornici solo quando necessario, consentendo al corpo del testo di scorrere da una colonna all'altra. Conversioni legali Scegliere di conservare o ignorare specifiche funzioni legali: • Numeri di riga.
Conversione di moduli Per questa conversione viene usata la tecnologia Logical Form Recognition™ per rilevare elementi di modulo e convertirli correttamente. Scegliere tra: • Nessun comando modulo. Ne risulterà un modulo compilabile con elementi di modulo statici. Nell'applicazione di destinazione è possibile usare strumenti di gestione dei moduli per modificare la definizione del modulo. • Crea comandi modulo. Ne risulterà un modulo compilabile e modificabile.
Le pagine dei documenti PDF vengono visualizzate come immagini. Possono essere annotate e commentate, ma le operazioni di modifica del testo di base sono limitate. Nella maggior parte dei casi è possibile eseguire ricerche nei file PDF, poiché il file dispone di due livelli. Esiste un livello immagine, che viene visualizzato sullo schermo, dietro il quale in genere esiste un livello di testo che può corrispondere ai caratteri visualizzati sullo schermo.
L'OCR viene normalmente usato solo per pagine di PDF che non hanno un livello di testo accessibile o quando viene rilevata la codifica dei caratteri non standard, ma può essere impiegato per qualsiasi conversione. Gestione di file PDF di sole immagini I file PDF senza un livello di testo costituiscono un caso speciale di conversione. È possibile decidere come il programma deve gestire queste pagine: convertirle con l'OCR incorporato, trasferirle come immagini nel documento Word o ignorarle.
Gli ultimi due argomenti si riferiscono a PDF Converter Professional. Aggiornamenti sul Web Per essere informati della disponibilità di un aggiornamento del programma per uno qualsiasi dei tre componenti, selezionare la voce Aggiornamenti automatici sul Web nel menu ? (Guida), il quale consente altresì di ricevere direttamente i più recenti aggiornamenti dei programmi. Verificare che l'accesso al Web sia disponibile. Disinstallazione 1. Selezionare Pannello di controllo, quindi Installazione applicazioni.
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